个人知识管理

作为一名新时代的大学生，我认为，我们应该学会如何管理我们的知识，于是选修了李悦科老师的“个人知识管理”这门课。这是一次正确的选择，因为李老师不仅对我们要求严格，而且知识渊博。很感谢老师带给我的这次思维的拓展。

个人知识管理(PKM，PersonalKnowledgeManagement)是一种新的知识管理的理念和方法，能将我们个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更具价值的知识，最终利于自己的工作、生活。通过对个人知识的管理，我们可以养成良好的学习习惯，增强信息素养，完善自己的专业知识体系，提高自己的能力和竞争力，为实现个人价值和可持续发展打下坚实基础。

个人知识管理作为一门课程，从认知角度出发，知识可以分为显性知识（ExplicitKnowledge）和隐性知识（TacitKnowledege）。显性知识可以通过文件、形象或其他精确的沟通过程来传授，但隐性知识的获得却只能依赖于自身的体验、直觉和洞察力。在OECD对知识的划分中，前两者属于显性知识，后两者属于隐性知识。显性知识和隐性知识之间可以相互转化，动态循环个人可以管理的知识不仅是指书本和文献中的有形内容，而且更是指信息，是从原始材料中组织和系统化的数据。个人知识管理的重点在于对隐形知识的管理，实现显性知识和隐性知识的共享，提高学习能力、应变能力和创新能力。在实际操作过程中，涉及创建、分类、索引、检索（搜索）、分发以及重新使用某项知识的价值评估。其中，七项知识管理的技巧与方法是21世纪的知识工作者所必需的，可以概括为：检索信息的技巧；评估信息的技巧；组织信息的技巧；分析信息的技巧；表达信息的技巧；保证信息安全的技巧和信息协同的技巧检索信息时，首先要确定个人的信息需求和信息来源，选择合适的信息检索技巧方法。在个人知识管理中，检索信息的技巧既包括技术要求很低的问问题然后听回答的技巧，也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。为充分掌握检索信息的技巧，个人有必要对搜索的概念、布尔逻辑、搜索的技能等充分的掌握评估信息的技巧不仅指个人可以判断信息的质量，而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题的相关程度。个人并不必去了解计算机评估信息的机理，评估主要从可信度、准确度、合理性及相关支持等方面来进行。可信度一般根据作者的可信度、质量保证依据、元信息等来判定。准确度可从时间界限、综合全面性、信息面向的对象及其使用目的、合理性等方面来确定。相关支持则是指信息文本的索引目录、参考文献可能是在对信息进行评估后才发现仍然需要检索一些信息。组织信息，需要过滤无用和相关度不大的信息资源，有效地存储信息，建立信息之间的联系，方便以后的查找和使用。有效组织信息的原则是：无论环境怎样，组织起来的信息应该便于有效的利用。这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。在手工操作的环境中，我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息。在现代的高科技环境中，我们用电子文档、数据库和网页，或者用专门的知识管理软件来组织信息分析信息必须牵涉到如何对数据进行分析并从中得出有用的结论。常用的分析信息的方法是建立和应用模型，通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。电子表格、统计软件、数据挖掘软件等提供了分析信息的方法，但在建立各种分析软件的模型的工作中，人还是最重要的。通过表达信息，可以实现隐性知识向显性知识的转化。个人知识在交流、共享中得到升华。信息的表达，无论是通过PowerPoint、网站还是通过文本，大部分的工作应该围绕如何让他人理解、记住、能与自己的互动上。虽然保证信息安全的技巧与个人知识管理中其它的六种技巧有所不同，但这并不表明保证信息的安全就不重要。保证信息的安全涉及到开发与应用各种保证信息的秘密、质量和安全存储的方法和技巧。常用到的密码管理、备份、档案管理都是保证信息安全常用的方法。信息技术的发展为组织和部门的协同工作提供了强有力的支持。如通过小组或团队的形式组织学生进行学习，教师与学生、学生与学生在讨论与交流的基础上对一些要解决的问题进行协同工作，交流和共享彼此的观点和知识。有效的利用这种技术不仅要求会使用这种工具，而且要求充分的理解协同工作的各种原则及其内在内容。瑞士OpenConnectAG公司的知识管理主管Hyams教授认为，除了以上七项外，个人知识管理的内容还应该包括时间管理、基础设施、组织性工作等等方面的技能，具体指：时间控制；工作空间舒适度；快速阅读、备注和研究；备案和文档管理；信息设计（哪些信息有用，哪些信息无用）；有目的的写作；知识/信息处理设施（通常指PC等IT设备）；知识/信息过滤技能。人际网络是一种无形的网络，也是个人学习知识的一个重要途径。人际网络的建立和维持并不容易，一旦建立，往往成为可以获得最直接最深入问题信息的来源。人际交往中可以学到很多书本上、软件中学不到的知识——隐性知识。人际圈子越广，交往的人员的素质越好，可以学到的知识越多。因此，要扩大自己的交往圈子，充分利用各种软硬件工具，如ICQ、MSN、Email和手机、PDA等，多与“柏拉图”为友，多与朋友交流，沟通和讨论，提高自己。媒体是一种实时与广度的信息来源，通过电视广播杂志与报纸，往往可以获得最新的讯息与来自不同角落的新闻。结合自身学习、工作的需要，将经常用到的媒体信息进行分类、鉴别。对那些主要的媒体长期密切关注，让信息的收集成为系统，而非随机性的临时行为。使主要媒体来源的数据讯息及时到达自己的工作桌前，促进自己的知识结构良性发展是人们进行学习的重要工具，能充分利用互联网的强大功能进行学习是现代人的一个重要标志。不论网站还是电子报，不管质量还是数量的资源都已经超过现有的单一图书馆与媒体。有效的建立网络资源清单，熟悉相关资源所在，将大大提升工作效率。利用互联网进行学习，必须善用搜索引擎工具，充分利用IE的收藏夹，定期备份信息。此外，Blog、Wiki等网络工具也已经被越来越多的人们作为个人知识管理系统所使用。收集数据只是知识管理的第一步，接下来还要建立起自己的知识系统架构个人知识。知识系统架构，简单说就是储藏知识的架构。知识架构的系统化，有助于将收集到的数据有效储存和未来的快速索取对所需管理的知识进行分类从个人的角度讲，需要管理的知识资源无外乎以下内容：人际交往资源（如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等）、通讯管理（书信、电子信件、传真等）、个人时间管理工具（事务提醒、待办事宜、个人备忘录）网络资源管理（网站管理与连接）、文件档案管理等。

对知识的分类，应根据自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原则进行操作。知识的专业分类可以根据学习的专业科目来划分，也可参照图书馆文献的分类方法。对于分类学无需深究，只要根据个人情况，在实践中逐渐摸索出自己知识库的最佳分类方法。

选择合适的知识管理工具对个人来说，针对不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用统一的入口，只要简单易用，适合自己就行。比如邮件管理，通讯录管理，这是最常见的个人知识管理的一部分。还有就是知识内容的管理，可以采用WIKI和BLOG选择有效的个人知识管理工具，对所有资源进行分类、命名以后，就可以将知识分批放入个人知识库。个人知识库建立起来之后，快速而方便的访问至关重要。一个可以借鉴的方案是网络日志。这种个人发布系统现在越来越多的被用作个人知识管理系统。随着知识的不断丰富和能力增强，也要持续不断对个人知识库进行维护和管理。一般而言，个人应主要作好以下工作：增添新的学习资源和知识类别；删除、修改和更新部分资源；进一步完善个人知识管理准则；协作学习以交流和共享知识；在知识管理的实践过程中，逐步完善个人知识结构。

建立个人知识库在知识库中，所有知识都以目录结构分类存放。可以设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息，待以后再分类，从而保持知识库的干净。此外，文件命名应该简单明了、见名知义，辅以数字编码、时间、来源等为原则。同时，也要建立文件安全、资源删除与更新、交流与共享的规则，以文件的形式妥善地保存下来，并在以后的实践中逐步扩展和完善，建立自己的知识结构体系。这样可以方便信息资源的分类存储、查找和操作，也可避免因时间推移和遗忘而导致的混乱管理，造成大量资源浪费。

在个人知识管理上，我们不能只关注知识积累，而不注重知识能量的释放。知识学习和积累的出发点就是对知识的使用，并在知识的利用、交流中创造新的知识。在知识的利用上，一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助，例如归纳和演绎。想要利用已有的知识，既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳，找出事物间的规律，然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验，然后再从实践中修正归纳出的知识；也可以对原有知识进行演绎，帮助新的实践。知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段，因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观等因素比较复杂。一般来说，应用知识可以遵循下面的规则进行。首先是进行知识收集，把与问题有关的知识找到，在互联网时代这一点并不难做到；然后进行消化吸收，也就是阅读有关资料，包括向专家请教；建立可比较的模型，以专业知识为基础，设计出比较及评价方案；评估报告将完成知识应用过程，在这些模型中挑选出支持决策或得出结论的便是完成知识应用。头脑风暴、专业论坛、沙盘模拟甚至聊天谈话，也都是知识应用的准备阶段，可以帮助个人进行知识加工，形成应用知识的规则意识。彼得.F.德鲁克等著.知识管理[M].中国人民大学出版社.哈佛商学院出版社，1999,(11)

祝智庭.信息教育展望[M].华东师范大学出版社.2002,(2)