文件和资料控制程序
文件编号:
版本/版次:
生效日期:
受控状态:
编制:
审核:
批准:
分发部门： □行政部 □人事部 □公关法务部 □市场品牌部 □总务基建部 □客户服务部 □电子商务部 □采购部 □财务部 □工程项目部 □渠道管理部 □灯杆部 □SMT部 □电源一部 □工程部 □光电部 □生管部 □质量管理部 □仓储部 □技术研发部 □科技管理部 其它：□
序号 版本 修订内容 修订人 审核人 生效日期
1目的
规范本公司体系文件保证本公司管理体系文件的唯一性，确保所有使用文件的场所和个人所持有的均是有效版本的文件,确保公司的管理体系得到有效实施和保持。
2范围
本程序适用于本公司各类管理体系文件（包括内部的和外来的文件）的控制以及体系推行过程。
3职责
质量管理部：
负责质量管理体系文件的建立、管理、推行及改善；
负责外来文件的接收、登记与管理；
3.2行政部：
负责公司所有职员的在职培训的组织和实施；
负责本公司所有基础设施配置和办公用品的保管。
管理者代表：
负责收集产品有关的法律法规、国家标准、行业标准及质量管理体系标准；负责质量管理体系有关事宜的外部联络；各部门负责各自所使用的受控文件的管理。
4作业程序：
文件的分类
本公司质量管理体系文件：
质量手册
程序文件
作业文件设计文件、工艺文件、检验和试验指导文件、设备操作和维护及保养指导文件、作业指导书。记录表格
外来文件的分类，具体如下：
ISO9000相关系列标准、有关国家法律法规、产品标准、行业标准、国际标准及其他要求等
4.2文件的编号原则
4.2.1本厂文件编号规定如下：
质量手册：ZYC-QM-01
程序文件：ZYC-QP[程序文件]-部门代码-顺序号
三阶文件：ZYC-WI（三阶文件）-子部门代码-顺序号
记录表格：ZYC-FM（四阶文件）-子部门代码-顺序号
外来文件：ZYC-WL-顺序号
4.2.2各部门的代号见下表：
部门名称 代号 部门名称 代号 部门名称 代号 部门名称 代号 行政人事中心 01 行政部 01A 人事部 01B 总务基建部 01C 公关法务部 01D 市场营销中心 02 市场品牌部 02A 渠道管理部 02B 电子商务部 02C 工程项目部 02D 客户服务部 02E 生产制造中心 03 生管（制造中心办公室） 03A 光电部 03B 电源部 03C 灯杆部 03D 质量管理部 03E SMT部 03F 研发中心 04 技术研发部 04A 科技管理部 04B 采购中心 05 采购部 05A 财务管理中心 06 会计核算部 06A 财务管控部 06B 仓储物流部 06C 工程部 07 工程部 07A 4.3文件的编写
4.3.1文件的编写必须按上述的编号规则进行编制，所有编写的文件都必须有文件名称、文件编号、版本、页次、生效日期。
4.3.1.1文件的更改与修订状态通过文件版本进行识别，文件变更后需进行版本变更。
4.3.1.2管理手册版本修订之规定，初次制订为A/0版，当出现部分页次修订后，即更改修订页次版本，第一次修订为A/1版，每修订一次，提升修订页次之版本号顺次为A/2、A/3、A/4、B/0、B/1、B/2……，以此类推,即当出现A/4版本后，若再次修订，则整份管理手册全部页次修订为B/0版。/0版或C/0版，依次类推。
4.3.1.3所有二三阶文件第一次制订之版本为A/0版，文件更改后需修订文件版本，每修订一次顺次提升版本号依次为B/0、C/0、……,此类推。
4.3.2质量手册由质量管理部组织编写，程序文件由质量管理部组织协调相关部门编写。
4.3.3作业文件由相关责任部门负责编写。
4.3.4各部门所需的记录根据需要设计格式，并报管理者代表审批，品质管理部按编号并统一管理。开发技术文件,如物料清单、设计图纸等研发中心负责编制。
4.4文件的评审
4.4.1文件在发行前必须评审，参加评审的取决于文件的重要性、复杂性；凡跨部门的文件均应由文件编写的负责部门在所涉及内组织评审，根据评审意见对文件加以修改。4.5文件审批文件在发前必需批准以确保文件是充分与适宜的。
4.5.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。
4.5.2作业文件由部门主管审核，管理者代表批准。所有开发技术文件均由研发中心负责人进行核准。
4.6?文件的发放管理
受控文件的发放范围由管理者代表确定，必须发放到需要使用该文件的部门和个人，确保在使用处可获得有关版本的适用文件。非受控文件发放给公司以外的单位或个人，如顾客,发放前要经过管理者代表审批,改版后旧版不作回收。开发技术文件未经质量管理部或授权人员批准，不得提供给供应商或外包厂。
所有受控文件副本由质量管理部统一制定，在发放前必须在文件封面加盖红色“受控文件”章，并填写“文件发放回收登记表”进行登记和签收。
任何个人或部门不得私自复制（印）受控文件，当需要增加受控文件的份数时，通过申请由质量管理部统一发放。4.7文件的更改
4.7.1文件需更改时，由文件更改提出人填写“文件更改申请表”，说明更改原因，经本部门负责人确认后，经管理者代表同意后方可进行更改（一阶文件的修改要经总经理授权或同意）。
4.7.2文件的更改，除非有专门的规定，应由该文件的原制定部门进行更改，以及原审批部门进行审批，若指定由其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料及资质。
4.7.3文件更改后，必须按本程序4.5条款规定的授权人审批，且须按要求变更版本。
4.7.4开发技术文件的更改不需填写“文件更改申请表”，文件更改后要重新进行审核和批准，确保文件的准确性和正确性。
4.8文件的作废与回收
4.8.1每一份文件在新版本生效之后必须将旧版本回收作废,防止作废文件的非预期使用。
4.8.2行政部按文件发放记录回收作废旧版文件，在“文件发放回收登记表”上进行登记，并及时标识进行作废处理，为了节约纸张，可以在作废页面盖“作废文件”章或划“×”后二次利用。
4.8.3为保障需要，由质量管理部保留作废文件的正本，在作废文件封面加盖作废文件”章与其它文件明显区分，进行标识后妥善保存。
4.9文件的管理
4.9.1质量管理部编制“受控文件”，并在文件更改或新增后及时更新“受控文件清单”,依此表定期检查核对各单位所持文件是否为最新版本。受控文件的正本由质量管理部保管，并在每份文件的每页背面加盖受控文件”章进行识别。开发技术文件另行建立“工程技术文件清单”进行管制。
4.9.2行政部保持质量记录台帐”并及时更新，注明保管单位、保存期限。表格的正本由质量管理部保管，并在表格背面加盖“受控文件”章进行识别。
4.9.3各部门所持有的受控文件不得私自转借或复印。
4.9.受控文件应保持清晰、易于识别，对于破损、不能使用的，使用单位或个人向质量管理部申请以旧换新。如果丢失，向质量管理部申请补发。补发后如果又找到的文件需要归还给质量管理部。
4.9.5员工如果离职后，须交回领用或借用的所有文件。并需经本部门相关负责人确认。
4.9.6对于用媒体保存的文件,为防止文件的丢失，均应进行备份()，采用密码进行保护，限定查阅和使用权限
4.10外来文件的管理
4.10.1外来文件的接收与识别
各部门接收之外来文件质量管理部存档管理者代表负责搜集适用于本厂的行业标准、国家标准、法律法规交质量管理部登记于“外来文件登记表”，由行政部在其封页上盖“外来文件”章进行识别。质量管理部保留发放与回收记录。
4.10.3外来文件如有新版发行时,接收部门应将新版交给质量管理部,质量管理部将旧版作废（需确保所有旧版文件全部回收）5相关文件和记录
5.1受控文件清单
5.2文件发放回收登记表
5.3文件更改申请表
5.4外来文件登记表
5.5质量记录清单
文件类别 □一级二级□三级 6/8 生效日期
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