有效能的時間管理

有效能的時間管理自我介紹姓名:羅雅君(MariaLo)公司:飛利浦電子工業股份有限公司部門:HRM-任用經理服務項目:招募/專案服務/內部講師/員工關係授課項目:有效簡報技巧/時間管理/有效會議管理/人力資源相關課程etc.曾授課單位:救國團/飛利浦/中新興村/新竹國際商銀…etc.有效能的時間管理教室規範:準時上下課將手機關機或關振動全心投入實際參與有效能的時間管理課程目的： 完成本課程所有單元及實際演練之後您應該可以：1時間管理的機本要件2優先順序的管理模式3第四代時間管理及討論請閉目一分鐘思考這個問題如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?什麼是你生活中最重要的事？你的人生意義何在？你希望成為何種人物或完成什麼目標？想想看你有什麼長期目標想想看人生中最重要的人際關係是什麼想想看你最希望有什麼貢獻重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和,信心,快樂,或是．．．列出你認為最重要的三,四件事假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？假設你有至少三,四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？在辦公室內時間損耗的主要 原因為何?時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間情境測驗題(限時三分鐘)1.請先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫下你的名字3.將第二句中的大名兩個字圈起來4.在這張指的左上角畫五個正方形5.在剛才畫的正方形中個畫一個十字6.在正方形的四周畫一個圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫三個好字9.在右上角的簽名下畫一道線10.在這張紙的左下角畫一個十字11.把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形12.在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案13.在第八句的好字畫一個圓圈14.當你做到這裡,請大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規定,請大聲說“我最好”!16.在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數“題的題號上畫圈19.假如你做到這裡,請拍一下桌子,並大聲說“遵從指示,我第一!”20.現在你已全部讀完,請只做第一及第二題及可三代時間管理法第一代:備忘錄型第二代:規劃與準備第三代:規劃,訂定優先順序,操之在我傳統時間管理V.S.第四代時間管理陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應vsProaction積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理不合理的時間配置明智的時間配置陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情克服1.成本/效益分析法成本..................好處..................克服2.思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般陷阱三:事必親躬韓非子.八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標準過高陷阱四:有求必應會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.Conclusions:時間管理架構迫切性指數檢核清單0~25 :一切在掌握中26~35 :漸受迫切性限制36~45 :已經開始上癮>=46 :上癮如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好1.工作時段分配法則2.每週工作性質分配法則先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?如何提高Email的處理效率一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作養成習慣,一天只有三個時段看Email除了急件以外,集中時段回信看Email的時段分配Email資料夾的分類Reply:Private,公務FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject進度有空再看良好的時間管理來自於計劃花時間在計劃上才是最節省時間的作法8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果無關的80/20原理意示圖GroupDiscussion--進行很差的會議TimeManagementIhearandIforgetIseeandIrememberIdoandIunderstandImakemistakesandIlearn!! ----UnknownSource----有效率的會議1.會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動2.有效率的會議需要小心的準備與紀律3.每一個會議都意味著高成本3-1參與人員薪資3-2準備所花的成本（人力,時間）3-3心理成本3-4機會成本 1.考慮是否非要會議才能解決問題2.決定會議目的3.決定參加人4.準備議程5.決定合宜的設備,場地與時間6.跟催動作1.考慮是否非要會議才能解決問題有以下狀況時,你不應該召開會議：?電話或是書面通知即可解決問題?關鍵人物不能參加?準備時間不夠?外界因素可能會浪費會議時間?成本太高2.決定會議目的??通知或解釋（最好準備書面資料）??訓練或指示（需要練習）??收集資訊（怎麼做？）??說服式無論哪一種目的,你必須清楚的知道你想從會議所達到的目標如何計劃一個有效率的會議3.決定參加人??人越多,效率越差??不一定所有人要全程參加,安排每一階段所需的參加人??考慮參加人所需的背景資料如何計劃一個有效率的會議4.準備議程??會議前議程立即發出讓參加人有時間思考5.跟催??指定專人做會議記錄??只記錄行動事項??會後公佈成功會議的為與不為為:不為:?準備好會議室?主宰討論?讓參與人一開始?扭曲參加者陳述之意見就感興趣?急著進行每一個主題?鼓勵參與?爭辯?使用不同的方式?嘲笑?讓會議保持進行?Takesides?不離題?Moralize?保持控制,但?Domineer不要成為個人秀?浪費時間在猜忌,?保持幽默顏面問題?逾時目標金字塔如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益.(如下一頁所示)在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊)有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補每個計劃如何給予評分先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)分成三個項目(也可依自己的價值觀調整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分數.最好給5分,最不好給1分將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃範例:專案評分的範例以Notes信箱管理計劃的分類執行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份,下一章節再講)自我成長:Pareto,前3個計劃生活:Pareto,前3個計劃工作:Pareto,前3個計劃時間管理的利器:to-doList善用NotesBookMark的功能連結書籤(BookMark)的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結在Notes裡頭,點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開,並Update善用Notes顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應執行事項綠色字體為RoutineSchedule良好工作習慣的養成兵貴速戰速決養成做備忘錄的習慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時“執行”的寫照JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷執行不是一成不變的執行的速度:兵貴速戰速決養兵千日,用在一時(資源珍貴)時機稍縱即逝將變數降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經貼出去了)客戶的感受加速度,勢如破竹.兵貴速戰速決的時機並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決#1是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作(丟球)#2重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%.#3時機稍縱即逝的機會.有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已.HandCarry!讓程序進行最迅速的方法當然需要先了解程序及關鍵點見面三分情親自與關鍵人物(經理)面對面溝通執行的技巧:KeySuccessFactor靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經被解體由計劃階段時即被簡單勾勒出來做對的事情,並不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.Buffer緩衝區並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關的善後的記錄的文件通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情時間管理結語備忘錄備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會範例:備忘錄的範例範例:週計劃的範例按Ctrl+V之後就會出現黃色書籤合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應用時最能顯現效果回顧時間迫切性指數測驗選出你最可能反應的行為或態度(0＝從不，2＝有時候，4=常常）1.我在壓力之下表現最好。2.我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深入的自我反省。3.我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。4.我休息不工作時會覺得不安。5.我似乎永遠在趕時間。6.我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。7.我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。8.我在做一件事時常會想到另一件事。9.我處理危機時表現最好。10.處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有就感。11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。12.當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。14.我常邊工作邊吃飯。15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。16.一天下來辦公桌上「已辦」文件如果推得高高的，我會很有成就感。01234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234我現在的年齡是歲月80x365＝29,200yyx365＝(A)MMx30＝(B)29,200-{(A)+(B)}＝從現在起我尚有天的時間(24x＝小時)光陰似箭,歲月如梭??加油!!!1.花1小時寫作1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案Relax,人文,Thinking冷靜,溝通(Action,Plan)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)晚上下午中午13:00~15:00早上1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題冷靜,思考(Action,Plan)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)備註禮拜六日禮拜三四五禮拜一二VVXV回信私人22:00公司16:30公司13:00公司09:10備註信箱時段1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間耗用時間80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物事倍功半事半功倍AreYouLonely???ThencallaMEETING!!!進行很好的會議會議不夠有效率的原因：開會時討論沒有焦點會議資料未事先備妥開會時沒有擬妥會議流程關鍵人物沒有出席延遲開始，一路延誤正確的開會原因：溝通向員工或團隊蒐集資料推銷概念、產品或一項服務解決問題作重要的決策危機的處理工作狂小測驗1.你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？2.如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？3.你是否覺得無所事事很難過？4.你精力充沛又喜歡競爭嗎？5.你在週末和假日工作嗎？6.你何時何地都可以工作嗎？7.你是否覺得很難抽空度個假？8.你害怕退休嗎？如何計劃一個有效率的會議如何計劃一個有效率的會議如何計劃一個有效率的會議你覺得會議主持人應該如何改進主持形式？會議討論的內容你認為何者最重要？會議主題你認為何者最無關痛癢？你覺得這樣的會議有無必要性？如果由你來主持會議，你將如何主持？一場有效率的會議，應包括下列條件：議程必須先行分送與會者以進行充份準備與研究事項完成後，必須訂定完成時效會議中必須針對未來三個月公司預定達成的目標，任務與優先順序作檢討.會議應排定時程開始，準時結束.除非有重大事件有待處理.會議主持人應讓正，反面意見充份表達.長程目標年目標季目標月目標週目標日目標1998200420042004Presentby羅雅君干擾INTERRUPT行政工作PAPERWORK電話TELEPHONE會議MEETINGSWhat’sYourTarget??有效能的時間管理GroupDiscussion時間損耗原因干擾等待同事間的需求與輔助需求溝通不良授權不足組織／制度的障礙他人的錯誤優先順序的衝突工作情緒與情境完美主義會議78910111213141516171819時間〔時〕干擾頻率時間〔時〕〔次〕日干擾圖一開始就做最重要的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準生產力高的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間生產力高的時間被拖延的工作三代時間管理法優缺點一覽表傳統時間管理第四代時間管理NESW事(日程表)控制,管理效率實用人(關係)領導效能(Effectiveness)原則艾森豪規則緊急不緊急20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%Lessthan1%2%~3%重要不重要:戴明博士期望的指數::現有社會的指數Remark:戴明博士在推TQM時,對一些TQM的公司 Benchmark出來的資料.IIIIIIIV有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約不重要的事計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電重要的事不緊迫的事緊迫的事II.35%IV15%II5%I.45%處理危機III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”4th3rd不重要的事2nd1st重要的事不緊迫的事緊迫的事1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事優點 缺點

第一代

-重要事情發生時應變能力強，有順應時勢的變通能力

-人際反應較好

-應力較小

會追蹤待辦事情

-沒有嚴整的組織架構，會遺漏事情

-可能忘記與別人的約會

-人際關係可能較差

-成就較小

-因忽略組織規劃而頻出狀況，疲於應付

-最重要的事就是眼前的事



第二代

-會追蹤約會與答應的事

-透過訂定目標與規劃，能完成較多的事

-因事先準備充分，會議或行事較能發揮實效





-會產生安排人的習慣

-達到更多目標，卻不見得滿足真正的需求

-利己式的思考或行為，將他人視為達成目標的工具或障礙

-最重要的事乃是時間表上的事



第三代

-對事情有責任感，能以價值觀為根據

-能發揮長,中,短期目標的效果

-能將價值觀化為目標與行動

-透過每天的規劃與安排優先順序，個人生產力得以提高

-讓生命更井然有序

-對時間與自我更具管理技巧





-驕傲地以為一切操之在我，忽略了自然法則勝於一切

-價值觀未必符合自然法則

-缺乏遠見

-每天的規劃總不外乎找出最緊急的事情以及危機處理

-可能在不同的角色間造成規劃過度,失衡,愧疚感等情形

-可能有安排人的企圖,對人與事一視同仁

-較無應變能力或獨創性

-單是技巧無法發揮效用與領導力,更需要個性

-最重要的事因急迫性與價值觀而定





急迫 不急迫 重要 Ⅰ



任務A

立刻處理 Ⅱ



任務B

訂下期限或

授權 不重要 Ⅲ



任務C

授權 Ⅳ



???

（字紙簍）