一个优秀外贸人的自我修养周星驰的电影《喜剧之王》，里面提到的一本书，叫《一个演员的自我修养》，其实作为一个优秀外贸人，也有其自我修养！做一个
优秀的外贸业务员需要注意很多问题，我们共勉！一个优秀外贸人的自我修养1、妥善安排会面的约定I''dliketomakean
appointmentwithMr.Lee.?当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先通知对方。出国以前再以Telex或电
话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉她："I''dliketomakeanap
pointmentwithMr.Lee."（我想和李先生约见一次。）让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。2、向沟通对
手表示善意与欢迎Iwillarrangeeverything.如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善
和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“Iwillarrangeeverything."(我
会安排一切。）不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。3、沟通进行中应避免干扰Nointer
ruptionsduringthemeeting!?如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的
干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。4、遵守礼仪?Behaveyourself!沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持
良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。坐姿不良、讲话时左顾右盼等不良习惯，都足以使人对体产生不良的印象。5、适
时承认自己的过失?It''smyfault.如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“I''msorry
.It''smyfault."（对不起，是我的错。）通常能够获得对方的原谅，至少先让对方不那么懊恼，等气消了再解释清楚。6、抱
怨不是无理取闹Ihaveacomplainttomake.以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反
。生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方"Ihaveacomplainttomake.”（我有怨言。）然
后告诉他所发生的事。7、资料须充实完备WehaveapamphletinEnglish.具体的物品通常比口头描述更有说服
力。当客户听到你说"WehaveapamphletinEnglish."（我们有英文的小册子。）或"Pleaset
akethisasasample."（请将这个拿去当样品。）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资
料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。8、缓和紧张的气氛Howaboutabreak?当会议因冗长而陷于沉闷
、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“Howaboutabreak？”（
休息一下如何？）对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以缓解。9、做个周到的主人?Youcanuseourofficeeq
uipmentifnecessary.如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应该尽量配合对手，向他提
供有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告诉他“Youcanuseourofficeequipmentifne
cessary.”（如果必要的话，您可以使用我们的办公室设备。）协助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。1
0、询问对方的意见Whatisyouropinion?每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想
法以外，随时可加上一句“Whatisyouropinion?”（你的意见是？）或“?I''dliketohearyou
rideasabouttheproblem.”（我想听听你对这个问题的看法。）不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交
流而逐渐达成协议。11、清楚地说出自己的想法与决定IthinkIshouldcallalawyer.如果在沟通场合中，
你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。试想假如你
在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他“Ihadtheright-of-way."（我有优先行驶权。）或没告诉他“?Ithi
nkIshouldcallalawyer."（我想我该叫个律师。）你也许因此而吃了大亏。平常多注意点英美人士对这类场合的
应对，您这方面的英语一定会大有进步！12、找出问题症结Whatseemstobethetrouble?任何一个冲突或误解
的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货？为什么对方不能达到你的要求？这种情况发生时，要立刻积极地探索原因。向对
方探询“Whatseemstobethetroubte?”（有什么困难吗？）或问一句“Istheresomethin
gthatneedsourattention?"有什么需要我们注意点的吗？）都能表示你对事情的关切。知道问题的症结，才有
办法进行沟通。13、要有解决问题的诚意Pleasetellmeaboutit.当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚
他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Pleasetellmeaboutit”（请告诉我这件事的
情况。）或“I''msorryformyerrorandassureyouIwilltakegreatcar
einperformingthework.”（我为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力处理此事。）14、适时提出建议W
e''llsendyouareplacementrightaway.当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免
于陷入僵局，甚至于得以圆满地达成协议。例如：你运送到客户手上的货物，的确不是订单上所标明的，而你又能立即向他保证"We''lls
endyouareplacementrightaway."（我们会立即寄给您一批替换品。）或者告诉他“Wecana
djustthepriceforyouifyoukeepthematerial.”（如果您留下这批材料，我们可以
为您调整价格。）15、随时确认重要的细节?Isthiswahtwedecided?商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期
时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问对方“Isthiswhatw
edecided?”（这是我们说定的吗？）合约内容真的错得离谱，就应告诉对方“I''llhavetoreturnthis
contracttoyouunsigned."（我得将这份合约退还给你，不能签名。）以示抗议。16、听不懂对方的话时，务必请
他重复Wouldyoumindrepeatingit?英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。其
实请人家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说”Wouldyoumindrepeatingit?"（您介意再讲一遍吗？），相信
对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂，那么仍然要用这个老方法：“Couldyouexplainitm
oreprecisely?”（您能解释得更明白一点吗？）17、使谈判对手作肯定答复的问题?Isitimportanttha
t…?连续发问沟通对手给予肯定答复的问题，最后引导他对你的主要建议也作有定的答复，是绝对须要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己
有利的问题，才会痛快地回答“Yes”。因此，在沟通场合开始前，不妨先细心地想一下，你所希望对方接受的条件，对他有什么好处，试着以“
Isitimportantthat…?”（…是不是对您很重要？）或“Isithelpfulif…?”（如果…是不是
对你有帮助？）未获得他的肯定，那么要使你的建议通过也不难了。18、做适当的让步Thebestcompromisewecan
maksis...沟通双方的互相让步，最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元，而卖方只想减价五十元，双方一阵讨价
还价之后，最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人，你总得做一个最后的让步：“Thebestcompromisewec
anmakeis…?”（我们所能做的最好的折衷办法是…）或是“?Thisisthelowestpossiblepr
ice.”（这是最低的可能价格了。）19、不要仓促地做决定Pleaseletmethinkitover.在商场上讲求信用
，一旦允诺人家的事情，要再反悔，会令人产生不良印象。因此，在下决定之前，务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的
事时，不妨请他给你一点时间“Pleaseletmethinkitover.”（请让我考虑一下。）或“?Wouldit
beallrighttogiveyouananswertomorrow?”（明天再答复您行吗？）20、说“不”的技
巧?No,but…在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说“No.”拐弯抹角地用“That＇sdifficult"（那很困
难。）或“Yes,but..."（好是好，可是…）来搪塞，会令对方觉得你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝。如果你说“No，bu
t…”对方便清楚地知道你是拒绝了，但似乎还可以谈谈。这个时候，你因为已先用“No”牵制对方，而站在沟通的有利位置上了。21、不要催
促对手下决定Stopasking"Haveyoudecided?"当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时，千万不要一直催促
他“Haveyoudecided?”（你决定了没有？)你不但干扰了他的思考，也可能激怒他。22、沉默是金Silenceis
golden.面对对方所提无法接受的提议，沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力，远大于浇他一盆冷水。将所达成的协议
逐一列入记录——?Let''shavetheagreeditemsrecorded.为了避免签约时的争执或重新商议，交涉中
达成协议的项目应做成记录，并在会议结束时传阅。因此，每达成一项协议，要记得提醒对方“Let＇shavetheagreedi
temsrecorded."(我们声达成协议的项目记录下来。）23、过分吹牛，足以败事Don＇tboast!磋商者往往为了达
成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他人推销产品时，尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品，进而造成损失，轻者不再与你
打交道；严重的，恐怕还要告你欺诈，多划不来！所以，承诺慎重！24、不浪费沟通对手的时间...thenI＇lldriveyou
totheairportforyourflightat7:00.在沟通开始以前，最好事先得知沟通对手的行程表，并尽
量配合。当你和客户谈好了一切细节以后，你对他说“I''llhavemysecretarytypethecontract
foryoutosignatonce,thenI''lldriveyoutotheairportfory
ourflightat7:00.?(我会让我的秘书立刻将合同打好给您签名，然后，我开车送您去机场搭七点钟的飞机。）25、达到
目地，立即离开?I＇mgladtohavemetyou,Mr.Lee.如果协议达成，而你仍流连忘返，则有以下两种危险
：沟通对手改变主意；或者你可能因松懈而目不择言，说错了话。因此商议一完成，立即以?"I＇mgladtohavemetyo
u,Mr.Lee."（李先生，很高兴认识您。）收场，告别离去。26、充满信心地进行沟通Youcanaskmeanyq
uestion.任何有心沟通的人，都希望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为你是有决策力的人，最直接的方法便是一见面就告诉他
“?Youcanaskmeanyquestion.”（您可以问我任何问题。）太过紧张容易让人不安，觉得你不够专业，不能当担
重任。27、对沟通对手的专长与能力表示认知Iknowyouaregoodat….每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟
通对手表示你认知他的能力，并寄希望他有所表现：“Iknowyouaregoodathandlingdifficult
situations,andIbelieveIcancountonyou."（我知道你擅于处理棘手问题，并相信我
可以依赖您。）28、以肯定的语气，谈论对手的问题Ibelieveourexpertscangiveyouhelpfu
ladvicefortheprobleminyourcompany.当对手正在为某个问题烦恼，而你正好能够帮他忙，一
句"Ibelieveourexpertscangiveyouhelpfuladvicefortheprob
leminyourcompany."（我相信我们的专家能提供对贵公司问题有帮助的建议。）必能使他宽慰不已，立刻表现合作的态
度，而你的沟通力也大大增加了。29、委婉地透露坏消息Badnews，I＇mafraid.要向他人透露坏消息，也需要一点技巧。
在向客户透露涨价或其它坏消息时，先告诉他“Badnews，I＇mafraid”（恐怕是坏消息喔。）也能收到相同的效果。人对某件
事的发生预先有心理准备时，总是较容易接受的。30、强调沟通双方相同的处境?Ourcostsarewayuptoo.说服沟
通对手的技巧之一，就是强调双方的相同点，使其产生认同感，进而达成协议。一个卖主告诉老客户产品涨价的最常见理由就是“?Ourcos
tsarewayuptoo"（我们的成本也上涨了。）以使客户觉得他的对手和他一样，正面临着涨价的处境。31、向谈判对手略
施压力ThespecialpricewillbeeffectiveuntilMay30.为了促使谈判对手尽快做决定
，略施压力有时也是值得考虑的手段。例如，聪明的卖主都知道，订出“最后期限”，能够刺激原本无心购买或犹豫不决的买主。一句“?Unle
ssyouordrinFebruary,wewon＇tbeabletodeliverinApril.”（除
非您在二月就下订单，否则我们无法在四月交货。）或者“?TheSpecialpricewillbeeffectiveun
tilMag30.”（特价的有效期限到五月三十日。）都能使潜在的买主迅速地在心里盘算一番！32、不要幸灾乐祸Don''tsay
"Itoldyouso!"当你以前曾告诉或警告过对手的事被你不幸言中时，用不着再来提醒他“Itoldyouso!"我告诉过你吧！）这种话对你们的沟通没有帮助，却只有使听者更加反感。33、保留沟通对手的面子Yourviewsregardingmanagementdifferfrommine.要使沟通彻底失败，最好的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。可是如此一来，沟通不但要破裂，也会注意点来对手的怨恨。虽然你重重地打击了对手，自己却也成了失败的沟通者。因此向对方提出质疑时，要确定将矛头指向事情本身，而不是对手身上：“Yourviewsregardingmanagementdiffermine.”（您的经营观点和我的不同。）有时候，你甚至于可以将责任归咎于不在场的第三者身上，而不是直接推给沟通对手："?Someonemusthavegivenyouwronginformation."（一定是有人把错误的情报给了你。）这样的说法可以引导对方修正他的观点，而不会触怒了他，使他拂袖而去。 |
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