说明：
1.此份为试运行文件，本制度负责人为行政部部长，主要职责是维护该章文件的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；
2.运行过程中若同旧文件有冲突时，一律依本文件执行。 文件编制/更改一览表 版本 编制/更改内容 日期 编制/更改人 A/0 文件试运行 评审栏 会签 总经办 稽核中心 制造中心 供应
中心 管理
中心 销售中心 生产调度部 生产一部 生产二部 质量管理部 工艺技术部 设备部 电器部 安全环保部 供应部 采购部 人力资源部 行政部 财务部 销售部
1.0目的：
1.1为了搞好公司及各部门在生产经营管理活动中来客接待工作，保持来客有序可依，有章可循特制订本流程。
2.0使用范围：
2.1适用于有限责任公司来客接待。
3.0定义:无
4.0职责：
4.1行政部为接待的主要部门,负责办理来客的接待及住宿、订餐、结账、车辆接送等事务。
4.2重要接待工作和重大活动，可由行政部协调相关部门共同做好接待工作，有关部门须积极配合。
4.3总经办负责接待费用的审批。
5.0作业规定:
5.1接待范围和原则
5.1.1接待范围：接待范围主要是公司及各部门在生产经营管理活动中所需的会议、会谈、用餐、住宿、陪同参观、来往接送等方面的安排和工作。
5.1.1.1前来公司指导、考察、检查工作的领导和随行人员。
5.1.1.2应邀前来公司参加部门、行业、专业会议和庆典活动、技术交流等的领导、专家及随行人员。
5.1.1.3和公司有业务往来的重要客人。
5.1.1.4公司领导特别交办的接待。
5.1.2接待原则
5.1.2.1接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，力求使来客高兴而来、满意而归。
5.1.2.2一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
5.1.2.3实行职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，一般情况下结帐由相对口部门办理。
5.1.2.4招待来客应从简，不铺张浪费，不重复宴请。
5.1.2.5接待应周密细致，力求来客满意。对来客无论职务高低，均应平等相待、落落大方、不卑不亢。
5.1.2.6接待重要领导、嘉宾，对其行程应严格保密。
5.2接待流程
5.2.1接受任务程序
5.2.1.1接待应办理审批手续。
5.2.1.2一般接待任务由行政部负责，填写接待单，经公司主管领导签批后予以接待。
5.2.1.3属部门接待，由接待部门填好接待单，送行政部,经公司主管领导签批后，由该部门负责接待。
5.2.1.4公司领导直接交办的接待任务，由行政部或负责接待部门填写接待，送所交办的领导签批，由行政部或负责接待部门负责接待。
5.2.1.5非正常途径的接待原则上不予安排，确需安排接待的，需请示公司领导同意方可安排。
5.2.2接待程序
5.2.2.1接待前，应了解接待对象的级别、行程、人数、是否需接送等有关情况，以便做好车辆接送、迎接、用餐、住宿安排等接待相关准备。
5.2.2.2政府领导及重要来客安排住宿前，要检查房间安全、卫生状况，室内配套设施、物品是否完好、齐全，并在房内摆放适量的鲜花、时令水果。
5.2.2.3需要安排就餐的，应提前落实就餐地点，根据客人喜好点好菜肴，以免让来客久等。
5.2.2.4如需办理礼品事宜，承办人员应及时办理并及时向领导汇报完成情况。
5.2.2.5重要来客应派人送行以示尊重，来客离开时要注意查看或提醒客人是否有物品遗漏。
5.3接待的标准
5.3.1行政部根据来客人员身份在接待单上注明公司内用餐，公司外就餐，公司客房住宿，酒店住宿并报总经理批准生效。
5.4接待茶水的保管、领用
5.4.1行政部负责公司的茶水保管，设立茶水进、出帐簿。
5.4.2茶水领用需办理审批手续。由接待部门提出领用茶水申请，注明接待对象、领用种类、数量，经公司主管领导签批，到行政部茶水管理员处登记领取。
5.4.3公司领导直接安排的茶水领用，过后须及时补办审批和签领手续。
5.4.4行政部要做好茶水进出登记工作，每月初将上月使用情况、存余量列成清单，并注明接待部门、接待对象、领用数及领用人，送公司主管领导审核。
5.5接待费用的结算、报销
5.5.1指定签约的酒店、宾馆，每月由行政部人员与其对所产生的费用进行核对，凭酒店、宾馆提供的发票及费用明细清单（消费单上须有签字消费权的人员签名），结合接待呈报（批）表填写付款申请单，按照程序经公司领导签批后，由财务部通过银行转帐结算。
5.5.2、非签约酒店、宾馆产生的接待费用，由接待部门凭消费发票填写费用报销单，按照程序经公司领导签批后，经到财务部报销。
5.6接待注意事项
5.6.1接待来客应做到热情、周到、细致，使来客有来至如归的感觉。
5.6.2提前安排好接送交通工具和住宿地点，根据接待标准订好房间。如住宿费用由来客自付，应征求客人意见后再予安排。
5.6.3注意了解来客行程，迎接来客应提前到达等候。
5.6.4接到来客后应热情礼貌地问候、握手，以表示欢迎。如事先互不相识，应自我介绍姓名及所在单位，并确认是否为所接待的来客。
5.6.5接待应讲究级别对等，如接待对象为重要来客，应由相当级别的领导迎接。如领导因故未能前往，由下级人员代为迎接，应向客人说明缘由，并致以歉意。
5.6.6来客所带箱包、行李，接待人员应主动代为提拎（女客随身小提包除外）；如来客有托运的物件，
应代为办理领取手续。
5.6.7招呼来客上车时，应先来后己。在车上可主动热情与来客寒暄，介绍公司或当地情况，消除来客的拘谨、紧张，并告知有关活动日程、下榻来馆、注意事项等，但不得询问来客个人隐私。
5.6.8到达住宿地后，应为来客办好住宿手续，为来客提拎行李，带领来客进入客房，向客人简要介绍该住处的设施、服务等情况，如房间设施不完善，或来客有什么要求，应与来馆协调解决。来客安置妥当后，非来客要求，应尽快离开，以便客人休息。
5.7会议接待安排
5.7.1确定会议和日程，根据会议需讨论的事项并征求相关人员意见，拟定议题和日程，报公司领导或会议负责人审定。
5.7.2拟订与会人员名单，根据会议性质拟定参加会议人员名单，报公司领导或会议负责人审定。
5.7.3会议报批，大型会议应办理报批手续，在请示中列明开会缘由、会议议题、时间、地点、与会人员、经费等，报公司领导或会议负责人审定。
5.7.4会议通知，会议通知应包括会议名称、会议议题、参会人员范围、会议时间和地点、报到时间和地点、需要准备的材料、会议联系人姓名和电话等内容。会议通知可采用发书面函、电话通知、传真、邮件等方式，应及时通知参会人员或所在单位，防止错发、漏发，并做好跟踪工作，确认所有与会人员能否按时参会，并及时将通知结果向领导或会议负责人汇报。
5.7.5编制与会人员名册，内容包括与会人员姓名、性别、单位、职务、联系电话、住宿安排、是否要接送等信息。
5.7.6会议材料准备。
5.7.6.1领导人的讲话稿或工作报告。
5.7.6.2会议日程表、会议须知。
5.7.6.3其他材料，文件材料应经认真核对后即打印装袋（份数留有一定余数）），在与会人员报到时分发，尽量不在会议召开时分发，以免影响会议。
5.7.7会场选择和布置，要结合与会人员级别、人数、会议内容来选择会议场地，根据会议要求做好会议布置，桌椅、照明、通风、卫生、音响设备、导示牌、签到表等到位，在排列桌牌（包括主席台座位和主要与会人员座位）时应报会议负责人审定。
5.7.8后勤服务，做好会议的卫生、茶水、茶歇、住宿、用餐、交通等工作。
6.0责任:
6.1未按本制度要求作业者，处罚10元/次。
6.2本制度自生效之日起颁布实施，如有修改或补充，另行通知。
7.0使用表单：
7.1接待单
有限责任公司（公司外）接待□就餐□住宿通知单
年月日
审批：承办人：
外部人员食宿接待单
兹有单位人员，共人，其中人需在管理食堂用餐，人需在员工食堂用餐，人需留宿，请予以安排。
年月日行政部负责人：
文件编号 来客接待流程 文件版本 A/0 生效日期 页码 第4页共7页
存根（白）②酒店（红）
莲花大酒店：
兹有单位级人，其他人，共计人，由领导陪同，在贵处就餐，早餐元，中餐元，晚餐元，烟元，酒元，共计元。房间间，敬请安排，凭此单结帐。结帐时间二个月之内，超过轻款期限概不负责。此单当日有效。
|
|
