档案排列存放方法

档案排列存放方法

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??（一）档案装具的排放要求?

整齐一致，横竖成行。

如果箱、架、柜，大小式样不同则应适当分类，尽可能做到整齐划一。

2.避光通风。

有窗库房，档案装具排列应与窗户垂直，以避免阳光直射；无窗库房，档案装具纵横均可，但应注意不能有碍通风。?

3.充分合理利用空间。

架（柜）之间的主要过道宽度一般1?米至1.2?米，一般过道宽度0.8?米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。?

为了便于对库房内档案的管理和迅速存取，所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号（排号）、栏架号、格层号（箱号），其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是：自档案库（室）门口起从左至右编箱、架、柜号，每个架（柜）的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号（如果没有栏，则自上而下编格号）。

（二）档案排列方法?

档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种：一是按全宗顺序号排列，这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便；二是全宗分类排列法，这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。?

对于特殊载体的档案，可根据档案制成材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体档案（如照片、录音、录像等）分库存放、排列或排架。在同一种载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。

（三）档案存放方式?

存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。

1.竖放保管

竖放是目前采用比较广泛的一种方式，其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷（册）、盒装档案和照片档案，一般应采用竖放方式。

2.平放保管?

平放虽然取放不太方便，但对保护档案有利，适用珍贵档案和不宜竖放的档案，如底图，它是用油蜡等物浸透过的，经过晒图机的高温影响，其机械强度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰，应采取平放或卷放（适用于特大幅面的底图）的存放方法，底图严禁折叠，因为折叠会使底图出现折痕，影响其寿命。

3.卷放保管?

卷放就是将档案以张（件）或套（卷）为单位，按照分类排列次序，卷成圆筒，放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中，卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。?

4.折叠保管?

折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠（装订或不装订），放进卷盒、夹内或柜中。?例如蓝图，蓝图一般采用优质纸张，机械强度较好，可以折叠保管。?蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准，左边留出装订线，向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角，以便查阅。由于图纸折叠的关系，每个卷的右边较厚，左边较薄，装订时要加进一些厚纸衬，以保持案卷的平整美观，规格一致。如果案卷不装订，折叠时不必留装订线，图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。













































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