版本：A
ERP系统操作管理规定(试用版)(范围:供应链+财务)
制定/日期 审核/日期 核准/日期 刘振林
2005/7/1
E-mail：szlzl@ufida.com.cn
网址：http://www.ufida.com.cn
1.0目的
规范系统工作流程，明确责任，保证ERP系统的顺利运行！2.0适用范围
适用于XXXXXX实业有限公司！
3.0定义
3.1ERP：（EnterpriseResourcePlanning）ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台，简称企业资源计划。
4.0职责
4.1项目经理：全面督导、指导和管理系统，确保系统顺利运行。
4.2网络管理员：对系统硬件和软件的维护安装，保证系统网络工作正常。
4.3系统管理员：负责软件所有公共参数的设置修改、月末结帐、以及培
训系统操作，解决系统操作过程中出现的问题。
4.4操作用户：及时、正确地操作系统，确保数据的准确。
5.0内容
5.1系统站点管理
5.1.1每个站点由专人管理,业务上面的操作只允许一个人具有编辑功能,其他人只有查询作用!
5.1.2系统管理处建立一份<站点分布管理表>.
5.2软件安装与授予用户权限：
5.2.1部门需安装ERP系统软件,首先填写一份,经部门经理核准,并且项目经理根据申请表内容,决定安装模块管理以及操作权限,然后交付给网络管理员进行软件安装;
5.2.2项目经理同时将相关人员资料录入到里面，如有权限变更，各部门需通过《联络单》进行变更处理！
5.3系统日常操作维护：
5.3.1严格按照有关规定进行操作、不越权操作、不做违规业务。
5.3.2保证自己密码不泄密，定期性更改密码。
5.3.3如果由于各种原因，不能上班的时间超过一天，需要事先把自己未处理的原始单据交接给相关指定人员。
5.3.4业务单据需及录入，业务操作完毕或离开座位请及时关闭窗口。
5.3.5凡有违以上所规定操作者，造成系统业务不能正常操作者，将处予
10-30元的罚款.
5.4系统业务操作管理规定
5.4.1权限管理
1）用友ERP系统划分不同模块受权分级管理，其目的是明确工作职责、划分工作权限及范围，实施更专业的管理。
2）系统权限的分配由系统主管和系统管理员负责，系统权限一经设定后不可随意变更。如需变更使用权限，需部门提出申请，经部门总监签字同意，报系统主管核准方可变更。未经批准不可随意变更。
3）未能达成权限更改协议，可申请总经理室仲裁。
5.4.2系统编码管理规定
1)系统编码是根据公司实际工作的需要，综合分析各种需求的前提下制定的编码规则，系统的编码包括：客户编码、供应商编码、原材料编码、半成品编码、产成品编码、委外加工材料编码。
2)系统编码规则：采用阿拉伯数据编写，客户、供应商6位编码，存货11位编码，编码不得重复使用，不得同一种物料有二个编码。
3)系统编码为公司共用资源，未经批准不可随意更改。如编码不适合管理需要，需更改时，由需求部门或人员提出申请报系统主管，经系统主管争得相关人员同意方可修改，如有一方不同意，则不得擅自改动。
4)系统编码的日常维护由功能模块操作人员自行维护，在编码时要遵守以上编码规则。例如：客户编码为100001，即可在100001，100002。。。。。。199999内不重复编码。
注明:以上都必须建立规范的编码规则文件进行管控.
5.4.3?电子文档管理规定
1)系统中各种参数的设置任何人不可随意改动，如需改动，由需求部门或人员提出申请报项目经理，经项目经理争得相关人员同意后方可修改，如有一方不同意，则不得擅自改动。
2)系统文件每天关机前，要求系统管理员备份一次。每月系统结账后，系统网络员将本月系统文件备份，并刻录光盘。光盘由财务部负责存档。
3)总经理室可查阅全部系统资料，其他人员可查阅所辖范围内的资料，如需查阅他部门资料，需经相关部门负责人同意方可查阅。
4)系统资料属公司机密文件，未经总经理同意任何人不可向外提供。如有违犯者按公司制度处理。
5.4.4模块管理---总账
1)?总账一用户，财务部使用并负责维护。
2)填制、审核、记账、打印凭证、凭证装订、纸制凭证的管理归档，由财务负责人安排完成。
3)财务负责人每月10日前安排结账、出报表。
5.4.5模块管理---应收账款
1)应收账款由财务部专人使用并负责维护，通过销售管理模块提供财务部作应收账款所需的资料。
2)销售管理模块新增客户档案必须在各业务小组账套内新增，新增档案要求内容完整，如客户编号、客户全称、联系人、电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务员。
3)新客户，在下生产工程单、开送货单、收款之前，必须按要求先填写客户档案，否则，系统拒绝操作。
4)销售管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在销售管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。
5)销售管理模块开具的各种单据要求当天处理完毕（包括需打印的），打印出的各种单据要求在三天内返回到相关部门。
6)每月3日下班前向财务部交齐上月的送货单、退货单、样品单等，同时出纳员开具已到账款项收据。
7)?每月4日下班前会计向销售人员提供应收账款明细账对账初稿，5日下班前将核对后的应收账款对账明细交给财务部，财务部6日下班前将正确的应收账款明细表及相关的报表报送销售售人员。
8)7日应收账款管理模块结账。
5.4.6模块管理---应付账款
1)应付账款由财务部专人使用并负责维护，通过采购管理、存货核算模块提供财务部作应付账款所需的资料。
2)采购管理模块新增供应商档案必须按规定材料类别划分，新增档案要求内容完整，如供应商编号、供应商全称、采购员、供应商联系人、电话、传真及详细地址。
3)新供应商，在下生产工程单、开入仓单、付款之前，必须按要求先填写供应商档案。否则，系统拒绝操作。
4)采购管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在采购管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。
5)采购订单的原材料单价、数量、品名必须与材料入仓单一致，如有不一致采购人员要及时改正。
6)开具的原材料入仓单、退货单要按照系统要求严格执行（开具单据要求在存货管理模块作详细说明），入仓单和退货单以单据日期为准三日内上交财务部，单据不可跨月。
7)采购员应要求供应商每月5日前将对账单传到财务部，如5日前不能对账，本月货款推迟支付，7日财务部处理完全部应付账款业务。
8)现款购物设立一个现款购物供应商，并给予编码，购进货物均通过应付账款核算，同时作付款业务。
5.4.7模块管理---销售管理
1)?销售管理模块由销售部、财务部专人使用，由销售部管理与维护。
2)凡与客户有业务发生时，首先增加客户档案，按照系统建立档案规则编写客户编码、客户全称、简称、联系人、客户电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务员（联系人、客户电话、传真及详细地址），档案一经输入确认，不可随意改动，并保持年度内不变。
3)销售人员在下生产工程单时，必须输入客户编码、销售部门、业务员、订单日期、存货编码、数量、交货日期，如有特殊要求的需在订单要求栏中注明。如订单输入错误，可在系统中更改，在纸制生产工程单上更改无效。如系统生产工程单无法更改，可先作废再重新输入。更改生产工程单对其他部门产生影响的要协商处理。
4)?销售人员在填写送货单时，必须输入客户编码、销售部门、联系人、销售类型（国内、国外、退货）、汇率、税率、生产批号（和生产工程单编号一致）、存货编码、数量、单价，退补标志选择正常。
5)发生税金、运费、返利、调账（调金额）调整时，调增用送货单，调减用退货单，销售类型选择“其他”，其他填写同上。
6)送货单开错单价时，应按产品规格（分别）填写应调整的单价，销售类型选择其他，其他填写方法不变，退补标志选择正常。
7)送货单一经确认不可随意删除，如必须删除要登记送货单编号及删除原因，并于月未将删除的送货单编号交财务部。
8)送货单等填写后，销售人员自行审核，财务部审核后并负责打印一式五联送货单。送货单等填写后，要求当天处理完送退货等业务，否则将影响存货数量。如开单后却实因某种原因不能出货，可申请暂存仓库二天（从开单之日算起）。
9)开具的送退货单等要求三天内返回财务部，其他与财务部业务交接关系详见应收账款有关条款。
5.4.8模块管理---库存管理
1)库存管理模块由PMC部、生产部、财务部使用，由PMC部负责管理与维护。
2)PMC部要随时对系统中的BOM资料进行修改、增加等。
3)库存管理的各种单据由PMC部输入，单据包括：产成品入库单、材料出库单、采购入库单、调拨单等。
4)PMC部填写入库单、出库单、退货单、调拨单单据时，必须填写入库类别、生产批号、领用部门、仓库名称、入库单号、供应商名称、厂商编码、供应商送货单号、采购单号、存货编码、数量、单价。
5)由PMC部安排专人对单据的正确性、合理性进行审核，当天输入的单据当天审核完毕，有错误的单据要求最迟第二天更改完毕，审核完毕的单据发现错误，要求在当天更正。
6)当天的单据最晚要在第二天10点钟前，按单据要求交到相关部门。
5.49模块管理---存货管理
1)存货管理模块由财务部使用，并负责管理与维护。
2)存货管理包括：原材料、自制半成品、在产品、产成品。
3)财务部负责审核购进原材料、塑胶件正确性、合理性、合法性。审核无误后，按系统要求记账、制作凭证。如审核发现有错误的单据，要及时书面通知相关人员当天内更改完毕，如系统功能暂时达不到的项目，如：金额方面由财务部协调处理，数量方面由PMC部相关人员协调处理。
4)购进的材料要求每三天记账一次，有特殊情况可与相关人员协商解决。如记账后发现错误，由记账人员组织协调解决，并要求在发现的当天处理完毕。
5)财务部成本员负责审核原材料、自制半成品、塑胶件、在产品、产成品发出的正确性、合理性、合法性，同时审核外委加工、自制半成品、产成品入仓的正确性、合理性、合法性。如在审核过程中发现错误，要通知相关部门或人员及时更改（两天内）。
6)由成本员负责审核的内容要求三天记账一次，有特殊情况可与相关人员协商解决。如记账后发现错误，由记账人员组织协调解决，并要求在发现的当天处理完毕。
5.4.10模块管理---采购管理
1)采购管理模块由采购部、PMC、财务部设专人使用，由采购部负责管理和维护。
2)凡与供应商有业务发生时，首先增加供应商档案，按照系统规则建立档案：编写供应商编码、供应商全称、简称、采购员、联系人、供应商电话、传真及详细地址，档案一经输入确认，不可随意改动，并保持年度内不变。
3)采购人员在下采购通知单时，必须输入供应商编码、业务员、订单日期、存货编码、数量、交货日期，如有特殊要求的需在订单要求栏中注明。如订单输入错误，可在系统中更改，在纸制生产工程单上更改无效。如系统生产工程单无法更改，可先作废再重新输入。更改生产工程单对其他部门产生影响的要协商处理。
4)?采购订单的正确性、完整性由采购部自行审核，当天的订单要求当天审核完毕，要求订单内容和采购入库单内容一致。
5)采购入仓单要求从单据入仓日期为准，三天内返到财务部。
6)外委加工按调拨单制作，加工费用由财务部负责分配。
6.0流程图无
7.0表单见上有涉及描述的表格
8.0相关文件《系统业务解决方案》
第10页/共10页文件编号：WK-ERP-001
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