会议管理一、组织会议的5个技巧1.会议通知的3步曲确定会议后.提前告诉所有参会人员开会前一天.确保参会人员预留会议时间贴心、人性化、预估出发
时间,提前半小时到一小时,短信或微信通知整个路线2.备份并熟悉人员信息预备三份签到表①签到②备用.人集中到达时签到两张表③主持人或
领导、了解参会人员情况3、准备物资清单了解并明确需要的物资、使用人、使用时间、负责人等4.座次安排要合理居中为上.以左为上5、如果
作为参会人员：点头、微笑、记笔记二、如何准备会议1、明确会议目标会议原因不是会议目标。会议目标:具体而明确.不能是泛冷的.抽象的一
般性的概括或评价。可衡量,具体指出在多长时间内。应达到什么样的目标。符合参会人员的实际情况.既具有实现的可能性,又具有一定的挑战性
。目标简单→失去动力目标过高→失去信心.目标现实→形成激励实现过程受时间因素的制约,若目标过大.过于复杂、会影响会议代程。小贴士:
会议时间不应超过一个半小时,时间太长会导致会议的效率下降.参会人员的注意力不集中等情况,最经影响会议效果。如果会议有多项目标、建议
召开多次会议或者部分目标采取其他方式解决。5明确说明会议需要实现的结果或达成的结论,表明应实现什么一而非应做什么,把目标写下来：条
理清晰,精碎通畅,通俗易懂的书面会议目标①有助于充分表达其内涵②便于向参会者进行传达.③比较直观.有利于筹备名对多个目标进行协调2
、制定详细的会议议程对如何达成目标的设计,是具体的路线和时间.为参会人员做参会准备提供具体的指导.会议仪程越祥组,会议进程就越不容
易偏离航线,保证了会议在预定的轨道上有步骤有计划地进行.并最终在预计时间内实现会议目标。制定会议议题的步骤①确定会议议题②对代题进
行排序③为每个议题规定时间会议议题:会议中需要付论的问题,跟目标密切相关,指向会议目标实现指导参会人员准备与仪题相关的材料防止套仪
离题.提高克仪效率.在明确了会议中需要体伦的问题后,还应为每项议题确定具体的负责人。对议题进行排序相对紧要>不紧要先简单议题引入、
后复杂、重点议题.注意需要预留足够的时间.为每个议题规定时间的作用准备参会材料时的重要依据方便主持人对会议进展进行控制在开会过程中
,可以依据实际情况对每个议题进行适度调整。另外,应注意为每个仪题预留出缓冲时间,以保证参会人员能够对该阶段付伦的事项进行整理。3、
挑选合适的参会人员与议题直接相关的人.对会仪仪题最为熟悉.最有发言权帮助其他参会人员客观锋尽的分析情况.会议的决议也可能需要他们的
直接参与可提供专有信息的人掌握对会议决策起决定性作用的消息.如.某领域专家或擅长某领域对会议的协调来说不可或缺的人协调者:防止会议
因参会者一时的不要协而中断人员特质:①人缘好和事化②公平公正得到认可三、如何主持会议1、如何引导与会人员积极献策(避免冷场)明确与
会人员的责任与分工(重申会化议程)征询每个与会人员的意见：肯定对方观点、肢体语言将建议记录下来(白板记录、及日呈现)对建议进行总
结和扩展(观点分类)2.如何及时遇制会议离题(控制方向)及时发现离题倾向讨论内容不是会议的中心议题，纠结细节、无关内容a、发言离题
b.开小会控制会议方向.3.如何有效化解分歧与冲突(平息”战火”)保持中立.引导双方说出自己的负面情绪用事实说话.让其他人参与讨论 |
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