电子表格处理软件Excel2003
本章重点难点:
Excel2003的基本操作
工作表的格式化
§6.1Excel概述
本章将主要介绍Excel2003的基本操作，包括表格的建立与编辑、公式与函数、屏幕显示与工作表的打印、图表的使用等。
6.1.1Excel2003的主要功能
1.工作表管理
Excel2003具有强大的电子表格操作功能，用户可以在计算机提供的巨大表格上，随意设计、修改自己的报表，并且可以方便地一次打开多个文件和快速存取它们。
2.数据库管理
Excel2003作为一种电子表格工具，对数据库进行管理是其最有特色的功能之一。工作表中的数据是按照相应的行和列组织的，加上Excel2003提供处理数据库的相关命令和函数，使Excel2003具备了组织和管理大量数据的能力。
3.数据分析和图表管理
除了可以做一般的计算工作之外，Excel2003还可以根据工作表中的数据源迅速生成二维或三维的统计图表，并对图表中的文字、图案、色彩、位置、尺寸等进行编辑和修改。数据地图工具可以使数据信息与地理位置信息有机地结合起来，完善了电子表格的应用功能，为用户直观化的数据分析与决策、数据优化与资源配置提供帮助。
4.对象的链接和嵌入
利用Windows98/2000/XP的链接和嵌入技术，用户可以将其他软件创建的信息，插入到Excel2003的工作表中，当需要更改这些信息时，只要在这些对象上双击鼠标左键，制作该对象的软件就会自动打开，进行修改、编辑后的结果也会在Excel2003中显示出来。也可将Excel2003工作表链接到其他文档或Internet上。
5.数据清单管理和数据汇总
可通过记录单添加数据，对清单中的数据进行查找和排序，并对查找到的数据自动进行分类汇总。
6.数据透视表
数据透视表中的动态视图功能，可以将动态汇总中的大量数据收集到一起，直接在工作表中更改“数据透视表”的布局。交互式的“数据透视表”可以更好地发挥其强大的功能。
7.Excel2003和Web
Excel2003使用增强的“Web查询”功能，可以创建并运行查询来检索全球广域网上的数据，可在Internet上共享工作簿，通过电子邮件发送或传送工作簿，还可以将工作表或图表中的数据转换为能在WWW上进行浏览的Web数据页，能够将工作簿或工作表另存为网页并在Internet上发布。
6.1.2Excel2003的启动与退出
Excel2003的启动与退出方法与Office2003其他应用程序的启动与退出类似，且均有多种方法，具体操作方法参考上一章Word2003启动与退出。
Excel2003窗口组成
启动Excel2003后，将出现如图6.1.1所示的主窗口，其中标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、滚动条、状态栏与word2003窗口的组成部分基本相同，不同点如下：
编辑栏：编辑栏位于工作窗口的上方，它由单元名字框、工具按钮和编辑框三部分组成。当某个单元格被激活时，其编号(例如A1)就出现在单元格名字框中。用户输入的数据将在该单元格与编辑框中同时显示。编辑栏的工具按钮有“输入确认”按钮、“取消输入”按钮、及“插入函数”按钮，用来输入、编辑单元格的内容或计算公式。
（2）工作表标签：每张工作表都有一个标签，标签上显示的是工作表的名称。
（3）Excel2003的基本元素主要有：工作簿、工作表、单元格、单元格内容等。
①工作簿
用Excel2003创建的文档实际上就是一个工作簿，工作簿名就是文件名，工作簿名的扩展名为.xls。每一个工作簿由若干个工作表组成，一个工作簿默认包含了三个工作表。
②工作表
工作簿就好像是一个活页夹，工作表好像是其中一张张的活页纸，每一工作簿可包括最多255个工作表，其中当前工作表只有一个，称为活动工作表。工作表是Excel进行表格处理的基础。每一个工作表是由若干单元格组成。
③单元格
一个工作表由若干行列标明的单元格组成。一个工作表最多可包含256列，65536行。每一列列标由A、B、C、…、X、Y、Z、AA、AB、…、AZ、BA、BB、…等表示；每一行行标由1、2、3、…、65536等表示。每一个单元格由交叉的列，行名表示。如A1，A2，分别表示A列第一行、第二行的单元格。将工作表中当前工作的单元格称为活动单元格，它在屏幕上显示为带粗线黑框的单元格。活动单元格的名字显示在编辑栏中名称框内。
④单元格内容
每一单元格中的内容可以是数字、字符、公式、日期，也可以是一个图形或一个声音等。如果是字符，还可以是分段落。
§6.2Excel2003工作薄文件的基本操作
Excel2003中的文件操作包括文件的建立、保存、打开等操作。
1．新建工作簿
启动Excel2003后，系统即自动打开一个名为“book1.xls”工作簿。若用户需建立其他新工作簿，可在“文件”菜单中选择“新建”命令，然后在“新建工作簿”任务窗格中选择新建项目或单击“常用工具栏”中的“新建”按钮。
2．保存工作簿
同Word2003一样，具有初次保存、再次保存、自动备份等功能。
3．打开文件
打开文件常用方法是：
①选择“文件”菜单中的“打开”命令或单击常用工具栏中的“打开”按钮，将打开“打开”对话框。
②在“打开”对话框中选择需打开的文件，然后单击“确定”按钮。
4．关闭工作薄
当完成工作簿的编辑或完成工作后要离开计算机时，最好将已打开的工作簿关闭。关闭工作簿与关闭应用程序窗口一样有许多种方法，常用的有以下几种：
①关闭工作簿但不退出Excel2003软件的窗口
方法1：在“文件”菜单中单击“关闭”选项。
方法2：单击工作簿窗口右上角的关闭按钮。
②关闭Excel2003软件窗口的同时关闭工作簿
③关闭所有工作簿
Excel2003软件可以同时打开多个工作簿并进行编辑，若要一次性关闭所有工作簿则可以按下Shift键的同时单击“文件”菜单选择其中“全部关闭”命令。
§6.3输入数据
单元格、单元格区域的选定
在输入和编辑单元格内容之前，必须先选定单元格，使其成为活动单元格，即当前工作单元格。当一个单元格成为活动单元格时，它的边框变成黑线，其行、列号会突出显示，用户可以看到其坐标。当前单元格右下角的小黑块称作填充柄，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。选定单元格、区域、行或列的操作如表6.3.1所示。
表6.3.1选定单元格、区域、行或列的操作
选定内容 操作 单个单元格 单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元格 连续单元格区域 单击该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格 工作表中所有单元格 单击“全选”按钮 不连续的单元格或单元格区域 选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域 较大的单元格区域 选定第一个单元格，然后按住Shift键再单击区域中最后一个单元格，通过滚动条可以使单元格可见 整行 单击行号 整列 单击列号 连续的行或列 沿行号或列标拖动鼠标。或者先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他的行或列 不相邻的行或列 先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列 取消单元格选定区域 单击工作表中其他任意一个单元格 数据类型
选定空白的工作表（例如Sheet1），即打开一个工作表后，就可以输入数据了。输入的数据可以是常量，也可以是公式和函数。Excel2003能够识别文本型、数值型和日期型等常量数据。
1．数值型数据
在MicrosoftExcel2003中，数值数据允许包括以下一些字符：0123456789+(（）/﹩%Ee。
输入数值数据应注意以下几点：
①负数的输入可以用“(”开始，也可用（）的形式，如（50）表示(50；
②分数的输入为了与日期相区别，应先输入“0”和空格，如输入01/2可得1/2，如在1/2前不输入“0”和空格，结果就是1月2日；
③当输入的数据长度超过单元格的列宽或超过15位时，数据将以科学记数法形式表示；例如（7.89E+08）。
④在单元格中显示的数据一律默认为右对齐。用户可以自定义对齐格式。
2、日期和时间数据
Excel2003内置了一些日期和时间的格式，当输入的数据与这些格式相匹配时，Excel将把它们识别为日期型数据。例如“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm（Am/pm）”等都是Excel常用的内置格式。所以输入数据06/25/06或25-JUN-06均被理解为2006年6月25日。如果要输入当天的日期，按Ctrl+；键；如果要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+：键。在单元格中显示一律默认为右对齐。
3．文本数据
文本数据可以由字母、数字、汉字或其他字符组成，在单元格中显示时一律默认为左对齐。输入文本数据时应注意：
①对于全部由数字组成的文本数据，输入时应在数字前加一西文单引号（‘），使Excel将文本与数值区别。例如邮政编码411201，输入时应键入‘411201。
②若在公式中夹有文本数据输入时必须用西文双引号将文本部分括起，并用“&”符号连接。
例如：=5+6&”元”，在单元格中显示结果为11元。
数据的输入
Excel提供了简单数据输入、区域数据输入、系列数据自动填充以及在多张工作表中输入相同数据等数据的输入方法。当一个单元格的内容输入完毕后，可用方向键、回车键或者Tab键使相邻的单元格成为活动单元格。
1．简单数据输入
输入步骤如下：
①选择单元格；
②双击将光标定位于单元格内；
③输入数据；
④若取消输入，按Esc键，或单击编辑栏左侧的“取消”按钮；
⑤若要光标定位在下一列，按Tab键；
⑥若要光标定位在下一行，按Enter键；
⑦若要光标仍定位在原单元格，单击编辑栏左侧的“输入”按钮。
2．按区域输入数据
所谓按区域输入，就是在选择活动单元格之前，先选定一个区域作为数据的输入范围。优点是当活动单元格到达所选区域的边界，例如某行（列）的行（列）尾时，如果按Tab或Enter键选择下一个单元格，Excel能自动换行（列），激活所选区域的下一行（列）行（列）首的单元格，从而简化操作、节约数据输入时间。
区域可以根据操作需要灵活选取，既可以是一行或一列，也可以是一个或几个任意大小的矩形块，直至整张工作表。操作步骤如下：
①选择所要输入数据的区域；
②如果沿行的方向输入，每个单元格输入完后按Tab键；
③如果沿列的方向输入，每个单元格输入完后按Enter键；
④当输入数据到达区域边界时，光标会自动到所选区域的下一行（或列）的开始处。
3．系列数据自动填充
向工作表输入数据时，有时会用到一些有规律的系列数据：如一月、二月、…、十二月；星期日、星期一、…等。Excel2003提供的填充功能，可以使用户快速地输入整个数据系列，而不必依次输入系列中的每一个数据，这种自动输入可通过“编辑”菜单中的“填充”命令或用鼠标拖动“自动填充柄”来完成。下面主要介绍利用自动填充柄来输入系列数据。
（1）自动填充已定义的序列
Excel2003预先设置了“1、2、…”、“星期日、星期一、…”、“一月、二月、…、十二月”、“甲、乙、丙、丁、…”等中英文数据序列，将这些序列填充到工作表的操作步骤如下：
①将序列中的第一个数据输入活动单元格；
②在活动单元格右下角总有一个小方块，称为“填充柄”。把鼠标指针移到填充柄上，此时，鼠标指针将由空心十字光标变为实心黑色十字光标；
③按下鼠标左键，将鼠标拖动至结束的单元格。这时，在起始至结束的单元格内自动填充了数据序列。
（2）填充尚未定义但有明显变化规律的序列
若需输入5，10，15，…、Class1，Class2，…这些有规律的数据，也可采取自动填充功能，操作步骤如下：
①选定2个单元格作为初始区域，输入序列的前面两个数据；
②选择这两个单元格；
③用鼠标左键按住第二个单元格的右下角的填充柄，拖动鼠标到结束的单元格，这时，在起始到结束的单元格内自动填充了有规律的相应数据序列。
（3）建立自定义的“自动填充”序列
Excel2003除提供少量的“自动填充”序列外，还为用户建立自己“自动填充”序列提供了方便。要自动填充自己定义的数据序列，必须先定义，然后再使用。以下是建立自定义“自动填充”序列的操作步骤。
选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开一个“选项”对话框，选择其中的“自定义序列”标签，如图6.3.1所示；
②在“输入序列”中分别输入序列的每一项后，单击“添加”按钮将所定义的序列添加到“自定义序列”的列表中；或单击“导入序列所在单元格”中的选择区域按钮，在表格区选择后按Enter键回到该对话框，按“导入”按钮将它填入“自定义序列”列表中；
③按“确定”按钮退出对话框。
自定义序列建立后，就可以使用自定义序列来自动填充数据，使用方法同自动填充已定义的序列。
4．用预置小数位数（或尾0）的方法输入数字
如果输入的数字全部具有相同的小数位数，或具有相同的尾数0的整数，则可采用以下操作步骤输入数据：
①选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在“选项”对话框中选择“编辑”标签项，如图6.3.2所示；
②在对话框中选择“自动设置小数点”项，在“位数”框中，若输入大于0的数，则设置的是小数位数；若输入小于0的数，则设置的是尾数0的个数；
③如果在输入过程中，需暂时取消这个设置，可以在输入完整数后输入.0或直接输入小数。
5、同时在多个单元格中输入相同数据
如果多个单元格中的数据相同，可以使用Excel2003提供的方法输入数据。步骤如下：
①选择需要输入数据的单元格。选择的单元格可以是连续的，也可以是不连续的;
②在其中一个单元格中键入数据；
③按Ctrl+Enter键，完成操作。
编辑单元格
编辑单元格包括对单元格及单元格内数据的操作。其中，对单元格的操作包括移动和复制单元格、插入单元格、插入行、插入列、删除单元格、删除行、删除列等；对单元格内数据的操作包括复制和删除单元格数据，清除单元格内容、格式等。
1．移动和复制单元格
移动和复制单元格的操作步骤如下：
①选定需要移动和复制的单元格；
②将鼠标指向选定区域的选定框，此时鼠标形状为四方向箭头；
③如果要移动选定的单元格，则用鼠标将选定区域拖到粘贴区域（目的地），然后松开鼠标，Excel将选定区域移动并以选定区域替换粘贴区域中原有数据。如果要复制单元格，则需要按住Ctrl键，再拖动鼠标进行随后的操作。如果要在单元格间插入单元格，移动则需要按住Shift键，复制则需要按住Shift+Ctrl键，再进行拖动。在这里要注意的是：必须先释放鼠标再松开按键。如果要将选定区域移到其他工作表上，应按住Alt键，然后拖动到目标工作表标签上。
2．选择性粘贴
除了复制整个单元格外，Excel还可以选择单元格中的特定内容进行复制，其步骤如下：
①选定需要复制的单元格；
②单击“常用”工具栏上的“复制”按钮；
③选定粘贴区域的左上角单元格；
④执行“编辑”菜单上“选择性粘贴”命令，出现图6.3.3所示的对话框；
⑤单击“粘贴”选项区中所需选项，再单击“确定”按钮。
3．插入单元格、行或列
可以根据需要插入空单元格、行或列，并对其进行填充。
（1）插入单元格：利用“插入”菜单上的“单元格”命令可以插入空单元格，具体操作步骤如下：
①在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域，选定的单元格数量应与待插入的空单元格的数量相等；
②在“插入”菜单上单击“单元格”命令，出现如图6.3.4所示的对话框；
在对话框中选定相应的“插入”方式选项，并单击“确定”按钮。
（2）插入行：在“插入”菜单上单击“行”命令可以插入新行，步骤如下：
①如果需要插入一行，则单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格；如果要插入多行，则选定需要插入的新行之下相邻的若干行，选定的行数应与待插入空行的数量相等；
②在“插入”菜单上单击“行”命令。
可以用类似的方法在表格中插入列。如果要插入一列，则单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格；如果要插入多列，则选定需要插入的新列右侧相邻的若干列，选定的列数应与待插入的新列数量相等。
4．删除和清除单元格、行或列
删除单元格、行或列是指将选定的单元格从工作表中移走，并自动调整周围的单元格填补删除后的空格，操作步骤如下：
①选定需要删除的单元格、行或列；
②执行“编辑”菜单上“删除”命令，在删除对话框中选择删除方式。
清除单元格、行或列是指将选定的单元格中的内容、格式或批注从工作表中删除，单元格仍保留在工作表中，操作步骤如下：
①选定需要清除的单元格、行或列；
②选中“编辑”菜单上的“清除”命令，即出现如图6.3.5所示的“清除”级联菜单，在菜单中选择相应的命令执行即可，按DEL键则只删除选择区域的内容。
5．对单元格中数据进行编辑
首先使需要编辑的单元格成为活动单元格，如果重新输入内容，则直接输入新内容；若只是修改部分内容，按F2功能键或用鼠标双击单元格，用→、←或Del等键对数据进行编辑，按Enter键或Tab键结束编辑。
§6.4工作表基本操作
6.4.1工作表的删除、插入和重命名
1．工作表的删除
删除工作表的步骤如下：
①选择所要删除的工作表标签；
②在所选标签上单击鼠标右键，在出现的菜单中选择“删除”项；或选择“编辑”菜单中“删除工作表”项；
③在出现的确定删除的对话框中，确认删除操作。
2．工作表的插入
插入工作表的步骤如下：
①选择工作表标签，插入的工作表将位于该表之前；
②在所选标签上单击鼠标右键；
③在出现的菜单中选择“插入”项，在打开的“插入”对话框中，选择“工作表”项；或选择“插入”菜单中的“工作表”项。
3．工作表的重命名
工作表的初始名称默认为Sheet1、Sheet2……，为了方便工作，用户需将工作表命名为自己易记的名字，因此，需要对工作表重命名。重命名的方法如下所述。
方法1：单击“格式”菜单，选择“工作表”菜单项命令，出现级联菜单，如图6.4.1所示，单击“重命名”选项，工作表标签栏的当前工作表名称将会反亮显示，即可修改工作表的名字。
方法2：在工作表标签栏中，用鼠标右键单击工作表名字，出现弹出式菜单，选择“重命名”菜单项，工作表名字反亮显示后就可将当前工作表重命名。
方法3：双击需要重命名的工作表标签，键入新的名称覆盖原有名称。
6.4.2.工作表的复制与移动
1．用鼠标拖曳移动、复制工作表
用鼠标拖曳法移动、复制工作表的步骤如下：
①选择所要移动、复制的工作表标签；
②如果要移动，拖曳所选标签至所需位置。如果要复制，按住Ctrl键的同时，拖曳所选标签至所需位置；拖曳时光标上方出现黑三角符号表示移动的位置；
③释放鼠标键，完成操作。
2．用菜单移动、复制工作表
用菜单法移动、复制工作表的步骤如下：
①选择所要移动、复制的工作表标签；
②用鼠标右键单击所要移动、复制的工作表标签，将打开一快捷菜单；
③在打开的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”，将打开“移动或复制工作表”对话框，如图6.4.2所示；
④在打开的“移动或复制工作表”对话框中，选择“工作簿”列表中的工作簿，可以将所选工作表移动、复制到已打开的其他工作簿中；选择“下列选定工作表之前”列表中的表名，可以确定表的新位置；
⑤选择“建立副本”为复制操作，取消“建立副本”为移动操作；
⑥按“确定”按钮，完成操作。
§6.5公式和函数
在单元格中输入正确的公式或函数后，会立即在单元格中显示出计算的结果。如果改变了工作表中与公式有关或作为函数参数的单元格里的数据，Excel会自动更新计算结果
6.5.1单元格地址
每个单元格在工作表中都有一个固定的地址，这个地址一般用其行列号表示。如在一个工作表中，B6指定的单元格就是第“6”行与第“B”列交叉位置上的那个单元格，这是相对地址。指定一个单元格的绝对位置只需在行、列号前加上符号“$”，例如：“$B$6”。由于一个工作簿文件可以有多个工作表，为了区分不同的工作表中的单元格，要在地址前面增加工作表的名称，有时不同工作簿文件中的单元格之间要建立连接公式，前面还需要加上工作簿的名称，例如：[Book1]Sheetl!B6指定的就是“Bookl”工作簿文件中的“Sheetl”工作表中的“B6”单元格。单元格的相对地址又称为单元格名称。
6.5.2运算符及公式
公式可以由值、单元格引用、名称、函数或运算符组成。引用单元格可以是同一个工作表中的其他单元格、同一个工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。
运算符对公式的元素进行特定类型的运算，是公式中不可缺少的组成部分。Excel包含4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
算术操作符包括：+、—、、/以及^（幂），计算顺序为先乘除后加减。
比较运算符包括：=、>、>=、<、<=、<>，比较运算符可以比较两个数值并产生一个逻辑值。
文本运算符“&”将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值。
引用运算符包括：冒号、逗号、空格，其中“：”为区域运算符，如C2:C10是对单元格C2到C10之间（包括C2和C10）的所有单元格的引用；“，”为联合运算符，可将多个引用合并为一个引用，如SUM(B5，C2:C10)是对B5及C2至C10之间（包括C2和C10）的所有单元格求和；空格为交叉运算符，产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用，如SUM(B5:E10C2:D8)是对C5:D8区域求和。
使用公式有一定的规则，即必须以“＝”开始。为单元格设置公式，应在单元格中或编辑栏中输入“＝”，然后输入所设置的公式。对公式中包含的单元格或单元格区域的引用，可以直接用鼠标拖动进行选定，或单击要引用的单元格或输入引用单元格地址，最后按Enter键。如“＝（C4+D4+E4）/3”表示将C4、D4、E4三个单元格中的数值求和并除以3，把结果放入当前单元格中。
在公式中输入函数时可以按照下列步骤操作：
①直接输入函数名称，或在“插入函数”对话框的“选择函数”列表框中选中函数名称，如“SUM（）”；
②在（）中输入要引用的单元格或单元区域；
③单击“确定”按钮。
下面举例来说明公式编辑方法。
[例6.5-1]在图6.5.1所示的学生成绩中，包括高等数学、大学英语、计算机基础三门成绩，求每个学生的平均成绩。
解：此题最简便的方法就是设置一个公式。设置公式的步骤如下：
①单击G4单元格使其成为活动单元格；
②在“数据编辑区”，输入公式“＝（C4+D4+E4）/3”后回车，得到G4的值为70.66667；
③再将鼠标箭头放在G4的边框右下角的填充柄上，等其显现为“＋”时，按住鼠标左键向下拖动扫过有学生成绩的区域，就可得到所有学生的平均成绩，见图6.5.1所示。
函数
Excel2003含有大量的函数，可以帮助进行数值、文本、逻辑、查找等计算工作，使用函数可以加快数据录入和计算速度。Excel2003除了自身带有的内置函数外，还允许用户自定义函数。函数的一般格式为：
函数名（参数1，参数2，参数3，…）
在公式中输入函数的步骤如下：
①手动输入函数名称或单击“插入”|“函数”命令，也可直接单击工具栏中的“函数”按钮，弹出“插入函数”对话框如图6.5.2所示，并在“选择函数”列表框中选择所需函数名称；
②在（）中输入函数的参数；
③单击“确定”按钮或按回车键。
下面举例介绍求和函数SUM（）和求平均值函数AVERAGE（）函数。
[例6.5-2]求图6.5.1中每个学生的三门成绩的总分，并把结果放在F列的单元格中。
解：计算总分，要用求和函数SUM（），其格式为：
SUM(number1，number2，…)
number1，number2，…是求和函数的参数。该函数的功能是对所选定的参数进行求和，参数可以为一个常数、一个单元格引用、一个区域引用或者一个函数。
求总分操作步骤如下：
①单击F4单元格使其变成活动单元格；
②然后单击工具栏中的“函数”按钮，出现“插入函数”对话框，如图6.5.2所示；
③单击“选择函数”列表框中的“SUM”选项；
④单击“确定”按钮，显示如图6.5.3所示的函数对话框；
⑤Excel2003会根据活动单元格所在位置与行列的关系，自动赋予Number1一个求值范围。如本例中，系统就给Number1自动赋予了C4:E4，并且给出了求和结果212，用鼠标单击对话框中的“确定”按钮即可，如图6.5.4所示，然后可利用自动填充方式填充其他学生的总分。
[例6.5-3]求图6.5.1中每个学生三门成绩的平均分，并将结果放在G列的单元格中。
解：计算平均分，要用求平均值函数Average（），其格式为：
AVERAGE(number1，number2，…)
如图6.5.5所示，求平均值的步骤与求和基本相同。先单击G4单元格后按“函数”按钮，在“插入函数”对话框中选择“AVERAGE”函数，按“确定”按钮后，系统将显示Number1为C4:E4，再按“确定”按钮，即可得到G4结果，其他人的平均值用拖曳方法得到。
§6.6工作表格式化
在创建的工作表中，各单元格都具有同样的高度与宽度，颜色和边框也是一样的。所以为了使工作表更加美观和适合用户的需要，利用Excel2003的格式化功能来美化工作表。格式化工作表主要包括：行高、列宽的调整；数字的格式化；字体的格式化；对齐方式的设置；表格边框线及底纹的设置等，图6.6.1是一个格式化了的工作表。
6.6.1行高、列宽的调整
Excel2003中，列宽和行高是可以调整的。调整工作表的行高、列宽可利用鼠标拖动和菜单命令两种方法。
1．用鼠标拖动设置行高、列宽
将鼠标移至行（列）标号格线处，光标为双向箭头状，这时拖动标号格线可改变行高（列宽）；
若调整多行或多列的高度或宽度，可以先选定需更改的行、列，然后拖动其中一个行（列）标号的格线即可。
2．用菜单精确设置行高、列宽
用菜单设置行高、列宽的步骤如下：
①将光标放在所要设置的行（列）中的任一单元格上；
②选择“格式”菜单中的“行”（“列”）项，在子菜单中选择“行高”（“列宽”）；
③在打开的对话框中，输入行高（列宽）的精确值；
④按“确定”按钮完成操作。
3．自动设置行高、列宽
自动设置行高、列宽的步骤如下：
①选择所要设置的行（列）；
②选择“格式”菜单中的“行”（“列”）项，在子菜单中选择“最适合的行高”（“最适合的列宽”），或用鼠标双击所选行（列）标头的格线。
6.6.2数字格式化
数字在Excel中是最常用的数据，所以Excel提供了多种数字格式，例如：可以设置不同的小数位数、百分号（%）、货币号等。数字格式化可采用工具栏按钮或菜单方法。
1．工具栏按钮的方法
使用工具栏按钮格式化数字的步骤如下：
①单击包含数字的单元格，例如12345.67；
②分别单击格式工具栏上“货币样式”按钮、“百分比样式”按钮、“千位分隔样式”按钮、“增加小数位数”按钮、“减少小数位数”按钮等，其效果如图6.6.2所示。
2．菜单方法
使用菜单格式化数字的步骤如下：
①选择要格式化的数字单元格；
②选择“格式”菜单中的“单元格”项，打开“单元格格式”对话框，选择对话框中的“数字”标签项，如图6.6.3所示；
③在“数字”标签项中，“分类”列表列出了所有的格式，选择任一种格式，在对话框的右侧进一步按要求进行设置，并可从“示例”栏中查看效果。例如，在“分类”列表中选择“数值”项，进一步设置“小数点后位数”、“是否使用千位分隔符”、“负数”的表示方式等；
④按“确定”按钮，完成操作。
6.6.3对齐方式的设置
1．用工具栏按钮设置对齐方式
用工具栏按钮设置对齐方式的步骤如下：
①选择所要格式化的单元格；
②分别单击格式工具栏上的“左对齐”按钮、“居中对齐”按钮、“右对齐”按钮、“减少缩进量”按钮、“增加缩进量”按钮。
2．合并及居中对齐操作
以对“地理信息管理”操作为例阐述合并及居中对齐操作步骤：
①将“地理信息管理”输入在所需合并单元格的第一个单元格A1；
②选择需合并单元格A1：E1；
③单击工具栏中“合并及居中对齐”按钮，“地理信息管理”居中显示在A1:E1区域中间。
3．用菜单设置对齐方式
用菜单设置对齐方式的步骤如下：
①选择所要格式化的单元格；
②选择“格式”菜单中的“单元格”项，打开“单元格格式”对话框，在对话框中选择“对齐”标签项，如图6.6.4所示；
③在“对齐”标签页中，可选择“水平对齐”方式、“垂直对齐”方式、“文本控制”选项以及“方向”的选择；
④按“确定”按钮，完成操作。
6.6.4边框与底纹的设置
屏幕上显示的表格线是为输入、编辑方便而预设置的，在打印或显示时，可以全部用它作为表格线，也可以全部取消它。但是局部的表格线的设置只能通过“边框与底纹”的设置来完成。可采用工具栏按钮或菜单的方法设置边框与底纹。
1．工具栏按钮的方法
如图6.6.5所示为格式工具栏中“边框”、“填充颜色”设置按钮，操作步骤如下：
①选择所要格式化的单元格；
②单击格式工具栏上的“边框”按钮、“填充颜色”按钮，选择相应的边框和底纹。
2．菜单方法
使用菜单法设置边框与底纹的步骤如下：
①选择所要格式化的单元格；
②选择“格式”菜单中的“单元格”项，打开“单元格格式”对话框；
③在“单元格格式”对话框中选择“边框”标签页，如图6.6.6所示，在“样式”栏中设置线型；在“颜色”栏中设置颜色；选择“预置”按钮，或在“文本”区中单击边框线处，设置边框线。
④选择“图案”标签，设置单元格的底纹与颜色，如图6.6.7所示；
⑤按“确定”按钮，完成操作。
§6.7显示和打印工作表
6.7.1屏幕显示工作表
通过水平滚动条和垂直滚动条滚动屏幕，显示工作表的内容；还可用缩放控制、冻结分割窗口的方法显示工作表的内容。
1．缩放控制
有时为了看清工作表中更多的单元格，需要缩小比例显示；有时为了看清局部单元格的内容，需要放大显示。缩放比例仅仅是显示效果的变化，工作表本身的内容并未变化，方法如下：
①用工具栏“显示比例”按钮，可以选择显示比例，进行缩放显示；
②选择菜单“视图”中的“显示比例”项，在打开的“显示比例”对话框中，选择显示的比例，按“确定”按钮，即可完成缩放操作。
2．冻结、拆分窗口
当滚动显示时，往往因为滚动后而看不清表格标题栏的内容。Excel2003提供的冻结窗口功能，就可以用来冻结住标题，这样滚动其他单元格时，它们仍保留在原处，操作步骤如下：
①单击不需要冻结区的左上角单元格；
②选择“窗口”菜单中的“冻结窗口”项，这时所选活动单元格上边和左边分别出现直线，当使用滚动条滚屏时，位于线条上边、左边的内容被“冻”住；
③当窗口处于冻结状态时，选择“窗口”菜单中的“撤销窗口冻结”项，可以撤销窗口的冻结。如图6.7.1所示。
同样，我们可以拆分窗口，也就是将工作表放在四个窗格中，每一窗格都可以看到工作表的内容，操作步骤如下：
①激活单元格；
②选择“窗口”菜单中的“拆分”项，这时所选活动单元格上边和左边分别出现分割线，划分为四个窗格，利用右侧、下方的滚动条就可以在四个分离的窗格中移动，如图6.7.2所示；
③拖曳水平分割框、垂直分割框可以移动分割线的位置；
④当窗口处于分割状态时，选择“窗口”菜单中的“取消拆分”项，可以撤销窗口的分割。
6.7.2设置打印区域和分页
1．设置页面区域
用户在打印前，首先要对打印的区域进行设置，否则，系统会把整个工作表作为打印区域。设置页面区域，可以控制只将工作表的某一部分打印出来，设置页面区域的方法一般有两种。
方法1：先选定打印区域所在的工作表，选定需要打印的区域，然后选定“文件”|“打印区域”|“设置打印区域”项，Excel2003就会把选定的区域作为打印的区域。
方法2：首先选定工作表，选择需要打印的区域，打开“文件”菜单，单击菜单中的“打印”命令，就会弹出一个如图6.7.3所示的打印设置对话框。
在“打印”对话框中的“打印内容”框内，选择“选定区域”，就可控制在打印时，只打印指定的区域。
2．分页
一个Excel2003工作表可能有很大，而能够用来打印的纸张面积都是有限的，对于超过一页信息的工作表，系统能够自动设置分页符，在分页符处将文件分页。而用户有时需要对工作表中的某些内容进行强制分页，因此，用户需要在打印工作表之前，先对工作表进行分页。
对工作表进行人工分页，一般就是在工作表中插入分页符，插入的分页符包括垂直的人工分页符和水平的人工分页符。插入分页符的方法是先选定要开始新页的单元格，然后选择“插入”菜单的“分页符”命令，以完成人工分页。
在插入分页符时，应注意开始新页的那个单元格的选定。如果是进行垂直分页，选定的单元格应属于新页“A”列；如果是进行水平分页，选定的单元格应属于新页第一行。所插入的将是一个垂直的人工分页符或一个水平的人工分页符。
当要删除一个人工分页符时，应选定人工分页符下面的第一行单元格（垂直分页符）或右边的第一列单元格（水平分页符），然后单击“插入”菜单，此时弹出的下拉菜单中的“分页符”命令将变为“删除分页符”命令，单击此命令就可删除这个人工分页符。如果要删除全部人工分页符，则应选中整个工作表，然后单击“插入”菜单下的“重设所有分页符”命令。
6.7.3页面设置
方法：单击“文件”菜单下的“页面设置”选项，就可激活“页面设置”对话框，在该对话框中可以对页面、页边距、页眉/页脚和工作表进行设置。
1．“页面”选项卡中的选项
选择“选定区域”后，选择“页面设置”对话框中的“页面”选项卡，屏幕出现如图6.7.4所示的对话框。在这个对话框中，用户可以将“方向”调整为纵向或横向；调整打印的“缩放比例”，可选择10%至400%尺寸的效果打印，100%为正常尺寸：设置“纸张大小”，从下拉列表中可以选择用户需要的打印纸的类型；“打印质量”列表中有300点/英寸等三个选项供选择。如果用户只打印某一页码之后的部分，可以在“起始页码”中设定起始页码。
2．页边距的设置
在“页面设置”对话框中，打开“页边距”选项卡，可得到如图6.7.5所示的对话框。
分别在“上”，“下”，“左”，“右”编辑框中设置页边距。在“页眉”，“页脚”编辑框中设置页眉，页脚的位置；在“居中方式”中，可选择“水平居中”和“垂直居中”两种方式。
3．页眉/页脚的设置
在“页面设置”对话框中，打开“页眉/页脚”选项卡，如图6.7.6所示。
在“页眉/页脚”选项卡中单击“页眉”下拉列表可选定一些系统已定义的页眉，同样，在“页脚”下拉列表中可以选定一些系统定义的页脚。
单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮后，系统会弹出一个如图6.7.7所示的对话框。在这个对话框中，用户可以在“左”，“中”，“右”框中输入自己期望的页眉、页脚。另外，在上方还有十个不同的按钮，按A按钮，可以对页眉、页脚进行字体的编辑。按#按钮和第三个按钮，表示在光标所在位置插入页码和总页码。按第四个按钮，表示在光标所在位置插入日期。按第五个按钮，表示在光标所在位置插入时间。按第六个按钮，表示在光标所在位置插入Excel2003工作簿的路径和名称。第七个按钮，表示在光标所在位置插入Excel2003工作簿的名称。第八个按钮，表示在光标所在位置插入标签。第九个按钮，表示在光标所在位置插入图片。最后一个按钮，表示设置图片的格式。
4．工作表的设置
在“页面设置”对话框中，选择“工作表”选项卡，得到如图6.7.8所示的对话框。如果要打印某个区域，则可在“打印区域”文本框中输入要打印的区域。如果打印的内容较长，要打印在两张纸上，而又要求在第二页上具有与第一页相同的行标题和列标题，则在“打印标题”框中的“标题行”，“标题列”指定标题行和标题列的行与列，还可以指定打印顺序等。
6.7.4打印预览与打印
1．打印预览
在打印前，一般都会先进行预览，因为打印预览看到的内容和打印到纸张上的效果是一模一样的，这样就可以防止由于没有设置好报表的外观使打印的报表不合要求而造成浪费。单击“文件”菜单，选择“打印预览”命令，或直接单击工具栏中的“打印预览”按钮，屏幕就会显示如图6.7.9所示的打印预览状态。
在图6.7.9所示的窗口中，可以按“缩放”按钮，放大预览看到的结果，按“页边距”按钮，观察打印内容在一页中的位置等。
2．打印
预览完后，当设置符合用户要求时，可以单击“打印”按钮，屏幕就会显示打印对话框，如图6.7.3所示。
用户可以在“打印机”栏的“名称”框中选择打印机类型，在“范围”栏中选择“全部”，打印整张工作表，在“页”中设定需要打印的页码，在“份数”栏中选择打印的份数，在“打印”栏中“选定工作表”或“整个工作簿”。设置操作完成后按“确定”按钮开始打印。
电子表格处理软件Excel2003
§6.8数据管理与分析
6.8.1数据排序
Excel2003数据的排序功能可以使用户非常容易地实现对记录进行排序，用户只要分别指定关键字及升降序，就可以完成排序的操作。对图6.7.1所示的表格数据进行排序的步骤如下：
①单击“学号”，激活“学号”单元格；
②单击“数据”菜单中的“排序”命令，就会出现如图6.8.1所示的排序对话框；
③可以看到“排序”对话框中的“主要关键字”为“学号”，且排序方向默认为“递增”，不做任何改变，单击“确定”按钮，就可以将表中“学号”的数据按升序顺序排列好。
可以利用“排序”按钮对数据清单的数据进行排序。
6.8.2数据筛选
筛选有两种方式，一种是“自动筛选”，一种是“高级筛选”。
使用自动筛选功能，一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令，对同一列数据最多可以应用两个条件。以图6.8.2所示表格为例，操作步骤如下：
①单击工作表中数据区域的任一单元格；
②激活“数据”菜单，选择“筛选”命令项，再选取“自动筛选”命令，这时在每个字段上会出现一个筛选按钮，结果如图6.8.2所示；
③如果要只显示含有特定值的数据行，可单击含有待显示数据的数据列上端的下拉箭头筛选按钮，然后选择所需的内容或分类；
④如果要使用基于另一列中数值的附加条件，可在另一列中重复步骤3。
有时候，用户为了特定的目的，会进行一些有条件的筛选，那么就需要在图6.8.2所示的筛选下拉列表框中选择“自定义”选项。例如要查看大学英语分数在80-90之间的学生情况，就要用到这种筛选方法，步骤如下：
①单击“大学英语”字段的筛选按钮，选择“自定义”选项，系统会出现如图6.8.3所示的“自定义自动筛选方式”对话框；
②在对话框中，单击左上下拉列表框下拉箭头，选择“大于或等于”，在其右边的下拉列表框中输入“80”，再点击“与”逻辑选项，同样，在下面的左下拉列表框中选择“小于或等于”项，在右边的下拉列表框中输入“90”；
③单击“确定”按钮，屏幕就会出现筛选的结果。
6.8.3分类汇总
Excel2003具备很强的分类汇总功能。要进行分类汇总，首先要确定数据表格主分类字段，并按主分类字段对数据表格进行排序；另外，第一行中的每列必须有列标题（列的名称）。如图6.8.4所示的数据就是以院系作为主分类字段排序后的结果。
进行分类汇总具体操作如下：
单击“数据”菜单项，选择“分类汇总”命令，屏幕出现如图6.8.5所示的对话框。在“分类汇总”对话框中，系统自动设置“分类字段”为“院系”，单击“汇总方式”下拉列表，选择“求和”，在“选定汇总项”窗口中选择“高等数学”，“大学英语”，“计算机基础”复选框，最后，按“确定”按钮，就会得到如图6.8.6所示的分类汇总表。
如果用户要回到未分类汇总前的状态，只需在图6.8.5所示的对话框中单击“全部删除”按钮，屏幕就会回到未分类汇总前的状态。
§6.9数据的图表化
Excel2003可以很容易地创建基于工作表数据的图表。利用图表可以将抽象的数据形象化，使得数据更加直观，一目了然。当数据源发生变化时，图表中对应的数据也自动更新。
下面介绍使用图表向导绘制图表的方法。
生成图表，首先必须有数据源。这些数据要求以列或行的方式存放在工作表的一个区域中，若以列的方式排列，通常要以区域的第一列数据作为X轴的数据；若以行的方式排列，则要求区域的第一行数据作为X轴的数据。下面以图6.8.4所示的学生成绩表中的数据作为数据源来创建柱形图，操作步骤如下。
①单击“插入”菜单，选择“图表”选项，或单击工具栏中的“图表”按钮，就可启动图表向导，如图6.9.1所示。
②选择图表类型。在“标准类型”选项卡中的“图表类型”框中选择柱形图，在“子图表类型”选框中选择第一张图，然后单击“下一步”按钮，屏幕显示“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框，如图6.9.2所示。
③选择图表数据源。在“数据区域”选项卡的“数据区域”编辑框中输入图表数据源的单元格区域，或直接由鼠标在工作表中选择数据区域“=Sheet2!$C$2:$F$9”，选择“系列产生在”选项为“列”。再打开如图6.9.3所示的“系列”选项卡，通过“添加”按钮将高等数学、大学英语和计算机基础添加进添加“系列”小窗口，然后按“下一步”按钮，屏幕显示如图6.9.4所示的“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框。
④在对话框的“图表标题”框中输入图表的标题为“学生成绩表”，“分类(X)轴”中输入“姓名”，“数值（Y）轴”中输入“成绩”。另外，还可以看到在图6.9.4所示的对话框中，除了“标题”选项卡外，还有坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等选项卡，其中，“坐标轴”选项卡可以选择X轴的分类；“图例”选项卡可以重新放置图例的位置；“数据标志”选项卡可以在图表的柱形上添加相应的数据标志；“数据表”选项卡，将在图表下添加一个完整的数据表，就像工作表的数据一样。
⑤按“下一步”按钮，屏幕会显示“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，如图6.9.5所示。
单击“作为其中的对象插入”，按“完成”按钮，那么系统会将图表自动附加到工作表中，如图6.9.6所示；若选择“作为新工作表插入”，则系统将生成的图表另外单独作为一个图表工作表。
标题栏
菜单栏
工具栏
状态栏
工作表标签
行号
工作窗口
全选按钮
名称框
编辑栏
编辑框
列号
图6.1.1Excel2003的窗口
图6.3.1“自定义序列”选项卡
图6.3.2用预置小数位数（或尾0）的方法输入数字
图6.3.3“选择性粘贴”对话框
图6.3.4“插入”对话框
图6.3.5“清除”级联菜单
图6.4.1重命名工作表
图6.4.2“移动或复制工作表”对话框
图6.5.1利用设置的公式求值
图6.5.2“插入函数”对话框
图6.5.3SUM函数对话框
图6.5.4SUM（）函数求和
图6.5.5Average()函数求平均
图6.6.1基本的工作表格式化
图6.6.2用工具栏按钮的方法进行数字格式化
图6.6.3“单元格格式”对话框
图6.6.4“单元格格式”对话框
图6.6.5格式工具栏中边框与底纹按钮
图6.6.7底纹设置的对话框
图6.6.6边框设置的对话框
图6.7.1水平冻结
图6.7.2窗口拆分
图6.7.3“打印内容”对话框
图6.7.4“页面设置”对话框
图6.7.5“页边距”设置
图6.7.6“页眉/页脚”设置
图6.7.7“自定义页眉/页脚”对话框
图6.7.8“工作表”设置选项卡
图6.7.9打印预览
图6.8.1“排序”对话框
图6.8.2数据筛选
图6.8.3“自定义自动筛选方式”对话框
图6.8.4分类汇总的源数据
图6.8.5“分类汇总”对话框
图6.8.6分类汇总表
图6.9.1“图表类型”对话框
图6.9.2确定图表数据源
图6.9.3确定图表数据序列
图6.9.4添加图表选项
图6.9.5设置图表位置
图6.9.6嵌入式图表
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