作为法务或顾问律师，如何贯彻合同管理制度？

作为法务或顾问律师，如何贯彻合同管理制度？出品：高云合同起早贪黑写合同，还要被业务刁难，被老板冷眼，恐怕是法务和顾问律师的家常便饭。比起这些
，还有更令人难以忍受的，是一家大型企业，看上去几乎所有的事项都有其制度、流程，唯有合同方面，别说没有系统的管理制度，你在这里找不到
只字片语。你跟领导说，领导不以为然，其它部门勾心斗角，还故意找茬，将你视为眼中钉。怎么办，撂挑子走人？呵呵，你能保证，下一个企业就
不会出现这种情况？那怎么办？所以，如果你作为企业法务或常年法律顾问律师，知道合同管理的重要性，但企业领导不重视，各个部门不配合，还
经常找茬。你应该从何入手？又如何制定一个系统的解决方案呢？对于上述问题，第四营的同学们在上周学完合同六法后给出了自己的答案，供大家
参考学习：学员：莉莉安入手角度：1.从公司目前的成本和未来收益入手。特别是可以结合因为没有遵守合同管理规范而发生的各项费用，结合公
司业务发展规模让领导意识到问题的重要性。2.从已经发生的纠纷或者案例入手。根据实际工作经验，这是最能够引起领导重视的方面。因为实际
纠纷发生后不仅涉及费用的发生，还有可能影响公司声誉或者未来的发展机会，所以领导们会有“切肤之痛”，对于发生过的纠纷问题一定会非常重
视。3.从上级单位要求入手。可以利用上级单位对合规管理要求的契机推动公司相关规范的建立。但是这一推动力的效果有时候会只停留在书面文
件的形成，而非实际落实，到落实层面也是个长期的过程。4.未来对登陆资本市场的要求。这一切入点也是比较能够说服领导的切入点。如何建立
：首先，对目前公司的合同管理现状进行总结和分析，理清存在的重要问题及产生原因。其次，制定符合公司实际情况的风险评级体系及涉及到合同
管理所有相关人员的管理制度。体系及制度的建设既需要着重体现对上一条重点问题的解决办法，也要符合公司业务实际，具有灵活性和可操作性。
最后，合同管理制度需要有配套的监督制度予以辅助，同时需要与相关人的个人绩效考核挂钩，以此推动相关人员的主动配合。学员：Yanlin
gIP.刘艳玲答复：针对合同管理，企业现状是领导不重视、各个部门不配合，还经常找茬。这种情况下，合同大多可能散落在各个地方。1.
制定一个合同项目档案管理的规划，收集所有的合同相关文件，并交由专门的负责人立案归档和集中统一管理。2.针对收集上来的所有合同文件，
查阅归类，针对合同的履行和期限到期提供相应的督促提示。3.根据已签合同的类型和内容，开始先向企业领导和各个部门发送相关的外部风险提
示（例如，宏观层面的风险提示和同行及竞争对手的纠纷及教训），让企业领导和各个部门慢慢感觉到法务或顾问律师的合同管理工作对他们是有帮
助的，心理上消灭了抵触情绪。4.针对目前已签署的合同，归类合同主体和整理出各类业务的合同模板，形成合同主体库、合同范本库和常见问题
解答库，供各个部门去查询、参考和下载。也方便法务自身审核，减轻工作量。这些库不要搞得太复杂。5.对合同的签字用印以及合同签订确定管
理指南。6.制定合同签订后的合同归档要求。7.对于业务部门的合同，让合同履行管理的监督职责由业务部门承担，有问题及时告知法务部。8
.每季度、半年或年度进行合同管理工作的总结和汇报，让企业领导和各个部门了解法务或顾问律师做了哪些工作，增加相互之间的沟通有效性和信
学员：曾子墨1、拿到合同及时与其他部门沟通，了解交易的情况，了解其他部门的作业模式、需求，找到双方都能接受的合同送审流程，再跟领导
报告合同审批流程，请领导决定。可能有风险产生时，也要主动跟领导做风险预警。2、法务可以主动提供资讯及解决方案让领导评估，能让领导慢
慢重视合同管理。3、在推行制度或审合同前，要跟各部门充分的沟通，也要请外部律师就常见的合同问题作法律培训，不断强调没做到该做的流程
，员工应承担的法律责任，并做成问答集，让各部门能随时查阅、使用。4、针对企业合同管理上的漏洞，结合企业本身的管理机制，按照管法篇中
的360管理系统建设思路，从制度建设层面完善合同管理制度，包括参与部门、合同项目化、合同管理流程（主体预审、谈判起草、合同审批、履
行管理、争议管理）、数据库（主体库、范本库、常见问题库）、审批权限、合同负责人制度、利用合同管理软件。5、合同制度的规划权责分明，
说服领导，落实评分、奖惩，就能让各部门认真配合。学员：林泠清第一，应该先得到领导的重视，领导看重的首先是企业的利益，因此在跟领导沟
通时，从企业现在成本及未来收益切入，援引企业或者其他企业因忽视合同管理发生的风险、纠纷、案例，或者其他企业采用合同管理取得的成就佐
证，获得领导的支持。第二，在企业内建立合同管理与绩效管理相挂钩的奖惩制度，员工在合同管理中的表现与其个人KPI相联系，激励员工参与
合同管理。第三，初期合同管理的实行不应大刀阔斧，在保证公司普遍员工能够接受的限度内一步步开展。在强化员工合同管理的意识后，逐步将合
同管理的制度落实。第四，建立合规管理监督制度，在合同管理的实施过程中，应有专人负责对合同管理工作成果的监督，及时反馈不足，总结成功
经验。以便企业合同管理的进一步优化。学员：尾戒的小九九1.总结当前合同管理存在的问题，特别是已签订合同中存在的问题和已发生的风险，
通过成本利益核算引起领导注意。2.提供解决方案，如果不能大而全的建立合同管理制度，可以先从重点环节或影响最大问题最多的环节入手，设
立能够有短期效果的环节，让公司领导和相关部门先看到效果，再逐步深入。3.及时跟踪总结和完善，制度不是死的应当根据企业实际情况业
务发展状态人员能力高低及时进行归纳总结适时调整，保障制度风险和企业发展的匹配经营法务.入手：1、领导不重视：从正反两个角度向领导
论证合同管理的重要性：首先，向领导强调合同管理的必要性，领导通常是企业剩余价值索取者，如果赚取固定收入的员工尽可能地遵守管理规则，
在合法合规的前提下工作，就更利于领导对企业进行管理，也更利于分散领导自身的风险。其次，用已发生的纠纷和案例向领导说明事前风险防控的
重要性，强调法务管理、合规管理、风控管理是三位一体缺一不可的，完善的合同管理可以减少员工的不尽职情形，相当于企业的一个风险兜底机制
，可以减小企业损失，增加未来收益。2、部门不配合：说服了领导之后再让领导去做各个部门的工作。法务人员应该通过加强企业内部培训、强调
启动诉讼的缺点（费时费力费钱、执行难）、加强审改合同的能力等方面来提升法务部门的地位。如果其他部门觉得法务部的提议增加了他们的工作
量抱怨连连，法务可以用接转传射法进行沟通，切记不要让其他部门觉得是法务在找事，该配合的配合，增加了法务自身工作量的时候也不要抱怨，
毕竟从长远来看，合同管理制度的完善是可以改善凡事都让法务“背锅”这一各企业都普遍存在的情形的。方案：1、寻求上级部门或公司决策者的
支持。完善的360°合同管理系统是针对所有部门的，仅仅由法务部门出台相关规定无法对企业所有部门产生效力。2、管理制度要有针对性。召
开公司内部会议，搜集合同管理的难点、痛点，分析已产生纠纷的原因是什么，有针对性地拟定预防、解决方案。3、针对本企业容易发生风险的点
，要制定制度予以明确禁止，责任落实到个人，明确奖惩机制。4、以法律和企业制度为依据，以合同从生到死的时间轴为基础，以责任人为保障
，以主体库、范本库、问题库为支撑，全方位建立合同管理系统。学员：陈婧queenie1.总结现在手上碰到的各种合同管理或者合同内容上
，还有业务员碰到的询问的各种问题，并做出初步的合同体系，我是在工作中就自己建立一些体系了，初步建立完可以去展示给领导看2.跟领导沟
通体系适宜，并逐一展示运用体系流程的有效性和对风险的把控性，还要想出有效的审批流程，比如用钉钉系统走审批等，不要加重形式主义和领导
的负担3.把合同体系和知识管理体系挂钩，及时更新和整理，让自己的工作高效4.法务还是要懂业务的工作，一线的工作，去做好知识体系和合
同管理体系，让一线不要加重负担，也能做好风控合规的体系学员：Lulu一、引起公司领导重视：通过总结已有风险，用实际问题向领导汇报说
理，通过责任承担结果，向相关部门提示风险管理的重要性。二、调研制定系统解决方案：通过分析总结明确公司过去已经发生的风险，建立风险防
控预警机制，将风险预警节点细化到相关的部门，系统性建立合同管理机制。三、建立权责一致的考核办法：在建立了系统流程后，应该严格执行，
将工作落地，对于违反管理办法的行为，不管有无造成严重后果，均应记录，若造成后果的，更应将惩戒制度落实到位，以保障合同管理体系的顺利
执行，起到应有作用。学员：Jessica(郁雯）如果领导不重视，可以按照课程所说，拿到合同时，与其他部门沟通，了解交易的情况，法
务先做主体的预审及合同的初审，再主动跟领导分析交易、合同及主体的状况，然后告知解决的方案，请领导评估、指示，再来修改合同。另外，也
是先与其他部门沟通，了解其他部门的作业模式、需求，找到双方都能接受的合同送审流程，再跟领导报告，请领导决定是否要采用这样的流程。可
能有风险产生时，也要主动跟领导做风险预警。领导不重视，有可能是对这个领域不熟，也没很多时间去搜集资讯。另一方面，法务主动提供资讯及
解决方案让领导评估，也不会喧宾夺主，比较能让领导慢慢接受新知及重视合同管理。各个部门不配合，是因为他们觉得麻烦，也没有察觉风险，所
以在推行制度或审合同前，要跟各部门充分的沟通，也要请外部律师就常见的合同问题作法律培训(可以强调一下没做到时，员工应承担的法律责任
)，并做成问答集，让各部门能随时查阅、使用。制度的规划，要能做到权责分明，若能说服领导，落实评分、奖惩，就能让各部门确实、认真的配
合。学员：Trista1）从公司已经发生的风险和纠纷入手，阐明实际风险，会对公司产生的影响的同时，逐步引入简单的成本较低的合同
管理方案，运用抛钩子的办法（例如向业务部门进行合同风险预警，以期刊的方式编撰短小精悍的常见问题解答发放给公司内部）使得公司尝到甜头
，巩固法务部门在公司内部的地位，引起公司内部的重视。之后就需要借助内外部的时机，比如上级合规要求，公司组织架构变动，合同系统上线等
时机，趁热打铁把完整的合同管理方案融入到企业中。2）制定系统解决方案首先需要采用目标法，明确企业过去，现在经历过的比较重大的风险，
以这些风险为核心，运用系统法结合公司的组织架构，各个部门的职能在合同不同的阶段和不同的节点给每个部门分配职责，同时注意将利益与职责
绑定。学员：林龙宗一、根据利益观，应当直接从企业高层最关心的经济利益出发，通过对之前合同漏洞及后续可能发生的纠纷和损失进行点评，结
合自己经办的或者检索的一些合同案例，让企业高层真正从内心里面感受到合同问题可能牵涉的利益，以及建立科学系统合同管理机制的切实必要性
。这个说服能力取决于律师本身经验和专业水平，再加上必要的系统性的准备工作。二、系统方案上，针对企业合同管理上的漏洞，结合企业本身的
管理机制，按照管法篇中的360管理系统建设思路，从制度建设层面完善合同管理制度，包括参与部门、合同项目化、合同管理流程（主体预审、
谈判起草、合同审批、履行管理、争议管理）、数据库（主体库、范本库、常见问题库）、审批权限、合同负责人制度、利用合同管理软件。学员：
佳佳佳1.首先是要引起领导对合同管理的重视，可以从正反两个方面与领导进行沟通。正面沟通就是告诉领导大公司对合同管理非常重视，都有一
套非常完善的合同管理体系制度，也有专门的合同管理岗等职位，合同管理是为公司业务保驾护航，创造价值的，我公司目前也在慢慢发展壮大，可
以参考借鉴大公司的经验，建立合同管理制度，这样也有利于公司的规范发展，同时可以举例外部合同管理为公司创造价值的例子。反面说服可以是
在某次因为合同管理不当产生问题纠纷的过程中，法务在提出当下问题的解决方案的同时可以顺势向领导提出建立合同管理制度的想法，同时可以找
一些外部因为合同管理不当产生纠纷的例子向领导印证需要重视合同管理，以尽可能规避后续更多的合同纠纷。在赢得领导对合同管理的重视之后，
可以借助领导的力量通过内部合同管理培训等形式，强化其他部门对法务部门合同管理工作的配合。2.具体的系统解决方案。（1）首先是要梳
理公司合同管理出现的问题、风险以及产生原因，进而对合同管理产生的风险进行定性定量的分析，对风险进行评级，可以总结出目前公司合同管理
的现状及问题。（2）根据公司合同管理的现状及问题，修改完善合同管理制度，根据公司具体情况完善合同主体预审流程、谈判起草流程、审批流
程已经履行管理流程、争议解决流程等合同管理流程，建立合同负责人制度，由合同负责人全程跟踪合同谈判、起草、审批、履行全流程。（3）为
了保证合同管理制度可以得到切实执行，应跟领导沟通，在合同参与人的KPI指标中加入对于合同管理制度的执行的考核，确保合同管理制度可以
切实得到各个员工的支持与执行。学员：木子玖陽1.借助当下发生的问题，向领导汇报该问题的严重性，同时阐述合同管理在该类问题中的必要性
。如可以提高效率（当下发生的合同问题，也有可能在其他的部门出现等）。具体可以从企业管理的良性循环、高效运营等方面出发，引出合同管理
作为企业管理的一个重要环节的，再从宏观的层面阐述合同管理在风险控制的重要作用，继而讲到合同管理能够达到的目标，与企业管理的良性循环
相互照应，从而再向领导阐述具体的方案做法。具体的方案做法涉及到和其他业务部门的协调、配合，这也是团队建设，增加磨合度的一个机会，能
够加深各部门的业务合作，从而再次形成良性的管理循环。2.借助风控座谈或法律合规培训的方式和大家交流合同方面的相关心得，在交流中和公
司其他部门的同事恰当沟通公司业务在风控、合规的重要性及不足之处，争取各部门的同事的认同的理解。并借此表达风控、合规、法务岗位并非刻
意刁难其他业务部门，而是为了在保障公司利益最大化或不被侵犯的同时稳稳当当的做生意的目的，当然这可以从谁也不愿意背锅、都不希望承受类
似的压力等角度去阐述。进行合同管理也可以将责任划分清楚，责任到人，实现公司运作的高效进行。也能够让同事们权责明确，不至于出现管理的
漏洞。3.具体的系统方案。（1）汇集最近一年或一段时间公司在合同管理方面出现的问题，就该项问题提出建议和整改的目标，以此为契机延伸
到其他的合同管理的问题。从中总结经验，如以后出现如何应对，提出具体的解决方案以及如何避免此类问题的发生。（2）进一步统计问题发生的频率，初步建立预警防控机制。并针对出现的问题进行调整和修补。（3）在人员方面提高工作人员的业务风险意识和流程观念。（4）在制度层面，和其他各业务部门合作指定完善的合同管理制度和合同审查报批制度，并严格执行。（5）在合同管理层面，指定完备的合同管理制度，将合同管理落实到工作过程中。（6）指定完善的合同审批流程，并严格执行。混律界，想不轻易领饭盒，还是好好学习！高云（本名汪宏杰），合同六法创始人，《民法典时代合同实务指南》主编。中国法学会法律文书研究会理事、中山大学法学院客座教授，广州仲裁委员会仲裁员。1993年开启法律从业生涯，主要从事企业投融资，并购重组和不良资产等业务，历任多家律所主任，上市公司法务总监，合规官等职务，先后出版《思维的笔迹》、《公司法实务指南》等12本法律实务畅销作品。