中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
?1范围????本标准规定了归档文件整理的原则和方法。????本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。??2定义????本标准采用下列定义。????2.1归档文件????立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。????2.2归档文件整理????将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。????2.3件????归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文件与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。????3整理原则????遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。????4质量要求????4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。????4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。????5整理办法????5.1装订????归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；来文与复文作为一件时，复文在前；来文在后。????5.2分类????归档文件可以采用年度—机构—（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。????5.2.1按年度分类????将文件按其形成年度分类。????5.2.2按保管期限分类????文件按划定的保管期限分类。????5.2.3按机构（问题）分类????将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。????5.3排列????归档文件应在分类方案的最低一级类目录内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。????5.4编号????归档文件应依分类方案和排列顺序逐年编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项????5.4.1全宗号????档案馆给立档单位编制的代号。????5.4.2年度文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。????5.4.3保管期限归档文件保管期限的简称或代码。????5.4.4件号文件的排列顺序号。????件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和的档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目录内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。????5.4.5机构（问题）作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。????5.5编目????归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。????5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。????5.5.1.1件号填写室编件号。????5.5.1.2责任者制发文件的组织者或个人，即文件的发文机关或署名者。???5.5.1.3文号文件的发文字号。????5.5.1.4题名文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。????5.5.1.5日期文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。????5.5.1.6页数每一件档案文件的页数。文件中有图文的页面为一页。????5.5.1.7备注注释文件需说明的情况。????5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm)。????5.5.3归档文件目录装订成册并编制封面归档文件目录装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。????5.6装盒????将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。????5.6.1档案盒????5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等.????5.6.1.2档案盒档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。????5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作???5.6.2备考表????备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。????5.6.2.1盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。????5.6.2.2整理人负责整理归档文件的人员姓名。????5.6.2.3检查人负责检查归档文件整理质量的人员姓名。????5.6.2.4日期归档文件整理完毕的日期。
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