目标分解与工作计划制定盛高咨询高级合伙人王毅2006年8月于保龄宝生物wangyi@singold.com需要重申的几个观点考核是考核者的责任，不能给下属明确工作目标和无法区分下属工作业绩好坏的管理者说明其管理能力存在问题-----不能发现问题就无法成长；没有考核就没有管理------但是有目标不等于有考核-----目标不等于计划，计划不等于过程，过程不等于结果；中国式的管理=过程控制+结果考核我们目前的现状：已经确立了部门的KPI指标体系，但是还没有具体的工作计划指导，或者说，缺乏过程控制的有效手段老祖宗给我们留下的宝贵箴言：孙子兵法：“上兵伐谋”论语：“凡事预则立，不预则废”-----谋和预都说明了先期计划的重要性。今天我们的困惑管理者和员工们每天都在忙，但“忙什么呢”、“忙的结果又是什么呢”，管理者都不清楚。最常听见的一句话就是“瞎忙”经常出现的情况是，上级交待了任务，管理者当了二传手，接着交代给下属----没有想一下:这项工作是谁的责任？我可以授权马？如果安排给下属，我交代明白了吗？当交待任务后，管理者问员工是否明白，员工说：“知道了”，但是向他追问一下，他就说不出来或说不清楚。所以，每件事必须做两次，第一必须用脑对事情做一次详细的打算，要说清楚、说明白，第二必须实践一次，无论是自己还是让别人，但要基于第一次的成果。计划对管理者的必要性计划迫使领导认真思考干什么和怎么干，搞清这两个问题本身就具有很重要的价值。认真进行计划的管理者将会有明确的方向和目的，将使偏离方向的损失减至最小，这就是计划过程本身的价值。计划的制定可以有效预测变化和制定应变措施。-----如果能够有效地控制问题，你就能够有效地控制整个局面；由于计划是被推敲过的和清楚地衔接在一起的，它比只存在于领导脑子里的模糊的方案、步骤更容易贯彻实施，也更容易修改。H减少成本制定计划的好处什么是计划计划是为了完成某项使命，而调动所有力量达到预期结果的正确行动指南。计划指明了我们工作的方向，并界定了谁去完成、历时多少、要耗费多少成本、以及最后的成果是什么，也即我们的意图具体化。计划是在我们现在所处的地方和我们想要去的地方之间铺路搭桥。计划使那些应该发生的事得以实现，也使那些本来不会发生的事的发生成为可能。什么时候需要计划对组织目标进行规划时需要计划，以保证自己按照预定的步骤和方法有条不紊地去实现。碰到问题，为找到切合实际的解决方法，就需要计划帮忙，以便能够及早寻到正确方向，结束煎熬。而想做得更好，就更需要计划，便于分析问题，比较方法，从而确定操作策略，达到事半功倍的效果。与别人沟通、谈判时，为让对方接受自己的观点，这时就需要对沟通的内容作一个计划。计划的“不”不准确的计划是在浪费时间人们已经形成一种看法：正是计划不准确，所以就没有必要浪费时间去做计划。计划可以消除变化我们总认为，由于变化存在，所以没必要制定计划。或认为只要计划做好了，所有变化都在我们掌握之中计划降低灵活性计划已经把我们匡住了，没有了自己的主见。制定计划是一个过程制定计划是一个非常重要的环节。计划制定的好坏对计划的执行会产生重大的影响。计划的制定也会有一个过程效应，即计划的制定过程也就是一个思考和发现问题的过程。计划的制定是一个由一系列步骤组成的逻辑过程。计划要素必须包括四个层次明确并界定计划要素的重要性制定计划者要对计划各层次要素作详细的研究和分析，以找出充足的证据和理由说服别人。对于各要素，必须设立要求和标准，已保证计划能够控制和评估。各项要素必须想清楚、说清楚、写清楚，只有做到这一点，执行者才能明确计划的用处和内容，给计划执行提供良好的开端。明确各层次要素，就是计划制定者将想法分解为可操作、可测量的关键内容，并落实具体的操作方法，也可以事先预测计划各个阶段出现的问题。第一步：陈述使命我们必须考虑为什么要做一项（或几项）工作或解决一个（或几个）问题？做了这些工作能够帮助组织解决哪些问题，或给组织带来哪些影响？这些工作是组织允许的吗？如果不是，我们应该做组织的整体规划，如果是，我们就要做计划。任何工作或问题的使命必须想、写、说清楚，这样才能为计划提供正确的方向，否则就没有做计划的必要性。第一步：陈述使命第一步：陈述使命第二步：明确成果和责任计划关注的不但是要做什么内容，更重要的是基于已确定的目标让执行计划的人明确他们工作应达到什么样的要求、要承担何种责任。没有要求或标准的工作，或没有承担责任的成果，管理者将面临“返工”的危险。将达成目标所需的工作结果逐一列出，直到能够有效掌握具体情况为止，并对每项结果规定相应的责任以及评价指标，可以使用目标树来进行。第二步：明确成果和责任第二步：明确成果和责任第二步：明确成果和责任结果、责任、指标图第三步：拟定工作策略为了完成计划的目标，我们必须寻找正确的工作策略以保证目标顺利实现。如果目标不明确，正确的策略也徒劳无获；如果目标明确，没有正确的策略也不能达到预期的结果。正确的策略必须紧紧围绕计划的使命和目标展开，否则会偏离做计划的初衷。正确的策略不仅包括实现计划的思路，还包括如何控制计划执行的方法、评估成果的方法、以及弥补差距的改进方法。第三步：拟定工作策略工作分解图第三步：拟定工作策略第三步：拟定工作策略第三步：拟定工作策略第四步：寻找必要资源为了完成计划所要达到的目标及成果，我们必须配备相关资源或支持，并调动组织内相关的力量共同完成任务。所以，我们要界定需要什么样的工具、要多少时间、这些时间如何分配、需要何种类型的执行者、要花多少费用等内容，将这些理想的标准要求说清楚，才可以找到实现计划的差距。第四步：寻找必要资源第四步：寻找必要资源第四步：寻找必要资源时间表（甘特图）第四步：寻找必要资源第四步：寻找必要资源第五步：沟通并颁布计划沟通的目的计划的客户是执行者，所以在计划颁布前应该取得他们对计划事项的认同和支持。对计划事项提前与相关方达成一致意见，统一思想，并对有关事项作出修改和调整。只有消除执行者对计划所持的极端观点，才有助于让计划立于不败之地，也因此应使执行者参与该计划的所有层面，以建立有效的双向沟通关系。第五步：沟通并颁布计划计划制定者在沟通中的责任寻求并获得高层主管的支持与赞助，为计划执行提供政策支持。提升计划在组织中的形象，保证计划的出发点和计划事项对组织发展起到促进作用。符合执行者的期望，以获得执行者对计划的认同，并可以调动执行者参与计划的制定。取得其他部门的配合。第五步：沟通并颁布计划计划制定者与高层主管的沟通就计划的使命进行交流，并讨论计划的风险及控制措施。明确指出在什么时候需要高层主管何种帮助，以及如何得到帮助。针对高层主管提出的意见进行讨论与分析，并对计划作出修改措施，以使计划事项能符合组织的发展方向。第五步：沟通并颁布计划计划制定者与执行者的沟通就计划要求的执行者标准和要求、以及承担的责任进行交流，以便执行者对自己作出评估。针对标准和要求，与执行者一起讨论如何弥补自身差距，以使执行者能在一定时间内提升自己的技能。告诉执行者参与计划执行的好处，达成一致看法，提高他们对工作的积极性，使他们能主动参与计划的实施。向执行者提前落实计划的具体工作，让执行者提前做好工作调配等准备事项。第五步：沟通并颁布计划计划制定者与其他部门的沟通计划执行将需要调动组织内相关资源和支持，所以要让其他部门对计划事项有所了解，并提前取得他们的支持与理解，特别是人力资源、财务、市场等部门。计划执行也影响到组织所有部门，所以要理解其他部门各阶段的目标及主要工作，以减少计划与其他部门间的责任冲突。第五步：沟通并颁布计划综合平衡与三方沟通后，必须平衡各自的意见，包括目标平衡、部门平衡、能力平衡。目标平衡指组织在各时期的任务是否相互衔接和协调，可以时间和组织空间两个方面去考虑。部门平衡是分析组织能否在适当的时间筹集到适当品种和数量的资源，从而能否保证计划事项的连续性。能力平衡是研究组织的各个部分是否能够保证在任何时间都有足够的能力去完成规定的任务。所以，在任务和能力平衡的同时，还须留有一定的余地，以保证这种将会产生的调整在必要时可能进行。第五步：沟通并颁布计划颁布计划在颁布前，必须确定是否与计划事项相关人都沟通过，他们对成果和责任是否都很清楚。所有事项都确定完毕后，计划制定者还要制定责任书，要求所有相关方签字确认，以保证计划的资源充足、责任明确。将相关的责任书和完整的计划交由上级主管签字批准和确认。最后，以通过计划会议等形式，颁布计划，并按照时间要求做实施计划的准备。关键注意事项计划要素一定要想清楚、写清楚、说清楚，特别是目标、成果、责任、指标等。调动所有相关者参与制定计划。确定计划前要充分沟通。每个计划事项必须确定要求和标准，特别是对成本的考虑。工作计划表的样式目标分解与工作计划制定的具体案例现场分析：目标管理卡（模版）工作任务通知单思路控制评估改进改进是针对评估得出的风险或预计出现的问题与预期结果的差距而制定弥补的方法和措施。也即提前做好“出现问题时的应对措施”。可以对结果、方法做进一步解释，或对某些方法制定几种行动方案。工具谁时间费用过程成果工具是帮助完成计划的方法和指南，能为达成目标提供支持。找到正确的工具，能为计划实施及统一思想创造良好的条件，但也不能完全依赖于这些现成的工具，而必须找到或开发与目标及成果一致的工具。工具可以包括历史经验、外部咨询机构、内部专家、参考文献等。工具谁时间费用过程成果谁并不是指定某个人去完成指定的任务，而是制定完成任务的执行者标准和要求，包括人的技能要求、执行者的阅历等，即需要什么样的人来完成任务。管理者必须严格按照制定的标准在组织内外选人、用人、管人，并根据责任与成果的对应关系确定合适的执行者。工具谁时间费用过程成果必须对计划指定的所有工作的时间做一张日程表，如果你没有制定一份日程表来指导你的行动，那么你的计划将会是无谓的徒劳。落实指定的任务得以完成的确切日期(日、周、月或年)，使或大或小的成绩都建立在一个有序的基础之上。最后期限应该是具体确切的。时间责任人内容工具谁时间费用过程成果您对该计划所应花费的成本虽然还没有清晰的概念，但仍应针对计划做出预算。估计出每项任务及完成时间，您就可计算出各种成本和相关费用，并制订详细预算。制订预算是一项琐碎而细致的工作，也是一件非常重要的工作。它既是保证计划顺利实现的关键，因为资源的分配是根据预算来进行的，同时也是管理者控制计划的主要方式。工具谁时间费用阶段成果阶段成果是指在计划进行中各阶段所达到的成果，如相关资料／研究结果／原型／设计成果及模型/客户反馈等。阶段成果是计划有所进展的最有力证据。提出阶段成果的要求也能有效控制计划、监督计划的执行。阶段成果有助于减轻高层主管、执行者、或制定计划者对该计划所持的疑虑。计划的作用计划是什么计划制定五步法?计划需关注的关键内容如何制定有效的计划备注费用预算/控制资源支持完成时限责任人策略/行动措施目标主要工作内容?Copyright2006page-?计划的作用计划是什么计划制定五步法计划需关注的关键内容主要内容正式行动前，如果我们做好充分的准备，我们就可以降低整个计划的失败可能性，并减少对工作或任务的鉴定措施，从而提高工作的效率，减少工作的管理成本。兵来将挡，水来土屯----不打无把握之仗指明方向进行协调提供标准明确思路做好准备给予启示激励作用总之，制定计划能鼓舞您和团队的士气，端正您和员工的态度，协调您与他人的关系，并且让您对组织和未来充满安全感。案例：定额成本降低—责任部门：生产部门、技术部门手段：生产部门－－原辅料消耗、动力和能源、技术部门－－工艺改进、技术创新——如果有计划，两者建立了密切的合作关系，如果没计划，个人干个人的计划的作用?计划是什么计划制定五步法计划需关注的关键内容如何制定工作计划计划的作用计划是什么?计划制定五步法计划需关注的关键内容如何制定有效的计划必要资源工作策略结果和责任使命必须对每一件工作或任务说清楚、说明白，否则无法获得预期的结果。只要缺少一个，整个计划就无法控制。我们也可以称之为最终的目的。5步法制定成功计划陈述使命明确成果和责任拟定工作策略寻找必要资源沟通并颁布计划目的目标主要阐述为什么要做这件事？目的可以帮助我们判断工作或问题的性质，以使我们有针对性地考虑后面的解决方法。目的更能够表明我们做事或解决问题的决心。目的目标目标就是在一个特定的时间和特定成本约束下所要实现的特定的、可衡量的成果。目标指明了我们付出努力的终点，且终点是可以觉察到的，清晰的。因此，目标要关注四个方面的内容：一种被实现的成果成果是可衡量的时间成本结果责任指标结果是完成计划所要达到的具体成果，它是用来衡量目标和计划的重要因素。结果是目标具体化的内容，使执行者能够清晰工作要求，或执行者向管理者汇报工作时必须达到的规定要求。所以，计划的结果必须是明确的，也是可以看到的，能为执行提供指导或依据。结果可用数字、图形、表格、模型、报告、产品来呈现。结果责任指标责任是管理者明确各项成果的具体内容和要求，并划定具体执行者的范围，也即考虑“如果达不到预期的结果，相应责任人应如何负责哪些关键内容？”结果必须与责任相对应，否则计划的结果就难以控制或落实到人。一要确定制定计划的责任；二要划定执行者的责任；三要确定结果的责任，也即能为组织解决哪些问题。结果责任指标指标是衡量结果是否达到预期目标的关键因素，以及判断结果或过程是否在划定的责任范围内。所以，指标必须得到执行者与计划者的双方认可。如果没有指标来衡量结果或目标，那工作只能是盲目的。如果指标制定合理，也就给执行者提供了标准。指标必须量化，且必须符合目标的要求，否则将歪曲事实，影响结果。责任b责任n1、2、3、责任a结果M责任n责任b1、2、3、责任a结果B责任n责任b1、2、3、责任a结果A指标责任结果思路控制评估改进思路是为了完成目标及指定成果的整体解决方法，它是计划实现的整体规划。思路将我们脑中的想法以目标为线索串在一起，逐步分解，并将各项工作细化至可操作的各项步骤。而且，我们还必须清晰哪几个过程对目标的实现起着举足轻重的作用。思路必须明确各项操作的成果，更要制定判断这些成果的依据。思路可以通过“工作分解图”或“树状图”呈现。目标思路控制评估改进控制是为了保证和监督计划实施过程按照预先确定的思路进行的各项有效措施。计划实施的过程就是按照计划进行控制和监督的过程。我们要清楚“控制哪些内容”、“谁去控制”、“什么时候控制”等。所以，控制必须具备两个条件：一是确定判断或监督的标准，二是界定明确的责任。思路控制评估改进评估是预先估计计划实施过程中和结束后的各项风险，并将由这些风险导致的结果与预期的成果相比较，找出差距，并适时、适地调整操作思路的方法。首先，要预测关键过程产生的风险或问题，并将其进行排序；然后再确定相应的评价指标和内容。评估在制定计划中很重要，必须提前做好评估的准备工作。Sheet3
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增加预防措施会减少总的质量成本
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