XXX招商会会务执行手册会议主办方：XXX会议时间：2020年4月XX日会议地点：中国-广州参会人数:约1000人招商会人员分工表序号会
务分组总负责人联系方式备注1会务总指挥2市场负责人3贵宾接待组4接待登记就餐组5礼仪工作组6会场执行组7销售签单组8财务
工作组9礼品奖品组10物料统筹组11后勤保障组12行程车辆调度组13行程票务组附加：全体人员电话接站组工作流程所有接站工作组统一着
工作装，统一仪容仪表，详细检查接站所用物品：接站牌、《接站人员一览表》等。接站组成员应详细了解所接对象及时间，并有其移动电话联系方
式。接站组在高铁站及机场及汽车站需热情洋溢，双手高举迎宾接站牌，统一欢迎说辞:您好xx小姐/先生，欢迎来到XX地点。一路辛苦了，
我是XX接站组XXX。并帮参会来宾提包携袋至车内安顿好。并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明。在接待来宾去往公司参观及去往酒店
途中，大致讲解公司实力及背景，会议主题及会议流程大纲。如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到，不能
离会场和车站太远。接站司机需24小时随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱岗现象。如遇塞车现象应及时向酒店接待登记组总负责
人反映情况。如司机与接待组人员办理其它事情将车钥匙统一放在接站组总负责人。若客人要求外出游玩必须请示会务总指挥官，得到同意后方可出
行。接站组接到来宾后，先到公司进行参观公司，到达公司提前30分钟与公司接待参观组总负责人进行对接。接站组送来宾前往酒店途中，到达酒
店提前30分钟与酒店接待登记就餐组总负责人进行对接。接站组需在接待车辆中提前为参会来宾预备接待饮品及小食品。准备预订来宾会后返程交
通所用表格和车次时刻表，及时登记对接票务组行车路途中客户提问政策问题与项目问题，统一说辞回答，我是接站组负责人，到公司后有相应市场
部会给您做详细介绍（不能乱说，转移话题）重点介绍二点：（1）当地风光特色,；（2）公司实力背景，一会您到总部即将就会看到，亲身体验
。客户接待、登记就餐组工作流程客户接待、登记就餐组会议前1晚或会议开始的前半天入驻“会议酒店”或“其他较近的地方”，检查来宾签到表
，就餐登记表，客房登记表，VIP贵宾登记表、会前工作筹备。在酒店登记签到处登记每一位到达参会名单，对接酒店客房登记处，交付房卡押金
，提示来宾会议流程，给予每一位来宾会议流程时间提示卡片。在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分组原则是将关系好的
来宾分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员，对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来宾或朋友去调查其动机和促进
。了解所有参会来宾的住宿房间位置，对接市场销售部总负责人，以确保目标参会人进行初步的交流，探访，会前签单。会议当天确认所有来宾已到
达客户，对接市场销售部总负责人，会议当天确认所有未到达客户，对接接站组总负责人，确认未到达来宾具体情况，马上对接市场销售部总负责人
及接站组总负责人。接待登记就餐组，确认所有参会人数后，提前筹备所有参会人员就餐细节与引导人员。就餐流程，当天会议第一天中午XX，当
天下午XX，第一天欢迎晚宴，第二天早晨提示自助早晨，第二天XX，第二天晚上XX。第三天XX提前筹备安排。所有两天会议时间内中场休息
冷餐糕点提前筹备准备。会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐人数量，并做好预备量。用餐前十分钟安排员工到餐厅门口等候来宾，引导
来宾就坐。如有特殊习惯或宗教信仰的例如伊斯兰教来宾应提前安排。对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行安排，客人如
自行安排会务组概不负责。待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎堆用餐。会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶
或点心充饥，确保工作人员充沛体力。与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。提醒客人将贵重物品妥善保管
,丢失贵重物品本公司概不负责.接待组随时留意会场及就餐时客人需求及时上前应对，给顾客最有效的服务。礼仪工作组工作流程所有会议礼仪接
待组所有人员统一服装，淡妆，精神饱满，热情洋溢；注意礼貌用语。会议当天在酒店大门口或电梯门口负责接待所有参会来宾，引导来宾到签到处
签到，引导来宾拿房卡，交房卡押金，引导客户去客房；或引导来宾签到后在会议主背景板上签名、拍照、领取会议资料、然后陪同送至会议室门口
（或前往会议室中途、直至会议室门口接待引位人员前来迎接为止）。提示客户进入房间稍作休息，可下楼参加XX活动。引导来宾参加XX活动，
在过程中引导客户可自助餐，随食随取，拒绝浪费。保障好会中所有区域卫生整齐，干净，随时清理垃圾废料。会议开始后，为每一位上台的领导，
嘉宾，送上鲜花。展示后再取回。引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向
授课人点头示意微笑等。来宾入席后由会场服务员提供茶水与矿泉水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一定是影响授课人的情绪，同
时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上温馨提示卡，请其注意会场秩序，如有
来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。为保证授课人的思路不受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他工作人员于参会来宾
尽量减少走动。会场执行组工作流程会场组与会中演艺人员，及授课主讲老师、主持人及礼仪服务人员充分沟通工作细节，做到期双方紧密合作。会
前演艺的彩排，确认会中流程细节时间把控。会前所有主讲老师的PPT文件，视频文件，道具的筹备确认与执行。会前所有后台工作人员的注意事
项与说明。会中的台上突发事件的预备及解决办法。会中对接调音区域内音控师、灯光师、摄像师、会务播放课件执行流程细节。在会议开始前五小
时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。会前主持人手稿，主持人流程表，主讲老师流程
表。会中配合市场部签单，配合主讲老师调动气氛。选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。密切关注各个来宾的神态和听课的
认真程度，这个对后期谈判都起到很好的作用，把握好整个会中的气氛与感觉，控制全场会中铺垫、破冰、销售环节的衔接与执行。会前布场时注
意细节（如插排线不外漏，电源供给赫兹充足，线路固定）。麦克风及激光笔以及各种电路畅通，电池备齐。销售签单组工作流程会前将有意向来宾
的情况进行充分了解，逐个市场客户分析，如果有可能最好事前先沟通。沟通时要把握，先倾听，后判断，再行动。对准备签约的来宾先重点突破，
促其形成带头签单作用。谈判时可利用“销售紧迫感”对来宾开展心理暗示，例如你不定错失大好良机等等说辞。时刻注意客户客房所住位置及所遇
到的需求问题。配合招商会现场主持人互动气氛，带动顾客积极参与POS机刷卡系统。合同及签字笔公文包等相关签单物料随身携带，时刻准备签
约。每一个市场销售部人员全面掌握签单政策，成交签单话术的熟悉及演练。会务执行手册及分工分组总责任人联系表格，有任何问题及时与相关负
责人员沟通解决。财务组工作流程财务组负责各种费用的收入及结算并且留相应收据。?财务组负责酒店住宿就餐余款费用结算、接送来宾车辆费用
结算。所有参会人员订票费用结算、舞美策划公司费用结算、演艺公司费用结算等财务组对接礼品奖品发放与等级总负责人，财务确认签字。财务组
对接市场销售部总负责人及各市场负责人所有签单合同刷卡及现金，财务确认签字。负责管理筹备无线POS机，有线POS机，确保POS机仪器
正常使用。礼品奖品组工作流程会议所有礼品及奖品的准备统筹，确认礼品登记表，奖品登记表，物料统计表。会议所有礼品及奖品的数量确认，质
量确认，对接物料组总负责人及后勤组总负责人。会中所有奖品的摆放，确保奖品的安全性，安排看管奖品及礼品安保人员。会议中所有来宾纪念礼
品的登记与发放。（姓名，奖次，签字，财务确认，领奖形式）抽奖环节奖品登记记录，（姓名，奖次，签字，财务确认，领奖形式）礼品奖牌组轮
流用餐，确保岗位始终有人，确保旺盛的工作精力与执行力。物料统筹组工作流程会前整理好会场所有会场物料，并列出详细清单。员工领物料时能
及时提供并登记备案。会议前将礼品与奖品搬到奖品区摆放，并留一人进行奖品发放登记。会后总负责人安排所有物料统计打包带回公司。工作地
点：物料房（XXX会议厅外侧物料室）。（物料房除物料人员不允许其他任何人员进入。任何团队需要物料时，都是团队自己派人领取）后勤保障
组工作流程协助各部门购买并保管所需物资，保障有力。附物料清单表打印机、打印纸、笔记本电脑、3D形象设计所有物料。附物料清单表准备V
I手册，运营手册，各种签约政策合同资料的准备（加盟合同、代理合同、签约合同）。便签提示卡或制作温馨提示手卡（手机提醒及客房提醒，
会议时间、早餐时间）（内容包括提示电话静音、请避免影响他人听课效果，请外出接电话，谢谢您的配合等）准备会议所用相关用具（会议在酒店
或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、座位牌等）所有参会员工用餐人数，用餐数
量，用餐标准，附人员详细购买清单表。所有参会来宾冷餐筹备与执行，提前购买，附冷餐详细购物清单表；后勤组也是机动组，随时听从总指挥
的安排。行程票务组工作流程详细制定各省市场参会客户订票表，VIP嘉宾订票表，员工订票表。随时对接登记组，接待组，市场销售组了解客
人姓名身份证电话号码及预订机票、高铁、汽车信息跟市场人员确认，订票，出票。订购机票及高铁票、汽车票后，及时发送信息给各个市场组
负责人员。根据航班信息制定车辆调度表与接站送站组负责人及司机交接接收时间地点人物事件。突发事件及客户投诉处理如遇来宾酒后失态，来宾
贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找有关部门配合解决，尽量低调处理，不引起其它来宾的注意。如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补，会后再追究过失问题。公司内部的问题内部解决，尤其是在会议结束以后。公司自己员工之间无论发生什么事情都不能当着客户的面互相拆台，例如抢单问题，申报沟通会务总指挥官协商解决。公司留守人员注意事项留守期间详细接听电话，并详细记录。如在留守期间有来宾或客人到公司参观应热情接待，并说明招商会情况，如有需要通知会务组派车将客人接至会场。留守期间注意防盗、防电等安全，严禁脱岗。 |
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