会议座位安排使用说明
举办正式会议时，需要为参会人员安排会议座位。在未使用计算机的时候，需要手工制作会场座位表格，在其中逐一填写参会人员姓名，有时仅仅因为调整一个座位，整个工作都要重新来过，而这种“牵一发而动全身”的事情，经常会在临近开会时发生，需要加班加点工作才能完成任务。有了计算机之后，使用电子表格软件制作会议座次安排表就方便多了，录入参会人员姓名后，可在电子文档中随时修改名单，遇到调整座位的情况，只要采用复制、粘贴操作就行。但录入和调整名单时，免不了出现差错，需要进行大量的校对工作，特别是现在会务工作质量比以往要求高了，会议座位表要发到每个参会人员手中，极细小的差错有可能给参会人员造成错觉，不利于参会人员及时找到座位就座。
会议座位安排是一款帮助用户在EXCEL中编排会议座次的软件。它用EXCEL表格中的单元格表示会场座位，然后从外部表格导入名单到这些单元格中，并在单次导入的名单周围画出边界线条进行名单的组别区分，特别适合于用来为有多个参会小组的大中型会议编排会议座位。为了便于用户操作，下面对其使用方法说明如下：
一、设置会场总行数和总列数
设置会场总行数和总列数，目的就是用EXCEL表格中一片方形的单元格区域来表示会场的座位情况：该方形区域内的每个单元格和会场中每个座位一一对应，该方形区域的总行数表示会场的总行数或总排数，该方形区域的总列数表示会场中每一行或者每一排的座位数。通过以下步骤在EXCEL中设置会场总行数和总列数：
（一）点击菜单项“会场设置”。
（二）弹出设置界面。
在左边的设置界面中，可设置会场行数、列数和会议标题等内容，行数和列数的设置将反映到编排座位信息的表格当中，图中右边的表格用来编排座位信息，为了叙述方便，以下将它称为座位表。
（三）座位表按照设定值变化后的情况：
座位表第一行不用来表示座位，而是用来区分会场的不同区域。
座位表第2行至第6行总共5行，表示会场总行数，为用户所设置。
座位表第A列至第K列总共11列，表示会场中每行或每排座位数：其中第A列至第C列共3列为会场区域1，第D列至第H列共5列为会场区域2，第I列至第K列共3列为会场区域3，与用户设置的会场区域列数“3，5，3”相同，其和3+5+3＝11表示会场总列数。
座位表单元格区域A2至K6中，每个单元格都代表了会场中的一个座位，用户将在这些单元格中填充参会人员姓名。
设置界面中并没有要求用户设置会场总列数，而代之以要求用户将会场分区，并设置各区域列数，总列数则为所有区域列数的总和，并且以表格第一行表示这种分区情况。一般情况下分区都是以会场纵向过道为准将会场划分为几个区域。这样做有利于更好反映会场情况，从而可以将同一个参会小组的人员集中安排到同一个会场区域，便于参会人员快速找到自己的座位就座。
会议座位安排以表格第一行表示分区，而且将表示某一分区的单元格分别合并在一起，并着以不同颜色，一是为了直观地查看到分区情况，二是为了可以快速地检索到会场区域的左右边界，保证自动填充名单时，不会跨区域填充。
二、填充参会人员姓名
在表示会场座位的单元格中逐一填充参会人员姓名，形成参会人员姓名和会场座位一一对应的会议座次安排信息，是会议座位安排最主要的一个步骤。
填充参会人员姓名时，如果以手工方式逐个录入，不免会增加工作量，而且不能保证准确。会议座位安排设想用户从外部表格导入名单，这种用来供给导入名单的表格，一般是参会人员名册，包含了参会人员姓名、职务及食宿安排等，可从会务工作上一环节得到其电子版，为了表述简便，以下简称为名册表。最能体现会议座位安排使用价值的地方，是它并非一次性地从名册表中将名单导入到座位表中，而是在于它更加灵活，可任意次导入，可由用户任意选取名册表中的部分名单填充到座位表中的任意位置，并在这些名单周围画出边界，用双线画边界线条，用虚线画内部线条，如果座位表中这些名单所在单元格区域非矩形区域，而是一个多重区域时，画出这些线条，要进行多次操作才能完成，而现在是自动完成的，给用户带来了极大的方便。
在用户导入名单时，名册表作为导出名单的供给方，座位表作为导入名单的使用方，都需要处于被打开并可见的状态，下图所示，左边的是名册表，右边的是座位表：
会议座位安排启动运行时，将首先打开座位表，用户在导入名单之前，要保证名册表能用就必须先打开名册表。用户可使用菜单项“指定导出名单所在文件”来打开名册表，如下图示是该菜单项被选中，用户点击它就可以指定一个外部文件作为导出名单的名册表。
名册表供给的名单分为已编排了顺序号的和未编排顺序号的，导出导入时操作方法有很大差别，如前图所示，它们使用了不同的菜单项来实现其功能，下面分别予以说明：
（一）导入未编排顺序号的名单，是最多使用的导入方式，其使用次数应与会议分组关联，使用时最好一次导入一个参会小组的名单。
导入未编排顺序号的名单与用户有两次交互过程，第一次要求用户从名册表选取单元格或区域获取导出名单，第二次要求用户从座位表选取单元格或区域导入名单。其流程如下：
（二）导入已编排顺序号的名单，是针对特殊情况的导入方式。安排会议座位时除遵循从上到下，从左至右的排列规则外，经常会遇到两种特殊的排列要求：一是需要将前（几）排就座的人员按照先中间后两边的顺序进行排列，二是需要将某类人员安排到会场靠前的位置就座。第一种情况处理起来非常简单，只需要在名单被导入后，选定这些名单所在的单元格，点击菜单项“变更名单顺序（先中间，后左右）”即可完成；第二种情况处理起来比较复杂，需要用户在导入名单前，对名册表进行无损修改：在名册表空白列添加数字，用以指定名单被导出的顺序，空白列的选定以不影响打印输出结果为准。因为不需要修改名册表已有内容，不需要增删行或移动表格行位置，不影响名册表打印输出结果，因此可认为它是无损修改。该修改过程通过以下四个步骤完成：
1、建顺序名单表：
在一个新表中将需要编排顺序号的名单按照先后顺序录入，每行一个，注意不要有多余空行、空格，单名中间不加空格。这里假定用户在与名册表同一个工作簿的表Sheet1中第A列的第1行至第40行录入了这些名单。
2、在名册表空白列添加公式：
在名册表空白列（假定为F）第一个单元格添加公式
=MATCH(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(INDIRECT(ADDRESS(ROW(),1)),"",""),"（女）",""),"(女)",""),Sheet1!$A$1:$A$40,0)
将该公式向下拖动到适当位置，确保已包含所有Sheet1中的名单。
此时，名册表中包含公式的单元格所在行的行号和第1列指定的单元格，其值可能是参会人员姓名，如果能在数组——Sheet1的$A$1至$A$40中找到相同的姓名，则公式所在单元格获得该姓名在数组中顺序号，如果不能得到相同的姓名项，则公式所在单元格其值为#N/A。
3、清除公式但保留其计算结果：
在第2步用户完成公式拖动操作后，在没有进行任何其他操作之前，所有拖动经过的单元格被选中，并且有了计算结果，此时按Ctrl+C（复制），再按Ctrl+V(粘贴)，再打开粘贴选项选择“只有值”，就完成了给导出名单编排顺序号的操作。
4、告诉后续操作名册表的哪一列编排了座位顺序号：
在完成“指定导出名单所在文件”后，将弹出如下图示的对话框，在最后一项设置中可指定用户在名册表中哪一列编排了导出顺序号。
通过上述过程完成对名册表的修改后，就完成了顺序导入名单的准备工作，以下是导入已编排顺序号名单的流程：
三、输出结果，完成会议座位表的制作。
用户点击“导出结果”，可将座位表的编排结果输出到一个新表，并在新表自动添加会议标题、会场排号、会场座位号、制作日期等信息，完成会议座次表的制作。
四、使用会议座位安排注意事项：
（一）会议座位安排已更新到7.0.0.1版。其下载地址：
http://pan.baidu.com/s/1qYGt5c4
此次发布的版本分为试用版和限时使用版，限时使用版使用到期后，转为试用版。
限时使用版和试用版区别在于，是否在座位表排列的名单中加入扰乱文字。
正常使用该软件必须具备以下条件：
1、使用该软件的计算机必须能访问互联网。
2、能及时得到time1.aliyun.com授时服务，取得当前日期。
3、当前日期不超过限定日期。
（二）文件构成
1、主文档：ArrangeNameForSeat.exe,运行此文件后，将在EXCEL中打开座位表，同时在任务栏托盘区出现运行图标，在图标右击鼠标，出现功能菜单，左击鼠标，隐藏功能菜单。
2、座位表文件——会议座位安排.xls,在程序开始启动时被打开，其中名称为“座位映射表”的工作表，即为座位表，包含了用户编排的座位信息。
3、会场设置.ini,用来存储用户设置，包括会场的总行数、会议标题等。
4、ArrangeSeatInExcel.dll，EXCEL加载项，程序运行时被加载，程序退出时被卸载。
5、名册表文件，用来提供导出名单，由用户指定，其文件路径及文件名在用户指定后，被存储到配置文件中。
除名册表文件外，其它四个文件必须位于相同的目录下，名册表文件的名称不能包括除汉字和英文字母外的其他字符。
作者QQ：445487340
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1、用户在名册表选择单元格区域，组织导出名单
流程结束
所选单元格区域是否符合要求
2、用户在座位表选择单元格或其区域，提供放置导入名单的位置
从所选单元格区域剔除空单元格和已编排了顺序号的单元格，完成组织名单
名单仅在首个单元格所在分区内填充，被自动填充到首个单元格及其以下的单元格区域。
是否以“指定首个单元格”方式填充
保留用户选择的首个单元格，忽略其他选择
名单在用户选择的单元格区域内自动填充。用户选择的单元格区域可以是多重区域，也可以跨越分区选择
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F
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准备：在名册表中为顺序导出的名单编排顺序号
鼠标点击菜单项“导入已编排顺序号的名单”，启动流程
从名册表读取顺序名单，并排序
用户从座位表选择单元格区域，用来放置顺序名单。选择可以跨分区，可以选择多重单元格区域
名单按照编排顺序依次导入到座位表选定单元格区域
流程结束
用户点击菜单项“导入未编排顺序号的名单”，启动流程
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