广东狮子会2015-2016年度财务抽查公开报告(2010.7-2015.6)项目发起/主办：广东狮子会2015-2016年度监事会项目负责人：广东狮子会2015-2016年度监事会财务监督委员会主席麦思明项目执行：高邠扬，梁穗萍
?2015-2016年度，广东狮子会监事会运作更趋向成熟与规范、注重实效，进行了四大创新举措。其中一项，是对广东过往五年的财务状况进行公开的项目抽签，并进行检查和公开报告。?2015年12月17日，监事会在区会会议室举行了公开抽签仪式，会议邀请了会长团队、理事会理事代表到场，由理事代表在现场逐一抽出了大型会务活动和服务活动各两项，分别是：2010-2011年度“和平海报颁奖典礼”、2011-2012年度“十周年庆和颁奖年会”、2011-2012年度“扶志助飞”服务项目、2013-2014年度“守护天使”服务项目。监事会感召了拥有专业资格的梁穗萍会计师和高邠扬会计师协助监事会财务监督委员会开展财务检查工作，并共同完成财务公开报告。本次协助查账工作为义务支持。背景介绍
背景介绍?鸣谢：?广东狮子会2015-2016年度会长团队?广东狮子会2015-2016年度理事会?广东狮子会2015-2016年度财务结算中心?广东狮子会2015-2016年度秘书处?高邠扬会计师、梁穗萍会计师
2010-2011年度“和平海报颁奖典礼”
2010-2011年度“和平海报颁奖典礼”存在的问题：1.项目归类不清晰，两者交叉涉及,无法判断项目是属于会务项目还是服务项目。例如：（1）《2010年7月至2011年6月行政经费费用明细表》“项目活动费”中有涉及“和平海报费用”；（2）《2011年7月至2011年6月服务经费收支明细表》中也有“和平海报”项目；（3）若视为会务项目：捐款收入中部分经费由服务队服务经费转入（附件有服务队理事会申请报告和理事会决议）是违反2010年7月25日生效的《财
务管理制度》第三章第十二条“服务经费不能以任何理由转入行政经费”；（4）若视为服务项目，但会计在进行帐务处理时是按行政经费来处理。
2010-2011年度“和平海报颁奖典礼”存在的问题（续）：2、2010-2011年度行政经费财务计划未提及此项目。3、对于活动借支的款项，出现不同的处理方法：（1）有时计入会计帐簿；（2）有时不计入会计帐簿，只通过“结算书”与“资金往来结算票据”反映：借支时在“结算书”说明有预借款；收回预借款时开出“资金往来结算票据”。4、没有预算数据。无法判定是否存在有超预算支出、结余或增加预算。
2011-2012年度“十周年庆和颁奖年会”
2011-2012年度“十周年庆和颁奖年会”存在的问题：1、没有明确的项目预算。根据秘书处和结算中心提供的资料，在本年度理事会手册和记录没有查到正式的年度财务预算表，也没有对于该项目的预算审批文件。到目前为止，我们只看到三份关于十周年庆典活动的资料。分别是：（1）“关于十周年庆典有关安排的通知”；（2）广州狮子会2011-2012年度行政费用预算（草案），没有注明预算草案的编列时间，没有单项大型活动的具体项目预算；（3）“十周年庆典及表彰晚会费用明细”，此份明细表格无审批人、制表人、
制表日期等重要元素。检查过程中，未见对于该项目所需经费预算的后续补充审批文件。
2011-2012年度“十周年庆和颁奖年会”存在的问题（续）：2、项目支出未见有效程序审批手续。根据秘书处和结算中心提供的资料，该些拨款未见理事会决议，未见审批手续。3、单位价值高的礼品，购进和发出均未见清单。
2011-2012年度“扶志助飞”服务项目
2011-2012年度“扶志助飞”服务项目说明：“扶志助飞”服务项目包含很多子项目，但是在查阅过程中，发现仅有一支服务队的奖学金服务项目能对应在“扶志助飞”项下，因此，此项报告仅以该项目为例：存在的问题：1、账务处理稍欠规范。有部分收到捐款收入的凭据（银行汇款单、捐赠收据底联等）未附在相对应的会计凭证里。据区会干事说明，2010-2011年度区会和服务队分不同会计账套做账，所以有时原始凭证因为某些原因不一定附在相对应的会计凭证里（例如，POS机同一天刷机的单据会统一放在区会和某个服务队的其中一个凭证）。现在
会计做账的方式已更改为将服务队视为部门与区会合并在一个账套记账，所以此情况应该不会再出现。
2011-2012年度“扶志助飞”服务项目存在的问题（续）：2、理事会决议在文件的处理上存在严谨度不足。例如：2011.8.20该服务队召开理事会，会中决议的内容可能有多项，出席理事对“广东狮子会XX服务队活动开展理事会决议”的签名原件只有一张，然后此份原件会复印多张，理事会之后再分项分次将决议内容填入此复印件（形成“半复印件”）向区会作申请用途。其他服务队亦会有类似情形，反映出区会的审批环节和服务队的申请环节都存在严谨度不足。
2013-2014年度“守护天使”服务项目
2013-2014年度“守护天使”服务项目存在的问题：1、发现个别的记账凭证装订本与其后面所附的原始文件纪录出现错漏。（已于2016年4月9日重新打印全部凭证。）?2、在调账申请报告中，有涂改大、小写金额现象，却没有经办人签名或盖章确认。3、项目支出的会计凭证摘要不明确。只是简单注明“区会报销母乳爱项目经费”,未写明具体用途。
共性问题与建议
本次抽查发现的共性问题与建议问题1：会长及秘书长对区会行政经费的支出不受限制。根据可查阅到的文件，没有对区会支出的项目和金额大小在审批及权限方面有相应限制。特别是当某个具体项目在没有理事会决议、没有年度预算或超出预算的情况下，存在只需要经过会长、秘书长、经办人等签字后，财务就可以支付的现象。
本次抽查发现的共性问题与建议建议：1、按服务经费、行政经费设定审批程序、明确各个审批职位的责任及审批额度。2、大额定期存款等特殊项目，应有理事会决议作为依据。
本次抽查发现的共性问题与建议问题2：未严格执行《财务管理制度》中对支出管理的相应规定：以年度工作计划、经费预算为依据。例如：“和平海报”项目：2010-2011年度行政费用预算（草案）中未有提及，未作出具体预算，但年度内实际有发生。例如：“十周年庆典和颁奖晚宴”活动：年度预算中没有单项大型活动的具体预算，也没见有效的补充文件。根据秘书处及结算中心提供的文件，仅有理事
会对“十周年庆典”活动项目的决议，该决议未涉及具体费用。
本次抽查发现的共性问题与建议建议：1、严格执行预算制度。没有预算、或超出预算的开支，应具备有效的理事会决议作为开支依据。
问题3：借支不入账。只在“结算书”说明预借款、收回预借款开出“资金往来结算票据”（例如“和平海报”项目）。另外，借支款项在财务处理中，是按款项的具体用途设置，因此无法判定是某个行政/服务项目的借支、归还以及销账的情况。本次抽查发现的共性问题与建议
本次抽查发现的共性问题与建议建议：1、在财务处理中按“行政/服务项目-区会/服务队项目-服务队借款人”设置来记录借支情况。每一段时间(每月或两个月或每季)与服务队核对，以便追踪款项的去向（是否已报销，是否仍未销账等等）。2、行政、服务经费的“报销结算单”，增加“项目”栏，注明区会-服务队项目以清晰区分各个项目归类。
本次抽查发现的共性问题与建议问题4：单个项目（行政/服务）结束后，没有编制结算清单。
本次抽查发现的共性问题与建议建议：1、编制独立项目结算清单，列明费用明细项目、预算金额、实际收入支出金额、结余金额。若收支净额为正数，应说明余款的去向；若收支净额为负数，则应说明由哪里承担，出示相应审批手续。结算清单应与理事会决议、项目预算等文件合并存档。长期项目，按狮子年度编制。会长在任期结束时，若有项目未能结束，在之后某个时间段内做结算清单。
本次抽查发现的共性问题与建议问题5：没有完善的存货管理制度，高值物品、礼品进出仓手续欠缺。
本次抽查发现的共性问题与建议建议：1、对于存货、特别是行政经费支出的物品物资，要建立“数量金额式”明细帐，建立包括外购、委托制作、接受捐赠等的物资物品的出入库和记账制度。建立一个存货收发制度，适用于在活动举行当中即时收货即时使用的各种物资物品。
问题6：活动中向会员收取的餐费活动费等等从代收代付中反映，活动结束后直接冲减该活动费用支出，因此不能真正体现某项活动的实际收支情况。本次抽查发现的共性问题与建议
本次抽查发现的共性问题与建议建议：1、行政经费的收入增设“其他收入”项，用于核算除会费收入、行政经费捐赠收入、行政经费利息收入之外的其他收入。
谢谢！
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