赢得更多时间的办法--时间管理（上）
一、计划与统筹：时间管理助你赢得更多时间
自从进入现代社会以来，人类一直都在试图掌握时间上的主动权，思考如何才能更有效地利用时间。然而，随着机械化的不断发展，我们非但没有感觉时间多出来，反而觉得时间越来越不够用。追根溯源，问题的根本并不在于时间的多少，而在于我们不懂得如何将时间花在真正重要的事情上！可是，怎样才能做到这点呢？答案很老套：一切都必须从计划和管理出发，计划自己的时间，管理整个人生—在寻找重要的事的漫漫长路上，时间管理是每个人都必须迈出的第一步。因为，如果你不主动做出计划，就要被动地服从他人的计划！
时间管理往往可以等同于人生管理。因为，要想工作得更有效率，生活得更有乐趣，内心更加平和满足，这种管理时间的习惯就是你的金钥匙。但不巧的是，大多数人都会认为自己不应该把宝贵的时间浪费在无谓的计划上，担心过多的计划会限制自身的自由，使自己不知不觉地陷入日程表的桎梏之中，失去了生活的创造力和自发性—正是这种错误想法的普遍存在，导致了现代社会中的浮躁和自我缺失。要知道，真正经过深思熟虑的计划必定是富有远见性的，它不仅能够为我们的常规工作创造出更多空间和时间，还能让我们在遇到突发事情时拥有更大的自由度，从而真正做到随心所欲地安排自己的生活，尽情发挥内在的创造力。
懂得细心安排时间的人往往拥有许多难得的优势：他们能够为自己节省出更多的空闲时间；他们拥有对事物的总揽能力；他们不会忘记自己生命中真正重要的事情；他们能够做到临危不乱；他们能够在更短的时间内实现自己的目标；他们不会被别人牵着鼻子走；他们能够享受幸福的平衡生活；他们能够保证自己拥有足够的时间去关注那些重要的事情。
二、从每天的日计划开始
怎么样？看到这些懂得时间管理的人所拥有的优势，你是否也希望自己能够成为他们之中的一员？不要急，从这一章起，我们就会开始逐步学习其中的方法和技巧，让你也成为幸福的时间管理者。首先，让我们从日计划开始，先找一找自己对时间的感觉。然后，随着你对日计划的熟悉，就可以根据自己的个性需求找到时间管理的窍门，逐步尝试更长远的周计划和年计划了。
在进行日计划的过程中，最大的挑战就是如何让自己通过计划更有效地利用这一天的时间，把最大部分的时间和精力集中用来处理重要的事情。
一）“ALPEN法则”
对于日计划来说，最简单最高效的方法就是“ALPEN①法则”了。学会了这个方法之后，你每天只需抽出短短几分钟，就能为重要的事情节省出非常多的时间：
1、写下任务（A）
首先，请你将一天当中需要处理的所有事情都一一列举出来。而且，绝对不能偷懒，不能只在头脑中思考一遍就跳过这个步骤！你一定要把自己思考的内容一字一句写下来。如果你认为这种做法只是浪费时间，那就是因为你不曾了解它的诸多好处：第一，仅仅经过大脑思考的内容是很容易被忘记的，动笔的过程能够帮助你形成更深刻的记忆；第二，在书写的过程中，你能够一清二楚地看到那些重要的事情，从而在头脑中形成更为清晰的整体脉络，这同时也是对你总揽能力的一种很好的训练；第三，对于大多数人来说，书面的东西要具有更强的约束力，与头脑中的模糊概念相比，这种白纸黑字的计划书能够更好地敦促你将自己的想法付诸实践。
正如这三条所说的，书面的时间计划不仅能够对个人的思维能力起到很好的训练作用，还能形成极佳的控制和约束力。从另一个角度来看，日计划就像是一篇日记，记载着你日复一日的生活历程。如果你在一天开始之前就做好了详尽的计划，那么在这天即将结束的时候，你就可以重新拿出这张计划书，带着明确的目的性来回顾自己在过去十几个小时里的实际活动，检查整份计划的完成效果—对于整个计划的过程而言，这个事后的监控步骤绝对是必不可少的。
除此之外，你还需要特别注意以下的几个细节要求：首先，不要随手拿起几张皱巴巴的小纸片来书写这份重要的日计划。尽管它的效用仅仅局限于未来的24小时之内，也请你把所有的计划内容都仔仔细细地写在一张纸上！因为，零零散散的小纸片会降低你对这份计划的重视程度，削弱其督促作用，而且这对你的总揽能力是没有任何促进效果的。另一点需要特别重视的问题就是这份日计划的内容。大多数人在制订计划的时候都会把注意力集中在需要特别处理的大事上，却忽略了每天的例行公事和其他一切琐碎的小事。但事实上，真正耗费最多时间的却是这些毫不起眼的零碎的事情，影响我们工作效果的往往也是这些麻烦的小事。因此，请你不要遗漏任何一点细节的内容，只有全面详尽的计划才能让你对一天的时间产生总体的概念。
最后，我还要特别强调一下制订这份日计划的时间问题：如果可能的话，请你利用前一天晚上睡觉之前的时间来完成这项工作。因为，根据心理学的理论，人们通常会在入睡之前将明天即将发生的事情在大脑中“预演”一遍，以此确保自己已经做好了迎接新一天的准备，创造出一种心理上的潜在安全感，进而提高睡眠的质量。而且，如果运气不错的话，你或许还会在明天一觉睡醒的时候突然找到某个解决问题的灵感。因为，人的睡眠过程是十分奇妙的。尽管我们的身体已经进入了休息状态，但潜意识却仍然能够继续保存睡觉前吸收的信息，并自动加以处理，从而不知不觉地加深了我们对信息的理解。
2、估算所需时间(L)
要想制订出一份理想的日计划，仅仅列举出这一天中的活动内容当然是不够的。在此之后，我们还需要根据自身情况，进一步估算出每项日程安排所需的具体时间。当然，初学者对于时间的长短还没有准确的概念。因此在第一次进行估算时，你很可能会过高地估计了自己的办事效率，把太多的事情安排在一天的时间里，最终导致计划无法顺利进行下去；此外，还有另外一种更为常见的可能性，那就是你会发现每件事情都需要很长的时间，于是不得不慷慨地把大段宝贵的时间分配出去。
其实，我们完全没有必要这么浪费时间。在时间管理领域有一条“帕金森定律”，根据这个定律，人始终是根据任务的时间期限来调整工作速度的。这也就是说，如果一个人知道自己有一个月的时间来完成一项任务，他就一定会不知不觉地放慢工作速度，把整个月的时间都用在这项任务上；而如果他要完成同样的任务只有一周时间，他就会调整自己的工作速度和工作状态，以此保证自己在一周内交出令人满意的成绩。
总而言之，人总是倾向于拖延时间的。如果不加限制，很多事情可能一辈子都完成不了。因此，在进行这个步骤的时候，请你一定要注意时间限制的现实性，尽可能根据自己的客观能力制订出合适的时间限制。而且，一旦定好了计划，就请你严格要求自己，遵守自己规定的时间限制。根据以往的经验，这种定时定量的计划通常能够为工作提供更加明确的目的性，使我们更有效地抵御外界的干扰，并且在长期的实践过程中不知不觉地激发出自身的内在潜力。
3、预留弹性空间(P)
一份切实有效的日计划应该只包括那些你想做而且确实能够做完的事。你肯定知道“多米诺效应”吧？成百上千的多米诺骨牌紧密地排成一列，只要有任何一块不慎倒下，就会导致其后的所有骨牌发生连锁效应，一块接一块地相应倒下。同样，如果你把一天的日程安排得太满，每件事情之间都没有足够的弹性空间，那它们就会变得像一列密密麻麻的多米诺骨牌一样危险。一旦出现任何突发事件，其后的所有安排就会一件接一件地受到牵连，你的一天也就会随之变得一团糟。而且，我们从以往的工作经验中也不难发现，突发事件的出现概率是非常高的。
因此，请你一定要在制订计划的时候为自己预留出足够的弹性空间，以防万一。要知道，我们每个人都懂得如何计划已知的事情，但只有真正聪明的人才懂得将未知也纳入自己的计划之中，以此保证整个日程安排的顺利进行。
怎么样？觉得这种说法太过玄虚？让我告诉你吧，想做到这一点，其实一点都不困难。只要遵循以下这个“50—50原则”，你也能摇身一变，成为掌控未知事件的高手：
将已知的活动和安排计划在50%的时间之内；
把剩余的50%时间预留出来，用于处理一些可能发生的突发事件，例如上司突然布置下来的任务，解决突如其来的问题，应对所谓的“时间盗贼”等等。
尽管我们说过，突发事件的发生频率是相当高的，但这也并不意味着它就是我们每天都必然会遇到的“常客”。因此，如果你在整整一天的时间里都没有遭遇什么突发事件，在预留的时间段内变得十分空闲，甚至无所事事，也请你不要怀疑这个原则的科学性。毕竟，偶尔出现的一天闲暇并不能保证未来一个星期、一个月，甚至一年都不发生意外。无论如何，适当的防范措施还是十分必要的。
4、果断做出取舍（E）Entscheidungentreffen
要想制订出一份有意义的日计划，你还要进一步学习选择与取舍。因为，只有真正重要的事情才值得你为之付出宝贵的时间和精力。在这个过程中，请你注意：
排列出所有任务的轻重缓急顺序；
把那些在任何时候都十分重要的事情用特别的符号标记出来；
划掉那些你不必亲自处理的事情。
选择和取舍始终都是时间管理中不可忽视的一个重要理念。而如果你在某段时间内异常忙碌的话，那就更要注意找出每天最重要的一件或两件事情！无论工作多么繁忙，生活多么混乱，只要你能够保证每天都完成计划内的这一两件事，你的心情就会始终保持舒畅。因为，你知道自己已经解决了最大的问题。
5、检验实施效果（N）Nachkontrolle
制订计划的目的是为了简化生活，为自己创造出理想的生活秩序。因此，再好的计划也只有在付诸实施以后才能体现出价值。请你养成习惯，在每天结束工作之后都简单回顾一下当天的日计划，看看自己完成了哪些计划，并将尚未完成的工作顺延到下一天的日计划中。这样一来，你就会逐渐意识到拖延的坏处，自然而然地改掉拖拖拉拉的坏习惯。
“ALPEN法则”进行到这一步是否已经大功告成？不！接下来还有最重要的一个步骤：我们不能仅仅满足于发现未完成的任务，还要对整个制订和实施计划的过程进行进一步的分析，找出未能顺利完成计划的原因所在：
是否因为你为自己安排了太多的任务？
是否因为你在某件事情上所需的时间比想象中要多？
是否因为你把时间浪费在了一些并不重要的事情上？
是否因为你受到了外界的干扰，才无法顺利实施今天的计划？
透过对原因的分析，请你接下来思考一下可能的改良方法：“我的日计划是否尚欠妥？我的工作方式是否还不够科学？我是否能够以更高的效率来处理某些具体的事务？”
此外，还请你发掘一下，过去这一天的价值和意义何在：“我有没有把精力集中在真正重要的事情上？我有没有向着自己的目标迈进了一步？如果没有，为什么？在接下来的几天中，我还可以通过哪些主动的努力来弥补这些不足？”
二）随身携带的“每日简报”
除了在脑中谨记“ALPEN法则”以外，你还可以借助自己的双手来总结一天里的收获—办法很简单，每根手指都代表了一个重要的检验方面。你只需要在每天洗澡或刷牙的时候看着自己的手指，逐一思考这五个问题就可以了：
大拇指是一只手上最粗的手指，它就像五根手指的首领一样，代表着思维上的成就：你在这一天里学到了什么新的东西？取得了哪些新的思考结果？
食指通常是用来指明方向的，它代表了整体目标的实现进度：在这一天里，你有没有做出什么有助于实现目标的事情？
中指是五根手指中最长的一根，它代表了我们的心理状态：你今天的心情如何？
无名指上通常都戴着结婚戒指，它象征着信赖与伴侣，因此代表了他人对我们提出的建议和指导：在这一天内，你接受了谁的帮助？
最后，小拇指代表了我们的身体状况。看到它，你就应该问问自己：我今天为自己的身体健康做了什么？
三）完美的一天
“ALPEN法则”无疑能够帮助你制订出合理的日计划，但任何事情都是过犹不及的。我们千万不能过度迷信计划的功效，企图通过计划将一天中的每一分每一秒都安排得妥妥当当，这种做法只会让我们沦为自己亲手制订的计划的奴隶。请记住：任何计划都不应该剥夺我们灵活安排时间、调整自身状态的权利！
因此，你在制订计划的过程中不仅要充分考虑到客观的条件限制，还要足够重视你的个性特点—要知道，这个世界上并没有最完美的计划，而只有最适合自己的计划。从明天开始，就请你尝试一下这种完美的生活吧！让我们先从早上起床说起：你平时总是急急忙忙地起床、洗漱、换衣服，然后连早餐都来不及吃就冲去上班？完美的一天绝不能这样开始！你可以把闹钟的时间调早一刻钟或半个小时，给自己预留充足的时间—赖赖床，享受一下被窝的温暖；洗个舒服的热水澡；听着舒缓的音乐享受自己亲手做的可口的早餐；换上喜欢的衣服，不紧不慢地出门……
早上的交通高峰对大多数人来说都是一种残酷的折磨，人们往往在到达公司之前就已经筋疲力尽了。为了避免这种痛苦，最好的办法就是早些起床，避开这段拥堵时间。此外，你还可以考虑一下从家里到公司的所有可行方案，从中选择一些相对更节省时间或者不会让自己过于劳累的方式。或许，你可以坐公交车上班，在车上听听音乐或者看看书；或许，你可以步行或者骑自行车上班，利用这个机会锻炼一下身体，呼吸晨间的清新空气；如果你还是喜欢自己开车，你也可以试着改变惯常的行驶路线来避开上班时的交通高峰。如果可以找到一个或几个住在附近的同事，那就更好了！你事先跟他们约好，一起轮流开车上班。如果以上的这些办法都无法奏效，那就请你平静地接受这个现实吧！毕竟，这个世界上有许多事情是我们无法左右的。在堵车的街道上，你可以关上车窗，在车里听听自己喜欢的音乐、有趣的有声书或者实用的语言课程，这些选择都可以让你充分利用这段时间。总而言之，无论你选择哪一种方式，都必须保证自己的心情不会受到客观环境的消极影响。因为，只有当你带着放松的身体和舒缓的心情走进办公室时，才能保证自己有足够的精力去应对一天的繁忙工作，切实履行自己的日计划。
生活是由四个方面组成的，根据这个理论，我们在制订日计划的时候当然不能仅仅局限于工作方面的内容，私人生活也必须得到同样的重视！如果你发现自己没有足够的时间去顾及私人生活，那就千万不要采取消极的态度，无奈地接受这种失衡。因为，对于长久的高效率与成功来说，公私之间的平衡绝对是至关重要的。
那么，我们怎样才能扭转这种不平衡的状态呢？我的建议是：要想将每一天都变得尽可能完美，让自己时时刻刻都感觉到幸福满足，你至少需要注意以下这三点：
每天做一件能够给自己带来快乐的事；每天做一件能够让自己更加接近目标的事；每天做一件能够使工作与私人生活保持平衡的事。
具体来说，你需要为自己的生活增添一些社交方面、心理需求方面和娱乐方面的内容。我的建议是：在每天的日计划中预留出一段固定的时间，分别用来满足自己在这几个方面的心理和生理需求。你可以在这段时间里约几个朋友去打网球，陪儿子下象棋，或者去健身俱乐部锻炼身体—无论你选择用怎样的活动来填满这段时间，都请你始终谨记，千万不能让这些时间重新被忙碌的工作占用！
三、管理时间的动力
管理时间难，长期坚持以重要的事情为中心来管理时间，进而管理自己的整个人生就更是难上加难。那么，我们在制订计划和实施计划的过程中究竟应该怎么做呢？其实，只要弄清整件事情的内在关系，难题就迎刃而解了：首先，我们需要确定什么对我们来说是真正重要的事，只有做到了这一点，我们才能明确自己的前进方向，才能切切实实地看到美好的将来，才能进一步地激发内在的推动力和自律意识，从而在艰难的前进道路上一直激励和督促自己。怎么样？你是否已经大致看到了自己的前进方向？很好！你已经踏出第一步了！接下来，就让我们来谈谈具体的做法和技巧吧！
要培养自己的自律意识，第一个方法就是每天晚上都对当天的计划进行及时的回顾。在这个过程中，只有你自己最了解实际的情况和自己内心的感受。因此，请你务必要对自己诚实！但这并不意味着用批判的眼光来看待自己做过的一切。请你在诚实的同时尽量将注意力集中在自己的成就上面—如果发现自己成功地保持了工作和生活的平衡，或是自己又向目标迈进了一步，就赶紧把它记在日计划中，即使是最不值一提的小小成就也不能忽略。因为，所有这些积极的心理暗示都是促使你坚持下去的动力。
要想达到最好的效果，你还可以把以下这几张清单复印下来，跟自己的回顾清单夹在一起，放在最常用的时钟旁边，以此鼓励自己。
一）每天的计划重点
在制订计划的过程中，请你一定要注意兼顾以下这些方面：
1、约会：在制订计划的时候，你首先要做的就是将所有既定的约会安排都一一写进日计划中。但这些内容最好用铅笔来写，因为约会通常都很有可能会被临时推迟或取消，使用铅笔就能让你很方便地对其内容和时间进行修改或删除。
2、今天的新任务：然后就是制订计划的第二步：请你写出自己在这一天的时间内计划完成的所有新任务。千万不要偷懒！任务的内容要写得尽可能详细，例如：不要写：“与熊先生通电话。”而要写：“与熊先生通电话，确定双方公司领导会面的时间安排和其他具体事宜。”也不要写：“找熊小姐谈话。”而要写：“向同事熊小姐解释公司实习生的留职问题。”
而且，请你考虑清楚每件任务的目的和意义所在。只有明确了行动的意义，你才能够在实施计划的时候直奔主题，不会为了琐碎的小事浪费过多的时间。
3、未完成的任务：不要忘记，你在之前的几天里很可能还有尚未完成的任务。如果任由这些小事堆积下去，它们就很可能会演变成影响大局的实质性问题。但是，请你不要机械地把关于这些任务的描述再次誊写一遍！你需要考虑清楚，究竟这些过往的任务是否已经在过去的这段时间内失去了其原有的重要性：如果是，那就请你高高兴兴地将它们直接从旧的计划中删除；否则，就请你将它们加入自己的新计划中，并且为之安排出足够的时间，避免再次的拖延。
不可预见的意外
在每天的日计划中，你还必须为不可预见的意外、问题和干扰因素预留出一定的弹性时间。否则，一旦出现什么突发事件，你就会陷入难以避免的慌乱之中。
4、人际交流：这是我们在制订计划的过程中最容易忽略的一个方面。要想建立理想的人际关系网络，我们必须时常与同事和上司进行交流，与客户保持电话或通信联络，而这些事情都是需要很多时间的。
5、零散的空余时间：在两个约会之间或是外出办事的路途上，我们其实都拥有一定的空余时间，只可惜大多数人都不懂得如何利用这些零散的时间段。为了解决这个问题，我们最好每天都为下一天可以预见的空余时间做好准备。比方说，如果提前知道明天约见的那个客户经常要人久等，那你就可以带上一些还没看完的公文或是专业文章，以备万一。
6、休息时间：休息并不是浪费时间，恰恰相反，高质量的休息才是我们新的推动力和创造力的最佳来源。科学研究证明，人的注意力最多只能连续集中90分钟，超过90分钟后，工作效率就会不知不觉地变得越来越低。因此，请你每隔一个半小时就为自己安排一次短时间的休息。这种做法能够非常有效地避免错漏和重复工作。
7、私人生活：请你在计划的过程中尽可能合理地安排自己的私人生活，为你的家人、朋友以及锻炼自己的身体预留足够的时间。当然，你也可以将任何能够为你带来快乐的事情加入自己的日计划中！
8、每日回顾：请你每天晚上都抽出至少10分钟的时间来回顾一下即将过去的一天。回顾之后，你可以顺便为自己制订出下一天的日计划。
我的每日回顾清单
我今天完成了日计划中的哪些任务？
我正确地掌握了哪些事情的重点？
我在处理哪些事情的时候切实遵守了轻重缓急的顺序？
我做了哪些特别出色的事情？
我排除了哪些干扰因素，捉住了几个“时间盗贼”？
通过今天的努力，我又向着哪几个目标迈进了一步？
我今天学到了什么？
二）意义重大的指南针—周计划
坚持每天制订日计划无疑是个好习惯，但这仅仅是我们学习规划人生的第一步。在上一节的学习中，相信你已经发现，我们在制订日计划的过程中对时间的划分十分细致，时常会精确到小时，甚至分钟。但这一做法的缺点就在于，如果我们仅仅把注意力集中在这些迫在眉睫的事务上，就难免会犯心急气躁的毛病，把所有看似紧急的事情都安排在同一天中，反而忘记了最重要的事情是什么—这种做法其实是很危险的！而且，如果长期停留在日计划的程度上，我们就难免会再次陷入每天的忙碌和混乱之中，为近期的利益所蒙蔽，失去了长远的眼光，而我们之前好不容易才找到的远大目标也会由此失去意义。因此，一旦掌握了日计划的技巧，我们就必须进一步开始进行每周的计划。只有将日计划与周计划有机地结合起来，我们才有机会将自己长期的整体目标落实到每天的行动中去。
三）十大“时间陷阱”
如果用批判的眼光去环顾一下四周，我们不难发现，大多数人都正过着超负荷的生活。我们每天都尽心尽力地工作，拼命地提高效率。但每当我们晚上回到家里，一如既往地一头栽倒在沙发上的时候，我们会回想即将过去的一天，从内心深处浮现出这样的想法：“我今天好像又是什么都没干……”原因很简单：我们往往会在过度的忙碌中忽略了最重要的事。这就是所谓的“时间陷阱”！请你看看下面的问题，反省一下自己：“我是否也曾经掉入这些陷阱呢？”是否
1.你是否经常试图同时处理多项事务？□□
2.你是否从来不为自己制订目标和时间计划，也从来没有明确地处理事情的先后次序□□
3.你是否缺乏统筹能力？□□
4.你在工作时是否经常走神？□□
5.你是否觉得把任务委托给别人处理十分困难？□□
6.如果遇到棘手的事情，你是否总是习惯采取拖延战术？□□
7.你是否只为突发意外预留了很少时间？□□
8.你觉得拒绝别人的要求很困难吗？□□
9.你对人对事总是要求尽善尽美吗？□□
10.你是否极少允许自己休息？□□
一天只有短短的24小时，何况这其中还包括了睡觉和吃饭的时间。所以，一天其实只是我们人生中微不足道的一个小小片段，我们显然不可能每天都顾及到所有重要的事情：白天为事业拼搏，下班后回家陪妻子聊天、辅导孩子做功课，然后还要锻炼自己的身体，思考人生的意义与价值……这完全是超人的生活！我们完全不需要以此作为自己的奋斗目标。更何况，我们还有时间跨度更长的周计划来满足自己的这个愿望！在一周里，除了5天的工作日之外还有双休日。千万不要小看这短短两天的时间，尽管只有48小时，但它们绝对能够为你提供足够的时间去应付生活中的方方面面：事业与私人生活、工作与休息、家庭、朋友、个人兴趣爱好……因此，周计划能够保证你在一周的时间里顾及到每一件自己认为重要的事情—这就是我们在日计划之外还要加入周计划的意义所在。
一旦明确了自己在一周内的总体目标，理清了处理各件事情的先后次序，周计划就会成为一枚意义重大的指南针，指引着你通往自己内心中的那些最重要的事。
你能够掌控自己的一周吗？
在回答这个问题之前，让我们一起来回顾一下你过去一周的生活吧：
在过去的一周里，你与自己心目中最重要的人一起度过了多少时间？
你是否实现了自己的一个愿望？哪怕是最小的愿望也可以。
你有没有去过剧院或者电影院？
你有没有读过一本有意义的书？
你有没有做过运动？
你有没有让自己好好地休息过？哪怕是短短的几个小时也可以。
没有？为什么没有呢？是因为你在日常的繁忙生活中只注意到了最紧急的事情吗？其实，我们完全可以选择另一种更为理想的生活方式！在一个星期的时间里，你完全可以找到足够多的机会去处理紧急的事务，毕竟这些事务是你的工作职责所在；然而生活是属于自己的，你不能只把眼光局限在这些紧迫但不一定有意义的事情上。周计划就是要敦促你找到真正重要的事，并且进一步为它们创造出足够的时间和空间。怎样才能做到这一点？继续读下去，你就能找到答案。
作者：(德)赛韦特出版社：中信出版社
把时间留给最重要的事赢得更多时间的办法--时间管理
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