＠平凡不美Skill3：注意区分要处理的和已完成的3S当你看到一些PPT达人的分享时，可以下载到一个临时的“temp”文件
夹中。待有空时，仔细阅看“temp”中的PPT，对于值得收藏的作品，可以按人名或分类地存放在文件夹
中及时地处理过期的文件，存放该保留的，删除不需要的，是一个好习惯。科学的电脑文件管理带来什么＠平凡不美好文件管理
让我们工作更轻松和高效！看，这就是我要找的文件！访问快捷清晰导航科学的电脑文件管理贵在坚持：人总是相信自己的记忆人
总是很难坚持好习惯最大的问题是：＠平凡不美光说不练假永远是又会说又会练的把式实践者把式真分享与实践说明：
1本PPT模仿@秋叶语录的作品而成2本PPT属个人学习之作，切勿用于商业用途3欢迎交流、分享4求传播、求扩散封面
文档文件的保存的属性需要告诉大家，文件属性有只读.存档，隐藏3个属性，1、存档的文档可以改写它的内容，
2、只读文档不能改写内容，假如你把存档的记事本改成只读，那你就不能改动它的内容，这个属性可以使用为防内容改写。3、隐藏，当你保存
以后在电脑分区，文件夹里是看不到这个文件的，只有当你设置开始－－控制面板－－文件夹选项－－查看－－隐藏文件和文件夹－－选中显示所以
文件文件夹，应用，确定，这样才可以看到被你隐藏的文件夹或者文件。“只读”属性是为了防止因修改而产生数据丢失的一种措施，在必要的
时候，它可以挽回因操作失误而造成的损失。“隐藏”属性可以使文件在文件列表中无法发现，能够防止因误操作而被删除，还带有一定保密功能
。5S起源于日本，是国际上较流行的一种先进的企业现场生产管理方法，其目的是保证企业能够以最高效的，和最节约的方式生产。为
了提高办公室办公人员的工作效率，分析办公工程中遇到的问题，造成效率低下的原因，制定防治对策显得尤为重要。“5S管理”应用到办公电脑
的文件管理具有一定的现实意义。5S是什么？5S是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Sei
ketsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。1、建立最适合自己的文件夹结构文件夹是文件管理系统的骨架，对
文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所
不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如……同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类
的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件
打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。感悟：这是分类思想的应用。管理大量的文件分类是最简洁的方法。比
如你可以建立一个“项目管理”的文件夹，用于存放所有项目文件。在这个文件夹下面可以建立以时间顺序为名称的子文件夹，如“01-MyFi
le-RS、10-MyFile-BB”。这样会方便你的查找。2、控制文件夹与文件的数目文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面
有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存
档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议
将此文件夹合并到其他文件夹中。四、注意结构的级数分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个
结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这
个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目
以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。感悟：个人认为文件夹层数以不超过三级为宜。除非是那些陈年老文，藏的深
就深一点儿吧。素养是比清洁更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件资料，处理所有需
要整理和存放的资料，进而逐渐养成习惯，形成高效的、有序的工作作风，从整理电脑推而广之，直至整理你的办公室，整理你的工作，整理你的思
想。这就是素质的提高。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面
上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文
件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。小提示：如果你使用Windows2000/XP，则移动“
我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows9x，则需要手工将C:\MyDocuments下的所有文
件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将
生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空
间或牵扯了你的注意力。感悟：这个很重要，把常用的文件（夹）快捷方式放在桌面或者是快速启动栏，会使你的工作效率大大提升。4.1
发挥快捷方式的便利访问比较频繁的文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式到桌面”，如此即可以省去大量寻址的时间，又可以避免系统
崩溃对文件的危害。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力
怎样拯救我们的“脑”今天围绕三个部分交流怎样改进为什么做为什么要管好电脑文件？工欲善其事必先利其器＠
平凡不美老板这些悲催的情况有木有？电话的一端客户要的资料怎么也找不到？应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！站
在你面前让你提交文件，你发现它不见了！＠平凡不美电脑文件最容易乱的地方在哪里？我的文档MyDocument有木有？系统
中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings个人下载目录X:Downloads有木有？桌面Deskt
op有木有？＠平凡不美文件管理的真谛在于文件方便、快速提取科学地分类和规范化命名是文件管理的精髓所在
＠平凡不美电子文件三要素文件存放路径电子文件分类文件怎样存放才好怎样快速找到文件文件保存属性电子文件文件文件文件文
件文件文件文件文件文件＠平凡不美要素之一：文件存放路径硬盘——一棵树分区——大的枝桠
文件夹——分枝，内嵌文件夹——小枝桠文件——树叶，同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间
某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名，路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径，
这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。＠平凡不美要素之二：文件保存属性存档只
读隐藏能看的！能改的！只能看！不能改！防修改！一般你看不到设置了才能看可防错误删除文件类型
格式格式特征纯文本文件TXT格式格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数
少。XML格式遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。版式文件PDF格式遵循ISO
/DIS19005《文件管理电子文件长期保存格式第1部分PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不
绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。CEB格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、
可向其他文本格式转换。SEP格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格
式1文件类型格式格式特征格式化文本文件RTF格式格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。WPS格式支持数字签
名、可向其他文本格式转换。图像文件TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。JPEG格式遵循相关标准
规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。GIF格式支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。PNG格式支持无损压缩、
格式透明、易于转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式2文件类型格式格式特征音频文件WAV格式支持数字水印技术、支
持无损或其他公开的压缩算法、易于转换MP3格式遵循GB/T17191-1997《信息技术具有1.5Mbit/s数据传输率的
数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。WMA格式内置版权保护技术、格式紧凑
、数据占用字节数少、易于转换。视频文件AVI格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。MOV格式格式
紧凑、易于转换。MPEG格式遵循GB/T17191-1997《信息技术具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动
图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式3如何去做怎样改进为什么
做＠平凡不美电脑文件的“5S”管理整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素
养(Shitsuke)＠平凡不美整理Seiri1S盘符固定化整理三要点结构科学化存放目视化目标：把需要
的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。＠平凡不美整理Seiri——盘符固定化1SC:D:E:F:四个盘符标准规划
为：操作系统盘应用软件盘工作文件盘私人文件盘本地磁盘(C:)本地磁盘(D:)本地磁盘(F:)本地磁盘(E:)计算
机盘符固定化整理三要点存放目视化结构科学化＠平凡不美整理Seiri——结构科学化1S适合的文件夹(科学
地分类)适中的层级数(结构的深度)盘符固定化整理三要点存放目视化结构科学化工具软件精选PPT参考文件项
目文件常用软件控制文件夹与文件的数目50-100个项目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交
文件……03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB调研文件工作安排终端支持会议管理人事管理财务管理商
品管理培训管理……＠平凡不美整理Seiri——存放目视化1S盘符固定化整理三要点存放目视化结构科学化
文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：文件夹名＝2位数字+“-”+文件夹名”如：“01
-常用软件”、“02-系统软件”……。文件名＝2位数字+“-”+文件名如：“01-
演讲比赛”、“02–培训课件”……。这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。一般命名的方法，还会用
上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20070801演讲比赛”、“20070910嵩山秋
景”规范化地命名文件夹和文件＠平凡不美对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理整顿Seiton2S进行整顿！
果断删除!＠平凡不美定期清除和归档清扫Seiso3S2、定期清扫垃圾1、定期归档文件安装目录\program
files\tencent\QQ\ad这里面是QQ广告安装目录\programfiles\tencent\QQ\flash
show这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除装目录\programfiles\tencent\QQ\flashsh
ow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\
MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！桌面上下载的各种文件要处理
并定期归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态＠平凡不美经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？结构建立完善的文件
结构命名规范化地命名文件夹归档周期性地将文件归档123清洁Seiketsu4S软件清洁Seiketsu
4S2、安装软件1、下载软件安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻
底删除。下载时，把软件存放在规划好的位置中；资料2、归档资料1、下载资料对资料要及时看阅，有用的要整理到分类
文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除。培养每天清洁的良好习惯？下载的各种资料放在临时文件夹
；＠平凡不美总结思想清理环境整理电脑管理工作电脑的空间因整理变大！思想的空间因总结变扩！生活的空间因清理变宽
！素养Shitsuke5S理＠平凡不美素养清洁整理整顿清扫小结：电脑文件管理的”5S”文件架构建区别
文件分定期归档归每日整理整效果不错推如何去做怎样改进为什么做＠平凡不美Skill1：发挥我的文档
作用1S我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。利用
“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。我的文档＠平凡不美Skill2：发挥
快捷方式的便利2S如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地
方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。封面
文档文件的保存的属性需要告诉大家，文件属性有只读.存档，隐藏3个属性，1、存档的文档可以改写它的内容，2、
只读文档不能改写内容，假如你把存档的记事本改成只读，那你就不能改动它的内容，这个属性可以使用为防内容改写。3、隐藏，当你保存以后
在电脑分区，文件夹里是看不到这个文件的，只有当你设置开始－－控制面板－－文件夹选项－－查看－－隐藏文件和文件夹－－选中显示所以文件
文件夹，应用，确定，这样才可以看到被你隐藏的文件夹或者文件。“只读”属性是为了防止因修改而产生数据丢失的一种措施，在必要的时候
，它可以挽回因操作失误而造成的损失。“隐藏”属性可以使文件在文件列表中无法发现，能够防止因误操作而被删除，还带有一定保密功能。
5S起源于日本，是国际上较流行的一种先进的企业现场生产管理方法，其目的是保证企业能够以最高效的，和最节约的方式生产。为了提
高办公室办公人员的工作效率，分析办公工程中遇到的问题，造成效率低下的原因，制定防治对策显得尤为重要。“5S管理”应用到办公电脑的文
件管理具有一定的现实意义。5S是什么？5S是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seike
tsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。1、建立最适合自己的文件夹结构文件夹是文件管理系统的骨架，对文件
管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同
，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如……同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文
件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开
。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。感悟：这是分类思想的应用。管理大量的文件分类是最简洁的方法。比如你
可以建立一个“项目管理”的文件夹，用于存放所有项目文件。在这个文件夹下面可以建立以时间顺序为名称的子文件夹，如“01-MyFile
-RS、10-MyFile-BB”。这样会方便你的查找。2、控制文件夹与文件的数目文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有5
0个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、
删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此
文件夹合并到其他文件夹中。四、注意结构的级数分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构
最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文
件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及
文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。感悟：个人认为文件夹层数以不超过三级为宜。除非是那些陈年老文，藏的深就深
一点儿吧。素养是比清洁更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件资料，处理所有需要整
理和存放的资料，进而逐渐养成习惯，形成高效的、有序的工作作风，从整理电脑推而广之，直至整理你的办公室，整理你的工作，整理你的思想。
这就是素质的提高。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的
“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。小提示：如果你使用Windows2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows9x，则需要手工将C:\MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。感悟：这个很重要，把常用的文件（夹）快捷方式放在桌面或者是快速启动栏，会使你的工作效率大大提升。4.1发挥快捷方式的便利访问比较频繁的文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式到桌面”，如此即可以省去大量寻址的时间，又可以避免系统崩溃对文件的危害。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力 |
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