邮件合并技术目录2.6.1.邮件合并技术12.6.2使用邮件合并技术制作邀请函11.制作主文档12.准备数据源23.将数据源合并到主文档中3
4.在邮件合并操作步骤上的设置65.其他邮件合并规则62.6.3.使用邮件合并技术制作信封72.6.1.邮件合并技术如果用户希望
批量创建一组文档，可以通过Word2010提供的邮件合并功能来实现。邮件合并主要是指在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一
组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档。例如,制作一批信封，所有信封中寄信人信息都是固定不变的，而收信人的信息是变化的部分，每一
张信封都是不同的。使用“邮件合并”功能可以轻松地批量生成不同收件人的信封（文档）。邮件合并的基本过程包括三个步骤。（1）创建主文档
主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，
在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。唯一不同的是，在制作—个主文档时需要考虑以下，在合适的位置留下数据填充的空间。（2）准备
数据源数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址等，数据源可以是
Excel表格、Outlook联系人、Access数据库、Word中的表格、HTML文件。如果没有现成的，还可以重新建立一个数据
源。（3）邮件合并的最终文档邮件合并就是将数据源合并到主文档中，得到最终的目标文档，合并完成的文档份数取决于数据表中记录的条数。邮
件合并功能除了可以批量处理信函、信封与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。2.6.2使用邮件合并技术制作
邀请函如果用户想要向自己的合作伙伴或者客户发送邀请函，而在所有函件中，除了编号、受邀者姓名和称谓略有差异外，其余内容完全相同，则可
以应用邮件合并功能来创建相应的文档例如，公司要制作一批邀请函，邀请一批客户参加新产品发布会。1.制作主文档首先制作主文本，其内容
如图2-147所示，其中主要是在“尊敬的”和“：”之间插入不同的客户姓名，最终为每一个客户制作一张邀请函。2.准备数据源主文档制
作完成后，下面准备数据源，这里选择素材文件夹中''''客户通讯录-xlsx”，如图2-148所示。3.将数据源合并到主文档中将数据源
合并到主文档的操作步骤如下"步骤1：在主文档中，将光标置于“尊敬的”和“：”之间，在Word2010功能区中选择“邮件”选项卡，在
“开始邮件合并”选项组中单击“开始邮件合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分布向导”命令即可启动“邮件合并”任务窗格，如
图2-149所示。步骤2:在“邮件合并”任务窗格“选择文档类型”中保持默认值选择“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”超链接，
如图2-150所示。步骤3:在“邮件合并”任务窗格的“选择开始文档”中保持默认选择"使用当前文档”,单击“下一步：选取收件人”超
链接。步骤4:在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”中保存默认选择“使用现有列表”，单击“浏览”按钮，如图2-151所示。步骤5：在
打开的“选取数据源”对话框中选择素材文件夹中的“客户通讯录-xlsx”，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，单击“确定”按钮
，如图2-152所示。步骤6：启动“邮件合并收件人”对话框，保存默认设亂单击“确定”按钮，如图2-153所示。步骤7：在“邮件
合并”任务窗格中单击“下一步：撰写信函”超链接，然后单击“其他项目”超链接，打开如图2.154所示的“插入合并域”对话框，在"域”
列表框中选择要添加邀请函的邀请人的"姓名”，单击“插入”按钮。插入完毕后单击"关闭”按钮，此时文档中的相应位置就会出现已插入的标
记。步骤8:在“邮件合并”任务窗格中单击"下一步：预览信函”超链接进入下一窗格，单击“下一步：完成合并”超链接，再单击“编辑单个
信函”超链接。步骤9:打开“合并到打印机”对话框，如图2.155所示，选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮。这样Word就将Ex
cel中存储的收件人信息自动添加到邀请函正文中,并合并生成一个图2.156所示的新文档。4.在邮件合并操作步骤上的设置选择数
据源后，单击【邮件】选项卡【开始邮件合并】组的【编辑收件人列表】按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，单击字段右侧的下拉按钮可筛选“
性别”为“男”,那么最后合并的文档中将只包含"男”性别记录。在此对话框中，还可以进行多个条件的筛选，如果要筛选出"年龄”大于或等
于30,且“性别”为“女”的记录，具体操作步骤如下：步骤1:单击【邮件】选项卡【开始邮件合并】组的【编辑收件人列表】按钮，弹出“邮
件合并收件人”对话框，如图所示。步骤2:在“邮件合并收件人”对话框中，单击“调整收件人列表”下方的筛选选项，打开“筛选和排序”对
话框。步骤3：单击“筛选记录”选项卡，在第1行筛选条件中，【域】下拉列表选择"性别”，【比较关系】选择“等于”，【比较对象】中输入
“女”。步骤4:在第2行筛选条件中，【域】下拉列俵选择“年龄",【比较关系】选择“大于等于”,【比较对象】中输入“30”,如图
所示。步骤5:单击“确定”按钮，在主文档中完成并合并。5.其他邮件合并规则除了在邮件合并操作步骤上进行设置之外，在进行邮件合并时
，还需要设置一些条件来限定最终要输出的结果，例如设置客户称谓根据客户性别自动显示为“先生”或“女士”,具体操作步骤如下：步骤1
：在主文档中插入合并域后，单击【邮件】选项卡【编写和插入域】组中"规则”按钮。步骤2:在下拉列表中选择“如果…那么…否则…”命令，
弹出“插人Word域：IF”对话框。步骤3:在“域名”下拉列表中选择“性别”，在“比较条件”下拉列表中选择“等于”,在''''比较对象
”文本框中输入“男”。在“则插入此文字”文本框中输入“先生”，‘''否则插入此文字”文本框中输入“女士"，设置结果如图所示。步骤
4:设置完毕后，单击“确定”按钮，这样就可以使被邀请人的称谓与性别建立关联。用户也可以设置跳过某些记录，使其不在合并结果中显示，例
如只显示输出年龄大于等于35岁的客户，即设置年龄小于35岁的客户记录自动跳过，具体操作步骤如下:步骤1：在主文档中插入合并域后，
单击【邮件】选项卡【编写和插入域】组中“规则”按钮。步骤2:在下拉列表中选择“跳过记录条件”命令，弹出“插人Word或：Skip
RecordIF”对话框。步骤3:在“域名”下拉列表中选择“年龄”,在“比较条件”下拉列表中选择“小于”，在“比较对象”文本框中
输入“35”，设置结果如图所示。2.6.3.使用邮件合并技术制作信封使用Word2010的邮件合并技术可以快速制作规范、标准的信
封。使用邮件合并技术制作信封的操作步骤如下：步骤1:在Word2010功能区“邮件”选项卡的“创建”选项组中单击“中文信封”按钮
，打开“信封制作向导”对话框，如图2-157所示。步骤2:单击“下一步”按钮，在“信封样式”下拉列表中选择一种新的信封样式，如图2
-158所示。步骤3:单击“下一步”按钮，选择生成信封的方式和数量，选择“基于地址簿，生成批量信封”单选按钮，如图2-159所示
。步骤4:单击“下一步”按钮，从文件中获取收件人信息，单击“选择地址簿”按钮，在“打开”对话框中选择收信人信息的地址簿，单击“打开”按钮返回信封制作向导，在“匹配收件人信息”区域设置对应项，如图2-160所示。步骤5：单击''''下一步”按钮，输入寄信人的姓名、单位、地址，如图2-161所示。步骤6：单击“下一步”按钮，再单击“完成”按钮。这样多个标准信封就生成了，效果如图2-162所示。 |
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