金山云的知识管理应用
张婷婷
（文学院2011级汉语言六班）
摘要
本文通过主要探讨在这个信息爆炸的社会里，如何运用云存储软件——金山快盘进行有效的知识管理。首先，本文详细解释了知识管理以及金山快盘的大体概况，然后记叙金山快盘的功能、优缺点，以及使用金山快盘进行知识管理时可以使用的小技巧。
关键字：知识管理、金山快盘、云存储、共享、永不丢失
正文
当今社会是一个信息时代，每天我们的身边都会出现各种各样的信息，特别是作为大学生，我们每天都必须接触、掌握很多新的知识、信息，仅仅依靠脑袋，容易遗忘，用纸笔记忆很麻烦，并且浪费资源。将信息、知识等放到U盘上、电脑上，经常会出现内存不够或者携带不方便的问题。所以随着科技的发展，越来越多的人选择将信息、知识存储到网络空间，比如利用金山快盘、360图书馆、麦库记事、百度文库等进行知识管理。
其中金山快盘是我使用后感觉比较方便、快捷且安全的一款软件。所以本文主要谈谈我使用金山快盘的经验和体悟，希望可以给大家提供一种知识管理的有效方法。
1何为知识管理
所谓知识管理，就是在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环。
但是知识管理并不应被狭义地看待。它涉及了许多的相关研究领域。诸如它可以和学习、创新、教育、记忆、文化、人力资源管理、心理科学、管理科学、信息科学、信息技术、图书馆学和情报学等联系在一起。它并不单纯是一种管理理论，而是涉及到从技术到管理再到哲学的多个层面。随着时代的发展，使用知识管理软件是对知识进行信息化处理，逐渐成为一种潮流。
2云存储软件——金山快盘
“云存储”对于很多人来说可能算是新颖的词汇，不过实际上这也并不是什么深不可测的东西，可能你早已亲身体验过，只是不了解这种概念而已。金山新推出不久的新品云存储软件——快盘，就是利用了云存储技术，将云存储引入到日常生活中来，让用户能最直接的感受到云存储给工作、生活带来的便利。金山快盘具备网络同步、备份和共享等功能。
2.1金山快盘优缺点分析
金山快盘的使用有很多优点，这也是我使用金山快盘的原因。第一个是实时数据备份，保障文档安全。文件高强度加密传输，金山独有分布式的密钥存储系统，连续、实时备份数据，时刻保障文档安全。服务器多重，多地点备份，以防系统崩溃带来的数据丢失。第二快速同步数据，使用U盘、Email或IM工具同步数据，这种方式速度慢、操作又繁琐。使用快盘，可以将需要同步的任何电脑或移动设备填加到同一个账户上。只要一台电脑上文档进行了修改将立刻同步到其他电脑或移动设备。第三随时随地和你的团队分享文档。在团队工作中，大家集思广益可以收获更好的解决方案。只要您连接网络或拥有一台智能手机，您便拥有了一个移动Office。第四共享文件夹，协作更高效。快盘通过共享文件夹使我们与团队的协作更简单。可以允许对方访问多个文档或子文件夹，设置文档的编辑权限。
金山快盘也有一些缺点，比如初始空间容量只有1G，有些人会觉得不够用的，虽然每了解完一个知识点，我们都会得到空间奖励。当我们向朋友推荐快盘时，也可以获得额外的空间奖励。但是毕竟不是很便捷。还有就是下载资料的速度比较慢，当然这跟网速有一定的关系。
2.2金山快盘常用功能介绍
金山快盘与微软的LiveMesh以及DropBox产品类似，要想使用金山快盘，首先第一步需要下载安装快盘客户端，安装成功后它会在电脑中生成一个虚拟盘符（K盘），此时只要打开我的电脑，就能找到并正常使用，就像你的C盘和D盘一样，使用上并无不同。金山快盘有很多功能，是大家经常会使用到的，下面对以下几个功能的使用做一些简单介绍。
2.2.1如何把资料存入快盘中
把自己想要备份到快盘中的文件、文档和资料等采用剪切的方式放入快盘里。请注意这里是采用“剪切”而不是复制的方式，原因是只要我们存进快盘的文件都会变成两份，一份还保持在自己的电脑上，另一份快盘会帮大家保存到网络上去，而且两份都是一模一样的。并且当我们在对自己电脑上的文件文档进行修改并保存时，快盘也会让网络上的那一份进行同步修改，时刻保持两份文档的一致性。这样无论你是使用自己的电脑，或是暂时使用其他电脑或移动设备都可以同样通过自己的帐号（使用快盘需要先注册一个帐号），从网上获取自己最新的资料，非常方便。当再遇到电脑丢失和意外损坏的情况时，也不会将所有数据全部丢失。数据对于现代人来说，其价值很多时候远远超过了电脑本身，因此能及时找回一些对自己非常重要的数据，何尝不是一种小小的安慰。另外，采用剪切的方式还能帮助我们节省硬盘空间，不需要让相同的文件重复占据宝贵的磁盘空间。
2.2.2如何共享我们的资料
通过快盘把资料放在网上除了起到备份信息的作用，还有一个很重要的作用，那就是共享。当我们将某个文件或文件夹存储到快盘中之后，鼠标右键点击该文件或文件夹，选择“共享设置”菜单项，即可与自己指定的人共享此文件，如果需要允许共享者能够修改这些文件，可以将对方的Email填写在“修改者”一栏中。如此一来，你和对方都可以同时共享并编辑此文件，协同工作就变得很容易了。
2.2.3如何恢复错改文件
快盘还有一个不错的实用功能，为大家提供了“历史版本”功能，可以帮助找回文档的最后一个版本。也就是说，如果我们因为失误错改了快盘中的文档，还有反悔的机会，可以恢复上一版的文档。在文件上点右键，选择“快盘—还原出上一个版本”菜单项，选择一个存储位置，快盘即会把之前的版本下载到该处。快盘在刚推出时，宣传的口号是“文件永不丢失”，的确并非只是说说，它对文件的备份保护起到了很好的作用。
2.3高效使用金山快盘的技巧
金山快盘有优点，也存在不足，所以在使用金山快盘的时候，有一些小技巧可以使我们的知识管理更加便捷、高效。
（1）尽量不要上传大文件。上传太多的文件会重复占用你的硬盘和网络硬盘。快盘在电脑磁盘中是占有一定空间，当您在其他电脑登录网络硬盘时，快盘会自动备份文件到您当前使用电脑，造成空间浪费。快盘的最佳传送文件类型最好是100K左右的文档，2M左右的照片以及不大于5M的压缩文件。
（2）不同环境下使用不同版本的快盘。家庭办公使用PC版，网络充裕的时候可以使用Web版，上班的时候使用便携版更为方便，外出的时候使用移动版较便捷。
（3）尽量不要再网络繁忙的时候进行上传下载活动，拖放文件后快盘是默认自动上传到网络硬盘的。当你在打开快盘的情况下，往电脑磁盘的快盘里添加文件的时候，其实这个时候快盘是默认自动上传到网络的，这样就会占用公共网络带宽，而影响到其他人的正常办公或者学习。所以个人建议，尽量不要再上班期间或者多人公用网络时使用快盘上传文件。
（4）多人共享文件需添加好友联系人。金山快盘为我们提供了强大的文件共享功能。事先将同事或者同学的账号名称添加为联系人，共享时可以选择添加联系人进阅读者和编辑者，阅读者只有阅读权限，编辑者可以编辑共享文件。这样在共享文件时就可以无需告知他人密码也能共享文件了。
3总结
总体上来看，金山快盘还是一款比较便捷、安全、高效的知识管理软件。虽然它也有一些不足的地方，但是优点远多于缺点，只要我们使用正确的方法，适当运用一些小的技巧，相信金山快盘会成为我们知识管理的好帮手。
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