【摘要】
【关键词】
误、改动痕迹、是否有病毒存在，对每一个文件都不能疏忽，
要全面排查，确保电子档案中的文件及信息的有效性和可信
自来水公司由于工作的特殊性，电子档案中的信息量较
性，使自来水公司的信息得到妥善保存。第三，建立一套电子
多，信息之间的联系也较为复杂，使用电子档案对自来水公司
档案管理规定。自来水公司的电子档案管理工作只靠管理人员
的信息进行管理能有效地把信息理顺、合理分类，将信息妥善
的维系是不够的，还需要制定适应自来水公司的电子档案管理
保存。电子档案虽然有如此多的优点，但在管理上需要注意的
规定使档案的管理工作更好地落实到公司上下，使管理工作更
问题也有许多，管理人员在管理电子档案时要注意电子档案可
容易。在管理规定中，应该明确需要制定一个电子文件的接受
能发生的问题，提前做好预防措施。
记录，把接收时间、接收人、发送人等信息都填入到接受记录
中，防止发生上文中提到的安全问题如被他人修改等，通过接
收记录可也查找到相关的接收信息，找出问题根源，也有一定
电子档案在管理中最常出现的问题就是电子档案的安全
的防范作用。
问题，电子档案虽然容量大，可存储的信息多，但由于信息
（二）提升电子档案管理人员的水平。电子档案管理人员
没有延续性，可能会发生信息丢失和信息泄露的事故，导致
的相关专业水平与电子档案的管理之间的关系是非常重要的。
自来水公司的经济受损。这些电子信息的存储没有过去的纸
管理人员有较强的电脑水平，可以在管理上将一些可能存在的
质档案管理的安全性高，在管理上应该多注意电子档案的安
问题提前预知出来并找到解决对策，减少电子档案的安全问
全问题。
题。在对已经破坏或缺失的文件的修复上，水平较好的管理人
（一）容易发生电子文件被改动的问题。传统的档案
员可以较快地将文件复原，使得自来水公司的损失减小。在挑
如果被他人修改会在纸质档案上留下一些痕迹，从而“有迹
选电子档案的管理人员时应该注意考察其是否有过硬的电脑水
可查”，但相较于传统档案，电子档案被改动后不会留下痕
平，特别是与文件相关的电脑技术水平是否达标。每过一段时
迹，对于自来水公司来说，在传输文件的过程中可能会被他
间，公司可以对管理人员进行培训，提高其专业水平，这样也
人改动，造成文件的可信度下降，资料的错误会造成自来水
可以使自来水公司的电子档案管理工作更加完善，更能为自来
公司的经济受损。
水公司培养一批电脑知识过硬的管理型人才。
（二）电子档案原始文件的管理。电子文件在被打开后，
就会出现电子文件中的信息和内容，由于文件可能在使用的过
程中被多个设备一起打开，这样就难以判断打开后的文件哪一
自来水公司的电子档案管理工作始终会存在着一些矛盾和
个是原始文件，如果在不能判断的情况下回收原始文件就有可
问题，这些问题随着科技的进步和发展也在不断地变化着，产
能出现错误。
生不一样的效果。电子档案的管理需要管理人员的认真对待，
（三）电子文件的格式问题。电子文件在管理中，由于
对可能存在的问题作出判断，尽快找到有效的解决办法，使得
目前受到电脑技术的约束，对时常更新的与电子档案相关的软电子档案的安全得到合理的保障。电子档案管理人员在管理过
件、硬件的不适用，可能会降低电子文件的真实性。程中遇到的问题也需要分析出根本原因，例如档案中文件的随
意修改问题，可以从提高自来水公司员工素质上出发，对员工
进行素质教育及电脑知识培训，也能在一定程度上减少电子档
案的一些管理问题。电子档案管理中，管理人员可能产生分
对于上文中列出的几种可能出现的电子档案管理问题，下
歧，这就需要管理人员齐心协力找出问题的解决办法，把电脑
面给出一些针对这些管理问题的对策：
技术知识有效地运用到电子档案的管理中去，实现电子档案管
（一）建立合理的电子档案管理制度。对自来水公司的
理的不断优化。
电子档案管理人员来说，建立一套合理的电子档案管理制度是
实现管理档案的有效措施，这样不仅可以约束管理人员在管理
【参考文献】
上的方法与规范，还可以使自来水公司内部的电子档案在使用
[1]徐佳.关于自来水总公司档案管理创新策略研究[J].科
上有一定的规定，减少电子档案出现缺失和修改的情况。在管
技资讯,2014(23).
理制度中，要明确下面几点：第一，要划清电子档案的归档范
[2]吴峻.自来水公司档案管理系统建设研究[J].中国市
围。电子档案按照我国的相关规定，是需要明确划清电子档案
场,2013(26).
归档范围的，相关管理人员需要做好归档范围的划定工作。第
[3]梁青,邢金生.天津市自来水管网信息档案动态共享管理
二，要定期检查电子档案中的文件。自来水公司的电子档案管
模式的建立[J].城建档案,2009(04).
理人员应该定期检查档案中的文件，查看其是否有丢失、错 |
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