PPT制作技巧及原则（二）

PPT制作技巧及原则第二集制作PPT的原则制作PPT的原则制作PPT的原则制作技巧制作技巧使用技巧制作PPT的流程制作PP
T的流程制作PPT的流程制作PPT的流程密技真言：创建一个摘要幻灯片用我的默认文件夹保存早期PowerPoint版本
将最喜欢工作视图作为默认视图在Authorware中使用PowerPoint文件在PowerPoint中插入几何画板文件
演示文稿合并技巧幻灯片浏览技巧添加并设置页眉添加并设置页脚设置备注和讲义、取消快速保存减肥文档另存文件减肥法、
减小图片的长宽图片建议保存为JPG文件、插入WMF格式文件令文档更小内部压缩法使用链接的对象代替嵌入对象八条运用P
owerpoint演讲的心理学原理目标1：与你的听众建立联系。目标2：引导并始终保持他们的注意力。目标3：促进理
解和记忆。背景，突出性和协调性让我们看看下面的一些例子：结案报告应该怎么写要有个标准：怎么就算好让我们使用突出性和相
容性这两个原理，来单独检验幻灯片背景的问题。Kosslyn认为，设计中最重要的元素同样也应该是最为出众的。你可以通过使用大号字体、
加粗字体、颜色的选择、显著的位置以及其他的方法来使其醒目。Kosslyn同样认为，通常幻灯片的背景则不需要过于突显。也就是说，背
景应该简单，其本身不需要过多的变化，以防止干扰前景的元素。Kosslyn则提醒背景图片是用来强调我们的信息而不是形成干扰的。他还
告诉我们好的背景可以“帮助你有效的衬托出信息，否则就会混淆观点。背景图片不应该与所展示的信息相冲突。”左边这幅用了三种颜色（白
，红，黑），而右边这幅则用了超过左边两倍的颜色（黄，绿，蓝，红，黑，紫和白）七种。在这两张海报里，最关键的元素是用大号字体突出的
数字：40%和50%用来吸引顾客的目光来购物（"off"和"%"使用了相对较小的字号，因为它们的意思已经通过前后文中可知，故重要
性略低）。打折的范围（仅限于部分商品以及必须先以正价购物以后才能以折扣购买一双鞋等等）被列在附属位置，事实上很有可能被忽略，直到
店员告知那些已经在店内的顾客们。对于右侧游戏软件商店的那幅色彩斑斓的海报，“40%Off”就没有这么有力，因为所有的要素好象都
被设计成了首要的，包括多余的标语和小图片，干扰信息的要素太多了（这张海报让我想到那些在同张幻灯片上大标题与重要内心元素相互干扰的
错误）。反观左侧鞋店的海报，就很清晰的传达了最重要的元素（显而易见的不同可以更醒目），这是一个很好的突出重点的例子。下面一组关于
2004年手机互联网联通率的图表。其主题是要突出日本和南韩在这方面远远领先于其他地区。并不需要每根柱形图都用不同的颜色，南韩之所以
用红色突出是因为它将被作为焦点来讨论。左上图：这个PowerPoint模板的背景图片本身就有太多的突出点，形成干扰而影响了前景
中的图表表达。右上图：这里背景与前景的对比看起来更好，但是沙滩和排球与信息的内容缺乏一致性。这个背景图片（也是一个PowerPo
int模板）如果用于衬托一张比较晒伤情况或度假风景区度假天数等内容的图表会更加合适一些。另外，你还应该避免使用过时、看厌的模板，而
是另外选择一些更好的图片左上图：除了图表的配色不恰当，模版有一个给标题的固定位置以至于第三行的文字根本看不清。我们可以缩小图表
的尺寸，再把题目放在指定的位置，但那将意味着前三张的幻灯片只不过是用来装饰的。右上图：这张图片在用于一个关于有机农作的演讲是合适
的，但并不与手机这一内容相协调。虽然有对比但是一些需要看清的字符还是和被背景干扰导致难以辨认。上图：用一张日本或韩国手机用户的图
片做背景效果则好多了。然而，这张图片没有完全突出图表，放一个半透明的方框在图表下面，将背景处理成模糊效果可以取得满意的效果。上图
：展示图表或表格，我比较喜欢使用简单的幻灯片。以上的两种都有不错的效果。白色背景与深色文本或其他元素有很好的对比度（没有比黑与白的
更强烈的对比了），在相对明亮的房间里效果非常好。但是，在光暗的房间里，白背景就可能有些过于强烈。知识搬运工整理1.Magi
cSeven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新
组织。2、KISS(KeepItSimpleandStupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的
目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。3、10/20/30法则。演示文件不超过10页，演讲时间不超过
20分钟，演示使用的字体不小于30号(30point)。一般至少要用14pt号以上的字体。一般采用黑体，有时候采用楷体，楷体在
不同字号大小情况下失真的情况比较少。个人任务应该控制在30-50页是比较合适的，评价讲一页按2-3分钟计算的话，整个ppt的
演讲实际在1-2个小时内。4、能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自
己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。5、别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。要想办法让人知道你的PPT还有多少
，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。6、不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换。好的PPT不是
靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎。7、多用口语，放在一些类似tips的地方，效果往往加倍。8、字体大小建议：大
标题44点粗体；标题一32点粗体；标题二28点粗体；标题三24点粗体,建议每行不超过五个字，每张幻灯片不超过5行9、PP
T的灵魂----“逻辑！”12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字”10、不能图片太多、太鲜艳，ppt目的是让别人看到文字，
而不是图片，求花哨容易分散观看者的注意力。11、尽量选择深色背景配浅色字体，或者浅色背景配深色字体，对比强一些，因为如果用颜色相
近的背景和字体，会看不清楚。12、不要把全屏都铺满文字，演示是提纲挈领式的，显示内容越精炼越好。13、为文字内容设定动画，一步
一步显示，有利于讲演。1、两幅图片同时动作。PowerPoint的动画效果比较多，但图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片要一
左一右或一上一下地向中间同时动作，可就麻烦了。其实办法还是有的，先安置好两幅图片的位置，选中它们，将之组合起来，成为"一张图片"
。接下来将之动画效果设置为"左右向中间收缩"，现在请看一看，是不是两幅图片同时动作了？2、滚动文本框的制作。右击工具栏打开"控件
工具箱",再点击文本框,而后从"属性"里面把滚动条打开,在TEXT里面输入文本框的内容.(完成)还可以通过"其他控件"中的SHOC
KWAVEFLASHOBJECT实现PPT中加入FLASH。3、"格式"中的"幻灯片设计"中的"配色方案"中的"编辑配色方
案"可以对文本及链接进行颜色重改，要使链接不带有下划线只要通过新建一个文本层来文本层来实现链接就可以了。4、PPT制作三维效果的
确也挺不错的.只要利用"三维效果设置"面板就可以基本完成。5、在段落中另起新行而不用制表位。缩进和制表位有助于对齐幻灯片上的文本
。对于编号列表和项目符号列表，五层项目符号或编号以及正文都有预设的缩进。但有时用户可能要在项目符号或编号列表的项之间另起一个不带
项目符号和编号的新行。这个新行仍然是它上面段落的一部分，但是它需要独占一行。这时用户只需要Shift+Enter，即可另起新行。
用户要注意，一定不能直接使用Enter，这样软件会自动给下一行添上制表位。6、将Word文件导入PowerPoint。用户只需要
先将Word文件转换为大纲视图，设置好各级的标题，然后在PowerPoint中执行“插入”菜单中的“幻灯片（从大纲）”命令，在弹出
的对话框中选择想要要转换为幻灯片的WORD文档就可以了。7、在幻灯片的任何位置上添加日期、时间。在在幻灯片上，定位占位符或文本框
内的插入点。点击“插入→日期和时间”，系统弹出“日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定”就可以了。
1、打包。"打包"功能用于压缩演示文稿（包括所使用的特殊字体文件、链接的文档和多媒体文件），帮助用户轻松地复制到软盘上以便携带
。打包过程：单击"文件/打包"菜单项→选择需要打包的演示文稿→依"打包"向导的步骤完成打包任务。2、将PPT文件的扩展名改为PP
S可以将PPS文件可直接播放。3、你可能不知道的快捷键：B键：黑屏，W键：白屏，在播放的PPT中使用画笔标记：CTRL+P，擦除
所画的内容：E键。1、最开始什么都不要想,不要去查资料,也不要接触电脑,而是用笔在纸上写出提纲,当然,能简单的划出逻辑结构图最好
了.越细越好.??2、打开PPT,不要用任何模板,将你的提纲按一个标题一页整出来.(过去我就总是追求完美,首先搞摸板,花掉半个
多小时,做的过程中不满意又修改,做完后又修改,甚至最后完全推翻----伤神费力耗时!!)??3、有了整篇结构性的PPT(底版/
内容都是空白的,只是每页有一个标题而已),就可以开始去查资料了,将适合标题表达的内容写出来或从网上拷贝进来,稍微修整一下文字,每
页的内容做成带"项目编号"的要点.当然在查阅资料的过程中,可能会发现新的资料,非常有用,却不在你的提纲范围中,则可以进行调整,在
合适的位置增加新的页面.4、看看PPT中的内容哪些是可以做成图的,如其中中带有数字、流程、因果关系、障碍、趋势、时间、并列、顺
序等等内容的，全都考虑用图画的方式来表现。如果有时候内容过多或实在是用图无法表现的时候，就用“表格”来表现。实在实在是不行了，才
用文字说明。所以，最好的表现顺序是：图--表--字。这个过程中图是否漂亮不要在意，“糙”点没关系，关键是你用的图是否准确。??
5、选用合适的母版，根据你的PPT呈现出的情绪选用不同的色彩搭配，如果觉得office自带的母版不合适，自己在母版视图中进行调整
，自己加背景图、Logo、装饰图等。其实关于母版颜色的选择，这么多年，我也一直没有研究透彻，据说不同的颜色会给人带来不同的感情冲
击，专业的书讲的都是些狗屁理论，不就是情绪吗？我就按自己的情绪来定了。当然，如果是有公司自己的标准模版，就不用费这些工夫了，直接
用之。?6、在母版视图中调整标题、文字的大小和自体，以及合适的位置。??7、根据母版的色调，将图进行美化，调整颜色、阴影、
立体、线条，美化表格、突出文字等。注意在此过程中，把握整个PPT的颜色不要超过3个色系！否则你的PPT就显得特别乱而且“土”！?
?8、美化页面，看看哪里应该放个装饰图，图片可以从网上找，建议用GOOGLE的图片搜索（用英文最好），装饰图的使用原则是“符合当
页主题，大小、颜色不能喧宾夺主！”9、最后在放映状态下，自己通读一遍，哪里不合适或不满意就调整一下，修改错别字！??10、你
以为这就完了吗？？没有！注意错别字！（上一步你已改过了，但不够！你自己做自己查的正确率并不高），你知道吃饭的时候，饭里有只苍蝇是什
么感觉吗？就是看PPT时看到错别字时的感觉！而且读者一般是老板或客户，会非常怀疑的专业精神和工作态度，前面99%的工作已经做的非常
不错了，但你的给读者印象却可能毁于这1%的失误上！因此，将PPT给你的同事或者朋友检查一下，如果文件很重要，建议给2-3个同事检查
。尽量用1种字体，最好不要超过3种PPT的灵魂----“逻辑！”PPT的恶心----“错别字等于苍蝇”3色原则：“不要超过
3种色系”6字解码：“大化小，小化图”----提纲时，用逻辑树尽量将大问题分解成小问题，小问题用图表现。12字真言：“能用图，
不用表；能用表，不用字”有时，在创建好一个PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一个简介、议程或小结。其实，PowerPo
int本身就提供了向现有演示文稿中快速添加摘要幻灯片的方法：打开需要添加摘要的演示文稿，选择“视图”→“幻灯片浏览”，并在幻灯片
浏览视图中选择所需幻灯片的标题（也可以配合Ctrl和Shift键选择多张幻灯片，当然一般应当选择那些最能概括该演示文稿的幻灯片作
为摘要）。再单击幻灯片浏览工具栏上的摘要幻灯片按钮，PowerPoint将会自动利用所选幻灯片的标题创建名为“摘要幻灯片”的新幻
灯片，该幻灯片将出现在所选幻灯片的前面，并作为摘要。可以双击该幻灯片，更改标题、编辑现有项或添加新项来做进一步修改和完善。
可能很多并不喜欢把所有文件都保存在“我的文件”文件夹中，因为它位于C盘，弄不好,机器就会崩溃，会造成数据丢失。这时，可以在另外的
分区上建立一个文件夹，如D:\MyPPT。然后启动PowerPoint，再选择“工具”→“选项”，在弹出对话框中单击“高级”标签
，然后在“默认文件位置”中输入路径名称“D:\我的幻灯片”，然后单击“确定”关闭对话框即可。这样，以后在PowerPoint中保
存演示文稿时，系统会自动转到D:\MyPPT文件夹下。虽然现在OfficeXP已经很普及了，而且微软也准备在明年发布Offic
e11，但是仍有很多的地方在使用老版本的Office，如Office?95/97，甚至更早。不过，在PowerPoint中制作
完幻灯片后，可以选择“文件”→“另存为”，弹出的“另存为”对话框中的“保存类型”列表中，可以选择演示文稿的保存类型，如PowerP
oint4.0.PowerPoint95.PowerPoint97-2002&95等。在做出文件类型的选择后，输入文件名
，按下“保存”按钮即可。你还可以指定保存演示文稿的默认格式：选择“工具”→“选项”，并单击打开对话框中的“保存”标签，在“将P
owerPoint文件存为”下拉列表框中选择相应的格式即可。在转换时，MicrosoftGraph图表也可以自动转换，以便在
早期的版本的MicrosoftGraph中打开和编辑。如果不希望图表转换，可在“保存”选项卡上，清除“保存为早期版本时转换图形
”复选框的复选标记。PowerPoint的默认编辑视图是普通视图，并带有“幻灯片”和“大纲”子窗口、备注窗格和幻灯片窗格。如
果你更喜欢其他的默认视图（如，只有幻灯片窗格，而没有幻灯片缩略图、大纲或备注等），也可以自定义默认视图：选择“工具”→“选项”→
“视图”，然后在“默认视图”下边的下拉列表中，选择所需的视图即可。当然，如果选择“保存在文件中的视图”，那下次打开PowerPoi
nt时，将会使用保存在当前文件中的精确视图。Authorware和PowerPoint是两种常用的课件制作软件，Authorw
are功能强大，交互性强，而PowerPoint在制作字幕和图像处理方面较为方便，这两者结合能够制作出使用更加灵活、操作更加方便
的多媒体课件。下面将告诉大家如何在Authorware调用PowerPoint。???启动PowerPoint，并建立一个用
于链接到Authorware中的演示文稿文件，命命名为link.ppt。接着打开Authorware，并拖动一个显示图标到流程线上
，双击该显示图标打开展示窗口，再选择Insert→OLEObject命令，此时将会显示InsertObject对话框。选择“从
文件创建”，输入框中单击“浏览”按钮找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt，选中其下的“链接”复选框，单击“确定
”按钮可将link.ppt插入到当前文件中，展示窗口中会出现link.ppt幻灯片的第一屏内容。此时，选择Authorware
中的Edit菜单，再选择“Linked演示文稿OLEObject”，选择Attributes选项，屏幕上将会出现Objec
tAttributes对话框。选择ActivationTrigger下拉列表框，选择SingleClick项，再选择Trig
gerVerb下拉列表框，从中选择“放映”项，并注意在对话框下方选中PackageasOLEobject复选框。???
设置完成后，单击“确定”按钮即可设置放映的方式为单击放映。???这样，运行Authorware，在屏幕上单击PowerPoin
t相应的图标，即可播放幻灯片。用这一方法制作成的多媒体课件，同时具有Authorware和PowerPoint两种软件的优点，所
插入的幻灯片如需修改、增添内容，只需对插入的幻灯片对象直接进行修改即可。PowerPoint被广泛地应用于很多领域。不过，完全可
以在PowerPoint中插入几何画板文件，制作出几乎完美的课件。???先安装这两个软件，然后在PowerPoint和几何画板
中把相应的文件制作完毕。再启动PowerPoint，打开绘图工具栏，选择“自选图形”→“动作按钮”，再用鼠标画出一个按钮，插入按钮
后，PowerPoint会自动打开“动作设置”对话框，在“单击鼠标”选项卡中的“超链接到”下拉框中选择“其他文件”，再在“超级链
接到其他文件”对话框中找到先前制作的几何画板文件，单击“确定”按钮即可。???经过上述设置后，在幻灯片放映时，只要单击刚刚新添
加的按钮，即可快速打开相应的几何画板，而关闭几何画板后便立即返回到刚才的幻灯片中，非常方便。此功能与WordXP中的文档合
并非常类似，你可以将多个PowerPointXP演示文稿合并成一个，而且每一部分仍保持原来的外观：先打开一个PowerPoint
演示文稿，选择“工具”→“比较并合并演示文稿”，在对话框中找到待合并的目标文件，单击对话框中的“合并”按钮。按提示继续操作，目标文
件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前，保存后就会成为一个新的演示文稿。用鼠标选中大纲视图或幻灯片缩略图中的幻灯片，可以拖动
并直接插入横线指示的新位置。PowerPoint的大纲视图和幻灯片缩略图整合为普通视图，只需单击“普通视图”左侧的选项卡标签，就可
以看到幻灯片的大纲视图或幻灯片缩略图。选中其中的任意一张幻灯片，按上下方向键能顺序浏览演示文稿中的所有幻灯片。PowerPoi
nt大家平时只用它来制作演示文稿，很少有人给自己的演示文稿添上页眉页脚的。其实，PowerPoint也为演示文稿准备了很强的页眉
和页脚功能：只要选择PowerPoint“视图”菜单下的“页眉和页脚”，就会弹出“页眉和页脚”对话框。在这个对话框中有两个标签，一
个是“幻灯片”标签，另一个是“备注和讲义”标签。在“幻灯片”标签中可以在“幻灯片包含内容”中看到一个复选框“日期和时间”，如果这
个复选框被取消，那么其下的两个单选框将不能够被激活。把它选中，并且选中“固定”复选框，然后即可在固定的文本框中输入日期如“200
2年5月15日制作”等信息，这样幻灯片页眉就设置好了。但使用这种方法生成的是“固定”日期，还可以选中“自动更新”单选框，然后在其
下找到一种合适的时间格式，以后页眉上的日期信息就会随系统而自动更改。选中“页脚”复选框，就能自行设置页脚内容，如现在可输入“太
子梦幻主页制作”等信息。另外，在“页脚”的最下方还有一个“标题幻灯片中不显示”复选框，如果选中它，那么在“标题幻灯片”中将不会显
示页眉和页脚。而如果不选中这个复选框，那么“标题幻灯片”将被显示，而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚上！即如果的幻灯片中没有“
标题幻灯片”，那么设置的“页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分，而不会放置到页眉部分。这一点，务必注意。?设置完了幻灯片的“
页眉页脚”，让再来看看“备注和讲义”标签中的内容。它主要是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚，其使用方法和使用幻灯片标签是一样的
，不再重复说明。?选择“工具”→“选项”，在弹出的对话框中单击“保存”标签，再选中“允许快速保存”复选框，再单击“确定”关闭对
话框就可以了。???由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因此才使得文件存贮了大量
修改信息，变得越来越大。取消了“快速保存”功能，不保存这些信息，因此可以用它来减肥。选择“文件”→“另存为”，再把当前Power
Point文件另存一下即可让PowerPoint文件减肥，效果绝对立竿见影！首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多
少。如果图片比显示器屏幕区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、MicrosoftPhotoE
ditor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。有时拿到两
份同样几十页的PowerPoint文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大
小。如果原图片尺寸很大，最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图片中无用的内容剪裁掉
。如果插入的图片是WMF格式的剪贴画，那PowerPoint文件也将会很小。为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图
片等手段，影响了幻灯片的制作速度。为了解决这个问题，PowerPointXP增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的一幅或者多
幅图片，而且不影响图片的质量。具体操作方法是：鼠标右键单击幻灯片中的图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”，然后单击“图片”选项
卡中的“压缩”按钮。你可以在“压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或更改分辨率以及是否删除图
片的裁减区域等。将对象嵌入到Word文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。但这一方面会增加文档的容量，二来不便于对
象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时，方便地更新PowerPoint文档中的内容，同时也能够使文档的容量变
小。StephenKosslyn编写的《简明扼要：八条运用Powerpoint演讲的心理学原理（Clearandtot
hepoint:8psychologicalprinciplesforcompellingpowerpointpr
esentations）》。Kosslyn指出，成功的演讲在实际中通常要达到以下三个目标：这个目标源于心理学的关联性原理（T
heprincipleofRelevance）和适当知识原理（TheprincipleofAppropriateKn
owledge)。不要包含过多或过少的信息量，要针对你的具体听众，筛选信息，同时要用恰当的语言来表达。这个目标源于心理学的突出性、可辨性和知觉组织原理（TheprinciplesofSalience,Discriminability,andPerceptualOrganization）。注意力被不同的领域所牵引，所以使用杠杆作用的设计原理（如对比度、突出放大显示特别的地方）。或者，像RobinWilliams说的，“拒绝平庸！”另外也要记住，人们会自然而然的将看起来相似的元素默认的归为同类。这个目标源于相容原理（TheprincipleofCompatibility）和信息变化原理（TheprincipleofInformativeChanges），以及限量原理（TheprincipleofCapacityLimitations）。消息在与意思一致的情况下，更容易被人记住。例如，“红色”一词如果被用绿色字体显示，则违背了这一原理；同样的道理，如果一张关于大阪市流浪猫数量的图表却辅以一张人与活蹦乱跳的狗玩耍的背景图片，也是不妥的。另外要提醒的是，人们期待你的演讲有变化，例如突然插进一段笑话、一个故事，幻灯片上的视觉变化或加入一段动画，等等。当然这些东西必须是有意义的，否则就变成了干扰，反而破坏了效果。同时，听众在一个演讲中只能记住有限的信息量（见认知负载理论），所以一定要仔细筛选，千万不要试图不断地向人们灌输信息，那只是做无用功。知识搬运工整理