股份有限公司
档案管理制度
一、总则
1、为对本公司各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司经营管理服务，特企业档案管理规定制定本制度。本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有价值的各类、图纸、文档、光、、及其它有关实物。为公司档案的管理部门，负责指导公司各部门档案管理工作的开展各部门指定专人为部门档案管理，负责部门档案。档案管理档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。客户档案、项目合同等重要文件。
一般：非保密性的文件。
2）各部门上报归档时，应自行根据前述分档原则，正确地标明密级。
3）为落实档案保密工作，各部门应严格执行如下保密要求：
A、非档案管理人员不得自行进行档案取放，任何操作均应由档案管理员或其指定代理人进行或由其在场指导，档案箱柜应及时关锁。
B、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格遵循规定，以保守公司秘密安全为己任。
C、档案管理人员要应定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
4）密级原则上一经填报不得作调整，如因项目信息已对外公开或其他方面原因确实需要调整密级的，经报送部门负责人签字、并报公司总经理确认后，档案管理人员可据此进行密级调整。
2、档案利用
1）档案的利用形式包括查阅、复印、外借。
2）公司人员因工作需要，可以申请查阅档案室存档的档案。查阅场地仅限于档案室，不得带出至其他场所，随查随还。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
3）如需复印或带出档案室查阅或使用的，应按本制度规定办理相关审批手续。借出时间不得超过3—5天。
3、审批权限
1）为规范档案利用，并保障公司的保密要求，档案管理分设三个等级的利用审批权限：
A级：经公司总经理签字同意后方可利用；
B级：经档案归档责任部门的部门负责人签字同意后方可利用；
C级：在档案管理人员处办理登记手续后方可利用。
2）针对不用的利用方式，其审批要求为：
查阅：C级；
复印：B级；
外借：A级。
3）针对不同的保密等级，其审批要求为：
机密：A级；
秘密：B级；
一般：C级。
4）确定审批权限时，根据利用方式和保密等级规定的审批权限不一致的，优先满足保密等级的审批要求。
5）如外单位需利用本公司档案的，应持有单位介绍信并说明相关情况，报公司总经理批准后方可利用。
六、档案保管及销毁
1、档案保管
1）根据相关规定及公司经营业务特点，档案保管年限分别设定为短期、长期、永久，其具体对应的保管年限为：
永久：保管期限在50年以上；
长期：保管期限在15年以上50年以下；
短期：保管期限不超过15年。
2）档案的保管年限的编制与修订工作，由公司法务部负责，各类档案对应的保管年限具体见附表一。
2、档案销毁
1）对于达到保管年限的档案，经归档责任部门负责人签字确认并报总经理审批后，档案管理部门可以销毁档案。
2）销毁档案前要造具清册销毁时要严格执行保密规定，由指定人员监销会同人员销毁，防止密。销毁在清册上签字日期 批准人 批准日期 三级目录 归档时间 保管年限 行
政
管
理
类
A A1
各类外单位文件、通知类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括政府机构、企业、事业单位发送的各类文件、通知、往来函件。 立即 短期 A2
制度发文类 （按内容分设第三级目录）A21人事制度；A22财务制度；A23业务管理制度；A24日常行政管理制度；A25其他公司发文类； 月内上报 长期 A3
基础建设类 （按建设项目分设第三级目录）包括工程施工、装饰装潢等基础建设的合同、图纸、往来联系单、验收文件、建筑物维修记录等相关资料 半年汇总 永久 A4
设备仪器类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷），包括运输设备、生产仪器、办公用设备等各类设备仪器的询价记录、采购合同、入库单、产品说明书、质保书、维修、保养和报废记录等相关资料 半年汇总 永久 A5
日常采购管理类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括办公用品、员工福利用品等的采购合同、供应商基础档案、询价记录、送货单、入库单、领用记录等相关资料 半年汇总 长期 A6
综合行政管理类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括客户接待、员工差旅、员工旅游、礼品管理、库存盘点等相关资料 月内上报 短期 A7
公司文化类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括公司介绍、公司大事记载、公司理念精神、公司参展、评奖资料、公司宣传材料等相关资料 月内上报 永久 A8
部门内部管理类 （按职能部门分设第三级目录）包括各部门内部管理形成的各类表格、计划、总结、内部工作联系单、职能分配表等相关资料；A81总经办；A82行政部；A83人力资源部；A84财务部；A85法务部；A86节目发行部；A87企划部；A88品宣部；A89证券部 半年汇总 短期 A9
会务资料料 （按内容分设第三级目录）包括参加、组织会议形成的各类会议议程、会议纪要、场地租赁等相关资料。A91外单位与会资料；A92公司内部会议资料 附件一：档案管理制度公
司
类
B B1
公司运营资质 （按内容分设第三级目录）B11公司设立文件；B12公司章程；B13公司证照；B14年检记录；B15工商变更登记记录； 立即 永久 B2
股东类 （按内容分设第三级目录）B21公司上市文件；B22股东资料；B23股东会会议资料；B24董事会会议资料；B25监事会会议资料；B26其他文件； 立即 永久 B3
战略运营类 （按内容分设第三级目录）B31发展战略规划及相关可行性研究报告、评估文件；B32战略委员会会议纪要；B33战略发展项目的执行记录；B34各类顾问合同（包括法律、财务、技术、管理、咨询等）B35各类公司发展、政策扶持类申请报告 立即 永久 B4
知识产权类 （按内容分设第三级目录）B41商标（包括商标申请文件、复议文件、商标证书、商标对外授权文件、商标专利维权资料等）；B42专利 月内上报 永久 B5
纠纷维权类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括各种法律文书、证据材料等相关资料 半年汇总 长期 人
事
类
C C1
招聘类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括参会合同、委托招聘合同、招聘需求申报单、招聘宣传资料、人员应聘信息等相关资料 半年汇总 短期 C2
人事信息类 （按员工姓氏拼音排序，每人一个档案袋）包括员工劳动合同、培训协议、基本信息表、调令、任命文件等与该员工相关、可细化到个人的各类人事信息资料 立即 长期 C3
薪酬类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括工资报表、工资单、员工考勤、个税申报、公积金、社保缴纳、其他货币形式的福利发放等薪酬类档案 月内上报 长期 C4
绩效考核类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括内部责任追查、年度或季度绩效考核等相关资料 月内上报 短期 C5
培训管理类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括年度培训计划、内部培训记录、委外培训合同、培训讲稿等各类培训管理文件 月内上报 短期 业
务
类
D D1
制作类 （按剧目分设第三级目录，剧目从数字1开始编号，按数字顺序排列） 立即 永久 D2
发行类 （按剧目分设第三级目录，剧目从数字1开始编号，按数字顺序排列） 立即 永久 D3
其他业务类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括其他与业务相关的、不针对具体剧目进行的发行、战略合作等所形成的各类资料、 立即 永久 财
务
类
E 未列入本次分类管理，由财务部负责分类归档 公司前身资料类
F 特
殊
载
体
类
G G1
声像类 （按载体形式分设第三级目录）G11母带；G12照片；G13录音录像；G14光盘 月内上报 长期 G2
印刷品类 （不分设第三级目录，直接按年度立卷）包括各类画册、宣传海报、杂志、期刊等印刷制品； 月内上报 永久 G3
其他实物类 （按内容分设第三级目录）G31证书、牌匾、锦旗、奖状、奖杯；G32礼品；G33印章；G34自有字画等实物 月内上报 永久 保管年限（永久、长期、短期）
永久：保管期限在50年以上；
长期：保管期限在15年以上50年以下；
短期：保管期限不超过15年。 归档时间要求（立即、月内上报、半年汇总）
立即：收到符合归档要求的文件后3个工作日内归档；
月内上报：收到符合归档要求的文件后30日内归档；
半年汇总：每半年度最后一个月25日之前统一整理归档； 附件二：归档报送表
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资料归档报送表
报送时间 报送部门 序号 文件名称 页数 是否原件 分类号 密级 非原件归档说明 （如所归档案非原件应填写本栏，注明原因及原件所在地）： 原件保管责任人 总经理审批 档案报送责任人 档案室签收 备注：
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