第2章Access数据库和表的基本操作Access的使用基础创建数据库创建数据表表的基本操作表的数据操作建立索引和表间关系2.1Acce
ss的使用基础2.1.1Access的特点Access是一种桌面数据库，只适合数据量少的应用，在处理少量数据和单机访问的数据库
时是很好的，效率也很高2.1Access的使用基础：启动及退出Access2010启动后，初始界面如图所示：“打开最近的数据库
”区“开始使用MicrosoftOfficeAccess”区“模板类别”区Access2010初始界面2.2Access
2010：操作界面2.2Access2010：开始开始：用户可以设置剪贴板、字体、格式文本、对数据进行排序、筛选、查找等2.2
Access2010：创建创建：可以创建表、查询、窗体、报表、宏等2.2Access2010：外部数据外部数据：可以导入、
导出外部相关数据文件2.2Access2010：退出退出Access2010提示：在打开另一个数据库的同时，Access2
010将自动关闭当前的数据库。2.2Access的使用基础Access中包含6种数据对象：数据表、窗体、报表、查询、宏和模块
(1)表(Table)：表是数据库的基本对象，是创建其他6种对象的基础，表由记录组成，记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据
，故又称数据表。 (2)查询(Query)：查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表
(3)窗体(Form)：窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗体显示相关联的表的内容。2.2Acce
ss的使用基础Access中包含6种数据对象：数据表、窗体、报表、查询、宏和模块(4)报表(Report)：报表的功能是将
数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析(5)宏(Macro)：宏相当于DOS中的批处理，用来自动执行一系列操作。Acc
ess列出了一些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便 (6)模块(Module)：模块的功能与宏类似，但它定义的操作比宏更
精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。模块使用VisualBasic编程2.3创建数据库在Access中创建数据库，有两
种方法：一是使用模板创建，模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要；二是先建立一个空数据库，然后再添加表
、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元素?无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数据库2.3Acc
ess窗口操作：创建新数据库启动Access2010程序，在左侧导航窗格中单击【新建】命令，单击中间窗格【空数据库】选项01在右
侧窗格中的【文件名】文本框中输入新建文件的名称，再单击【创建】图标按钮，弹出【文件新建数据库】对话框，选择文件的存放位置，接着在【
文件名】文本框中输入文件名称，再单击【确定】按钮即可022.3Access窗口操作：创建新数据库这时将新建一个空白数据库，并在数
据库中自动创建一个数据表032.3Access窗口操作：创建新数据库2.3Access窗口操作利用模板创建数据库：Access
2010提供了12个数据库模板。使用数据库模板，用户只需要进行一些简单操作，就可以创建一个包含了表、查询等数据库对象的数据库系统
。042.3Access窗口操作：打开数据库方法一：双击数据库文件图标方法二：单击Access窗口中的“文件”｜“打开”命令，在
出现的“打开”对话框中双击文件或选中文件再单击“打开”按钮052.3Access窗口操作：关闭数据库（１）单击“文件”｜“关闭数
据库”命令，此方法只关闭数据库而不退出Access。（２）单击标题栏右侧的“关闭”按钮，或单击“文件”｜“退出”命令，或双击控制图
标，或单击控制图标再单击“关闭”命令，此方法先关闭数据库然后退出Access。042.4Access2010数据库管理压缩恢复
数据库：在数据库的使用过程中，Access2010数据库长时间使用后容易出现数据库过大、数据库损坏等现象，Access2010
是带有修复和压缩功能2.4Access2010数据库管理手动压缩和修复数据库：单击“文件”｜“信息”命令或单击“数据库工具”按
钮；单击“压缩和修复数据库”按钮2.4Access2010数据库管理备份数据库：为了避免因数据库损坏或数据丢失给用户造成损失，
应对数据库定期做备份2.4Access2010数据库管理还原数据库：用数据库的备份来替代损坏或数据存在问题的数据库打开资源管理
器，找到数据库备份；将数据库备份复制到需替换的数据库的位置。2.4Access2010数据库管理加密数据库：用数据库的备份来替
代损坏或数据存在问题的数据库2.4Access2010数据库管理加密数据库：2.4Access2010数据库管理解密数据库
：打开已加密的数据库时，需要输入密码2.4Access2010数据库管理删除数据库密码：必须以独占方式打开数据库，删除密码2.
4Access2010数据库管理生成ACCDE文件：把原数据库.accdb文件编译为仅可执行的.accde文件.accdb文件
包含任何VisualBisicforApplications(VBA)代码，.accde文件中仅包含编译的代码，因此用户不能
查看或修改其中的VBA代码2.4创建数据表1，建立表结构2，向表中输入数据3，建立表对象之间的关联4，操作表中记录5，设置数据表
格式2.4.1表的基本概念表的设计视图数据表由表结构和表记录两部分组成，建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段
的属性在设计视图中确定2.4.1表的基本概念字段的命名规则一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字
段或推导字段不要作为表中的字段字段的命名规则如下：1．字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第一个字符不能是空格2．字段
名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西文双引号3．字段长度为1～64个字符，在Access中一个汉字当作一个字符看待2.4
.1表的基本概念字段大小：用来定义字段所占的字节数，只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小，其他类型的字段由系统分配字段大小
，例如，“出生日期”是日期/时间类型，字段大小为8，“奖励否”是逻辑类型，字段大小为1，一个字符和一个汉字字段大小都是1字段的数据
类型：数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动
编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导2.4.1表的基本概念1．文本型：用来存放文本或作为文本看待的数字，如：学号、姓名、性
别等字段如果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符文本型数字的排序按照
字符串排序方法进行如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、2002.4.1表的基本概念2．备注型：用来存放较长的文本
和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型备注型字段大小是不定的，由
系统自动调整，最多可达64KAccess不能对备注型字段进行排序、索引、分组2.4.1表的基本概念3．数字型：存放数字，如：工资
、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类型有以下几种：（1）字节，存放0～255之
间的整数，字段大小为1（8位2进制位）（2）整型，存放-32768～32767之间的整数，字段大小为2（16位2进制位）（3）长整
型，存放-2147483648～2147483647之间的整数，字段大小为4（32位2进制位）（4）单精度型，存放-3.4E38～
3.4E38之间的实数，字段大小为4（32位2进制位）（5）双精度型，存放-1.79734E308～1.79734E308之间的实
数，字段大小为8（64位2进制位）2.4.1表的基本概念4．日期/时间型：存放日期、时间、或日期时间的组合。如：出生日期、入
校日期等都是日期/时间型字段字段大小为8个字节，由系统自动设置日期/时间型的常量要用一对#号括起来2.4.1表的基本概念5．货币
型：存放具有双精度属性的数字，系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位字段大小为8，由系统自动设置向货币型字段输
入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符2.4.1表的基本概念6．自动编号型：存放系统为记录绑定的顺
序号，长整型，字段大小为4，由系统自动设置一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编
号型字段中的数值删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值：例如，输入10条记录，自动编号从
1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7条记录，自动编号中永远设有7与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增
加数据的安全性2.4.1表的基本概念7．是/否型：存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置逻辑数据只能有2种不同的取值。如：
婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据是/否型字段内容通过画“√”输入，带“√”的为“真”，不带“√”的为“假”
，“真”值用true或on或yes表示，“假”值用false或off或no表示2.4.1表的基本概念8．OLE对象型：Objec
tLinkingandEmbedding，中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如：文字、声音、图像、
表格等表中的照片字段应设为OLE对象类型OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1GBOLE对象只能在窗体或报表中用控件显示不能
对OLE对象型字段进行排序、索引或分组2.4.1表的基本概念8．OLE对象型：添加完成后看到照片package，双击可以打开插入
的图片2.4.1表的基本概念9．超链接型：存放超链接地址，如：网址、电子邮件，超链接型字段大小不定2.4.1表的基本概念10．
查阅向导型：显示为文本型，保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定
不变的值例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可查阅向导型字段大小不定2.4.1表的基本
概念10．查阅向导型：在查阅向导中可以自定义取值2.4.1建立表结构（1）设置字段属性：字段属性是字段特征值的集合，分为常规属性
和查阅属性2种，用来控制字段的操作方式和显示方式，不同字段类型有不同的属性集合。2.4.1建立表结构1，输入掩码：字段的输入
模板，可以用来保护数据，例如密码型数据。还可以设置固定格式来输入字符字符含义0在掩码字符位置必须输入数字。例如，掩码：(00)00
-000，示例：(12)55-2349在掩码字符位置输入数字或空格，保存数据时保留空格位置。例如，掩码：(99)99-999，示例
：(12)55-234，()55-234#在掩码字符位置输入数字、空格、加号或减号。例如，掩码：####，示例：1+，9+99
9L在掩码字符位置必须输入英文字母，大小写均可。例如，掩码：LLLL，示例：aaaa，AaAa?在掩码字符位置输入英文字母或空格，
字母大小写均可。例如，掩码：????，示例：aa，AaA在掩码字符位置必须输入英文字母或数字，字母大小写均可。例如，掩码：(
00)AA-A，示例：(12)55-a，(80)AB-42.4.1建立表结构1，输入掩码：字符字符含义a在掩码字符位置输入英文字
母、数字或空格，字母大小写均可。例如，掩码：aaaa，示例：5a5b，A4&在掩码字符位置必须输入空格或任意字符。例如，掩码：
&&&&，示例：$5A%C在掩码字符位置输入空格或任意字符。例如，掩码：CCCC，示例：$5A%.,:;-/句点、逗号
、冒号、分号、减号、正斜线，用来设置小数点、千位、日期时间分隔符。<将其后所有字母转换为小写。例如，掩码：LL，显示AAaa>将其后所有字母转换为大写。例如，掩码：LL>LL，输入aaaa，显示aaAA密码以号显示输入的字符。2.4.1
建立表结构1，输入掩码：设置为“密码”，则输入的密码均显示为“”2.4.1建立表结构2．有效性规则有效性规则是一个条
件，用来为字段的值定义数据范围和数值要求。如果输入的数据不符合有效性规则，将给出提示信息，并且光标停在原处，直到输入正确数据为止
注意，有效性规则的设置不能与默认值冲突例如：性别字段只能输入文字男或女，用："男"or"女"。例如：年龄字段的范围是大于
0，用：>0。例如：出生日期的字段范围是2001年，用：>=#2001-1-1#and<=#2001-12-31#。
2．有效性规则2.4.1建立表结构2.4.1建立表结构举例：一个“学生信息”表的结构2.4.1建立表结构1.主键：若一个字
段的值可以惟一标识表中的记录，则该字段所代表的信息称为主键如字段“学号”能惟一标识一条记录，可以将“学号”设置为主键，设置为主键的
字段名又被称为主关键字主键可以保证数据输入的安全性，作为主键的字段禁止重复值，也不能为空。主键还用于在表之间建立关系，建立了关系
的多个表使用起来就像一个表一样。主键类型有3种：自动编号、单字段、多字段2.4.1建立表结构2.向表中输入数据：可以直接输入或
导入外部数据，从外部获取数据有导入和链接两种类型导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关链接的数据只在当前数据库形成一个链接表对象
，其内容随着数据源的变化而变化3.打开表的数据表视图：1．在表的设计视图状态下，单击“数据表视图”按钮。2．在表的设计视图状态下，
“视图”菜单→“数据表视图”。3．在库中选取表→单击“打开”按钮。4．在库中双击一个表的名字。2.4.1建立表结构4.向表中直接
输入数据：例如:输入OLE型数据单击某记录的“照片”字段→“插入”菜单→“对象”→对象类型选“画笔图片”→单击“确定”按钮→在画
笔窗口单击“编辑”菜单→“粘贴来源”→在磁盘中选图片→双击图片将图片粘入画笔窗口→关闭窗口。2.4.1建立表结构5.向库中导入t
xt文件作为表例：导入txt文件作为表2.4.1建立表结构5.向库中导入txt文件作为表（1）在数据库窗口中单击表对象→单击“新
建”按钮→选“导入表”→“确定”→选文件位置→选文件类型为“文本文件”→选文件→单击“导入”按钮。显示：2.4.1建立表结构5
.向库中导入txt文件作为表2.4.1建立表结构5.向库中导入txt文件作为表（2）单击“下一步”→勾选“第一行包含字段名称”
→单击“下一步”→选“新表中”→单击“下一步”→给xh字段的数据类型选“文本”（3）单击“下一步”→选“不要主键”→单击“下一步”
→给表起名为“成绩”→单击“完成”按钮2.4.1建立表结构6.向库中导入电子表格作为表例：导入xls文件作为表2.4.1建立表
结构6.向库中导入电子表格作为表（1）在数据库窗口中单击表对象→“文件”菜单→选“获取外部数据”→选“导入”→选文件位置→文件类型
选“MicrosoftExcel”→选文件→单击“导入”按钮。显示：（2）单击“下一步”→勾选“第一行包含列标题”→“下一步
”→选“新表中”→两次单击“下一步”→选“不要主键”→“下一步”→给表起名为“体检”→“完成”2.4.1建立表结构7.将另一个库
中的表导入到当前库中（1）在数据库窗口中单击表对象→“文件”菜单→“获取外部数据”→“导入”→选文件位置→文件类型选.mdb→选
文件→单击“导入”按钮。显示：（2）单击一个表（如：“课程”表）→“确定”2.4.1建立表结构8.链接外部数据链接的文件在当前
库像表一样显示，但不是库中真正的表单击表对象→“文件”菜单→“获取外部数据”→“链接表”→选文件位置→选文件类型→选文件→单击“链
接”按钮链接文件的图标前都有链接标记2.4.1建立表结构9.将数据表导出为其他类型文件例：将表导出为文本文件、电子表格“文件”
菜单→“导出”→选保存位置→选导出的文件类型→为文件起名2.4.1建立表结构10.表对象的复制、删除与重命名用系统的“编
辑”菜单中选取相应操作项,其中，剪切、复制、粘贴、删除、重命名都可以使用快捷键，分别是：Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V、
del、F2对表记录的基本操作包括选定记录、添加记录、修改记录、删除记录等1.选定记录（1）拖动鼠标选记录（2）用记录定位器图
1-15层次模型（3）用菜单2.5表记录的操作2.5表记录的操作2.添加记录新添加的记录只能放在表的末尾，实际上是追加记
录。将光标定位在表记录下面的第一个空行，然后输入新记录的各数据项。2.5表记录的操作3.修改记录将光标移到数据所在位置直接进行
编辑修改即可在数据表中移动光标除了用鼠标，还可以用快捷键上箭头上一条记录的当前字段下箭头下一条记录的当前字段左箭头，Shift+
Tab当前记录当前字段的前一个字段右箭头，Tab，回车当前记录当前字段的后一个字段Ctrl+上箭头第一条记录的当前字段Ctrl+
下箭头最后一条记录的当前字段Home选中一个字段值，Home键使光标移到当前记录的第一个字段End选中一个字段值，End键使光标移
到当前记录的最后一个字段Ctrl+Home选中一个字段值，Ctrl+Home键使光标移到第一条记录的第一个字段Ctrl+En
d选中一个字段值，Ctrl+End键使光标移到最后记录的最后一个字段2.5表记录的操作4.删除记录1，右击选取的记录→快捷菜单中
选“删除记录”2，选取记录→按Del键3，选取记录→“编辑”菜单→“删除记录”说明：删除记录的操作是不能撤消的5.查找和替换：同
一个对话框中两个不同选项卡：查找：用鼠标单击某列→菜单→“查找”→在“查找内容”中输入字串→选“搜索”范围→单击“查找下一个”替换
：用鼠标单击某列→“编辑”菜单→“替换”→在“查找内容”中输入字串→在“替换为”中输入要替换的字串→单击“查找下一个”按钮→找到查
找目标后单击“替换”按钮2.5表记录的操作6.排序记录简单排序：在数据表视图选一个字段，单击“升序排序”或“降序排序”按钮，字
段的值被排序高级排序：“记录”菜单→“筛选”→“高级筛选/排序”→在筛选窗口选字段和排序方式。2.5表记录的操作例：筛选记录设置
条件：筛选结果：2.5表记录的操作2.6数据表的格式化1.设置数据表格样式“格式”菜单→“数据表”，打开“设置数据表格式”对
话框，可以在对话框中更改数据表的显示样式。如背景色、网格线颜色、单元格效果、网格线显示方式，等2.6数据表的格式化2.设置行高列
宽选中列右键→“列宽”→在“列宽”对话框中输入所需的列宽值→单击“确定”按钮选中行右键→“行高”→在“行高”对话框中输入所需的行高
值→单击“确定”按钮2.6数据表的格式化3.设置字体可以改变数据表的字体、字形、字号、字颜色等2.6数据表的格式化4.隐藏
列与取消隐藏列选取一列或几列→右键→“隐藏字段”，选中的列被隐藏选取一列或几列→右键→在隐藏列字段前打对勾→单击“关闭”按钮，该列
被取消隐藏2.6数据表的格式化5.冻结列与取消冻结列选中一列或几列→右键→“冻结列”，冻结的列显示数据表最左边拖动水平滚动条查
看数据表，无论怎样水平移动数据表，被冻结的列始终显示在窗口最左边右键→“取消对所有列的冻结”，数据表中不再有冻结列2.7数据表的
索引索引：是数据表的逻辑排序，并不改变数据表中的物理顺序，建立索引可以加快查询数据的速度索引类型：主索引唯一索引普通索引索引属性：
无：表示无索引（默认值）有(有重复)：表示有索引但允许字段中有重复值有(无重复)：表示有索引但不允许字段中有重复值2.7数据表的
索引：单字段索引例：在“学生表”里对“性别”字段创建普通索引2.7数据表的索引：多字段索引例：在“学生表”里按“性别”字段升序和
“出生日期”降序创建多字段普通索引2.8设置或更改主键主键：也称关键字，是表中唯一能标识一条记录的字段或字段的组合2.9建立表
对象之间的关联1.建立表的基本原则一个表围绕一个主题，一事一地，避免大而全表中的字段代表原子数据，不可再分。象总分、平均分这样的字
段，是计算得到的二次数据，不要作为表中字段表之间减少重复字段，只保留做连接用的公共字段即可设置关键字和外部关键字，用于表之间建立联
系说明：关键字是当前表的主键字段，外部关键字是在其他表做主键字段2.9建立表对象之间的关联2.表之间的关系表之间有3种关系：一
对一、一对多、多对多。其中，多对多关系都被拆分成几个一对多关系。所以，只须建立表之间的一对一关系和一对多关系即可最常用的关系是一对
多关系，要满足如下几点要求：建立关系的两个表要有公共字段，两字段类型相同，名称可以不同建立关系以后，“一”方的表称为主表，“多”方
的表称为子表子表中公共字段的值在主表公共字段中有匹配的值，主表公共字段的值不必与子表匹配，子表可以是空表2.9建立表对象之间的关联3.参照完整性：用来确保相关表行之间关系的有效性，并确保不会在无意之间删除或更改相关数据在定义两个表之间关系时，如果实施了参照完整性，子表将不能随意添加记录，也不能随意更改公共字段中的值如果同时勾选了“级联更新”和“级联删除”选项，在主表中更改公共字段中的值，子表对应的值自动被更改，在主表中删除某条记录，子表中所有对应记录自动被删除2.9建立表对象之间的关联注意：建立关系之前，必须给各个表建立主键或索引，还要关闭所有的数据表，建立标间关系后，才能设置参照完整性、设置在相关联的表中插入、删除和修改记录的规则例:建立学生表与公共课成绩表一对多关联，实施参照完整性（1）在数据库窗口→“工具”菜单→“关系”，或单击“关系”按钮。（2）在“显示表”窗口选取表→单击“添加”按钮。（3）用鼠标在相关字段之间划一条线→在“编辑关系”窗口勾选“实施参照完整性”、“级联更新相关记录和“级联删除相关记录”→单击“创建”按钮（4）两表之间建立了关系2.9建立表对象之间的关联（5）拆分表例：将“学生信息表”拆分为两个新表（1）“学生名单”表2.9建立表对象之间的关联（2）“工具”菜单→“分析”→“表”。2.9建立表对象之间的关联（3）按向导指示向下操作（4）将“院系”字段拖到窗口空白处产生新表→在表名框中输入“宿舍地址表”2.9建立表对象之间的关联 |
|
