工程变更索赔管理办法
第一章总则
第一条为了规范项目变更索赔工作，强化业务管理，提高项目整体变更索赔水平，充分调动相关管理人员进行变更索赔工作的主动性和积极性，实现工程项目减亏、增盈及企业效益最大化，参照集团公司相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称变更索赔（以下简称“索赔”），是指本项目在工程项目施工过程中，依据工程合同条件中赋予自己的索赔权利，对于非自身责任而遭受的损失要求获得补偿的行为，同时也包括为工程创利而进行的合理工程变更设计的行为，是维护项目合法权益的一种基本保障措施。
第三条原则上项目部不得办理增加成本不增加合同总价的变更设计。
第四条从事变更索赔工作应遵循合法、合规、证据确凿的原则。
第二章管理机构及职责
第四条项目部成立变更索赔管理领导小组，具体负责编制工程索赔工作计划，落实具体责任人员，明确总体及阶段变更索赔目标，定期召开专题会议，及时反馈有关信息。组织机构如下：
组长：项目经理
常务副组长：项目常务副经理
副组长：项目部领导班子成员
组员：各部门负责人
第五条组长（常务副组长）为索赔工作的直接责任人，负责索赔工作的总体方案制定、过程实施并对结果负责。
第六条领导小组下设变更索赔管理办公室，办公室设在工程经济部，负责变更索赔工作的具体落实。财务部、工程技术部、物资管理部、机械管理部等相关部门参与并协助变更索赔工作，负责对各分部及其他相关单位在该业务上进行协调、指导和监督。各分部对应成立变更索赔领导小组和变更索赔管理专门机构。
第七条各职能部门具体工作职责如下：
（一）工程经济部职责：工程经济部是验工计价管理、变更设计费用控制、索赔管理、价差管理造价管理工作的主责部门；负责召集造价管理会议；负责造价文件管理等日常事务工作；工经部负责复核变更建议书并根据工程部提供的变更数量编制变更预算；搜集索赔费用资料，建立变更索赔台帐，负责对工程经济方面的索赔证据进行归集整理；负责做好同变更设计相关方的协调与沟通；按照承包合同约定进行价差管理；对索赔成功事项，及时同业主签订补充协议。
（二）工程部职责：负责按计量规则计算施工图工程量并与施工图标示的工程数量对照（深度达到施工图预算子目深度）；根据施工图纸、施工技术、验收规范、施工现场情况等寻找并研究变更点，提报变更设计建议书、设计变更工程数量，提供变更设计相关技术资料，建立设计变更台帐，解决变更设计相关技术问题，负责对工程技术方面的索赔证据进行归集整理，做好同变更设计相关方的协调与沟通；负责统计汇总当期和开累已完工程数量，办理外部单位验工签认手续并移交工经部；负责复核竣工结算工程数量，重点关注竣工图数量和竣工结算书数量是否一致、变更设计数量是否算足，并根据情况，补充完善并提供有关检验批、签证、计算书等基础资料；负责召集工程变更设计内容方面的策划会议。
（三）物资部职责：负责物资管理方面的索赔证据归集整理工作，协助计划合约部进行价差管理。
（四）机械部职责：负责机械管理方面的索赔证据归集整理工作；
（五）安质部职责：负责安全生产费验工计价资料的搜集、汇总、审核并办理外部单位验工签认手续；负责对工程安全质量方面的索赔证据进行归集整理。
（六）财务部职责：负责保险合同的谈判与签订，组织保险理赔工作；负责财务方面的变更索赔证据归集整理工作，以及各项索赔资金的回收。
（七）综合办公室职责：负责相关变更索赔证据的归集整理，配合其他部门开展相关工作。
第三章变更索赔前期策划
第八条项目部认真研究合同条款、政策文件、外部客观因素，根据工程量清单和施工图纸完成工程设计数量的统计及复核工作，完成量差的清理，提出价差效益最大化的初步方案，梳理初步设计中差错漏项和工艺工法改变的分部分项工程，明确盈利和亏损的分部分项工程，提出增利减亏和优化设计的初步策略，完成项目前期变更索赔策划方案。
第九条项目部总工程师、总经济师对变更索赔策划方案进行复核，项目经理组织完成评审，项目部工经部按评审意见修改完善后形成项目前期变更索赔策划书，报集团公司工程经济部审核。
第四章索赔与反索赔内容
第十条发生以下情形之一导致项目的费用增加或工期延长时可申请索赔：
（一）发包人对建设方案、建设标准、建设规模和建设工期的调整以及非承包人原因引起的I类变更设计；
（二）按国家和原铁道部、中国铁路总公司有关政策需要调整的费用；
（三）项目专用合同条款约定额度以上由发包人承担的非承包人原因Ⅱ类变更设计；
（四）物价波动引起的价格变化，符合国家和原铁道部、中国铁路总公司有关政策的，按规定原则、范围和程序予以调整；
（五）保险索赔。主要包括建筑工程一切险和第三方责任险的索赔，还包括由项目部投保的机械设备险和特殊工种及人身意外伤害险等的索赔；
（六）建设单位延迟付款以及建设单位延迟付款所导致的停工或缓工；
（七）因非承包方自身原因造成的总承包风险费不足；
（八）施工图设计工程量与招标工程量差异造成的成本增加；
（九）设计漏项及费用不足项目；
（十）非非承包方自身原因造成工期延误。
第十一条反索赔是对索赔而言的，是项目建设单位为维护自身利益，依据合同规定提出索赔的要求。比较常见的反索赔，主要有以下2个方面：
⒈工期延误的反索赔。由于施工方的责任致使工程较原定竣工日期延后。
⒉质量缺陷的反索赔。由于施工方的施工质量不符合施工技术规范要求，或使用的材料和设备不符合合同的规定，或在缺陷责任期未满以前未完成应该负责修补的工程时，建设单位向施工方追究责任，要求补偿建设单位所受的经济损失。
第五章索赔程序
第十二条项目开工后，项目部结合合同条款、合同交底和造价交底对潜在的索赔事件进行预测，制定好索赔项目的实施策划。
第十三条在合同履行过程中，索赔小组成员应认真研究合同文件的各项具体规定，熟知合同价所包含的内容，掌握合同条款中规定的或隐含的各种索赔权利，及时识别正在形成的索赔机会。
第十四条在合同履行过程中，当索赔事件发生时按以下程序在合同规定的时限内发起索赔：发现索赔机会，表明索赔意向→收集索赔证据，论证索赔要求→编制索赔文件，计算索赔金额→评审索赔文件，提交索赔报告→进行索赔谈判。
第十五条根据索赔性质，索赔项目大致可以分为三类：变更设计索赔、保险理赔、其他索赔。索赔程序也各不相同。
第十六条变更设计索赔程序：
（一）变更设计建议书。项目部工程部编制变更设计施工方案及相关技术文件，工经部负责变更设计费用估算，工程部完成变更设计建议书的编制汇总并提交监理单位。
（二）项目会审立项。项目部应积极推进变更索赔项目会审立项工作。及时邀请建设单位组织勘察设计、施工、监理等相关单位进行现场勘察和核实确认工作。协助监理单位及时召开变更会商会议，对照变更设计建议客观核实提出确认意见，进行研究会审，详细分析变更设计原因，研究提出变更设计类别及变更设计方案，确定责任单位研究制定费用处理意见，形成由参审人员签字的《变更设计会审纪要》。
（三）配合变更设计文件编制工作。项目部及分部工程部、工经部应主动向设计单位提供变更设计相关基础资料，配合设计单位编制变更设计文件。
（四）积极跟踪变更设计项目进展情况。项目部工程部、工经部应跟踪变更设计进展情况，及时掌握建设单位、路局、铁路总公司对变更设计文件的审查意见及费用批复情况。
（五）签订补充协议。变更设计批复后，项目部工经部及时同建设单位签订补充协议。
（六）及时办理验工计价工作。项目部工经部按照补充协议及承包合同约定及时办理变更设计验工计价。
第十七条其他项目索赔程序：
（一）收集索赔证据，论证索赔要求。在递交索赔意向通知书后，项目部应注意在合同规定的时间内及时递交详细的施工索赔记录。在日常的施工过程中，应注意随时收集和积累索赔的证据资料。证据资料包括：
1、有关法律、法规、行业标准、地方政府规章及政策性的价格信息等资料；
2、工程项目承发包合同、保险合同等各类合同、招标文件、投标文件，尤其是详细的投标报价资料；
3、施工图及施工图提供日期，变更设计书面资料；
4、与建设单位、监理来往的文件、会议纪要、备忘录(含电子文件）；
5、监理工程师的书面及口头指令（涉及索赔的口头指令，执行前应发出确认文件）；
6、施工日志、工程照片、录像；
7、施工组织设计、工程进度计划、水文、气象资料；
8、财务原始凭证、账表；
9、其他合法的索赔证据。
（二）编制索赔文件，计算索赔金额。项目部应认真组织索赔文件的编写，索赔文件主要包括以下内容：
⒈索赔事件发生的前因后果及背景；
⒉索赔的依据及引用的合同条款；
⒊索赔时间和费用的计算。具体论证索赔事件对施工进度和工程成本的影响，详细计算要求延长的工期天数和补偿的费用总额。
⒋相关的证据资料。证据资料一般作为索赔文件的附件，包括本条第二款提到的相关证据资料内容。
（三）提交索赔报告。项目部应主动跟踪、了解处理情况，当监理工程师提出质疑和要求时，项目部应及时补充资料和解答有关疑问，如有难度，可请求公司予以支持。
在提交索赔报告前，应充分估计到对方的反索赔，充分收集可供对方审核并防止对方反索赔的有关证明文件和材料，认真编写索赔报告，做到真实、全面、准确、及时、有效。
（四）进行索赔谈判，解决索赔争端。在索赔事件的处理过程中，项目部应组织专人与监理工程师、建设单位进行索赔谈判工作。如果双方不能达成一致意见，项目部应采用协商或调解的方式解决，如确需进行仲裁或诉讼的，必须报公司领导批准后向对方提出仲裁或诉讼。
（五）签订补充协议。索赔成功后，项目部工经部及时同建设单位签订补充协议。
（六）及时办理验工计价工作。项目部工经部按照补充协议及承包合同约定及时办理变更设计验工计价。
第十八条对于建筑工程一切险和第三方责任险以及由项目部投保的机械设备财产险和人身意外伤害险等的索赔工作，项目部应按照相关保险法规规定进行操作。必要时，可请保险专家协助索赔工作。
第十九条在实施过程中发生危及安全需要立即处理的变更设计，项目部应立即报建设单位组织勘察设计、施工、监理等单位提出方案后进行施工准备和应急处理，属于Ⅰ类变更设计的同时按规定请建设单位向铁路总公司有关部门报告。
第二十条项目变更设计索赔工作开展过程中，项目部及分部应做好同相关各方的沟通协调工作。原则上Ⅰ类变更由局项目部负责与相关单位沟通协调，Ⅱ类变更由各分部负责与相关单位协调，局项目负责指导、协助。
第六章奖励与处罚
第二十一条在工程索赔取得成功后，项目部工经部应根据集团公司有关变更、索赔奖惩办法，及时上报奖励申请。
第二十二条为促进工程索赔工作的顺利开展，充分调动索赔人员积极性，在工程索赔取得成功后，对参与工程索赔工作的单位和个人按贡献及责任大小进行奖励。奖励对象为：
（一）索赔工作的领导、策划和组织者。
（二）索赔工作的具体实施者。工作范围包括：索赔机会的识别，索赔意向书的递交，索赔权的论证，索赔记录的呈递，索赔文件的编写等。
收集或提供索赔资料或证据资料者。
参与索赔的谈判、交涉和协商者。
第二十三条为进一步促进工程索赔工作的顺利开展，充分调动索赔人员积极性，在工程索赔取得成功后，项目部还将对参与索赔工作的相关分部、部门、人员给予一次性奖励，奖励金额包括索赔额度奖励、索赔利润奖励，具体奖励金额以集团公司批准文件为依据，并经项目变更索赔管理领导小组研究确定，报集团公司备案。
第二十四条项目分部可参照本办法奖罚条款制定相应的奖励措施，并报项目部备案后实施。
第七章附则
第二十五条本办法自下发之日起实施。
第二十六条本办法由工程经济部负责解释。
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