档案信息资源共建共享平台建设的实践与思考
文/李洪湖金汐汐王剑峰
在信息时代的大背景下，以信息化基础设施为依托、以现有的档案信息化系统为基础，整合档案信息资源，构建集档案管理与服务为一体的“一站式”档案信息资源共建共享平台，是大力推进信息化建设的有效举措。本文结合温州市鹿城区档案局“基于政务网的档案信息资源共建共享平台建设”研究课题，就档案信息资源共建共享平台的建设提一点想法和建议。
一、档案信息资源共建共享平台建设的实践
2010年以来，温州市鹿城区档案局加快全区档案信息化建设的进程，在档案数字化、软硬件采购与配置、信息系统构建与升级、门户网站创建与完善、人才引进与培养等多个方面取得了长足的进步。然而，全区电子文件中心、虚拟档案室、档案登记备份系统以及档案综合管理系统等方面也存在诸多问题。在充分调研与分析的基础上，我们以档案信息资源的收集、管理、存储与利用为基本框架，以功能完备、有效整合、安全可靠为设计理念，提出了面向多用户、覆盖全过程的“一站式”档案信息资源共建共享平台设计方案。
一是做好档案信息资源的梳理，为平台架构提供横向参照。档案信息资源是该平台的操作对象与运行基础，理清纳入共建共享范围的档案类别与数量，确定所需档案数据的肉容，将为平台设计提供横向参照，有助于提高平台的有效性与针对性。二是分析档案管理与利用工作流程，为平台架构提供纵向参照。着眼于档案的管理与利用过程，剖析各个具体操作环节，剔除重复步骤，构建完整而精简的工作流程模型，为平台架构提供纵向参照，以确保平台能够更好地为档案工作服务。三是统一门户管理，加强档案数据安全保障。运用统一门户管理技术，统一用户管理、统一身份认证、统一单点登录、统一授权管理、统一标准规范、统一安全审计，做好系统的权限控制，为档案数据安全提供有力保障。
该平台的优势是：第一，应用“一站式”平台进行管理，档案工作人员无须再应付多套档案信息化系统，避免了许多不必要的重复劳动，减少了所需投入的工作时间，提高了工作效效率。第二，避免了由于存在多套信息化系统而导致的档案数据重复存储，提高了数据的安全性。第三，档案信息资源共建共享平台融人了多个档案信息化系统的功能，避免了资金、设备和人力资源的浪费。
二、构建全省档案信息资源共建共享大平台的思考
实践表明，为推动档案信息化建设的发展，需要在更大范围内构建档案信息资源共建共享平台。建议在全省建设档案信息资源的“大平台、大专网”，可以省档案局为中心，向各市、县（市、区）延伸，由中心开发综合系统平台，其他级别的业务部门只需配套适量的终端即可实现各种应用功能。
一是统筹规划，制定稳健可行的拓展计划。在全省范围内实现档案信息资源的共建共享，是档案信息化建设的长期目标，并非一朝一夕可以完成，故需统筹安排，从行政区域、档案范围、共享程度等各方面制定分阶段、分目标的实施计划。
二是夯实基础，加大档案信息资源的整合力度。要实现更大范围内的资源共建共享，必须加大对档案信息资源整合和集成的力度。为此，要创新工作方法，扩大收集范围，增加档案的多样性，使馆藏资源更加全面和完备；要提高档案数字化程度，保证可共享资源的系统性、完整性与平衡性；要完善软硬件设施，加强资源的安全保护。
三是寻求合作，建立协同联动的保障机制。大范围推行档案信息资源共建共享，需要建立多层次、全方位的合作机制，共同推进目标的完成。从纵向上说，省档案局要发挥综合中心的作用，通过制定政策、监督评估、专业指导等手段对下级档案局的共建共享工作进行宏观调控；下级档案局应该积极配合、狠抓落实、定期总结、及时完善，努力推进档案信息资源共建共享平台建设。从横向上说，各级档案局应该与同级相关单位形成协同杌制，争取思想统一、步伐一致，汇集资金、设备、人才等多方面的力量，共同提高区域档案信息资源共建共享水平。
四是善用技术，形成平台开发的强效支撑。档案信息资源共建共享平台建设需要强有力的技术支撑。在平台的开发过程中，需要特别关注云计算、系统安全防护、终端设备等方面的技术更新，引入最新技术，研发实用性更强、安全性更高、客户体验更好的档案信息资共建共享平台。
作者单位：温州市鹿城区档案局
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