办公室管理规章制度
第一条?总则
一、为加强办公管理，明确公司内部管理职责，使管理工作更加标准化、制度化和规范化，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员严格遵守。
三、契合公司实际，据不同制度内容编写相应规范化要求，使办公各项工作都有章可循、有法可依，保证公司办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，达成每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二条?职责范围
一、办公室直受总经理主管领导，在办公室主任带领下主持开展办公室各项工作。
二、负责公司规章制度起草编写、一般性文书整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文档章照、办公用品、会议、卫生、企业文化管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间行政关系，为各部门工作开展提供相应服务。
五、负责公司内、外公共关系维护和改善，做好来客接待和公司宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其它部门工作，完成上级交代的其它工作。
第三条?工作规范
一、办公室工作规范：包括仪容仪表、礼仪、言语、行为等规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室严格按照本制度中要求规范开展工作。
第四条?办公室事务管理
一、文/档/章/照管理
（一）管理要点
1、力求文件管理制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，保持纸质文档与电子文档同步更新。做好相应文字记录，以备查阅。
公司相关证照章使用、验证管理。
（二）制度规范
1、文件起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室负责执行。
2、公司上报下发正式文件权力主要集中在办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内文件由办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负责审核，审核无误后办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由办公室主任保管，办公室对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给总经理或各部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度文件，需总经理批准后方可借阅。
7、办公室对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单，确保档案安全完整。
9、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
10、根据存档时间及存档必要性对文件进行销毁，需上报总经理签字批准，按照文件管理制度进行处理。
11、公章使用登记记录管理。
（三）文件管理流程设计
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档。
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销
毁。
3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁。
二、办公用品管理
（一）管理要点
1、加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公室负责办公用品处理和管理工作，要权责一致，严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
5、办公设备日常使用、保养、维护、损修/更管理。
（二）制度规范
1、办公用品采购、保管、发放和办公设备的出入库登记由公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序：
每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，办公室据各部门需求计划和月末办公用品清算单中物品实际库存和用量，做出采购计划，经总经理签字批准后方可采购。对急用品采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经总经理批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品出入库进行及时登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领办公用品及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公室负责发收入、离职人员办公用品。
7、定期对办公用品进行盘查，核实使用情况、库存等，保证正常使用、出入库等量等。
（三）办公用品管理流程设计
编制《需求计划表》??
审批?→?采购→入库登记→发放→编制需求计划→?统计申购情况→?月末清算汇总→?出库登记。
三、会议管理
（一）管理要点
1、提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，规范会议管理。
2、据公司实际及具体情况，确定会议召开必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、会议负责人有效控制会议，明确会议召开与否界限；提高会议主持人控制会议进程能力与水平，保证会议实效。
5、按制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
（二）制度规范
1、收集会议议题，根据选定议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等，做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议召开及会议现场秩序维护，办公室负责做好相应会议记录。
3、办公室据参会人员发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或会议决议，打印和发放相关人员。
4、按时间序列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
（三）会议管理流程设计
会前：确定议题、会上：所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→发放→归档整理
四、环境卫生管理
（一）管理要点
1、营造良好工作环境，树立公司形象，保证卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、办公室为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
（二）制度规范
1、清洁区域包括：办公区、总经室、会议室、地板、卫生间；车间，库房，食堂及其它公司公共区域。
2、按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室负责卫生检查工作。
3、卫生清洁实行卫生责任制，办公室负责管理办公区域清洁卫生，当日值日生按时做好所有清洁，监督者及时做好相应督察。
4、由办公室不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间整洁等。
5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《卫生清洁值日表》，监督员认真核实，并填写《卫生清洁监督表》。
6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。一次警告，二次通报，三次罚款20元，直接由工资内扣除。卫生罚款累入卫生公积金。
（三）流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理。
五、企业文化管理
（一）管理要素
（二）制度规范
（三）流程设计
以上内容根据公司不同发展阶段，自行规范运行。
六、日常事务管理
（一）接待管理
1、外来人员、车辆的登记、识别、出入管理。
2、来客接待是办公室行政事务重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司良好形象，对接待工作做如下基本要求。
3、以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自我要求，做到言行、礼仪规范。
4、接待员问清来者意图，引其见需见人员，并奉上茶水，做好一系列后续工作。
5、流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理（客人走后清洁）。
（二）报刊收发整理
1、办公室按公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅有关手续。
2、办公室负责每日收取报纸，整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
3、任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
4、报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
5、流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理。
（三）总务后勤管理
1、认真贯彻公司各种制度，充分发挥和调动员工积极性和主动性，根据实际严格制度管理。
2、后勤管理分为：办公区卫生，考勤登记汇总等管理工作。（车辆和食堂？）
3、办公室负责卫生清洁监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
4、据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
5、办公室每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
6、流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
（四）文化宣传管理
1、负责公司内部文化活动宣传和落实工作，同时负责公司对外宣传维护工作。
2、根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
3、关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
4、收集与工作有关学习资料，丰富大家知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
5、流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
（五）其他事务
1、名片制作、收发传真等其它事务。
2、负责公司文书打印复印工作。
3、负责树木花卉养护工作。
4、协助其它部门工作，完成上级交代的其它任务。
附则
第一条????本制度由公司办公室制定，解释权归公司办公室。
第二条????本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。
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