Sheet3
Sheet2
Sheet1
文件名称
COP-4.2.4-01
质量记录控制程序
文件编号
页码
1．程序目的
01
质量记录控制程序
版次
文件编号
页码
第1页,共2页
1.1界定如何标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和废弃有关质量体系运作的记录。
1.2确保其完整、准确、清晰，以证明产品质量满足规定要求、质量管理体系有效运行。
1.3为实现可追溯性、证据性以及采取纠正和预防措施提供依据。
2．适用范围
质量管理体系范围内所有会影响产品质量及系统运作的记录。
3．引用文件
质量手册第4.2.4节记录控制
《文件控制程序》COP-4.2.3-01
4．主要职责与权限
4.1文控中心文件管理员负责公司所有质量记录空白表格的有效性管理和控制。
4.2各部门文件管理员负责与本部门相关之质量记录的收集、归档、贮存及保管。
5．程序内容
5.1.1质量记录的交接按照[COP-4.2.3-01文件控制程序],根据文控中心的要求,按规
定的时间内移交。
5.1.2质量记录表格编号(含版次)按[COP-4.2.3-01文件控制程序]规定执行。
5.1.3记录编号法按照十位：
二位该质量记录名称拼音缩写+四位年份+二位月份+流水编号(通常采用二位不足
可增加位数)
例：QR-4.2.3-01-07《文件更改处理登记表》2002年5月产生的第一张记录编号
为：GC20020501
固定格式作业指导书的记录编号参照质量记录的记录编号方法，记录编号的拼音缩
写由文控中心统一制定，各部门执行。
5.1.4公司所有质量记录空白表格由文控中心统一编号、发放、管理，编制《质量记录
一览表》统一归档保存。由文控中心按使用需要发放到各部门使用。其中质量记
录一览表应包括：
A.质量记录的名称;
B.质量记录编号/版次;
C.归档时限;
D.保存期限;
E.取阅权限;
5.2质量记录控制过程
填写是否齐全，确保质量记录有效和完整。并装订成册。
5.2.2文件管理员确保质量记录保存在适宜的地方，使其在保存期内不会丢失、损坏及
变质。
5.2.3当顾客和相关人员需要查阅时，根据文控中心制定的取阅权限界定,如无此取阅
权限，需经管理者代表、推进办或授权人同意登记后，由相关部门指定人员协助
查阅。
文件名称
版次
第2页,共2页
5.2.4质量记录表格格式由于实际工作的需要和变更,提出更改申请，填写《文件更改
5.2.6文控中心负责不定期抽查各部门对质量记录的管理和保存情况，查看是否符合规定
的要求，确保质量记录方便存取和检索。
5.3其他要求
5.3.1来自供应商的质量记录也应成为质量体系的一部分进行管理。
5.3.2使用质量记录空白表格的人员应清楚地填写质量记录的每项内容，需要签名的应
严格要求执行，确保质量记录完整、准确、清晰，反映实际情况。
6．支持文件:
6.1《质量记录一览表》
WI-4.2.3-01-03
7．质量记录
7.1《过期质量记录处理登记表》
QR-4.2.4-01-01
7.2《文件更改申请表》
QR-4.2.3-01-06
8.附件
COP-4.2.4-01质量记录控制程序流程图
5.1质量记录收集、编号
5.2.1质量记录由各部门文件管理员按规定的归档时限定期收集，应检查质量记录项目
申请表》,按照《文件控制程序》操作。通知相关人员更改相应的目录和检索,对于
更改前的过期质量记录，由各部门文件管理员填写《过期质量记录处理登记表》后
交文控中心，盖“作废”章当再生纸用。
5.2.5各部门按归档时限完成质量记录的定期归档，每年将上年度质量记录统一交档案室
保管。
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