应用Excel制作统计表的方法与技巧
前言
统计表是统计描述的一个主要的方法。在科技论文与报告中，统计表是最常被使用的一种形式。
在制作统计表方面，Excel具有明显的优势。这里主要介绍应用Excel制作医学文献中统计表的方法与技巧，参照这些方法与技巧不难实现适合其他领域不同要求的统计表的制作。
统计表的结构
统计表主要由标题、表线、标目和数字组成。
统计表分为简单统计表和复合统计表两种。
制作统计表的基本要求
制作统计表总的原则：重点突出，简单实用；逻辑合理，条理清晰。
具体的制表基本要求如下：
标题。用言简意赅的语言说明表的中心内容。
2.表号。一般标于标题的前部，与标题以空格相隔。
3.表线。表线有顶线、分隔线、合计线、底线等；顶线和底线一般用粗线，
其余用细线；表线只能用横线，不能用竖线，也不能用斜线。
4.纵标目。常用精炼的文字或术语写明各项指标或某种分类。
5.横标目。常为被研究或要说明的事物名称。
6.数字。表内数字一律采用阿拉伯数字；同一指标的数字应该数位对齐，
小数位数要一致；数字不标明单位；表内不宜有空项。
应用Excel制作统计表的方法、步骤和技巧
（一）方法
在工作表内选中某个区域建立统计表的原始内容。
制作表线。
定义文字和数字的格式并相应调整列宽和行高。
对齐数字与文字。
去掉网格线。
进一步调整操作。
（二）操作步骤
下面以制作例1中的统计表为例具体演示其操作步骤。
例1．某省调察了三个地区的花生污染黄曲霉毒素B1的情况，资料见下表1。
在工作表的A1:H6区域输入上述统计表的原始文字和数值。
技巧一如果纵标目下的数字的数位不一致，则此纵标目右侧最好空一列；如果纵标目下的数字的数位全部一致（包括小数位数），则此列可以省略。
在A1:H1区域的底边画表的顶线；在A2:H2区域的底边画表的分隔线；在B5:H5
区域的底边画表的合计线；在A6:H6区域的底边画表的底线。
首先选中A1:H6区域，单击工具栏上定义文字“字号”的下拉对话框，并在下拉
对话框中单击数字“12”即完成文字和数字的格式之一（字号）的定义。其它格式定义类似。
然后调整列宽。方法有二：①拖动列标的右边界来设置所需的列宽。②双击列标的右边界可使列宽与单元格中的内容的宽度自动相适合。
其次调整行高，作法与列宽的调整类似。
技巧二若要更改多列（多行）的宽度（高度），先选定要更改的所有列（行），然后拖动其中一个列（行）标的右（下）边界到合适的宽度（高度）即可。若要更改工作表中所有列（行）的宽度（高度），单击全选按钮，然后拖动任何一列（行）的边界到合适的宽度（高度）即可。
技巧三若要得到某列（行）的宽度（高度）值，可把鼠标的指针放在该列（行）的右（下）边界处，其右上角会自动出现一个显示值。
如果想撤消刚刚作完的或上几步作完的调整动作，有三种方法：①单击“编辑”菜单→单击“撤消列宽（行高）”命令或重复此项操作；②按Ctrl+Z快捷键或重复按此键；③单击工具栏上的[撤消]按钮或重复此项操作。此种方法同样适用于撤消其它类型操作。
首先选中A1:H1区域，单击工具栏上[合并及居中]按钮；分别选中B2:C2、D2:E2、
F2:G2区域，单击[合并及居中]按钮；分别选中A2:A6、H2:H6区域，单击[居中]按钮。
技巧四由于Excel对输入的数字默认右对齐，故无须调整数字之间的位置即可使数字数位对齐。
去掉网格线。单击工具栏上[网格线开关]按钮可关闭网格线显示。
进一步调整操作。为使统计表的比例协调，需要再次调整相应的行高和列宽来达到
目的。
应用Excel计算统计表中关联数据的方法、步骤和技巧
我们知道许多统计表中的数据是有关联的，即有些数据可以通过某个公式由其它数据计算得到。如前述例1.的统计表中只有6个数据是原始的，其它数据都可通过上述数据计算得到。
我们可以利用Excel定义公式功能在制作统计表的同时，又可生成统计表中的关联数据，从而简化制作过程。以例1.为例讲述如何利用Excel中定义公式功能生成表中的“合计”项和“污染率(%)”项。
（一）方法
在制作统计表的第一步中，只输入原始数据，然后利用Excel的定义、复制、引用公式功能生成关联数据。
（二）操作步骤
在工作表的A1:G6区域输入例1.的统计表的标题、标目和原始数据。
在F3中定义公式，即输入“=b3+d3”回车可生成甲地区的合计数；在H3中输入
“=b3/f3100”回车生成甲地区的污染率数字。
利用Excel的公式复制功能快速生成乙丙两地区的合计数和污染率。选择F3，然
后拖动其右下角的填充柄直至F5，Excel会在填充柄经过的每一单元格中复制前一个公式并按相对引用原则生成各自的合计数；选择H3，然后拖动其右下角的填充柄直至H5，Excel会快速生成乙丙两地区的污染率。
技巧五利用Excel工具栏上的[增加小数位数]或[减少小数位数]按钮取舍小数位数。
利用Excel的函数引用和公式复制功能生成三地区的污染数和未污染数的合计数、
总合计数、总污染率数。首先选择B6，单击工具栏上的[自动求和]按钮，Excel会自动调用求和函数并自动引用三地区各自的污染数，回车即可生成合计数；再选择B6，单击工具栏上的[复制]按钮，选择D6，单击工具栏上的[粘贴]按钮，Excel会自动复制公式并按相对引用原则生成三地区未污染数的合计数；最后拖动F5右下角的填充柄至F6生成总合计数，拖动H5右下角的填充柄至H6生成总污染率数。
注意：这只是完成了制作统计表的第一步，接下来的步骤与前面讲述的完全一样，这里不再赘述，请参见前述步骤。
应用Excel制作统计表的关键步骤和注意事项
归纳起来，利用Excel制作统计表关键掌握以下几步操作：
统计表的文字与数字内容的输入，即标题、标目和表值的建立。要根据统计表的结
构以单元格为单位来输入表的内容，表中应留有空隙的地方最好用空列或空行代替，此举为日后调整操作留有余地。
定义统计表内的计算公式。对于涉及统计表中可以计算的数字，利用Excel的公式
定义功能，配合单元格引用，再加以调用Excel的内建函数，可完成如合计、率、比以及更为复杂指标的计算，从而提高统计表的制作效率。在表中定义公式的附带好处是，可以避免手工计算可能出现的错误，节省反复验算的时间。
表线的绘制。实质利用Excel的边框样式来达到目的，通过工具栏上的[边框]按钮
或“格式”菜单中“单元格…”命令的“单元格格式”对话框内的“边框”选项卡的不同选择与搭配可绘制出各种类型的表线。
必要的调整操作。它包括行高与列宽的调整，文字的字体、字形、字号的定义，数
字的格式定义以及数位的取舍，文字和数字的对齐操作，单元格的合并操作等等。绝大多数操作可以通过点击工具栏上的相关按钮来快捷地完成，有些操作则通过鼠标的拖动来完成。根据统计表的结构，灵活、合理地组合上述操作是完成此步的关键。因为有些操作是相互联系或相互制约的，如文字的字体变大了，那么该文字所在的行或列的行高或列宽就可能需要调整，如果不合理地安排这些操作，就会出现后续的操作破坏先前的操作的现象。
在利用Excel制作统计表的过程中，同时也要注意以下几点：
1.一个工作表内最好只建立一个统计表，除非其它统计表与它同类。
2.利用“合并及居中”按钮和调整纵标目右侧空列的宽度，使得纵标目与下面的对应数字相对居中。
3.调整行高和列宽的大小要根据统计表的类型、大小、构成、长宽比例、内容的多少、用途等来定。
4.Excel不能调整单个单元格的宽度或高度，只能通过调整单元格所在的行高或列宽来达到目的。
5.上述所讲的统计表制作的步骤有前后顺序，最好不要打乱。如果不按顺序做，重复操作会很多，即出现前面调整好的界面或格式，会被后面的操作打乱，造成效率低下。
要学会灵活地、因地制宜地、高效率地组合使用Excel的各种功能来完成制作统计表当中的特定操作，从而实现在Excel中制作用其它方法或软件无法或难以生成的各种统计表的目的。 |
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