在Excel下实现小型会计信息系统的设计方案
赵宏宇
(内蒙古财经学院会计系,内蒙古呼和浩特010051)
摘要:当前市场上流行的会计软件多数为大中型企业而设计,而小型企业无论从购买、实施、运行
维护等方面都很困难,本文针对这种情况提出了基于Excel为平台的设计方案,和大家共同探讨。
关键词:会计信息系统;Excel;实现模式
中图分类号:F232文献标识码:A文章编号:1007—6921(2004)20—0081—03
电算化会计是一门融会计学、管理学、信息技术
为一体的边缘学科。会计处理的大部分工作是对各
种表格进行加工、处理,而Excel是非常优秀的电子
表格软件,它除了提供一般的电子表格、数据图表功
能外,还提供了各种管理和决策分析的功能。因此,
使用Excel可以方便、准确地处理日常会计业务。本
文以此软件为基础探讨了会计信息系统的设计,并
实现了账务处理子系统。
1会计信息系统的可行性分析
1.1经济可行性
经济可行性要求从成本有效性角度评价一个会
计信息系统是否可行,因为会计信息系统的开发和
购买,都是一种投资。对投资者来说,系统投入运行
后所取得的收益要大于开发或购买以及运行系统的
费用,否则就没有必要投资。
目前市场上出售的用友软件、金碟软件等会计
软件和一些企业使用的会计软件,是经过长期编制
和调试开发出来的,虽然功能强大、运行稳定,但其
购买、实施和日常维护的费用相当高,因为这些软件
单机版的价格也要近万元左右,同时需要购买相应
的硬件设备,在实施过程中要聘请专门的技术人员
进行维护,这些是小企业无法承担的。
与之相比,用Excel开发的会计信息系统对开
发者要求不高,只需具备会计知识和Excel知识就
可开发,比起编程开发不需要高级的程序员、数据分
析员等人才,可节省大量开发费用。此外,Excel对
微机的配置要求较低,普通家用电脑上都能运行
Excel,因此在实施本会计信息系统时不必再购买任
何计算机设备,符合小公司的实际情况。
1.2操作可行性
操作可行性是指一个运行中的会计信息系统在
一定的条件下(如现有的组织结构、管理模式,人员
素质及技能等)能否正常运行,从而满足企业的各项
业务需求。简单说,操作可行性就是要考虑会计信息
系统是否可能在企业内部顺利实施,这方面的可行
性分析在实际工作中经常被忽视。
目前市场上流行的一些通用财务软件,虽然具
有的功能模块基本趋于稳定,其处理流程也一般遵
循一定的规律,但各个会计软件为突出其特色,往往
加强某些模块的功能,或提供一些辅助性的功能。这
些软件所具有的功能小企业可能用不上,而小企业
需要的功能软件可能又没有。会计软件不能发挥它
的长处,反而增加了系统的复杂性,在运行系统之前
必须先对工作人员进行必要的培训,对现有的组织
结构和管理模式进行调整,使系统的实施时间延长,
而种种的改变对提高原系统的效率是没必要的。
Excel下开发的会计信息系统就是这样的会计
信息系统,它能为用户提供直观的交互界面、方便的
表格设计和美观的输出效果,理解和运行该系统都
比较容易。
1.3技术可行性
技术可行性是指建立会计信息系统所需的技术
当前是否成熟、稳定,会不会符合技术发展的潮流。
MicrosoftExcel是Microsoft公司开发的办公
软件,是目前最佳的电子表格系统。Excel集万能的
表格计算、丰富的图形决策分析功能,Excel对数据
进行加工提炼的技术,能够有利地支持会计信息处
理和管理决策。以及内置的可使操作自动化的VBA
语言,特别可以通过“记录”的方式将其功能转化为
VBA代码的特有功能。而且所建立的会计信息系统
中的一些宏代码完全可以直接移植于其他会计信息
系统。使得在其上建立信息系统,即使对于非计算机
专业的人员而言也显得十分容易。
2如何在计算机环境中建立该信息系统
2.1建立基本表格
在Excel下实现会计信息系统,首先要制作基
本的表格(包括科目表、凭证库表、总账表、明细账
表、资产负债表和利润表)。科目表包括科目编号和
科目名称。凭证库表包括日期、月份、凭证号、摘要、
科目编码、科目名称、借方金额和贷方金额。总账表
182004年第20期内蒙古科技与经济
包括科目编码、科目名称和年初余,然后分别设一月
至十二月的借方金额、贷方金额和余额,每一个月的
余额同时也是下一个月的期初余额,十二月的余额
同时也作为年末余额。明细账和凭证库的字段结构
相同仅取消了月份。资产负债表和利润表可以根据
企业实际情况对行业标准的报表进行适当修改。财
务分析根据需要可自行设计和调整。
2.2建立基本表格数据之间的链接
2.2.1建立总账与凭证库之间的连接:首先打开总
账表,在工具上单击工具选择条件求和,区域选择凭
证库所有单元格然后单击下一步。选择月份=1,然
后单击添加条件,再选择科目编码=1001,再单击添
加条件,然后单击下一步,选定D6单元格,单击完
成。这样Excel会将凭证库中月份为一月份科目编
码为1001的凭证借方发生额汇总到D6单元格,其
他单元格同理。其次,选定F6单元格,输入公式=
C6+D6-E6,即一月余额等于年初余额加上一月借
方发生额减去一月贷方发生额。其他单元格同理。
2.2.2建立明细账与凭证库之间的链接:明细账的
数据可通过简单的公式直接从科目汇总表中得到。
上文已述凭证库和明细账的结构相同,因此完成二
者之间的链接仅需要在明细账相应单元格中输入公
式=凭证库相应单元格即可完成,然后将公式复制
到其他单元格。
2.2.3建立总账和报表之间的链接:计算机编制报
表和手工编制报表的方法是一样的,不同之处在于
计算机将经常性反复性的计算通过EXCEL的公式
来实现,例如:报表中的货币资金等于总账中的现
金、银行存款与其他货币资金之和,在计算机中我们
在资产负债表中的货币资金期初余额单元格中输入
“=总账!C6+总账!C7+总账!C8”即可实现,其他
项目的公式同理。
2.2.4建立财务分析表格与其他工作表之间的链
接:财务分析的数据来源比较复杂,有的来源于资产
负债表,有的来源于利润表。根据财务分析公式编
制。
至此,我们已建立起会计信息系统的基本数据
流程,在凭证库中出现的凭证数据通过科目汇总表,
再到总账,最后被计算机自动整理在会计报表中。
2.3利用EXCEL的宏和其他辅助功能实现凭证
录入的友好性
插入一张工作表作为凭证录入界面。这样做一
方面,可以对凭证库里的数据进行保护,避免在凭证
库里直接录入凭证操作人员可以对凭证库的内容和
格式进行任意的修改;另一方面,可以通过EXCEL
函数功能,使填制凭证过程更加简洁方便。
2.3.1按照会计信息系统的要求设计记账凭证格
式(方法略)。如图:
2.3.2会计信息系统记账凭证有一些特殊的要求,
如判断借、贷方的合计数是否相等,为了实现此功
能,我们需要利用EXCEL函数,首先在G12单元格
中输入“=SUM(G6:G11)”,这样系统就能自动合
计出借方发生额,同理在I12中输入“=SUM(I16:
I11)”,在B12中输入“IF(G12<>I12,“借贷不平”,
“合计:”)”,即如果G12不等于I12则显示借贷不
平,否则显示合计。
28内蒙古科技与经济2004年第20期
2.3.3科目名称的自动生成:在向记账凭证输入数
据时,当然可以一栏一栏地输入,输入科目编号后,
再输入科目名称。但如果输入科目编号后能自动产
生科目名称显然更好。这可以通过在“科目名称”栏
内定义EXCEL自定义函数来实现。
自定义函数KM的代码为:
Functionkm(科目编号)
found=False
If科目编号=""Then
km=""
Else
x=1
DoWhileNot(IsEmpty(Sheets("科目").
Cells(x,1).Value))
x=x+1
Loop
Fort=2Tox-1
If科目编号=Sheets("科目").Cells(t,1)
Then
found=True
ExitFor
EndIf
Nextt
IffoundThen
km=Sheets("科目").Cells(t,2)
Else
km="科目编号错"
EndIf
EndIf
EndFunction
2.3.4凭证填制完成后,我们需要将所填制的信息
转移到凭证库里保存起来,才能进行各种会计处理。
为此,我们需要在凭证录入工作表中增加宏按扭(审
核记账),编辑宏程序如下:
Sub审核记账()
Application.ScreenUpdating=False
’DimzAsInteger
x=1
DoWhileNot(IsEmpty(Sheets(“凭证库”).
Cells(x,2).Value))
x=x+1
Loop
z=6
DoWhileNot(IsEmpty(Sheets(ActiveSheet.
Name).Cells(z,2).Value))
z=z+1
Loop
Fory=6Toz-1
Sheets(“凭证库”).Cells(x,1)=Sheets(Ac2
tiveSheet.Name).Cells(3,3)
Sheets("凭证库").Cells(x,2)=Sheets(Ac2
tiveSheet.Name).Cells(3,9)
Sheets("凭证库").Cells(x,3)=Sheets(Ac2
tiveSheet.Name).Cells(4,3)
Sheets("凭证库").Cells(x,4)=Sheets(Ac2
tiveSheet.Name).Cells(y,2)
Sheets("凭证库").Cells(x,5)=Sheets(Ac2
tiveSheet.Name).Cells(y,4)
Sheets("凭证库").Cells(x,6)=Sheets(Ac2
tiveSheet.Name).Cells(y,7)
Sheets("凭证库").Cells(x,7)=Sheets(Ac2
tiveSheet.Name).Cells(y,9)
x=x+1
Nexty
MsgBox("凭证已记账")
EndSub
EndSub
3会计信息系统的安全设置
3.1对会计信息系统文件加密
打开“会计信息系统专用文件”,选择菜单文件
栏“另存为”对话框。击“选项”按扭,显现“保存选
项”对话框。根据自己需要输入密码,加密后的文件
当用户试图打开文件时,必须输入正确的密码。否
则,不能打开文件。
3.2保护工作表、工作簿、工程和隐藏工作表
3.2.1保护工作表:为了防止系统设置的专用工作
表的内容、对象和方案被修改,在工作表格式设计或
程序中对需要保护的工作表的内容、对象和方案进
行保护。点击“工具”出现下拉菜单,点击“保护”然后
“保护工作表”。
3.2.2保护工作簿:为了防止系统设置的专用工作
表被删除、更名,或工作表簿不正常关闭,在工作表
格式设计或程序中对工作簿的结构和窗口进行了保
护。
这样,一个小型的会计信息系统就初步建立起
来了,在今后的运行当中可以对会计信息系统进行
不断修改,还可以增加模块和功能。
[参考文献]
[1]刘曜编著.MicrosoftExcel与会计信息系统.
电子工业出版社,2000.
[2]RobKrumm著.MicrosoftOffice高级开发应
用指南.科学出版社,1997.
收稿日期:2004年8月10日
382004年第20期赵宏宇在Excel下实现小型会计信息系统的设计方案
|
|
