浅淡如何提高办公室档案管理工作的效率
【摘要】办公司档案管理办公室工作紧密相连，因此高效率的档案管理可以在很大程度上促进单位或者企业各项工作的顺利进行，21世纪以来信息技术得到了飞速的发展，传统的办公室档案管理模式已经难以满足当前的社会要求，因此必须对办公室档案管理模式进行改革，文中对办公室档案管理工作中存在的问题作了简单的阐述，并深入探讨了提高办公室档案管理工作效率的措施。
【关键词】办公室；档案管理；工作效率
0.引言
传统的办公室档案管理模式在信息网络化的社会背景下面临着前所未有的压力与挑战，网络化的信息技术也为办公室档案管理工作提供了新的发展方向和发展领域，以往的办公室档案管理系统比较注重对档案的管理而轻视对档案的利用，查阅方式也是一种相对落后的被动式查阅方式，因此尽管办公室档案管理者做了很大的努力但是档案管理事业依然没有取得较好的发展，新时期下办公室档案需要保持完整性，便于使用者检索，进而实现办公室档案的高效利用和管理。
1.办公室档案管理中存在的问题
当前企业办公室档案管理工作中存在的突出问题主要体现在：①重视档案的前期收集和整理，轻视后期的管理和使用。②重视档案管理的形式，忽视其现实意义。③重视档案信息的数量而忽视档案信息管理的质量。④档案信息管理工作脱离实际，缺乏针对性和实用性。
2.提高办公室档案管理工作效率的措施
办公室档案作为企业一笔无形的财富潜藏着巨大的经济价值，如同企业的项目一样在没有完成之前永远是沉睡的隐性资产，一旦将其开发并将加以合理的利用，就会为社会的发展和进步贡献出巨大的力量。因此如何让企业的办公室档案信息为企业的发展提供优质的服务，为企业的发展创造良好的经济效益是所有企业档案管理工作者所面临的一道难题。
2.1建立完善的办公室档案管理制度
企业的办公室领导要协助档案管理人员建立完善的档案管理制度，是办公室档案管理工作向统一化、规范化和有序化发展。办公室档案管理与文件管理密不可分，因此应该将二者放在一起进行管理。要设置单独的档案管理室，要将档案按照不同时期和不同的类别进行存放，要把档案文件进行统一的编号，以便于使用者快速的查阅，同时要保证办公室档案的保密性，如果是企业的重要信息则应该存在单独的地方，并做好相关的记录，而且完善的办公室档案管理制度必须至少有两名工作人员，以便在工作中相互监督和约束，进而促进办公室档案管理工作的顺利进行[1]。
2.2加强档案管理工作意识
长期以来，由于受到传统观念的影响，多数企业将经济效益放在最为显著的位置，缺乏对办公室档案管理工作必要的投入和研究，因此档案管理工作中所具备的时代信息难以得到管理者的重视。在今后的工作中，办公室档案管理工作者必须以档案管理理论为基础，提高自己对管理工作的认识，转变对管理工作的功利主义思想，摒弃管理工作显业绩的不端正态度，要积极主动的去了解企业当前的发展和经营现状，并以档案管理工作为中心来确立自己的管理目标，并注意在平时的工作中做好档案的收集和整理，完成相关工作之后要将管理的成果回报给办公室领导[2]。这样做的目的是为了改变档案管理工作者独立的局面，根据实际需要联合相关的部门构建信息合作平台，在做到优势互补的同时也可以有效的避免档案管理工作者的盲目性和随意性，确保办公室管理的信息成果能够应用于企业的发展和经营当中，提高档案管理工作效率和质量的同时也为企业的发展贡献了自己的力量。
2.3与时俱进，建立办公室档案管理数据库
当前信息化技术已经成熟，而且企业的档案信息量也有了很大的提升，传统的管理工作方式以手工抄写和转录加工为主，已经难以适应企业的发展要求，这就需要档案管理工作者与时俱进，借助信息技术的优势，从目前档案管理工作的实际出发，着手档案管理的信息化建设，将各项新技术和新策略付诸实践，从而推动档案管理工作的良性发展[3]，因此建设完善的档案信息资源管理库势在必行。对办公室档案管理工作进行创新性建设，是档案信息管理的基础，对档案信息的有效保管起着核心作用。办公室档案数据库的建设能够让信息技术对档案资源发挥科学而系统的管理作用，进而使得档案管理工作与计算机信息技术紧密结合并良性运作，从而促进数据库和档案目录库的有效结合，形成网络化开放式的数据库，真正地提高办公室档案管理工作的效率。
2.4集中力量，提升办公室档案管理人员的专业水平
当前多数企业和单位的办公室档案管理面临着工作人员专业水平较低的困境，提高相关工作人员的专业水平首先需要保证档案管理工作队伍的稳定，不能够随意的调动档案管理工作者或者辞退等，任何一个高水平的技术人才都需要有成长的过程，因此企业要敢于给予档案管理者一定的时间用于提高业务水平和综合分析能力，若频繁的调动只会对档案管理工作的进度和质量产生负面影响。企业要加大对办公室档案管理人员的培训力度，并采用多种不同的形式开展相关知识的学习和积累，使档案管理工作者在提高专业技能的同时也扩充知识的储备量。
3.结束语
随着国内经济的建设和发展，企业和单位内部的运行管理体系也在不断的完善，办公室档案管理作为内部管理的重要环节，在企业和单位的管理工作中越来越受到重视，因此建立完善的档案管理制度，提高档案管理意识，结合信息技术，加强办公室档案管理队伍建设成为企业和单位提高办公室档案管理工作效率的必然选择。丹青文化
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