采购管理程序
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颁布日期：年月日实施日期：年月日
采购管理程序
目的
确保采购产品的质量及交货期，以保证生产的正常运行。
适用范围
适用于影响最终产品质量的所有采购活动，包括原材料、外协件、包装材料及其它配套设备的采购。
职责
商务部负责物资的采购。
商务部负责标准件的入库检验
工程质量部负责对于非标件的检验和试验。
商务部负责物资的出入库登记发放。
定义
计划采购：指按生产计划进行定期定量的采购。
市场采购：又称临时采购，是在生产过程中因需要向市场临时进行采购。
作业程序
供应商的选择与评估
5.1.1采购材料分类
商务部会同工程质量部根据其对最终产品性能的影响程度将采购材料分为三类：
A类材料：指构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；
B类材料：指构成最终产品非关键部位的批量材料，它一般对最终产品的质量略有影响，但可采取措施予以纠正的材料；
c)C类材料：指非直接用于产品本身的起辅助作用的材料,如一般包装材料等。
5.1.2供应商的开发
5.1.2.1当商务部需开发新供应商时向意向厂商发出《供应商基本情况调查表》，商务部综合考虑本公司要求提供产品的能力、服务和价格及《供应商基本情况调查表》反映的内容初步筛选供应商。
5.1.2.2供应商的选择条件
(a)产品在市场享有良好的声誉。
(b)提供的产品品质稳定、价格合理、交货及时、服务良好。
(c)具有长期良好合作条件。
(d)有品管组织、制度、检验仪器、统计数据的管制。
（e）贸易商有原厂的代理证。
5.1.3供应商的评估
5.1.3.1对供应A类材料的供方
(a)样品测试。
(b)现场考察：由商务部组织相关部门到供应商生产现场考察其运作,并由采购将供应商评估结果记入《供应商综合情况调查评估表》中，相关部门签署评定意见，商务部做出综合评估结论。
(c)小批量试用，符合要求才能列入《合格供应商名录》。
5.1.3.2对供应B类材料的供方
(a)样品测试。
(b)小批量试用，符合要求才能列入《合格供应商名录》。
(c)必要时由商务部组织相关部门到供应商生产现场考察其运作,并由采购将供应商评估结果记入《供应商综合情况调查评估表》中，相关部门签署评定意见，商务部做出综合评估结论。
5.1.3.3对于批量供应的C类材料，初次进货时工程质量部对其进行验证，合格者即可列入《合格供应商名录》，零星采购的供应商不需列入《合格供应商名录》，进货验证合格方可入库。
5.1.3.4对具备下列条件的供应商，列为合格供应商：
(a)本公司客户指定的供应商、世界500强企业或产品在市场具有垄断性的供应商,可不予以评估，直接列为合格供应商。
（b）国内产品生产厂家，核实供应商资质后，外省供应商可予以自评，省内供应商予以实地考察。
(c)销售商代理,核实供应商资质与代理证。
5.1.3.5经评估合格的供应商由商务部汇总，填入《合格供应商名录》，并附相关评估资料，交总经理核准。
5.1.3.6与我公司合作的分包商以及供应商，我们会定期对他们的综合能力等进行调查，选择合格的供应商，并给予约束。
5.1.3.7经核准的《合格供应商名录》作为采购依据。
5.1.4商务部、工程质量部根据供应商供货情况每年对其进行考核，并将考核结果填写于《供应商品质评核表》。供应商第一次评估低于70分，要求其采取纠正和预防措施，如连续两次低于70分，则取消其合格供应商资格，并将其从《合格供应商名录》中删除。
5.3采购文件的编制。
依据采购申请单编制采购文件，内容包括产品名称、规格型号、数量、交期、质量保证与验收、包装标准、包装物的供应与费用负担、产品标准和保修、结算方式及付款期限、免责条件、解决合同纠纷方法等要求，经商务部经理批准后实施采购。
5.4采购物资中有特殊要求或为非标准产品，采购应会同研发人员与分供方协商供货质量标准（加工要求），并由商务部与分供方签订技术协议书。(注：特别是对保护环境和现场安全方面有影响的产品要在《技术协议》中提出要求。）
采购过程中，如中途有变更，应及时通知对方，更改文件和合同、再重新确认交期。
交期管理
5.7.1采购应根据指定的交货日期随时掌握供应商生产进度，以电话、邮件或实地考察的方式等实施跟催，确保供应商准时交货。
5.7.2因客户要求提前或延后交期，采购需以传真方式通知供应商更改交货日期；因分供方无法按时交货时应通知各相关部门，必要时与供应商签订补充协议。
5.8采购物资的验证按有关进料检验程序执行。
5.9质量争议的处理
5.9.1标准件
采购物资进库，仓管员对外观、合格证等进行检查，经检验判定，合格产品录入系统，不合格的给予退货，并放在隔离区，并及时通知采购人员，采购人员根据不合格品评审报告的处理意见，与分供方联系，并通知财务拒付相应款项。
5.9.2非标件
采购物质到货，商务部通知工程质量部，工程质量部根据研发部提供的检验标准对非标件的检验和试验，参照《产品检验管理程序》。
5.9.2采购人员在处理质量争议时，按有关标准及双方合同和技术协议以及本公司提供的图样为处理依据。
6相关文件
《产品检验管理程序》--XJ-CX-32-2017
7报告与记录
已完成的采购资料由商务部进行整理、归档,保存期限2年，供应商评估记录，保存期限2年。
6.1《供应商基本情况调查表》-XJ-CX-R-26-01
6.2《供应商综合情况调查评估表》-XJ-CX-R-26-02
6.3《合格供应商名录》-XJ-CX-R-26-03
6.4《供应商品质评核表》-XJ-CX-R-26-04
6.5《代理商评审表》-XJ-CX-R-26-05
文件修定履历表 版本 日期 修订描述 修订者 A/0 2016.09.30 初版发行 XXX A/1 2017.01.02 ALL XXX A/2 2019.08.02 1、质量部改为工程质量部；2、供应商评审每半年一次改为每年一次。 XXX
深圳市XX自动化
股份有限公司 采购管理程序 编号 XJ-CX-26-2019 版次 A/2 生效日期 2019年08月05日
第4页，共4页
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