总帐系统应用基础登录总帐系统自定义菜单总帐选项期初余额录入无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入
数据。只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额
及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余
额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。按〖方向〗按钮可修改
科目的余额方向（即科目性质）。但只能调整一级科目的余额方向，且该科目及其下级科目尚未录入期初余额。当一级科目方向调整后，其下级科目
也随一级科目相应调整方向。凭证管理基本理论记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的惟一数据源点。填制记账凭证是日常账务处理工作的
起点，是最基础和频繁的工作。一、记账凭证的产生途径：1、是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；2、是先由人工编
制记账凭证，再输入计算机；3、是计算机自动生成的机制凭证。二、记账凭证的内容和填制要求：凭证头部分：①凭证类别②凭证
编号③凭证日期④附件张数凭证正文部分：①摘要②科目③方向④金额⑤辅助核算的内容：如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”
，则在输入每笔分录时,同时输入辅助核算的内容。⑥合计：自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。⑦制单人签字：由系统根据登录
总账系统时输入的操作员姓名自动输入。三、计算机自动检查：计算机自动检查凭证的正确性,要求凭证必须有借方和贷方会计科目,借
贷双方平衡,否则不能保存。凭证管理业务流程凭证填制凭证修改1、错误凭证的无痕迹修改①对已经输入但未审核的机内记账凭证可
通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除。②已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改,如果软件有取消审核的功能,可以先通过凭证
审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。2、错误凭证的有痕迹修改若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改。针对
此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。在填制凭证中，通过按〖首页〗〖上
页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮输入查询条件，找到要修改的凭证。将光标移到制单日期处，可修改制单日期。若要修改
附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额，可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。凭证下方显示每条分录的辅助项信息，若要修改某辅
助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改即可。若要修改金额方向，可在当前金额的相反方
向，按空格键。若要希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按"="键即可。按〖插行〗按钮或按[Ctrl+I]键
可在当前分录前插入一条分录。按〖删行〗按钮或按[Ctrl+D]可删除当前光标所在的分录。修改完毕后，按〖保存〗按钮保存当前修改，
按〖放弃〗按钮放弃当前凭证的修改。若用户在【选项】中设置了"制单序时"的选项，那么，用户在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制
单日期之前。1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。若在【选项】中设置了"不允许修改、作废他人填制的凭证"，则不能修改他人
填制的凭证。若用户在【选项】中设置了"合并凭证显示、打印"的选项，那么，在合并状态下不能录入、修改凭证，只有切换到展开状态才可以
。使用快捷键Ctrl+A自动切换合并/展开。如果某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影
响"支票登记簿"中的内容。外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。凭证选项冲销凭证填
制自动复制凭证作废和恢复凭证凭证整理有些作废凭证不想保留，可以通过[凭证整理]功能将这些凭证彻底删除，并利用留下的空号对未
记账凭证重新编号。注意：若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作
凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。若由于手工编制凭证号
造成凭证断号，也可通过此功能进行整理，方法是不选作废凭证，直接按〖确定〗按钮即可。对由系统编号时，删除凭证后系统提示您是否整理空号
凭证，若选取"是"，则将作废凭证删除并重新排凭证编号。常用凭证在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常
会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。出纳签字
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检
查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。主管签字凭证审核在
会计电算化信息系统中，对凭证的审核方法主要有三种：静态审核、屏幕审核和二次录入校验。1、屏幕审核法是指计算机自动依次将未审核的凭
证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对已输入的凭证进行检查，若审核人员认为错误或有异议的凭证，应交给填制人员修改后，再复核；若审
核人员认为没有错误可按签章键，这样审核人员的姓名即被记在凭证上，表示已审核通过。这种方法受操作员熟练程度的影响较大，而且长时间目测
会引起眼睛疲劳。2、二次输入校验法是将同一凭证输入两次，通过计算机比较两次输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方法。
3、静态审核法是指将记帐凭证打印输出后交给审核人审核的方法。这种方法工作量大，纸张浪费大。凭证记帐记账凭证经审核签字后，即
可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。U850记账采用向导方式，使记账过程更加明确。记账向导一：
列示各期间的未记账凭证清单和其中的空号与已审核凭证编号，若编号不连续，则用逗号分割，若显示宽度不够，可用鼠标拖动表头调整列宽查看。
选择记账范围，可输入连续编号范围，例如1-4表示1号至4号凭证；也可输入不连续编号，例如"5，6，9"，表示第5号、6号、9号凭
证为此次要记账的凭证。记账向导二：显示记账报告，是经过合法性检验后的提示信息，例如您此次要记账的凭证中有些凭证没有审核或未经出
纳签字，属于不能记账的凭证，您可根据提示修改后，再记账。记账向导三：当以上工作都确认无误后，单击〖记账〗按钮，系统开始登录有
关的总账和明细账，包括正式总账、明细账；数量总账与明细账；外币总账与明细账；项目总账与明细账，部门总账与明细账；个人往来总账与明细
账，银行往来账等有关账簿。恢复记账前状态在实际记账过程中出现以下情况的，需要"恢复记账前状态"：记账过程一旦断电或其它原因造
成中断后，系统将自动调用"恢复记账前状态"恢复数据，然后您再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。在第一次记账时，若期初余额试
算不平衡，系统将不允许记账。所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。在期末对账界面，按下l+H>键，将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能。帐薄查询现金和银行存款日记帐查询：该功能用于查询现金日记
账，现金科目、银行存款科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。自定义转帐凭证自定义转账功能可以完成的转账业务主
要有：1)"费用分配"的结转。????如：工资分配等2)"费用分摊"的结转。????如：制造费用等。3)"税金计算"的结
转。????如：增值税等。4)"提取各项费用"的结转。如：提取福利费等。5)"部门核算"的结转。6)"项目核算"的结转。
7)"个人核算"的结转8)"客户核算"的结转9)"供应商核算"的结转操作步骤取数函数基本格式取数函数格式：函数名(科目
编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2)函数中的各项可根据情况决定是否输入，如科目是部门核算的科目，则应输入部门信息，如某科目
无辅助核算，则不能输入辅助项。科目编码可以为非末级科目。各辅助项必须为末级。由于科目最多只能有两个辅助核算账类，因此，辅助项
最多可定义两个。期间、方向由函数确定，若按年取数，则期间为"年"，若按月取数，则期间为"月"；若取借方发生或累计发生，则方向为"
借"，若取贷方发生或累计发生，则方向为"贷"。例如：QM(100201，月)的执行结果为取100201科目结转月份的期末余额，Q
M(500101，月，销售部)的执行结果为取500101科目销售部的期末余额，结转月份可在生成转账凭证时选择。公式组合举例1)
QM(1001，月)+QM(1002，月)???????含义：将101科目和102科目当月的期末余额相加。2)QM(4
01201，月，，836工程)－QM(4012，月)??????含义：将41201项目核算科目的836工程项目的余额与41
2科目当月的期末余额相减。3)JE(3001，月)0.14.??????含义:将3001科目当月的净发生额乘以比率（
分配率或税率）。4)FS(4005，月，J)+JE(401201，月，836工程)?????含义:4005科目当月的借方发
生额加上41201项目核算科目的836工程项目的当月净发生额。5)企业计算个人所得税?????通用公式:TY(C:\Ufsof
t\zwwin\ufdata.mdb，WA_sds，sum(yTax)，isd_month=3)?????含义:利用工资系统数
据，使用通用函数计算3月份个人所得税合计。6)批发企业计算营业税??????净发生额公式:(JE(501，月)－JE(5
02，月))0.3。??????含义:(当月收入-当月成本)乘以税率函数内容说明方向发生额函数或累
计发生额函数的方向用"J"或"j"''或"借"或"Dr"(英文借方缩写)表示借方；用"D"或"d"''或"贷"或"Cr"(英文贷方缩写
)表示贷方，其意义为取该科目所选方向的发生额或累计发生额。余额函数的方向表示方式同上，但允许为空，其意义为取该科目所选方向上的余额
，即：若余额在相同方向，则返回余额；若余额在相反方向，则返回0；若方向为空，则根据科目性质返回余额，如101现金科目为借方科目，若
余额在借方，则正常返回其余额，若余额在贷方，则返回负数。[例如]FS(40101，月，J)?表示取40101科目的结转月份借
方发生额。FS(40101，月，D)表示取40101科目的结转月份贷方发生额。SFS(13501，月，Dr)表示取1350
1科目的结转月份借方发生数量。LFS(50101，7，贷)表示取50101科目的截止到7月的贷方累计发生数。QM(203，月
，贷)表示取203科目的结转月份的贷方余额。辅助项当科目为辅助核算科目（即科目账类设为辅助核算）时，可以指定辅助项取数。如果
科目有两种辅助核算，则可输入两个末级辅助项。辅助项可输入编码也可输入名称，或者输入""，也可以不输入。如果输入辅助项，则按
所输入的辅助项取数，如果输入""，则取科目总数，如果不输入，则按当前分录左边各辅助项栏中定义的辅助项取数。[例如]以期末
余额函数为例:①40201为部门核算科目，一车间为某明细级部门。则QM(40201，月，，一车间)表示取一车间40201科
目的期末余额。QM(40201，月，，)表示取40201科目的各部门期末余额的总余额。QM(40201，月)表示取当前
分录所定义的转账发生部门的期末余额。UFO函数UFO(c:\MyDocument\损益表.rep,,4,3)表示取报表名
为损益表中第一页、第4行、第3列单的数据，公式中表页号可缺省。如果您的科目有两种辅助核算，则这两个辅助项在公式中的排列位置必须正
确，否则系统将无法正确结转。五种辅助项在公式中先后顺序为：客户，供应商，部门，个人，项目。例如：52101为某部门项目科目，则您
可以输入QM(52101，月，，部门一，项目一)，而不可以输入QM(52101，月，项目一，部门一)。如果公式中最后一个辅助项不
输入，则可以不输入逗号，否则仍须保留相应的逗号。如您可以输入QM(20101)或QM(，月)，但不能输入QM(月)。一张凭证
中最多定义一个差额函数一张凭证可以定义多个结果函数，但必须在同一方向。一张凭证可同时定义结果函数与差额函数，但必须在同一方向。
如果一张凭证有差额函数，则在转账生成时总是最后执行差额函数。结果函数：如果输入JG(科目)则表示取转账中对方该科目发生数合计
，如果输入JG(zzz)或JG(ZZZ)或JG()则表示取对方所有发生数合计。例如：某转账凭证分录定义如下：科目编码：用
于确定取哪个科目的数据，科目编码必须是总账系统中已定义的会计科目编码。如果转账凭证明细科目栏的科目与公式中的科目编码相同，则公式中
的科目编码可省去不写。[例如]QM()表示取当前分录左边科目栏定义的科目的月末余额；WQM()表示取当前分录左边科目栏定义
的科目的外币月末余额；SQM()表示取当前分录左边科目栏定义的科目的数量月末余额。会计期间：可输为"年"或"月"或输入1、2
...12。如果输入"年"则按当前会计年度取数，如果输入"月"则按结转月份取数，如果输入"1"、"2"等数字时，表示取此会计月的数
据。提示会计期可以为空，为空时默认为"月"。当输入1~12的数字时，代表从1~12的会计期，而不是自然月。[例如]：QM
(50201，月)表示取50201科目结转月份的月末本币余额。FS(50201，年，借)表示取50201科目的借方当前年度全年本
币发生额合计。QM(50201，3)表示取50201科目的第3个会计月的月末本币余额。QM(50201，)表示取50201科
目结转月份的月末本币余额。结转月份可在转账凭证生成时选择。转帐生成在用户定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成
转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。注意：由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工
作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。如果您使用了应收、应付系统，那么总账系统中不能按客户、供应商
进行结转。单击六种转账功能选项右侧的[参照]按钮，可调出相应的转账定义功能，对转账定义进行修改。月末结帐银行对帐安装总
帐系统建立新帐套进入总帐系统建立会计科目使用辅助核算建立部门、职员、客户、供应商、项目目录定义外币及汇率设置凭证类别
录入期初余额NY初始建帐新用户的使用流程制单、审核、记帐帐薄管理查询各种辅助帐出纳管理自动转帐试算平
衡并对帐本月记帐凭证都已记帐若帐薄有错误则进行调整月末结帐会计档案备份打印各种帐薄开始下月工作日常使用完
成上年度各项工作建立新的年度帐进入总帐系统调整会计科目完成部门、职员、客户、供应商和项目目录调整结转上年度数据期初余额
调整建帐老用户的使用流程双击！！该功能已被激活！！单击在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一
过程，以符合会计制度的要求，结账只能每月进行一次。注意上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。如本月还有未记账凭证
时，则本月不能结账。已结账月份不能再填制凭证。结账只能由有结账权的人进行。若总账与明细账对账不符，则不能结账。反结账操作只
能由账套主管执行。操作：单击[结帐]按住[CTRL][SHIFT]+[F6]右单击命令ID：用以区别新增功能菜单的唯一标识
的ID号，第一个字符不能是数字。命令名：新增菜单的名称，可以输入数字、字母或汉字。程序路径：选择可执行文件的路径和文件名。图
像：选择该程序的表示图标，在系统提供的图标中选择。制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。制单序时控制：此项
和"系统编号"选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，10月25日编至25号凭证，则10月26日只能开始编制26号凭证，即制单
序时，如果有特殊需要可以将其改为不序时制单。支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行
登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。赤字控制：若选择了此项，
在制单时，当"资金及往来科目"或"全部科目"的最新余额出现负数时，系统将予以提示。制单权限控制到科目：要在系统管理的"功能权限"
中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。允许修改、作废他人填制
的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。制单权限控制到凭证类别：要在系统管理的"功能权限"中设置
凭证类别权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤
出有权限的凭证类别。操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经
济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。如为外部凭证或常用凭证调用
生成，则处理与预算处理相同，不做金额控制。超出预算允许保存：选择"预算控制"选项后此项才起作用，从财务分析系统取预算数，如果制单
输入分录时超过预算也可以保存超预算分录，否则不予保存。可以使用应收受控科目：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允
许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。
可以使用应付受控科目：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目
制单的。所以如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。可以使用存货受控科目：若科目为存货核算系统的受控科目
，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果用户希望在总账系统中也能使用这些
科目填制凭证，则应选择此项。?外币核算如果用户的企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。"固定汇率"即
在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。"浮动汇率"即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。凭证控制打印凭证页脚姓名：
在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择"
凭证审核控制到操作员"；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择"出纳凭证必须经由出纳签字"；如要求所有凭
证必须由主管签字后才能记账，则选择"凭证必须经主管签字"；如允许操作员查询他人凭证，则选择"可查询他人凭证"。自动填补凭证断号：
如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号
，与原编号规则一致。现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。批
量审核凭证进行合法性校验：批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，提高凭证输入的正确率，合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。凭证
编号方式：系统在"填制凭证"功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即"系统编号"；但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证
编号，即"手工编号"。预算控制：该选项从财务分析系统取数，选择该项，则制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生
数及余额总数超过预算数与报警数的差额，则报警。注意报警只针对总账的凭证。单击"会计日历"页签，可查看各会计期间的起始日期与结束日
期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。应注意：总账系统的启用日期不能在系统的启
用日期之前。已录入汇率后不能修改总账启用日期。总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。总账中已制单的月份
不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在使用"结转上年余额"后，上年各账户余额将自动结转到本年。如果是年中建账，比如是9月开始使用账务系统，建账月份为9月，可以录入9月初的期初余额以及1-9月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；若是年初建账，可以直接录入年初余额。具体方法如下：将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。录完所有余额后，用鼠标单击〖试算〗按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击〖对账〗按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。单击[增加]〖余额〗：可查询当前科目的最新余额一览表。〖插分〗：插入一条分录。快捷键CTRL+I。〖删分〗：删除光标当前行分录。快捷键CTRL+D。〖流量〗：查询当前科目的现金流量明细。〖备查〗：查询当前科目的备查资料。摘要可直接录入，也可参照录入用于更正已记帐的凭证注：作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示"作废"字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。科目代码与名称转换 |
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