管理体系文件控制程序
1目的
确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围
适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责
3.1管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的
评审、管理工作。
3.4外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序
4.1工作流程图
4.2文件编制的申请与决定管理部/规划，以确保文件的唯一性；
4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：
1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；
2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
4.3文件分类及编制、审核与批准（见表1）
序号 文件类别/名称 编制部门 审核部门或人员 批准人 备注 1 管理方针、目标 管理者代表组织 管理者代表 总经理 包括各部门目标 2 管理手册 管理者代表组织 管理者代表 总经理 3 程序文件 管理者代表组织 质量部组织 管理者代表 4 技术文件 生产部
质量部 生产部
质量部 总工程师 5 作业管理文件 归口部门 归口部门组织 分管领导 6 各类表格 归口部门 部门领导组织 分管领导 7 各类计划 归口部门 部门领导 分管领导 按具体文件执行 8 外来文件 —— 归口部门审查适用性 —— 含法规、标准等。 A各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4文件编号
4.4.1管理文件编号方法
A管理手册编号：例：DC1-A/0编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。0为版序号。为修订序号。
B程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”
为文件类别号与文件三位数序号。
C作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。三级文件是原化工文件系统的，编号以原来的编号表示。
D表单—文件号后缀两位数，01，02……依次表示。
4.4.2技术文件编号方法按《技术文件管理规定》执行。
4.5文件的受控及其标识
.1在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。
.2文件的受控与非受控
A受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件复印的多本管理手册，是手册的文本；
B文件文本，按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”，即：
1）“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等；
2）为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本，如提供给顾客的管理手册。
C需受控的文件文本，一般简称为受控文件。
.3一般情况下，在受控文件加盖“受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。
.4文件发放前，发放责任部门盖受控章。
.5对有时效限制的临时性文件、一次性文件(如内审计划等)，不盖受控文件印章，需要时，可以其它方式(如公司行政公章)明确其效力。
用以记录的表格均不盖章。
文件发放
.1发放范围的确定文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。
.2文件分发号：各部门以下表固定代号加分发序号为分发号。例：10-01
部门 总经理室 管理部 生产部 质量部 工程设备部 财务部 固定分发号 00 10 20 30 40 50 4.6.3发放部门由管理部
4.6.4发放要求
A收、发双方应在《文件/回收表》中做好记录。
B《文件/回收表》留存：部留存。
受控文件清单的控制
.1受控文件清单的适用对象
A适用对象：纳入体系管理的通用文件如程序文件、作业文件、法规、标准等；
B不适用对象
1）与体系无关的文件如行政文件：人事任免、会议通知、计划生育等；
2）有时效的文件如：生产计划、内审计划、销售通知、临时工艺变更单等；
3）所有的记录如管理评审报告，进货检验记录等。
.2受控文件清单主要用以明确公司文件的：
A
B最新、有效的版本及修订状态。
4.7.3本公司按下列要求建立《文件清单》：
A组织制订全公司管理性文件的受控清单，包括（但不限于）：
1）管理手册及程序文件；
2）各类作业管理文件；
3）各类表格；
4）适用的法规、管理标准等。
B部制订全公司技术性文件的《文件清单》，包括（但不限于）；
1）工艺文件；
2）检验作业文件；
3）标准（包括产品标准、试验方法标准等）。
C公司不要求建立部门受控文件清单。
.4受控文件清单的管理
A受控文件清单，应按受控文件进行管理，包括审批、标识、发放、修改等。
B每年12月，部必须对受控文件清单进行调整、重新发布。
文件的使用管理
.1文件文本的控制
为便于查对或复制，公司制订的每份文件均应保存一份母本（包括存档文本及其电子文档），保存部门：
A管理类法规、文件、标准——B技术类法规、文件、标准——。
.2文件的现场管理
A有关部门对接受的各类文件，一般应存放于工作现场（不宜贴在墙上），指定专人（如某一执行责任人）保管；
B文件持有部门/人员应保持文件清晰，以便于识读，应防止污损；
C除文件管理部门外，任何部门/人员不得复制受控文件，需要时，应报请增发；
D各部门文件领用人应保管好文件，且不得外借。
4.9外来文件的控制
4.9.1外来文件包括：国家、行业、地方发布的法规、标准等。
4.9.2对收到的外来文件，由归口管理部门评审其适用性、有效性后，报文件管理部门备案，评审适用性、有效性是指确定下列内容（但不限于）：
A文件要求是否为必须执行的；
B文件是否为有效的（最新的不一定就是有效的）；
如：合同中指定了产品验收抽样标准及其版本，即使有了新版本的标准，在供需双方未达成新的协议前，合同中规定的验收标准为有效版本，而不是新标准。
C文件是否为最新的；
D文件内容是否明确，与其他文件有无矛盾；
E文件内容的规定对本公司是否完全适用；
F文件是直接执行，还是有选择执行或转化后执行；
G与有关方面进一步沟通的必要性等。
4.9.3外来文件在发放管理上按本公司文件发放规定办理。
4.9.4对不适宜直接使用的外来文件，归口管理部门应根据其原则要求转化为本公司的内部文件，并按规定的程序审批。
4.9.5根据外来文件来，部应组织跟踪其最新版本（如组织对外部法规、标准查新），以便于及时更新，确保现行使用的文本均为有效版本。
4.10文件的定期评审
4.10.1应针对下列情况，对所发布文件进行评审、更新：
A管理体系的变更；
B管理体系的改进；
C市场及顾客要求的变化；
D法规、标准要求的变化等。
4.10.2文件评审的时机
公司各类文件自发布之日起部按下列时间要求评审、更新：
A年度审查：每12个月内至少评审一次，以确定有无更新的必要，审查认可或更新后的文件通过最新的《文件清单》公布；
B三年换版：未作任何更新的文件，每三年内必须至少强制换版一次。
4.11文件的更改
4.11.1更改权
A任何部门/人员均有权对文件提出更改申请或要求，但未经授权不得改文件；
B管理性文件，由受理/审查更改要求或申请后，作出更改决定；
C技术性文件，由部理/审核更改要求或申请后，作出更改决定。
4.11.2更改控制
A组织管理文件更改，指定的更改人拟定更改内容、填写《申请》；
B按《文件管理规定》，部组织技术文件的更改；
C更改后的文件应按规定审批，如提交原审批人审批；
D更改后的文件应按规定发放，一般应按原发放范围发放；
E发放更改后文件的同时，应收回原文件；
F在《文件清单》上注明文件的最新修订状态。
4.12文件收回
4.12.1出现下列情况之一，部应收回相关文件：
A文件被废止或替代；
B文件被更改；
C缩小文件的发放/使用范围；
D破损的文件（在换发新文件之后）等。
4.12.2收回文件的处理
A
1）可允许文件归口部门保存一份作资料留用，其余销毁；
2）留用的作废文件应由管理部档案室盖“作废”章；
3）归口部门应将作废文件放置在专门区域，确保防止误用。
B未破损的有效文件，一律由管理部档案室保管。
5支持性文件
6.1技术文件管理规定
文件清单
文件发放/收回记录表
文件申请单
日期 版本 版序 制/修订目的、内容 制/修
订人 审核 核准 2005-09-10 A 0 体系文件新建程序文件
文件分发
分发部门 份数 分发部门 份数 总经理室（含认证备份） 4 工程设备部 3 管理部 6 财务部 1 生产部（含车间主管） 6 质量部 1
DC2-0100101文件分发/回收表
标题：
编号：
生效日：
序号 部门 分发份数 收件人 收件日期 废止文件
收回份数 接收人 接收日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 合计分发/回收件数 备注
DC2-0100102文件制、修订申请表
文件标题 编号 申请部门 申请日期 修订理由（或项目）：
经办人 部门经理 批准人 备注：
DC2-0100103文件会审单
文件标题 供应商定点管理制度 编号 ML01002-00 编订部门审核意见：
审核人：日期：2005.08.15 文件相关部门：管理部、质量部 会审意见与建议： 部门 意见与建议 审核人 日期
定稿意见：
定稿人：日期：2005.08.18 批准意见：
批准人：日期：2005.08.20
DC2-0100104文件复审记录
标题 编号 起草人员 生效日期 复审人员 复审日期 复审意见：
复审结论：
修订确认废止
复审人（签名）：日期：
批准人
序号 文件编码
文件名称
版本号 分发部门/份数 文件号 记录号 总经理室 管理部 生产部 质量部 工程部 财务部 1 A/0 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 DC2-0100105受控文件、记录清单
C2-0100106文件销毁记录
销毁日期： 销毁方式： 销毁地点： 序号 文件编号 文件名称 份数 批准人：
日期： 监销人：
日期： 销毁人：
日期：
文件编号：DC2-01001
质量、环境和职业健康安全程序文件 页码：1of13
版本/版序：A/0
起草人：
日期： 审核人：
日期： 批准人：
日期： 制订部门：
管理部
发行部门：
管理部 制订日期：2005.09.10 修订日期： 发行日期：2005.09.20
受控状态 分发号
管理体系文件控制程序 受控状态：
（受控文件未经批准不得复印）
文件的更改
文件的归档
文件的评审
文件的使用、保存
文件的发放/回收
文件的批准/外来文件的批示
文件的审核/外来文件的识别
文件的编制/外来文件的收集
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