高效时间管理TimeManagement主讲：张从新问问你自己你每天的时间够用吗？你对时间的安排合理吗？你每天的工作效率高吗？你每天过得充实吗？你有危机感吗？你的生活紧张吗？你遇到的时间难题有哪些？假如今天是你生命中的最后一天？你的一天是怎么过的？版权所有北京春风训练课程内容时间的特性时间管理的法则时间管理和工作安排的系统方法及工具浪费时间的陷阱时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。－－－－鲁迅明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何，请君听我明日歌。——文嘉《明日歌》时间的特性时间管理的法则第一法则:预先规划要预先设定目标、规划时间（每年、每月、每周、每日）头一天晚上明确明日目标上周末前明确下周目标上月30日前明确下月目标上年度11前明确明年目标人生规划六大主要领域健康、家庭、事业、财务、心理、社交制定规划的五大原则明确、量化、挑战、长短、时限第二法则:要事第一分清优先顺序，重要级别时间管理ABC法则(A：最重要B:重要C：不重要)A级优先—必须做的事B级优先—应该做的事C级优先—可以去做的事用大块时间聚焦、优先解决A类事件压缩B类事件不做C类事件我们要经常问自己：假如今天只做一件事我做什么？20：80法则第三法则:行动日志(时间管理工具)每天的时间管理任务清单追踪检查系统当日事当日毕杜绝拖延凡事设定时限第四法则:一天当三天过帕金森定律：你给他多少时间，他就会用掉多少时间。你是如何规划一天时间的？我们能给我们的时间打几折？我们如何让早上上班前40分钟时间变成10分钟？时间是像海绵，我们需要不断压缩时间。我们不能改变时间的长度，但可以改变时间宽度。第五法则:做对决策决策失误是重大失误，我们通常会犯如下错误：个人决策匆忙草率不懂放弃不切实际第六法则:授权授权的本质：复制自己，用别人的时间好处：增强信任培养下属做更重要的事方法：找对人（用人所长，顺势而为）由简至繁（分阶段授权）明确结果（请重复一遍）责权利一致，做出承诺检查帮助承担责任（授权不等于弃权）时间管理和工作安排的系统方法关于时间管理时间能管理吗?你真的没时间吗?你有多少时间用在工作上?效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiveness)效率：把事情做对（Dothethingsright）效果：做对的事情（Dotherightthings）效能：把对的事情做对（Dotherightthingsright）输入输出一般工作者输出输入聪明工作者如何节省时间自己做别人做排入工作行程Scheduling授权Delegation时间管理的基本认识知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上时间无法管理,事情/任务才是管理的对象浪费的时间远比有效利用的时间多善用管理工具提升时间利用效率管理时间的四大任务确立目标（Goal）/愿景（Vision）设立短期目标（Objective）制定工作计划（Planning）区分轻重缓急（Prioritizing）个人管理的四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整PDCA循环——戴明环P（Plan）——计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定；D（DO）——执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容；C（Check）——检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题；A（Act）——行动（或处理）。对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作时遵循；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提给下一个PDCA循环中去解决。制定目标时应该遵循法则——目标设定的课题可达到的(Achievable)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。可信的(Believable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。可想象的(Conceivable)能够用文字（书面）表示出来。可控制的(Controllable)不受其他人的参加而可以随着改动的。合乎需求的(Desirable)是你真正希望做的。可衡量的(Measurable)成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。紧急不紧急III22危机准备事项重22紧迫的问题预防措施22已到期的项目价值整合要22会议计划2关系建立2真正的休闲2授权IIIIV22不预期的打扰─如电话过于简单的事22垃圾信件某些信件、某些报告不重要22某些电话某些会议22一些会浪费时间的事某些触手可及的事情2你喜欢做的事情时间管理矩阵工作日志时间工作内容工作分类实际花费时间ABC完成每日时间规划法列出任务估计工作需要时间预留机动时间给意外事件决定优先,删减和委派事后检查日程计划日程计划-举例时间日志时间工作安排工作优先度备注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00定时将您使用时间的方式忠实记录起来是帮助您开始时间管理的最佳方式按照自己的需求修改每日时间日志1.为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。填写时间日志2.随身带着每日时间日志，以每分钟为一单15位，忠实正确的将你在这分钟所做的工作15或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天…等。如何填写每日时间日志如何控制时间的使用1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划高效率利用精力高峰期尽可能授权尽可能消除或减少干扰因素留出处理意外事件的处理时段计划时间运用的指导方针总是把你的计划写下来。保持集中力在你将预定完成的目标上。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。先将主要的事项及活动计划好。多花心思在计划每天的一开始。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。多留一些时间给重要的工作。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。?建立一些弹性在突如其来的事件上。每一天拨出一些供思考的时间给自己。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先将明日的行程排好。请你的秘书来协助你安排行程。将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。制定工作计划的八个步骤描述要获得的结果—要完成什么任务评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项界定目标制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限)计算预算费用,包括金钱、人力、时间制定时间表执行计划跟踪计划的执行情况期望现状目标步骤预算时间表执行跟踪列表WhyWhatWho工作计划WhenWhereHowtoHowmuch?准备演示纲要?给上司的成本分析报告?清理预算分析资料?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程?顾客意见反馈分析?评估地点?项目进度时程安排?新产品上市?扩大市场占有率制作工作计划任务名称:日期:工作项目重要性开始结束负责人成果评价管理者的时间计划善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间预留可弹性运用的时间以应对突发状况将琐碎的工作交由部属处理将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作谁偷了你的时间?浪费时间的陷阱时间浪费的陷阱缺乏轻重缓急之分缺少计划随意授权无效的会议缺乏组织个人间的冲突对时间估计的不足试图根据记忆来做事没有能力说“不”拖延避免干扰电话SayNo!未事先约定的访客给自己一段安静的时间拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益避免干扰访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话电话尽量减少代接与授权电话留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件限制对象会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求跳脱时间陷阱1、计划欠妥7、欠缺自律13、用人不当2、贪求过多8、无力拒绝14、社交闲谈3、不速之客9、做事绝延15、权贵混淆4、条理不清10、无效会议16、沟通不良5、事必躬亲11、文件繁杂17、进度失控6、电话干扰12、工作搁置18、应付危机经理人应经常问的问题我的工作如何对公司的策略产生贡献？我的主要角色与职责是什么？我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？如何提供更好的服务给内部及外部的客户？有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？有哪些是公司期望未来去做的事？如何进行时间管理确立自己的角色选择重要的事,排定优先顺序了解自己的时间到哪去了设立目标计划和安排日程避免干扰井然有序,逃离时间的陷阱时间管理就是对生命的管理每个人的时间都是有限的每个人的时间都是有价值的假如今天是我生命中最后一天我该如何面对这最后、最宝贵的一天呢推荐一本影响我人生的一本书《羊皮卷》你将在其中找到成功的答案花点时间,什么都不做,这是放松的开始花点时间,去思考,这是进步的开始花点时间,去阅读,这是智慧的开始花点时间,去运动,这是健康的开始花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始花点时间,去关怀社会,这是服务的开始ThankYou！
每周计划（第_____周） 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期日 角色扮演 设定目标 今日工作重点 工作/约会/会议 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上
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每周计划（第_____周） 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期日 角色扮演 设定目标 今日工作重点 准备MaryKay培训 景瑞Interview 景瑞Interview 玫琳凯培训 玫琳凯培训 景瑞培训 周末陪孩子活动 安排活动住宿 确认交通安排 确认旅游用品 周末活动 每周最少一次与家人聚会 家庭聚餐 争论不超过一天 一周游泳两次 完成玫琳凯“人的管理” 工作/约会/会议 8 8 8 8 8 8 8家庭早餐 9MaryKay培训 9MaryKay培训 9景瑞教材 9 9 9 9陪小孩看书 准备玫琳凯培训 10CallJassica 10 10景瑞 10 10 10 10确认餐厅 景瑞房产教材 CallMsCai Interview 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12家庭聚餐 与Helen一起做教材 1 1与Helen做教材 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2商场购物 3 3景瑞Interview 3 3 3 3 3 CBM追踪 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 晚上
读“谈人的管理” 晚上
读“谈人的管理”
游泳 晚上
读“谈人的管理” 晚上
游泳 晚上
晚上
看VCD
游泳 晚上
确认下周工作
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父亲，丈夫
及儿子
自己
培训顾问
教练
开创者
3.上班时数以外的工作如果您在上班时数以外时间工作（包括做恶梦），也请正确的记录在日志里。
4.将工作分类归纳在右边工作分类归纳栏内是将您所做的工作及活动来归类及命名。例如：“书写报告”、“进行自我时间管理”、“准备计划”、“冥想”、“做白日梦”、“问题处理”在每天工作结束之后，将每大项占多少的单位总加起来。
我们建议您在每天最后的时候才将工作归类命名。
计划的指导方针
总是把你的计划写下来。在平常或繁忙的日子里，你不可能记下那幺多的细节。
当所有被列入计划的活动中，不要忘记保持集中力在你将预定完成的目标上。
总是将你的日程表放在你的面前，不断地检查你的工作目标、工作顺序及预定工作事项以确保工作进度。
先将主要的事项及活动计划好。
多花心思在计划每天的一开始。一个好的开始往往带来有效的一天。
尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。
多留一些时间给重要的工作，如有需要并可从事『时间封锁』。
确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。
建立一些弹性在突如其来的事件上，你不可能完全预料或控制每件事情。
每一天拨出一些供思考的时间给自己。
考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。譬如什幺样的工作可以在旅行及等待中完成。
如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。
学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。
每日下班前先将明日的行程排好。
请你的秘书来协助你安排行程。
将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，经过不断的比较，你可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。
每日计划
工作内容 重要性 所需时间 完成 时间安排 与人事经理会议 3 1小时 8:00 退休年金计划 检讨退休年金计划 2 2小时 8:15 退休年金计划 与人事部同仁会议 4 1小时 8:30 退休年金计划 看各部门报告 1 4小时 8:45 退休年金计划 口述给陈老板的信件 7 5分钟 9:00 打电话给银行 5 10分钟 9:15 打电话给吴小姐 6 15分钟 9:30 打电话给吴小姐 出差旅费申报 8 15分钟 9:45 10:00 10:15 10:30 10:45 11:00 与人事经理碰面 11:15 与人事经理碰面 11:30 与人事经理碰面 11:45 与人事经理碰面 12:00 退休年金计划 12:15 退休年金计划 12:30 退休年金计划 12:45 退休年金计划 1:00 午餐 1:15 午餐 1:30 午餐 1:45 午餐 2:00 2:15 2:30 陈先生的信 2:45 出差旅费申报 3:00 3:15 3:30 3:45 4:00 与人事部同仁见面 4:15 与人事部同仁见面 4:30 与人事部同仁见面 4:45 与人事部同仁见面 5:00 5:15 看部门报告 5:30 看部门报告 5:45 看部门报告 6:00 看部门报告 NOTES
下
班 看部门报告 看部门报告 看部门报告 看部门报告 重点排序方法
电话 待办事项 谁 事项 重要性 事情 重要性 约会 跟催之事 何时 谁及地点 所需时间 事情 重要性 重要排序
A. 今天务必完成
B. 应该今天才完成
C. 可以拖延
可以授权
每天至少要预留一小时给无法预期的事情
订立双赢合约的五个步骤
详细的说出所要达到的目标(DesiredResult)
政策
不可做的事及应注意的事
回报的方式
一些可能发生的过程
提供蓝图(Guidelines)
提供可以运用的资源(Resources)
定义出责任范围(Accountability)
告诉其可能的结果(Consequences)
事
人
项目控制记录表
项目内容 重要性 开始时间 结束时间 负责人 检查时间
跳出时间的陷阱
浪费时间的因素 可能造成的原因 解决方法 缺乏计划做事 不认为计划重要
想做就做
过去成功从来没做过的计划 认知计划需要花时间，但总体来说却省了很多时间
强调结果的重要，而非事情的本身
想想您的好运会一直持续下去吗? 做事不知排列先后次序 不知工作的目标及方向 写下每项工作的目标及方向，并与同事讨论订出轻重缓急 过多的承诺 兴趣太广泛
不知事情的轻重缓急及先后次序 学会说“不”
将最重要的事先做，了解自己工作的目标及方向，以其轻重，排列出先后次序 危机管理 欠缺计划
不切实际的时间估算 运用上面做事缺乏计划的三种解决方法
做计划时总是预留些时间及被打扰的可能性 不知如何授权 觉得下属没有能力
怕下属太有能力 多加训练、允许犯错。如果有必要换人作作看
完全授权，并给予奖励，了解竞争是进步的原动力，团队的进步与成功才是真正的进步与成功 例行及简单的工作 不知如何排列优先次序
适度介入或监督下属的工作
不愿授权，因为不做一些例行的工作，就感觉自己不重要而无安全感 设立并专注在目标上，将一些不必亲自作的工作授权下去
授权并告知他们你的预期结果，而非告诉他们细节及方法（教他们如何用头脑）
了解自己角色的伴扮演，及授权的重要，如何让每个人发挥的更好，把单一事情做好更重要 访客 喜欢与人社交
不知如何说“不” 尽量避免在上班时间与上班地点谈非公事上的事情
与有必要的人约在外面（如午餐）
不提供座位给访客
过滤人、事、物，勇敢、坚定的说“不”给不重要的人、事、物 电话 缺乏自律精神
事事喜欢，被告知及介入 过滤电话，谈话尽量简短
除非必要决不介入 会议 害怕做决定后的责任
不知如何做决定
适度沟通
不知如何开会 有些决定不一定用开会的方式来做
有些决定无法事先得到完整的信息
没有必要的会不开
设立议程，并遵守议程，专注在主题上，会议后马上将会议记录交给每一个相关人员
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