浙江联通家具配件有限公司 文件编号 QP/LT-01 文件版本 A/0 文件控制程序 生效日期 2018.07.02 页码 1/5
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核准 审核 制定 文件发行章 浙江联通家具配件有限公司 文件编号 QP/LT-01 文件版本 A/0 文件控制程序 生效日期 2018.07.02 页码 2/5 1、目的
编制本程序的目的在于保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态。
2、范围
本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有来自内部、外部的文件的控制。
3、定义
3.1行政部负责组织公司质量管理体系文件的编写、更改、控制。负责所有文件的印发、汇集、登记、编目、存档、保存、借阅、回收和作废处理。本程序的全面贯彻和正确执行。
3.2总经理负责公司质量管理体系质量手册和程序文件的批准。
4、程序
4.1文件范围
4.1.1内部编制质量管理体系相关文件。
4.1.2外部，包括法律、法规，国际/国家/行业标准，或顾客和供方提供相关资料等。
4.2文件的分类
4.2.1管理性文件
4.2.2技术性文件
4.3创建和更新
在创建和更新文件时，公司应明确并采用适当的：
a）标识和说明（如：标题、日期、作者、索引编号等）；
b)格式（如：语言、软件版本、图示）和载体（如：纸质、电子格式）；
c)评审和批准，按5.4的要求，以确保适宜性和充分性。
4.4内部文件的编制、审批和发布
4.4.1质量手册、程序文件、管理标准等质量管理体系的编制，由行政部负责组织、指导、协调和审核，由公司总经理负责批准。
4.4.2工艺、检验等技术文件的编制，由技术部负责组织、指导、协调和审核，由公司总经理负责批准。
4.4.3公司所有文件由行政部负责印发（或网络发布、控制）。
4.5文件的编号
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管理手册（一级文件）的编号：
QM/XX-YY
手册发布年份
公司编号
管理手册
程序文件（二级文件）的编号:
QP/XX-YY
文件发布序号
公司编号
程序文件
作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:
GL/XX-YY
文件发布序号
公司编号
管理文件缩写
表格及记录（四级文件）的编号:
QR/XX-YY-ZZ
表格或记录编号
上级文件编号
公司编号
记录缩写浙江联通家具配件有限公司 文件编号 QP/LT-01 文件版本 A/0 文件控制程序 生效日期 2018.07.02 页码 4/5 4.6公司受控文件和非受控文件的划分按公司实际情况，在文件的封面上印上印章。
4.7文件管理人员按文件的编号规则进行分类放置、标识，并建立档案目录，填写《受控文件清单》。
4.8文件的发放
4.8.1文件由行政部统一发放，发放部门由文件的编制部门规定，并经总经理批准。
4.8.2文件发放时，发放人员应填写《文件发收记录表》，领用人签字，便于追踪。
4.9文件的更改
4.9.1文件若有错误或不适用时，由文件更改提出人提出更改建议，说明更改原因和更改内容，经部门领导审批后报送原文件编制部门或人员。
4.9.2原编制部门或原编制人员若采纳更改建议，则应填写《文件更改申请单》，说明更改理由和更改内容。
4.9.3《文件更改申请单》经部门负责人审核后，报送总经理批准后实施。
4.9.4《文件更改申请单》交文件管理员印发，发放对象为所有受控的文件持有者。
4.9.5文件更改的方式
4.9.5.1划改：当更改内容简单，更改文字数量不多时，由文件持有者按《文件更改申请单》进行划改。在《文件更改记录表》上记录，并附上《文件更改申请单》。
4.9.5.2换页：当更改内容较多时，可重新打印后并加盖更改章，随《文件更改申请单》发给文件持有者，并收回旧页，持有者在《文件更改记录表》上记录，并附上《文件更改申请单》。
4.9.5.3换版：文件经多次更改或有大幅度更改，影响使用时，应重新印发并立即收回旧版并加盖作废章。
4.10文件的使用与管理
4.10.1文件的持有者要妥善使用、保管，不得随意外借。
4.10.2各种文件应定期归档，文件管理员应确保完好齐全。
4.10.3所有文件需要复制时，应经过批准后，由文件管理员复制。
4.11外来文件的控制
4.11.1行政部负责及时检查和公司所执行的有关国有和地方法律、法规的有效性。
4.11.2技术部负责检查和确定与产品有关的国际、国家、行业标准的有效性，负责及时检查和确定顾客提供的有关文件的有效性。
4.11.3所有收集过来的外来文件均登记在《外来文件清单》。
4.12文件的借阅
浙江联通家具配件有限公司 文件编号 QP/LT-01 文件版本 A/0 文件控制程序 生效日期 2018.07.02 页码 5/5 4.12.1文件发放范围之外的人员需要使用时，一般文件可向文件管理员办理借用手续。由文件管理员在《文件借阅登记表》作上记录。
4.12.2重要文件需行政部批准后临时借用。若有特殊需要长期使用，应经文件编制部门领导同意，行政部批准后到资料室领用。
4.12.3文件不准借给外单位，除非有合同规定，文件不得随意借给顾客；无合同规定顾客要求查阅时必须经管理者批准。
4.13作废文件的回收和处理
4.13.1文件管理员负责从所有使用场合撤回失效的文件，对于文件换页或换版实行以旧换新。
4.13.2作废文件在回收时，文件管理员应对作废文件加盖“作废”印章，予以标识、隔离、存放。
4.13.3作废文件的销毁，经编制部门同意报行政部批准后销毁。
4.13.4因某种原因需保留作废文件时，应由文件管理员报经行政部批准后予以保留，并作好标识。
5、相关文件
无
6、记录
QR/LT-01-01受控文件清单
QR/LT-01-02文件发收记录表
QR/LT-01-03文件更改申请单
QR/LT-01-04文件更改记录表
QR/LT-01-05文件借阅登记表
QR/LT-01-06外来文件清单
QR/LT-01-07工作联络单
QR/LT-01-08内外部信息交流记录
受控文件清单 文件编号：QR/LT-01-01 序号 文件编号 文件名称 版本 实施日期 备注 编制/日期： 文件发收记录表
编号：QR/LT-01-02NO：
文件名称 文件编号 版本/更改 发放人/日期 审批人/日期 序号 接受部门 发放号 接受人签名/日期 回收人签名/日期 备注 文件更改申请单
文件编号：QR/LT-01-03NO:
文件 名称： 申请部门 编号： 申请人 申请时间 更改前内容 更改后内容 更改原因 同时修改文件 更改方式 □杠改□换页□粘贴□换版□新建 格式审查 □通过□不通过签字： 实施日期 审核 □同意
□不同意理由：
批准/日期： 批准 □同意
□不同意理由：
批准/日期： 文件会签 部门 签字/日期 部门 签字/日期 文件更改记录表
文件编号：QR/LT-01-04NO:
文件名称 更改位置 更改单号 更改内容 更改日期 更改人 编制/日期：
文件借阅登记表
文件编号：QR/LT-01-05NO：
序号 文件名称 文件类型 数量 借阅用途 借阅人 借阅日期 审批人 归还日期 确认人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 备注：文件类型分别为电子、原件、复印件。
外来文件清单
文件编号：QR/LT-01-06
序号 文件名称 文件编号 发布/实施日期 备注 确认人/日期：工作联络单
编号：QR/LT-01-07
发出部门 接受部门 发出时间 主题
提出人： 部门审核： 分管领导： 相关部门： 核准：
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