长文档的编辑与处理目录2.5.1.定义并使用样式11.在文档中应用样式22.创建样式33.复制并管理样式54.修改样式65.在大纲视图中
管理文档72.5.2.文档分页与分节71.文档分页72.文档分节82.5.3.文档分栏82.5.4.设置页眉、页脚与页码91.添加
页眉与页脚92.设置页码112.5.5.使用项目符号和编号列表121.使用项目符号122.使用编号列表143.应用多级编号列表15
4.多级编号与拝式的链接152.5.6.添加引用内谷161.添加脚注和尾注162.添加题注163.交叉引用題注174.标记并创建索
引172.5.8.创建文档目录181.使用目录库创建目录182.自定义方式创建目录193.更新和删除目录202.5.9.文档的审阅
和修订201.修订文档202.为文档添加批注213.审阅修订和批注222.5.10.插入文档部件221.自动图文集222.文档属
性233.插入域244.自定义文档部件242.5.7创建书目251.创建书目源信息252.创建书目262.5.11管理与共享文档
261-比较与合并文档262.删除文档中的隐私内容263.Word换成PDF叹档272.5.1.定义并使用样式样式是指一组已经命
名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、正文，以及要点等各个文本元素的格式。使用样式可以帮助用户轻松统一文档的格式;辅助构建文档
大纲以使内容更有条理；简化格式的编辑和修改操作。此时，样式还可以用来生成文档目录。1.在文档中应用样式在Word2010中提供了
“快速样式库”,包含了多种不同类型的样式，用户可以从中进行选择以便为文本快速应用某种样式。操作步骤如下：步骤1：在文档中选择要应用
样式的文本。步骤2:可以直接在“开始”选项卡上的“样式”选项组中选择一种样式，也可以单击“其他”按钮，打开如图2-117所示的“
快速样式库”中，用户只需在各式样式之间轻松滑动鼠标，文本就会自动呈现出当前样式应用后的视图效果。步骤3:如果用户还没有决定那种样
式符合需求，只需将鼠标移开，文本就会恢复到原来的样式,如果用户找到了满意的样式，只需单击它，该样式就会被应用到当前所选文本中。这种
全新的实时预览功能可以帮助用户节省宝贵时间，大大提高工作效率。用户还可以使用"样式”任务窗格将样式应用与选中文本，操作步骤如下：步
骤1：在文档中选择要应用样式的文本。步骤2:在“开始”选项卡上的“样式”选项组中，单击右下角的对话框启动器按钮。步骤3:打开“样式
”任务窗格，如图2-118所示，在列表框中选择希望应用到选中文本的样式，即可将该样式应用到文档中。说明：在“样式”任务窗格中选中下
方的“显示预览”复选框方可着到样式的预览效果，否则所有样式只以文字描述的形式列举出来。除了单独为选定的文本或段落设置样式外，Wor
d2010内置了许多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用整篇文档的样式设置。只要用户选择了某个样式集，其中的样
式设置就会自动应用用于整篇文档，从而实现一次性完成文档中的所有样式设置，如图2-119所示。2.创建样式除了系统内置的样式，用户
还可以自己创建适合的样式。操作步骤如下：步骤1：选中已经设图格式的文本或段落，右键单击所选内容，在弹出的快捷菜单中选择“样式”命令
，在展开的子菜单中选择“将所选内容保存为新快速样式”命令，如图2-120所示。步骤2:打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在“
名称”文本框中输入新样式的名称，如“一级标题”，如图2-121所示。步骤3：如果还需要对样式的格式进一步修改，还可以单击对话框中
的“修改”按钮，展开“根据格式设置创建新样式”对话框，单击“格式”按钮，分别设置字体、段落、边框等格式，如图2-122所示。步骤
4:单击“确定”按钮，创建的新样式会出现在快速样式库中。说明：单击"样式”任务窗格左下角的"创建样式”按钮，可以直接创建新样式。3
.复制并管理样式在编辑文档的过程中，如果需要使用其他模板或文档的样式，可以将其复制到当前的活动文档或模板中，而不必重复创建相同样
式，具体操作步骤如下：步骤1：打开需要接受新样式的模板文档，单击【开始】选项的【样式】组中的对话框启动器按钮，打开“样式”任务窗格
，单击下方的“管理样式”按钮，如图所示。步骤2:弹出“管理样式”对话框，单击左下角的“导入/导出”按钮，弹出“管理器”对话框中
的“样式”选项卡。左侧区域显示的是当前文档所包含的样式列表，右侧区域显示的是word默认的文档模板中所包含的样式”，步骤3:右边的
“样式的有效范围”下拉列表中显示的是“Normal.dotm9共用模板）”，而不建包含有需要复制到目标文档样式的源文档。为了改变源
文档，单击右侧的“关闭文件”按钮，原来的“关闭文件”按钮就会变成“打开文件”按钮，如图所示。步骤4:单击“打开文件”按钮，打开
“打开”对话框。步骤5:在“文件类型”下拉列表中选择“所有Word文档”,找到并选择包含需要复制到目标文档样式的源文档后，单击“打
开”按钮将源文档打开。步骤6:选中右侧样式列表中所需要的样式类型，然后单击“复制”按钮，即可将选中的样式复制到左侧的当前目标文档中
。步骤7:单击“关闭”按钮，结束操作。此时就可以在当前文档的"样式”任务窗格中看到已添加的新样式了。在复制样式时，如果目标文档或模
板已经存在相同名称的样式，Word会给出提示，可以决定是否要用复制的样式来覆盖现有的样式。如果既想要保留现有的样式，同时又想将其他
文档或模板的同名样式复制出来，则可以在复制前对样式进行重命名。4.修改样式除了复制管理样式之外，还可以根据需要对样式进行修改，修
改后将会反映在所有应用该样式的段落中。方法1：在“样式”任务窗格中修改，具体操作步骤如下：步骤1：单击【开始】选项卡【样式】组中的
对话框启动器按钮，打开“样式”任务窗格。步骤2:选择需要修改的样式名称，单击右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择"修改”命令，
弹出“修改样式”对话框，如图所示。步骤3:在“修改样式”对话框中，可重新定义样式基准和后续段落样式。单击左下角的“格式”按钮，可
分别对样式的字体、段落、边框、编号、文字效果、快捷键等进行重新设置。步骤4:修改完毕，单击“确定”按钮，对样式的修改将会立即反映
到所有应用该样式的文本段落中。方法2:在文本中修改样式，具体操作步骤如下：步骤1：选中一段文本并应用某种样式，然后为其修改格式。步
骤2:选中文本，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“样式”-“更新xx以匹配所选内容”命令，其中“xx”表示样式名称，更新后新格
式将会应用到当前样式中。5.在大纲视图中管理文档当为文本应用了内置标题样式或在段落格式中指定了大纲级别后，就可以在大纲视图中管理和
组织文档的结构，具体操作方法如下：步骤1：为文本各级标题应用内置的标题样式，或为文本段落指定大纲级别。步骤2:单击【视图】选项卡【
文档视图】组中的“大纲视图”按钮，切换到大纲视图。步骤3:在“大纲工具”组中可以设定窗口中的显示级别、展开/折叠大纲项目、上移/下
移大纲项目、提升/降低大纲项目的级别，也可以直接指定文本段落的大纲级别。步骤4:单击【主控文档】组中的“显示文档”按钮，可以展开【
主控文档】组。单击"创建”按钮，可为当前选中的大纲项目创建子文档。在子文档中的修改可以即时反馈到主文档中。步骤5:单击【关闭】组
中的“关闭大纲视图”，即可返回页面视图编辑状态。2.5.2.文档分页与分节借助Word2010中的分页与分节操作，可以有效划分文
档内容的布局，从而使文档排版工作简洁高效。1.文档分页如果只是为了排版布局需要，单纯地将文档中的内容划分为上下两页，则在文档中插入
分页符即可，操作步骤如下：步骤1：将光标置于文档中需要分页的位置。步骤2：在“页面布局”选项卡上的“页面设置”选项组中，单击“分
隔符”按钮，打开如图2-123所示“插入分页符和分节符”选项列表。步骤3：单击“分页符”选项区中的的“分页符”命令，即可将光标后
的内容布局到新的一个页面中，分页符前后页面的设置属性及参数均保持一致。2.文档分节为了便于对文档进行格式化，可以将文档分割成任意数
量的节，然后根据需要分别为每节设置不同的格式。插入分节符的操作步骤如下：步骤1：将光标置于文档中需要分节的位置。步骤2:在“页面布
局”选项卡上的“页面设置”选项组中，单击''''分隔符”按钮，打开“插入分页符和分节符”选项列表。分节符的类型共有4中，分别是“下一页
”“连续”“偶数页”和“奇数页”，其中："下一页”：分页符后的文本从新的一页开始。"连续”新节与其前面一节同处于当前页中。"偶
数页”分节符后面的内容转入下一个偶数页。“奇数页”分节符后面的内容转入下一个奇数页。步骤3:在“分节符”选项区选择其中的一类分节符
后，在当前光标位置处即插入了一个不可见的分节符。插入的分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会是该节从新的一页开始，实现
了既分节又分页的目的。由于''''节”不是一种可视的页面元素，所以很容易被用户忽视。然而如果少了节的参与，许多排版效果将无法实现。默
认方式下，word将整个文档视为一节，所有对文档的设置都是应用于整篇文档的。当插入"分节符”将文档分成几“节”后，可以根据需要设置
每“节”的格式2.5.3.文档分栏默认情况下，Word中整篇文档是一栏，可以根据需要将整篇文档或选中的内容设置为两栏。具体操作步骤
如下：步骤1：在文档中选中要设置分栏的内容。步骤2:在Word2010的功能区中打开“页面布局”选项卡，在“页面设置”选项组中
单击"分栏”按钮，弹出的下拉列表中提供了“一栏”“两栏”“三栏”“偏左”和“偏右”5种预定义的分栏方式，如图2-124所示
。如要进行详细的设置，可选择列表中的“更多分栏”命令。步骤3:打开如图2-125所示的“分栏”对话框，在“栏数”微调框中设置所需的
分栏数值。在“宽度和间距”选项区域中设置栏宽和栏间的距离（用户只需在相应的“宽度”和“间距”微调框中输入数值即可改变栏宽和栏间距）
。如果用户选中了“栏宽相等”复选框，则Word会在“宽度和间距”选项区域中自动计算栏宽，使各栏宽度相等。如果用户选中了“分割线”
复选框，则Word会在栏间插入分割线，使得分栏界限更加清晰、明了。步骤4:单击“确定”按钮即可完成分栏排版。说明：如果用户事先没
有选中需要进行分栏排版的文本，那么上述操作默认应用于整篇文档。如果用户在“分栏”对话框的“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选
项，那么分栏操作将应用于当前插入点之后的所有文本。如果用户要取消分栏布局，只需在''‘分栏”下拉列表中选择“一栏”选项即可。2.5
.4.设置页眉、页脚与页码页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距中的区域，用户可以在页眉和页脚中插入文本或图形等，如页
码、日期、文档标题、公司名字、作者名字、文件名等。1.添加页眉与页脚添加页眉与页脚的具体操作步骤如下：步骤1：在Word201
0的功能区中打开“插入”选项卡，在“页眉和页脚”选项组中的单击“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中列出了系统内置的几种页眉样式，如图2
-126所示。步骤2：单击其中一种样式，文档页面进入“页眉和页脚”编辑状态，光标自动转入“页面区”并已设置好格式，用户只要输入内
容即可，如图2-127所示。选定输入的文本内容，可像普通文本一样设置字符格式、段落格式等。步骤3：单击“关闭页眉和页脚”按钮，可
退出“页眉和页脚”编辑状态。如果想要将页眉和页脚设置得更加特别，可以设置首页不同，具体操作步骤如下：步骤1：双击文档中的页眉或页脚
区域，进入“页眉和页脚”编辑状态，在功能区会自动添加【页眉和页脚工具】丨【设计】上下文选项卡。步骤2:在【选项】组中勾选“首页不同
”复选框，文档首页中原先定义的页眉和页脚就被删除了，可以根据需要另行设置首页页眉或页脚。有时一个文档中的奇偶页上需要使用不同的页眉
或页脚。例如，在做论文时可选择在奇数页上显示论文名称，在偶数页上显示章节标题，具体操作步骤如下：步骤1:双击文档中的页眉或页脚区域
，进入''''页眉和页脚”编辑状态。步骤2:在【页眉和页脚工具】丨【设计】选项卡的【选项】组中勾选“奇偶页不同”复选框。步骤3:分别在
奇数页和偶数页的页眉或页脚上输入内容并修改格式，以创建不同的页眉或页脚。说明：在【页眉和页脚工具】丨【设计】选项卡的【导航】组，单
击“转至页眉”按钮或“转至页脚”按钮可以在页眉区域和页脚区域之间切换。如果文档已分节或者选中了"奇偶页不同”复选框，则单击"上一
节”按钮或"下一节”按钮可以在不同节之间、奇数页和偶数页之间切换。当文档分为若干节时，可以为文档的各节创建不同的页眉或页脚，例如
可以在一个长篇文档的“目录”与“正文”两部分应用不同的页眉页脚样式，具体操作步骤如下：步骤1:先将文档分节，然后将鼠标光标定位在某
一节中的某一页上。步骤2:在该页的页眉或页脚区域中双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态。步骤3:插入页眉或页脚内容并进行相应的格式设置
。步骤4:在【页眉和页脚工具】丨【设计】选项卡的【导航】组中，单击“上一节”或“下一节”按钮进入到其他节的页眉或页脚中。步骤5:默
认情况下，下一节自动接受上一节的页眉页脚信息。在【导航】组中单击“链接到前一条页眉”按钮，可以断开当前节与前一节中的页眉（或页脚）
之间的链接，页眉和页脚区域将不再显示“与上一节相同”的提示信息，此时修改本节页眉和页脚信息不会再影响前一节的内容。步骤6:编辑修
改新节的页眉或页脚信息。在文档正文区域中双击鼠标即可退出页眉页脚编辑状态。在''''页眉页脚”编辑状态下，正文区域变成灰色表示当前不能
对正文进行编辑，只能在页眉、页脚区域编辑。退出''''页眉和页脚”编辑状态，返回正常文档编辑状态后，双击页眉和页脚区域可重新进入“页眉
和页脚”编辑状态。若要删除页眉或页脚，可将光标放在文档中的任意位置，单击“插入”选项卡下“页眉和页脚”选项组中的“页眉”按钮，在
弹出的下拉列表中选择“删除页眉”命令。2.设置页码在长文档中插入页码，可以使阅读方便。页码是文档的一部分，若文档没有分节，整篇文档
将视为一节，只有一种页码格式，用户也可以将文档分节来设置不同的页码格式。插入并设置页码格式的具体操作步骤如下：步骤1:在Word
2010的功能区中打开“插入”选项卡，在“页眉和页脚”选项组中单击“页码”按钮，在弹出的列表中列出了系统内置的4类不同的页码样式，
包括“页面顶端”、“页面底端”、“页边距”和“当前位置”，将光标指向各项后，会展开子列表，显示此类别中的所有的页码样式，如图2-
128所示。步骤2：选择一种页码样式后单击，即可插入页码。在“页眉和页脚”上下文选项卡的“页眉和页脚”选项组中再次单击“页码”按
钮，在弹出的列表中选择“设置页码格式”命令，打开“页码格式”对话框。在“编号格式”下拉框中可以选择插入的页码形式，勾选''''起始页
码”单选按钮，在其后的数值框中可以选择第一个页码的编号，如图2-129所示。单击”确定”按钮完成页码的设置。若勾选"页码格式”对
话框中的“包含章节号”复选框，即可激活下面的选项，从中可以设置"章节起始样式”和"使用分隔符”，表示与页码一起显示及打印文档的章节
号。2.5.5.使用项目符号和编号列表1.使用项目符号项目符号主要用于区分Word2010文档中不同类别的文本内容，并以段落为单位
进行标识。用户可在输入文本时自动创建项目符号列表，也可给已有文档添加项目符号，具体操作步骤如下。（1）为原有文本添加项目符号步骤
1：选择文档中需要添加符号的段落。步骤2:单击“开始”选项卡下“段落”选项组中的“项目符号”按钮，如图2-130所示，即可添加默认
的项目符号。步骤3:若单击“项目符号”右下角的下三角按钮，则弹出“项目符号库”列表，如图2-131所示，该列表中有不同的项目符号
供选择。(2)添扣自定义项目符号步骤1：选择文档中需要添加符号的段落。步骤2:单击“开始”选项卡下“段落”选项组中的“项目符号”
按钮右侧的下三角按钮，在弹出的列表中选择“定义新项目符号”命令，弹出"定义新项目符号”对话框，如图2-132所示，在该对话框中可以
选择新的符号或图片作为项目符号。步骤3:在该对话框中单击“符号”按钮，在弹出的图2-133所示的“符号”对话框中选择需要的符号
；单击“字体”按钮，在弹出的“字体”对话框中设置项目符号中的字体格式，如图2-134所示。步骤4：设置完成后，单击“确定”按钮返回
“定义新项目符号”对话框，再单击“确定”按钮，即可为当前段落添加自定义的项目符号。思考：如何将项目符号替换为图片？打开如图2-13
2所示的“定义新项目符号”对话框，单击“图片”按钮，弹出“图片项目符号”对话框，如图所示。可以直接选择Office自带的图片，也可
以单击下方的“导入”按钮，导入外部图片，选中后单击确定按钮即可。2.使用编号列表在文本前添加编号有助于増强文本的层次感和逻辑性
。创建编号列表与创建项目符号列表的操作过程相似。快速给文本添加编号的操作步骤如下：步骤1：在文档中选择要向其添加编号的文本。步骤2
：在Word2010功能区中的“开始”选项卡下单击“段落”选项组中的“编号”按钮旁边的下三角按钮。步骤3：在弹出的列表中，提供了包
含多种不同编号样式的编号库，如图2-135所示。用户可以从中进行选择，例如单击“A.B.C.”样式的编号。此时文档中被选中的文本便
会添扣指定的编号。步骤4:如需修改编号格式，在编号库下拉列表中选择“定义新编号格式”命令，弹出“定义新编号格式”对话框，如图所示
。步骤5:在该对话框中可以选择新的编号样式、修改编号格式等，修改完成单击"确定”按钮。3.应用多级编号列表为了使文档内容更具层次
感和条理性，经常需要使用多级编号列表。多级编号与文档的大纲级别、内置标题样式相结合时，可以快速生成分级别的章节编号。应用多级编号后
，在调整章节顺序、级别时不需要再手动设置，编号能够自动更新，具体操作步骤如下：步骤1：在文档中选择要添加多级编号的文本段落。步骤
2:单击【开始】选项卡【段落】组中的“多级列表”按钮，从弹出的“列表库”下拉列表中选择一种应用于当前文本。步骤3:如需自定义多级编
号列表，在“列表库”下拉列表中选择“定义新的多级列表”命令，弹出“定义新多级列表”对话框。在该对话框中可以选择编号格式、位置等，修
改完成单击“确定”按钮。说明：如需改变某一级编号的级别，可以将光标定位在文本段落之前按：Tab键，也可以在该文本段落中单击右键，在
弹出的快捷菜单中选择“减少缩进量”或"増加缩进量”。4.多级编号与拝式的链接当多级编号与内置标题样式进行链接之后，应用标题样式即可
同时应用多级列表，具体操作步骤如下：步骤1：单击【开始】选项卡【段落】组中的“多级列表”按钮，从弹出的下拉列表中选择“定义新的多级
列表”命令，弹出“定义新多级列表”对话框。步骤2:单击对话框左下角的“更多”按钮，进一步展开对话框。从左上方的级别列表中单击指定列
表级别，在右侧的"将级别链接到样式”下拉列表中选择对应的内置标题样式。例如，级别丄对应“标题/,如图所示步骤3:在下方的“编号
格式”区域中可以修改编号的格式与样式、指定起始编号等。设置完毕后单击“确定”按钮。步骤4:在文档中输入标题文本或者打开已输入了标
题文本的文档，然后为该标题应用已链接了多级编号的内置标题样式。2.5.6.添加引用内谷在长文档的编辑过程中,文档内容的索引和脚注等
非常重要，它们可以使文档的引用内容和关键内容得到有效的组织。1.添加脚注和尾注脚注是对文章中的内容进行解释和说明的文字，它一般位于
当前页面的底部或指定文字的下方；尾注用于在文档中显示引用资料的出处或输入解释和补充性的信息，位于文档的结尾或者指定节的结尾。脚注和
尾注都是用一条横线与正文分开的。在文档中添加脚注或尾注的操作步骤如下：步骤1：在文档中选择要添加脚注或尾注的文本，或者将光标置于
文档的尾部。步骤2:在“引用”选项卡中单击“脚注”选项组中的“插入脚注”按钮或“插入尾注”按钮即可插入脚注或尾注。若要对脚注或尾注
的样式进行定义，可单击“脚注”选项组中的对话框启动器按钮，打开如图2-136所示的“脚注和尾注”对话框，设置其位置、格式及应用范围
。2.添加题注题注是一种可叹为文档中的图标、表格、公式和其他对象添加编号的标签。若在文档编辑的过程中对题注执行了添加、删除和移动
能操作，则可以一次性更新所有题注编号。插入题注的具体操作步骤如下：步骤1：在文档中选择要添加题注的位置。步骤2:在功能区中选择“引
用”选项卡，单击“题注”选项组中的“插入题注”按钮，弹出的“题注”对话框中，可以根据添加题注的不同对象，在"选项”选项组的“标签”
下拉列表框中可叹选择不同的标签类型，如图2-137所示。如果希望在文档中使用自定义的标签显示方式，则可以单击"新建标签”按钮，在
弹出的对话框中设置相应的自定义标签。步骤3:设置完成后单击“确定”按钮，即可将题注添加到相应的文档位置。3.交叉引用題注添加题注
之后，在文章中经常需要引用，如“如表1-1所示”“如图1-2所示”等，具体操作步骤如下：步骤1:在文档中应用标题样式''插入题注，
将光标定位于需要引用题注的位置。步骤2:单击【引用】选项卡【题注】组中的“交叉引用”按钮，弹出“交叉引用”对话框，选择引用类型、引
用内容指定“引用哪一个编号项”，如图所示。步骤3:单击“插入”按钮，即可在当前位置插入引用。单击''''关闭”按钮退出对话框。说明：
交叉引用是作为域插入到文档中的，当文档中的某个题注发生变化后，只需进行一下打印预览，文档中的其他题注序号及引用内容就会随之自动更新
。4.标记并创建索引在Word中，索引用于列出文档中讨论的术语和主题，以及它们出现的页码。用户若要创建索引项，可以通过文档中的名称
和交叉引用来标记索引项，然后生成索引。（1）标记索引项标记索引项的操作步骤如下。步骤1：选中文档中需要作为索引的文本。步骤2:在W
ord2010功能区“引用”选项卡的“索引”选项组中单击“标记索引项”按钮，在弹出的''''标记索引项”对话框的“主索引项”文本框中
会显示选定的文本，如图2-138所示。步骤3:单击“标记”按钮即可标记素引项，单击“标记全部”按钮即可标记文档中与此文本相同的所
有文本。步骤4:此时“标记索引项”对话框中的“取消”按钮变为“关闭”按钮，单击"关闭”按钮，即可完成标记索引项的工作。在标记了一个
索引项之后，用户可以在不关闭"标记索引项”对话框的情况下，继续标记其他多个索引项。根据需要，用户还可以创建次索引项、第三级索引项或
交叉引用另一个索引项，具体操作步骤如下：步骤1：要创建次索引项，可在“索引”选项区域中的“次索引项”文本框中输入文本。次索引项是对
索引对象的更深一层限制。步骤2:要包括第三级索引项，可在次索引项文本后输入冒号“：”，然后在文本框中输入第三级索引项文本。步骤3:
要创建对另一个索引项的交叉引用，可以在“选项”选项区域中选中“交叉引用”单选按钮，然后在其文本框中输入另一个索引项的文本。说明：
插入到文档中的索引项实际上也是域代码，通常情况下该索引标记域代码只用于显示不会被打印。（2）创建索引完成了标记素引项的操作后，就可
以选择一种索引设计并生成最终的索引了。为文档中的索引项创建索引的換作步骤如下：步骤1：首先将鼠标指针定位在需要建立索引的地方，通常
是文档的最后。步骤2:在Word2010功能区“引用”选项卡下的“索引”组中单击“插入索引”按钮，打开“索引”对话框，如图2-13
9所示。步骤3:在该对话框“索引”选项卡中的“格式”下拉列表中选择索引风格，其结果可以在“打印预览”列表框中查看。步骤4:在“类
型”选项区域中，如果选择“缩进式”单选按钮，次索引项将相对于主索引项缩进；如果选择“接排式”单选按钮，则主索引项和次索引项将排在一
行中。步骤5:在“栏数”文本框中可以指定分栏数，如果索引比较短，一般选择2栏。步骤6:在“语言”下拉列表中可以选择索引使用的语言，
语言决定排序的规则。如果选择“中文”，则可在“排序依据”下拉列表中指定排序方式。步骤7:勾选下方的“页码右对齐”复选框，可将索引页
码靠右排列，在“制表符前导符”下拉列表中可以选择页码前导符号。步骤8:设置完成后，单击“确定”按钮，创建的索引就会出现在文档中。2
.5.8.创建文档目录目录是文档中不可缺少的一项内容，它列出了各级标题及其所在的页码，便于用户在文档中快速查找所需内容。Word
2010提供了一个内置的目录库，以方便用户使用。1.使用目录库创建目录使用目录库创建目录的具体操作步骤如下：步骤1：把光标插入需
要建立文档目录的位置，一般为文档的最前面。步骤2:在Word2010功能区的“引用”选项卡中，单击“目录”选项组中的“目录”按钮
，打开内置的目录库列表，如图2-140所示。步骤3:单击其中一个满意的目录样式，Word2010就会自动根据所标记的标题在制定位
置创建目录，如图2-141所示。2.自定义方式创建目录步骤1：把光标插入需要建立文档目录的位置。步骤2:在Word2010功能
区的“引用”选项卡中，单击“目录”选项组中的“目录”按钮，在打开的列表中选择"插入目录”命令，打开“目录”对话框，在对话框中单击“
选项”按钮，在打开的“目录选项”对话框中可以重新设置目录的样式，如图2-142所示。步骤3：设置完成后，单击“确定”按钮，则在
插入点生成目录。3.更新和删除目录在已经生成的目录上单击"引用”选项卡下"目录”选项组中的“更新目录”按钮，在打开的“更新目录”对
话框中选择“只更新页码”单选按钮或“更新整个目录”单选按钮，然后单击“确定”按钮即可按照指定要求更新目录。选择目录后，直接按De
lete键即可删除目录。2.5.9.文档的审阅和修订Word2010提供了多种方式来协助用户完成文档审阅的相关操作，同时用户还可
以通过全新的审阅窗格来快速对比、查看、合并同一文档的多个修订版本。1.修订文档当用户在修订状态下修改文档时，Word后台应用程序会
自动跟踪文档内容所有的变化情况，并且会把用户在编辑文档时所做的插入、删除、移动、格式更改等每一项操作内容详细记录下来。在功能区“
审阅”选项卡中单击“修订”选项组的“修订”按钮，即可开始文档的修订状态。用户在修订状态下输入的文档内容会通过颜色和下划线标记下来，
删除的内容被显示出来，如图2-143所示。当多个用户同时参与同一文档的修订时，文档将通过不同的颜色来区分不同用户的修订内容。用户
在Word功能区单击“审阅”选项卡下“修订”选项组中的“修订”下三角按钮，在弹出的列表中选择“修订选项”命令，可打开“修订选项''''
对话框，如图2-144所示，通过此对话框可以进一步修改修订标记格式。2.为文档添加批注在Word中，用户若要对文档进行特殊说明
，可添加批注对象（如文本、图片等）对文档进行审阅。批注与修订的不同之处是，它在文档页面的空白处添加相关的注释信息，并用带颜色的方框
括起来。为文档添加批注操作非常简单，只需单击“审阅”选项卡“批注”组中的“新建批注”按钮，然后输入批注信息即可，如图2-145所
示。如果要删除批注，只需在批注的地方单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令即可。如果要删除文档中的所有批注，可直接
在“审阅”选项卡下单击"批注”选项组中的“删除”下三角按钮，在弹出的列表中选择“删除文档中的所有批注”命令。说明：如果多人对文档
进行修订或审阅，用户还可以单击“审阅”选项卡下"修订”选项组中的"显示标记”按钮，选择"审阅者”命令，在打开的子拉列表中将显示对该
文档修订和审阅的人员名单。3.审阅修订和批注当文档修订完成后，用户还需要对文档的修订和批注进行审核，并确定出最终的文档版本，这个过
程称为审阅。当审阅修订和批注时，可按以下步骤接受或拒绝文档中每一项更改。在功能区“审阅”选项卡的“更改”选项组中单击“上一条”“
下一条”按钮，即可定位到文档中对应的修订或批注上。对于修订信息可单击“更改”选项组中的“拒绝”或“接受”按钮，来选择是否保留对文档
的更改。对于批注信息可以在“批注”选项组中单击“删除”按钮将其删除。若要拒绝所有的修订，可以在“更改”选项组中执行“拒绝”按钮，在
展开的列表中单击“拒绝对文档的所有修订”命令。2.5.10.插入文档部件文档部件实际上就是对某一段指定文档内容，如文本、图片、表格
、段落等文档对象的封装手段，也可以单纯地将其理解为对这段文档内容的保存和重复使用，这为在文档中共享已有的设计或内容提供了高效手段。
文档部件包括自动图文集、文档属性（如标题和作者）以及域等。1.自动图文集自动图文集是一类特殊的文档部件，是可以重复使用、存储在
特定位置的构建基块。如果需要在文档中反复使用某些固定内容，就可将其定义为自动图文集词条，并在需要时引用，具体操作步骤如下：步骤1：
在文档中输入需要定义为自动图文集词条的内容，如公司名称、联系方式、通信地址等组成的联系方式即可以作为一组词条。步骤2:选择需要定义
为自动图文集词条的内容，可对其进行适当的格式设置。步骤3:单击【插入】选项卡【文本】组中的“文档部件”按钮，从下拉列表中选择"自动
图文集”下的“将所选内容保存到自动图文集库”命令，如图所示。步骤4:弹出“新建构建基块”对话框，输入词条名称，设置其他属性后，单
击“确定”按钮，如图所示。步骤5:将鼠标定位在文档中需要插入自动图文集词条的位置，单击【插入】选项卡【文本】组中的“文档部件”按
钮，选择“自动图文集”一定义好的词条名称，即可快速插入相关词条内容。2.文档属性文档属性包含当前正在编辑文档的标题、作者、主题、摘
要等文档信息。这些信息可以在“文件”后台视图中进行编辑和修改，具体操作步骤如下：步骤1：单击"文件”选项卡，打开Office后台视
图。步骤2:从左侧列表中单击“信息”命令，在右侧的属性区域中进行各项文档属性设置。例如，在“标题”右侧区域中单击进入编辑状态，即可
修改标题属性，如图所示。调用文档属性的具体操作步骤如下:步骤1:将鼠标定位在文档中需要插入文档属性的位置单击【插入】选顷卡【文
本】组中的“文档部件”按钮，从下拉列表中选择“文档属性”。步骤2:从“文档属性”列表中选择所需的属性名称即可将其插入到文档中，如
图所示。步骤3:在插入到文档中的“文档属性”框中可以修改属性内容，该修改可同步反映到后台视图的属性信息中。3.插入域域是一组能够
嵌入文档中的指令代码，可以提供自动更新的信息，如时间、标题、页码等。在文档中使用特定命令时，如插入页码、插入封面或者创建目录时，W
ord会自动插入域。必要时，还可以手动插入域，例如，当需要在一个包含多个章节的长文档的页眉处自动插入每章的标题内容时，可以通过手
动插入域来实现，具体操作步骤如下：步骤「鼠标定位到页眉中，单击【插入】选项卡【文本】组中的“文档部件”按钮，从下拉列表中选择“域”
命令，弹出“域”对话框。步骤2:选择类别、域名，设置相关域属性，此处在"类别”下拉列表中选择"链接和引用”选项，在“域名”列表框中
选择“StyleRef”选项，在“样式名”列表框中选择“标题1”选项，单击"确定”按钮，如图所示。提示：（1）在对话框的“域名
”区域下方显示有对当前域功能的简单说明。(2）在插入的域上单击鼠标右键，利用快捷菜单可以实现切换域代码、更新域、编辑域等操作。（3
）通过按快捷组合键实现相关操作，如按F9可以更新域，按Alt+F9可以切换域代码，按Ctrl+Shift+F9可以将域转换为普通文
本等。4.自定义文档部件要将文档中已经编辑好某一部分内容保存为文档部件以供反复使用，可自定义文档部件，方法与自定义自动图文集相类
似。例如，为了可以在以后的文档制作中再利用会议议程内容，将文档中的表格内容保存至“表格”部件库，并将其命名为“会议议程”。具体操作
步鰻如下：步骤1：选中所有表格内容，单击【插入】选项卡下【文本】组中的“文档部件”按钮，在弹出的下拉列表中选择"将所选内容保存到文
档部件库”命令。步骤2:在弹出的“新建构建模块”对话框中将“名称”设置为“会议议程”，在"库”下拉列表项选择"表格”，单击“确定”
按钮，如图所示。步骤3：打开或新建另外一个文档，将光标定位在要插入文档^件的位图单击【插入】选项卡［文本］组中的“文档部件”按钮
，在下拉列表中选择“构建基块管理器”命令，弹出“构建基块管理器”对话框，如图所示步骤4:从“构建基块”列表中选择新建的文档部件，
单击“插入”按钮，即可将其直接重用在文档中。步骤5:如果需要删除自定义的文档部件，只需要在“构建基块管理器”对话框中选中该部件，单
击''''删除”按钮即可。2.5.7创建书目在排版科普文章时，结屋通常需要列出参考文献，通过创建书目功能即可实现这一效果。书目是在创建
文档时参考或引用的源文档的列表，通常位于文档的末尾。在Word2010中，需要先组织源信息，然后可以根据为该文档提供的源信息自
动生成书目。1.创建书目源信息源可能是一本书、一篇报告或一个网站等。当在文档中添加新的引文的同时就新建了一个可显示于书目中的源，具
体操作步骤如下：步骤1：在【引用】选项卡下【引文与书目】组中，单击“样式”右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择要用于引文和源的样式。例
如，社会科学类文档的引文和源通常使用MLA或APA样式。步骤2:在要引用的句子或短语的末尾处单击鼠标。步骤3:单击【引用】选项卡【
引文与书目】组中的“插入引文”按钮，从下拉列表中选择“添加新源”命令，弹出“创建源”对话框。在该对话框中输入作为源的书目信息。提示
：如果从“插入引文”下拉列表中选择"添加新占位符”命令，则只在当前位置添加一个占位符，待需要时再创建引文和填写源信息。步骤4:单击
“确定”按钮，创建源信息条目的同时完成插入引文的操作。2.创建书目向文档中插入一个或多个源信息后，便可以随时创建书目，具体操作步骤
如下：步骤1：在文档中单击需要插入书目的位置，通常位于文档的末尾。步骤2:单击【引用】选项卡【引文与书目】组中的“书目”按钮，打开
书目样式列表。步骤3:从中单击一个内置的书目格式，或者直接选择“插入书目”命令，即可将书目插入文档。2.5.11管理与共享文档1-
比较与合并文档利用修订功能可以跟踪用户对于原文档的修改，但如果文档在更改的过程中没有开启修订功能，则无法通过修订功能来查看这些更改
，这时可通过歳Word提供的精确比较功能显示两个文档的差异，并将两个版本最终合并为一个。（1）快速比较文档使用比较功能对文档的不
同版本进行比较的具体操作步骤如下：步骤1：单击【审阅】选项卡【比较】组中的“比较”按钮，在下拉列表中选择"比较”命令，弹出“比较文
档”对话框，如图所示。步骤2:在“原文档”下拉列表中选择一个原始文档；在“修订的文档”下拉列表中选择一个修订后的文档，单击“确定”按钮。步骤3:新建的比较结果文档将会突出显示两个文档之间的不同之处。单击【审阅】选项卡上【修订】组中的“审阅窗格”按钮将审阅窗格显示出来，其中自动统计了原文档与修订文档之间的具体差异情况。（2）合并文档合并文档可以将多位作者的修订内容组合到一个文档中，具体操作步骤如下：步骤1:单击【审阅】选项卡的【比较】组中的“比较”按钮，在下拉列表中选择“合并”命令，弹出"合并文档”对话框。步骤2:在“原文档”下拉列表中选择一个原始文档；在“修订的文档”下拉列表中选择一个修订后的文档，单击"确定”按钮，将会新建一个合并结果文档。步骤4：在合并结果文档中，可进行审阅修订，决定接受还是拒绝相关修订内容。2.删除文档中的隐私内容Word文档最终确定以后，会包含隐藏数据或个人信息，这些信息可能存储在文档本身或文档属性中，因此在共享文档之前有可以检查下是否涉及隐私安全，必要时候可以删除这些隐藏信息。在Word2010中，通过“文档检查器”工具，可以查找并删除隐私内容，Excel2010和PowerPoint2010同样适用，具体操作步骤如下：步骤1：单击“文件”选项卡打开Office后台视图，选择“信息”一“检查问题”命令，在下拉列表中选择''''检查文档”命令，弹出''''文档检查器”对话框，如图所示。步骤2：在该对话框中选择要检查的隐藏内容类型，Word默认会勾选“文档属性和个人信息”以及“批注、修订、版本和注释”等复选框，单击''''检查”按钮进行检查。步骤3：检查结束后，“文档检查器”对话框中的内容会变成检查结果，单击“全部删除”按钮即可删除指定信息。3.Word换成PDF叹档可以将编辑完成的文档保存为pdf格式，这样既保证了文档的只读性，同时又确保了那些没有部署MicrosoftOffice品的用户可以正常浏览文档内容。将文档另存为PDF文档的具体操作步骤如下:步骤1：单击"文件”选项卡打开Office后台视图，选择“保存并发送”一“创建PDF/XPS文档”一“创建PDF/XPS”命令，如图所示。步骤2：弹出“发布为PDF或XPS”对话框，输入文件名，选择要保存的路径后单击“发布”按钮即可。说明：按功能键F12,打开''''另存为”对话框，在''''保存类型”下拉列表框中选择"PDF(.pdf)”选项，单击”保存”按钮可，如图所示。 |
|
