MicrosoftProject风险评估与管理
您已经使用MicrosoftProject为项目创建了一个详细的计划，并自信一切问题都解决了。还可能会发生什么问题吗？可能还有很多！现在的问题是：项目会在哪些地方出错？怎样才能避免出错？评估和处理风险是您防止项目失败的最好武器。通过分析计划的潜在问题，并制定解决这些问题的策略，您的项目获得成功（即使不是绝对成功）的机会将大大提高。
基本要点
评估和处理风险的过程分为四步，而有效的处理风险的方法需要使用所有这些步骤：
找出风险。
风险评估。
制定风险计划。
监控和处理风险。
要充分分析风险，您需要一个详细的计划。因此，开始进行风险分析的最佳时机恰好是在您保存比较基准并开始进行项目之前。但是，如果认为分析风险是一个一次性的任务，那您就错了。在项目进行的整个过程中，及只要发生违背计划的重大问题时，您将要经常反复地评估计划和分析风险。
找出风险
有很多方法可以找出风险。如果您的时间有限，那么找出风险的最好方法是：
再次审查任务列表和时间安排。
集体自由讨论并且组织与专家的会谈。
再次审查任务列表和时间安排
在MicrosoftProject计划中，您应该首先查看关键路径任务，然后是接近关键路径的任务，最后是非关键路径任务。您要查看的是：
您的组员缺少专门技术的任务。对这类任务的期限和成本的估计很可能不够准确。
具有挑战性的期限和成本的估计。可以询问估计者他们对其估计有多大把握，尤其是对那些关键路径任务的估计。
可以完成特定任务的人员有限，并且这些人员都已全部分配了任务、任务分配过多或可能找不到他们。当某个人员离开了公司，或因为其在公司有其它任务，他（她）可能就无法完成任务。
有多个前置任务的任务。任务相关性越多，拖延的概率就越大。
期限较长或人员过多的任务。对这类任务的估计很可能不够准确。
集体自由讨论并且组织与专家的会谈
仅分析项目计划不可能看出所有的风险。花一些时间召集主要人员进行一次项目集体自由讨论会是很值得的。您可以向他们请教其认为危及项目的最大问题在哪里。您也许会对所发现的问题而感到惊讶。
如果您身边就有经验丰富的项目经理，可以请他们审查您的计划。也可以和具有项目某些方面的专门技术的人员交换意见。例如，如果您打算使用公司外部的项目承包商，您可以和曾使用过该承包商的人员或其他承包商讨论看法。
风险评估
风险评估本身就是一门学问。如下所述，您可以在复杂的风险概率分析到较简单的技巧的范围中选择如何进行风险评估。显而易见，分析结果是否准确与所使用的技巧有关。这里总结了一些基本但有效的技巧。
要进行风险评估，您必须：
确定您的承受能力。
确定每种风险概率。
确定每种风险的成本。
确定每种风险的优先级。
确定您的承受能力
如果您是为一家小公司工作，那么项目超支了25万美元或延迟了两个月都可能使整个公司面临风险。如果您是为一家大公司工作，这些超支或超时对于一个项目来说是可以接受的。写下一些具体的数字：可以接受多少超支或超时？请记住这并不是您的偏好，而是您能承受的底线数字。
确定概率
确定每种风险发生的概率。除非您正在使用统计方法，否则您可以在组员对风险认识的基础上找出风险发生的概率。用这些提示找出风险发生的概率：
使用MicrosoftProjectPERT分析工具来确定您达到任务日期的概率。如果计划中的任务工期与PERT分析中的工期相差太大，那么这些任务有较高风险。
查看存档项目，了解过去类似的任务是否比估计的工期更长或成本更高。
确定组员的信心度。如果分担工作的人员对您估计的成本或期限感到不满意，那么该任务很可能有风险。
确定成本
风险的成本可由美元、损失的时间、损失的质量或所有这三种方法来衡量。请试着估计出风险的代价，如从2.5万到5万美元的范围。估计成本的一种方法是保存一份MicrosoftProject计划的复本，然后修改此复本以做一次假设推测分析，看看如果风险确实产生了会带来什么影响。
确定优先级
根据您的承受能力、风险可能产生的成本及其发生的概率，您可以找出风险的优先级。例如，如果某种风险所产生的成本超过了您的承受能力，并且这种风险很可能发生，那么就指定这种风险为高优先级。用这些优先级来决定您应首先把精力集中于哪些风险。
制定风险计划
一旦确定并测量了风险之后，您需要制定解决风险的计划。因为制定风险计划会耗费很多时间和精力，因此您也许只想为那些高优先级风险或中到高优先级的风险制定计划。这些计划需要有以下内容：
确定每种风险的触发器。
为每种风险制定预防计划、应急计划或缓解计划。
找出风险的触发器
触发器是一种风险已经发生或将要发生的指示器。最好的触发器能正好在问题发生之前通知您。
要确定触发器，可以和那些最可能导致风险发生的人员或那些最可能感受到风险带来的影响的人员谈谈。向他们请教他们如何得知问题将要发生。首先确定他们如何得知问题已发生了，然后再反过来确定在他们在问题确实发生之前是如何知道的。
作为项目经理，应该考虑如何在计划中将风险反映出来。计划会显示早期任务中特定资源的超时吗？计划会显示特定任务中的延迟吗？
为每种待解决的风险制定一个监控列表，说明可能的触发器、它们可能发生的时间及负责监控触发器的人员。
制定计划
一旦确定了触发器之后，您需要制定行动计划。可用以下三种基本方法中的一种制定风险计划：
提前采取行动可减小风险，从而降低问题发生的概率。例如，如果您只有一个具有特定专门技术的人员，那么可考虑培训另外的人员，使他也具有这种专门技术。
如果问题确实发生了，可减轻其后果以缓解风险，从而减少风险带来的影响。例如，如果您只有一个公司外部的供应商来确定其交货日期，您与该供应商的合同中应包括对延迟交货的处罚，以弥补可能对您造成的损失。
如果问题确实发生了，可制定应急计划以对风险作出响应。例如，如果一个任务有被延迟的危险，您可计划增加额外的人员。您的应急计划应包括任何必须提前完成的工作，这样才能使应急成功。例如，您要确定万一您需要额外的人员时，他们都能随时到位。
请记住风险处理计划可能会带来意想不到的结果。在MicrosoftProject中模拟每个计划可看到计划对项目的影响。查找由于计划而产生的新风险并在计划中解决它们。
监控和处理风险
您的风险处理计划已完成了。现在您要做的是确定您和项目小组中的其他人要按照计划采取行动。可根据您的预防计划、缓解计划和应急计划采取任何必要的行动。监控您的监控列表以查看触发器是否发生，并在需要时执行应急计划。务必定期重新评估风险。以下用于监控风险的建议可能会对您有用：
在状态报表中包括风险这一内容，并要求项目人员提出他们所作的任何假设，以及他们看到的任何新风险。
定期组织小组成员会议，重新分析风险处理计划，并确定项目的新风险。
每次项目的实际进展明显与计划不符时，可重新评估风险并重新考虑风险处理计划。
只要稍微提前一些制定计划并多考虑一下，您就可以明显地降低项目的风险。此文章中的提示有利于您进行风险评估和处理。我们希望您的计划能获得成功！
有关风险评估和处理的详细信息，请访问ProjectManagementInstitute（英文）Web站点，并查询《项目管理知识手册》。
有助于查看期限和成本的视图
查看成本
可通过把成本表应用于“甘特图”视图来查看每项任务的成本。
可通过把成本表应用于“资源工作表”视图来查看资源的成本及其在各种任务中的成本。
可在“资源使用状况”视图中查看各个时间阶段的任务成本。
查看工期
可在“甘特图”视图中查看工期，该视图在MicrosoftProject中是默认视图。可以按照期限把图表分类，以便于按最短到最长的顺序查看工期。也可以按照优先级把图表分类，以按任务优先级的顺序查看工期。可以用甘特图表向导查看关键路径及关键路径任务的工期。
有助于查看资源分配的视图
可在“资源使用状况”视图中查看资源分配的情况。
用于监控列表的有用功能
您可以在任何应用程序中制定自己的风险处理计划和监控列表。例如，可以在MicrosoftWord中制定计划。然后通过把信息作为注释附加在任务上的方法在MicrosoftProject计划中加上监控列表信息，如触发器。
如果您的监控列表是在企业内部互联网或Internet上，您可以在Web页中插入超级链接。
如果您熟悉MicrosoftVisualBasic?forApplications，可以用它在MicrosoftProject中创建宏，以在触发事件发生时向您发出警告。
使用PERT分析工具
要进行PERT分析，您需要为要分析的每项任务输入乐观、悲观和预期的期限。
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