记录控制程序1目的对与管理体系运行有关的记录进行有效控制，以证实符合要求和为管理体系有效运行提供客观证据，并为采取纠正和预防措施以及保
持和改进管理体系提供信息。2适用范围适用于公司管理体系运行中形成的所有记录的控制。3职责3.1安环科负责记录的归口管理
工作，负责铝厂记录的标识、检索、保护与记录指导的控制。3.2安环科是环境保护、安全文明生产等记录的管理部门，负责公司环境管理、职
业健康安全、文明生产等有关活动的记录管理。3.3生技科是生产、设备记录的管理部门，负责公司生产、设备、工艺的记录管理。3.4各
单位负责填写本部门与管理体系有关的所有活动的记录，负责记录的标识、贮存、检索、保护和保存。4工作程序4.1记录的分类和形式
4.1.1分类：a)内部记录：日常工作中形成的所有记录；b)外部记录：相关方形成的记录。4.1.2形式：记录可以是文字的
，也可以是电子媒体形式或照片等。4.2记录表格的编制、更改、审批4.2.1记录表格的编制、更改由各过程、要素的主管部门负责
，由部门负责人审批。4.2.2记录表格内容一般包括：名称、编号、内容、编制人、日期等。4.2.3记录表格需更改时，各单位上
报安全安环科，安全安环科重新编制和审批后，下发《文件更改通知单》，自更改通知下达之日起，应停止使用原表格。使用部门应将作废的表格予
以标识，隔离存放，以防止非预期使用。4.2.4安全安环科负责建立公司《记录清单》，记录的保存期限在《记录清单》中规定。4.3
记录的标识4.3记录的标识4.3记录的标识Q/-xjjr06JL-2014发布
年号JL：记录代码；：车间（处）代码：记录序号安环科代码企业代码企业标准代码注：企业各二级单位代码车间代码安
环科生技科电解车间组装车间检修车间铸造车间整流所工艺车队净化车间代码010２0３0４0５0６０７０８094.4记录填写要求各部门
应按照记录表格规定的项目填写，所有记录填写应及时、完整、真实、准确，字迹整洁，不得随意涂改。4.5记录的收集和归档4.5.1各
种记录的收集部门是：供方提供的记录由验收部门收集；各部门产生的记录由本部门收集。4.5.2各部门根据实际情况确定收集记录的时间间
隔，但至少每年年初应将上年度的记录收集齐全，分类整理、装订、编目。4.6记录的保存4.6.1记录的保存应做到防潮、防火、防虫蛀、
鼠害等，有专人保管，以防丢失。4.6.2各种记录的保存期限最短应不少于二年。与生产有关的记录的保存，按公司的《档案管理制度》执行；
与管理体系运行有关的记录按照《记录清单》中“保存期限”栏的要求执行。4.7记录的查阅4.7.1本公司内部人员查阅记录应有查阅手
续，填写《文件资料借/查阅记录》，方可查阅。4.7.2在合同要求下，在商定的期限内，相关的记录可提供给顾客查阅外，其它情况原则上
不得提供外人查阅。如果因工作关系需要查阅，须经管理者代表审批后方可查阅。4.8记录的销毁各部门保存的记录已超出保存期限的，应填
写《记录销毁申请单》，由部门负责人批准后销毁。4.9电子媒体记录的控制以电子媒体形式贮存的记录应有专人保管，备份保存，并做到防磁
。5相关文件《xx公司档案管理制度》《文件控制程序》6记录《记录清单》《档案移交[接收]登记薄》《记录销毁申请单》 |
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