实务中企业对账单的法律风险及防范措施作者：万育绪律师随着市场经济不断深入发展，许多企业和客户进行交易通常没有签订书面协议，而是采取电话、传
真、微信、QQ聊天等形式。当买方拒绝支付货款不得不采取诉讼途径时，却由于没有证据或单据材料存在各种各样的瑕疵，无法维护自身的合法权
益。针对实务中存在这些问题，如何操作才能更好地使用企业对账单呢？企业对账单的含义和特征企业对账单是企业买卖交易中常见的一种书面单
据材料，是企业和买方之间核对账务的联系单，能证实买卖双方货物交易的往来情况，如种类、单价、型号等。规范的对账单能促进企业的交易，为
双方节省很多的精力和财力。企业对账单通常具有以下特征：1.企业对账单是交易双方达成一致的意思表示，通常用作替代买卖合同或协议，即买
卖双方交易的一种客观书面记录。2.企业对账单通常记载着买卖标的、数量、价款、型号等主要的要素，因此具备买卖法律关系的基本性质。企业
对账单使用不规范的法律风险根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第五条第一款的规定：“在合同纠纷案件中，主张合同关系成立并
生效的一方当事人对合同订立和生效的事实承担举证责任；主张合同关系变更、解除、终止、撤销的一方当事人对引起合同关系变动的事实承担举证
责任。”《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第一条规定：“当事人之间没有书面合同，一方以送货单、收货单、结算
单、发票等主张存在买卖合同关系的，人民法院应当结合当事人之间的交易方式、习惯以及其他相关证据，对买卖合同是否成立作出认定；对账确认
函、债权确认书等函件、凭证没有记载债权人名称，买卖合同当事人一方以此证明存在买卖合同关系的，人民法院应予支持，但有相反证据足以推翻
的除外。”虽然，法律提供了相应的依据，但是民事诉讼采取“谁主张，谁举证”的一般举证原则，实务中操作不规范无疑会带来很多问题。当前，
还有些企业存在不订立书面合同的情形，而是以口头、电话或传真形式建立买卖合同关系。企业根据要求进行生产，并按预订要求开具送货单，送货
上门。买方通常是由仓库保管人员进行签收，在送货单上确认签名已收到货物。在约定的期限届满之后，企业将产品《对账单》发送给买方，买方审
核确认无误后按确认的金额付款，双方买卖交易完成。实务中以这种方式交易，容易产生纠纷，对于买卖双方来说都存在很大的法律风险，具体如下
：1.没有书面的协议或合同，会存在一定的变数。对于企业来说，存在一定的经济损失风险；对于买方来说，企业生产的产品数量、型号、质量等
不符合买方的要求，买方通常以此为由，拒绝接受产品，给买方造成了一定的损失。2.双方凭借信用以口头、电话或传真方式建立买卖关系。通常
入库单上没有买方单位的公章，甚至连企业的名称都没有，只有仓库保管人员签名，如果发生买方否认买卖关系存在时或根本就不认识签名的人，这
个时候只能依仓库保管人员的身份来判定。如果无法证实仓库保管人员系买方员工或其授权委托签字的人，那么企业不能向买方主张相应的货款，只
能向在入库单或对账单上签字的人主张权利。3.企业送货上门，通常是由买方仓库保管员进行签收并出具入库单或对账单，其签字至关重要，如果
仓库保管员随便签个姓或名，字迹潦草无法确定是谁，当企业向对方主张权利，连收货人是谁都无法确定，将会存在货款无法收回的法律风险。4.
企业对账单是企业主张货款最直接的证据。买卖双方对于对账单的内容没有足够的重视，如品名、规格、数量、单价、金额、所欠货款的意思表示、
买方单位的公章等基本要素都不明确。当真正发生争议纠纷时，企业无法确认货款债权数额的真实性。5.有些企业不及时向债务人主张权利，超过
法律规定的诉讼时效，导致其诉讼请求得不到支持。企业应当及时向债务人主张权利，以免错过诉讼时效导致胜诉权的丧失。四、规避企业对账单法
律风险的防范对策企业对账单是确定双方权利义务的一种重要证据。为了规避对账单存在的问题和风险，维护自身的合法权益，笔者认为企业在发生
买卖交易行为时，可以采取以下几个对策进行防范：事先签订书面协议，明确双方之间的权利义务。对于预订产品的数量、规格型号、质量标准、收
货人员、验收条款、付款时间、违约责任等问题明确约定，当发生争议时，直接按照协议处理，减少不必要的经济损失。如果没有签订协议的，企业
要求固定买方仓库保管人员、收货人员以及财务对账人员，可以要求买方出具书面证明，加盖单位公章，证明以上人员系其单位员工，其行为属于职
务行为。即使上述人员经常发生变动的话，买方在送货或核对对账单时，能够核实签字人员或收货人员的真实身份。制作和保管好相关凭证，并做到
单单相对应。保管好买卖双方之间发生交易事实的凭证，包括《协议》、《销售出库单》、《入库单》以及《对账单》，做到上述所有的单据数量、
型号、金额一一对应。企业应及时向买方送达企业对账单，妥善保留买方接收的证据，如送达回执单、录音摄像、证人证言等材料；证明企业已将对
账单送达给买方的事实。尽量让买方的法定代表人或负责人在《对账单》上签名或加盖单位的公章，以此确认交易双方的主体。使用规范的《对账单
》。应当按照自身企业营业执照的名称制作对账单。对账单上的项目内容记载要全面、清楚，减少含糊的内容，如型号、数量、单价、金额、款项、
结算方式、欠款数额等，规范自身的每一个交易行为，促进企业正常的交易秩序。企业应及时起诉，降低法律风险。这里的法律风险，既包括诉讼时
效的风险也包括诉讼风险和执行风险。第一，超过法律规定的诉讼时效，会导致诉讼请求得不到支持，所以要在诉讼时效期限内起诉；第二，防止因
为长时间的未提起诉讼导致案件证据丢失和案件事实不清，不利于案件的审理；第三，时刻注意买房的经济能力，如有可能难以支付款项的情形立即
采取保全措施并起诉。当然如起诉的证据材料不足，企业可以采取谈话录音或与对方签订延期还款计划协议、让买方出具货款欠条等方法，达到固定买卖交易事实证据的目的。综上，企业在日常实际经营过程中需要确认债权债务关系的，企业应当尽到审查义务，做到所有的账目清楚明白，避免争议纠纷的发生。 |
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