ICS01.140.20
A14
备案号：XXXX-2015
中华人民共和国档案行业标准
DA/T22—2015代替DA/T22—2000
归档文件整理规则
Thearrangementruleofarchivaldocuments
2015-10-25发布2016-06-01实施
国家档案局
前言
本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：
——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；
——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料——调整归档文件分类方法；
——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；
——增加归档文件档号结构和编制要求；
——
——在附录中增加示例。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、、是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：
本标准于2000年12月6日首次发布。
1范围
本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与管理规范
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T13-1994档号编制规则
DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
归档文件archivaldocument
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。
3.2
整理arrangement
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括装订、装盒、排架）使之有序化的过程。
3.3
件item
归档文件的整理单位。
3.4
档号archivalcode
4整理原则
4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，计算机管理或计算机辅助管理。
5一般要求
5.1组件（）
5.1.1件的构成
一般以每份文件为一件。正文、附件为一件文件正本与定稿为一件转发文与被转发文为一件原件与复制件为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件简报、周报等材料一期为一件会议记录一般一次会议为一件，一年一本的，一本为一件来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）可为一件。有发文稿纸的，发文稿纸与相关文件为一件。
5.1.2件内文件排
归档文件排时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，在后；
5.2分类
5.2.1同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.2归档文件采用年度机构（问题）保管期限年度保管期限机构（问题）等方法进行三级分类。
）按年度分类
将文件按其形成年度分类。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
）按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应择一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
c）按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
5.4.1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
5.4.2档号的结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y--0001”。
5.4.3档号按照以下要求编制：
）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用数字或字母与数字的结合标识按照DA/T13-1994。
）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”汉语拼音字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。
）保管期限：保管期限永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
）机构（问题）代码机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
）件号：件号是单件归档文件在排列顺序号，用位阿拉伯数字标识，不足位的，前面用“0”补足，如“026”。
5.4.4归档文件应在首页上端加盖章并填写相关内容。
5.4.5归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见）。全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见）。为便于识记，保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称机构（问题）“办公室（见）
5.5编目
5.5.1归档文件应依据顺序编制归档文件目录。
5.5.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，。归档文件目录设置文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。
））
c）文号：文件的发文字号。
d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
）题名：文件标题。没有标题标题不规范的，自拟标题，外加“[]”。
）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。
h）页数：每一件归档文件的数。文件中有图文的页面为一页。
）备注：注释文件需说明的情况。
.5.3归档文件目录采用A4（见）
5.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见）6.2.1归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整有利于归档文件的保护和管理。尽量减少对归档文件本身影响原装订方式的，维持不变。
6.2.2保管期限装订方式，装订材料保管期限。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应一致，不同期限的装订方式应相对统一。
6.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等6.2.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见）或缝纫机轧边装订，较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订应满足归档文件长期保存的需要。
6.2.永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。
6.2.定期保管的、需要向档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.执行。定期保管的不需要向综合档案馆移交的归档文件，6.3.1纸质归档文件应以件为单位编制页码。
6.3.2页码正面右上角或背面左上角空白位置。
6.3.3文件材料印制成册并编有页码的拟页与文件原有页相同将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
6..1档案盒
6..1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mmmm等（见）。
6..1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求编制。
6..1.3档案盒应采用无酸纸制作。
6.备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人日期（见）。
a盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
b整理人：负责整理归档文件的人员归档文件
d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员
e）检查日期：归档文件完毕的日期。
6.5.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
6..2归档文件的，库房排架，每年形成的档案按机构序列依次上架
6.5.3归档文件按保管的，库房排架，每年形成的档案7.1归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5一般要求”的规定。
7.2归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。
7.归档文件2014年）GB/T18894等标准的应用系统。
附录A (全宗号) (年度) (件号) （机构或问题） (保管期限) (页数) 单位：mm比例：1∶1
注：标有“”号的为选择项，下同。
图A1式样
Z109 2011 1 BGS Y 45
图A示例
Z109 2011 1 办公室 永久 45
图A示例
附录B
图B1归档文件目录式样
全宗号
全宗名称
年度
保管期限
机构（问题）
图B2归档文件目录封面式样
图C1装订方法
图C2装订效果
附录D
档案盒式样
(资料性附录)
A=B=C=20,30,40,50mm等
图1档案盒封面式样及规格
附录E
备考表式样
(资料性附录)
图1备考表式样
[1]数字档案室建设指南（2014年）
3
发布
2×8
3×15
比例：1∶2
（文件正面）
（文件正面）
A
C
B
B
C
A
A
全宗号
全宗号
B
C
A
10
25
25
25
25
25
25
25
馆
室
年度
年度
馆
室
30
30
30
30
30
30
30
30
全宗号
30
C
30
年度
310
10
30
保管期限
25
全宗号
30
机构（问题）
25
年度
220
25
30
起止件号
保管期限
机构（问题）
25
30
起止件号
25
30
盒号
25
盒号
25
B
C
单位：mm比例：1∶2
单位：mm比例：1∶2
图3档案盒底边式样
图2档案盒盒脊式样
36
备考表
盒内文件情况说明
30
55
10
15
15
297
整理人：
年月日
10
年月日
检查人：
10
15
90
210
单位：mm比例：1∶2
1
3
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