2017-6-12数据透视表中添加数值字段时,汇总方式为啥总是默认为计数?
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数据透视表中添加数值字段时,汇总方式为啥总是默认为计数?
有很多同学在使用数据透视表汇总数据时,添加数值类型的字段到数据透视表
的数值区域时,值汇总方式总是默认为“计数”,可是我们明明想要的是“求
和”啊!有十几个甚至更多个字段,难道要让我添加完之后再一个一个地改
么?
用小岳岳的话说,这事儿我忍不了!
其实出现这样的问题跟我们的数据源有关。如果我们的数据源中某一列存在空白单元格、文
本型数字或者错误值(划重点),那么你在把这列数据添加到数据透视表的值区域的时候,
它默认的汇总方式就是“计数”。看下图,分别列出了文本型数字、错误值、空白单元格的
示例。注意,文本型数字所在的单元格左上角有个绿色的小三角形。
明白了问题所在,那么我们就很容易解决了。
1、?处理错误值
对于查找和替换符合一定特征的内容,我们可以尝试使用”定位“的方式。
首先,我们选择数据源的数值区域,然后按F5键或者Ctrl+G。
2017-03-17Will?LiExcel轻松学
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在弹出的“定位”对话框中点击“定位条件”按钮来选择定位条件。
在图片所示的选项中,选择第1个框中的“常量”单选按钮,同时勾选第2个框中的“错
误”复选框,点“确定”按钮就可以找出并选中常量型错误值所在的单元格。这里的“常
量”是指固定值,而不是公式的计算结果。
类似的道理,选择第1个框中的“公式”,同时勾选第2个框中的“错误”,点“确定”按钮
就可以找出并选中公式计算结果为错误值的单元格。
然后我们紧接着输入0,再同时按Ctrl+Enter键,这样所有的错误值都全部替换为0了。
这里有一个小技巧,同时按Ctrl+Enter键可以快速复制、填充内容。
2、?处理空白单元格
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同样用”定位“操作,我们在”定位条件“中选择第3个框中的”空值“,点”确定“按钮后
就可以找到并选中所有的空白单元格,我们同样可以直接输入0,然后按Ctrl+Enter键来将选
中的单元格快速填充成0。
3、?处理文本型数据
对于文本型数据,在数据量庞大的时候,我们可能不太好发现这种数据。我同样可以用”定
位“的方式来查找。在“定位条件”中,我们在上图的第1个框中选择”常量“或”公式“,
在第二个框中选择”文本“,点”确定“按钮,如果找到了文本型数据,我们就需要把这些
数据转换成数值;如果提示”未找到单元格“,那么就说明数据区域不存在文本型数据,我
就可以继续进行下一步
经过以上步骤处理完之后,我们再创建数据透视表,添加数值字段的时候,它们就全部跑
到”值“区域并且默认的汇总方式都变成”求和“了。
有同学要说了,数值区域我都处理完了之后,为啥还是默认为”计数“呢?
注意,如果你先创建了数据透视表,再处理源数据,那么在处理完源数据之后,一定要刷新数
据透视表,否则的话那个透视表里的数据还是你更改之前的内容,默认的汇总方式也就不
是”求和“了。
4、另一个快捷处理的方法
如果你的数据源区域没有错误值,没有文本型数字,只有空白单元格,我相信这是很多人最
常遇到的情况,那么我们就不需要上面那么复杂了。
确认第一行数据内容都是数值,如果第一行数据中有空白单元格,那就用上面的方法
(定位到空白单元格,输入0,同时按Ctrl+Enter)填充为0;
以前两行(一行标题、一行数据)作为数据源来创建数据透视表,然后将需要汇总的数
值字段添加到数据透视表的值区域,这时默认的数据汇总方式就是”求和“;
手动把数据透视表的数据源调整为全部数据区域,刷新数据透视表。
这样我们就完成了。
文字看起来写的很长,因为我们要让所有人都看得懂、学的会,实际上操作起来很快。如
果你不知道这个方法的话就赶快按照这里的介绍练习一下吧!
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