集团对外接待管理办法第一章总则第一条目的对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，树立统一、良好的企
业形象，特制定本办法。第二条对外接待部门集团办公室及各单位行政部（办公室）为负责接待的职能部门，具体负责组织和协调集团公司的对
外接待工作。第三条对外接待范围（一）负责地方党政领导、政府主管机关检查指导工作和业务往来单位公务活动的接待；（二）负责来公司外
宾的接待安排和领导公务活动有关事项的准备工作；（三）负责各单位、部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安
排和工作；第四条各单位、部门是按职责范围负责接待工作的具体承办部门，负责承办公司委托的接待任务，有关接待管理办法参照本办法执行。
其中，合资公司（含控股及非控股）对外接待管理仍需遵从所在企业或企业所在国家有关规定或习俗。第五条对外接待原则接待应遵循“平等、
对口、节约、周到、保密、诚信”的原则。（一）平等原则。不得实行差别对待政策，对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。
一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。（二）对口原则。公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。重大接待工作
和活动，可由集团办公室协助完成。（三）节约原则。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。陪餐人员就餐之前必须
领取《派餐通知单》按照通知单的要求控制实际就餐标准。（四）周到原则。接待程序应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待。（五）保密原则
。向不熟悉来宾介绍情况，注意保守公司机密、国家机密，慎谈涉及不宜对外公布的问题。不得有选择性的、私下的向特定对象披露、透露或泄露非
公开重大信息。重要会议要有记录存档。（六）诚信原则。公平、公正、公开，公司相关的接待工作应客观、真实和准确，不得有虚假记载和误导性
陈述。第六条接待规格的确定接待规格是指公司根据来访者的身份，来确定负责陪同接待的公司领导。（一）高规格接待，即主要陪同人员比来
宾的职位要高的接待。适用于上级党委、政府机关来公司考察、检查指导工作的各级领导、公司邀请前来考察洽谈项目的国内外客商团组、专家、教
授；（二）对等接待，即主要陪同人员与客人的职位同等的接待。适用于一般性接待活动，到公司参观、交流的企事业单位人员；（三）经常性业
务往来接待；（四）其他应急接待事项。第二章接待工作程序第七条宾客到达前的准备工作（一）首先要了解清楚来宾的基本情况。要准确
了解和掌握来宾的单位、姓名、人数、性别、职务、民族、宗教，其次要了解来访的目的和要求、抵达日期、抵达方式（含车次、船次或航班信息）
、到达的准确时间、逗留时间等；（二）向主要领导报告。无论是其他单位或职能部室，还是集团办公室的接待人员，接到上级通知后，都应及时准
确的把来宾情况和意图报告给本部门的负责人，由部门负责人确定是否请示主分管领导、轮值执行总裁或董事局主席，并根据集团领导对接待工作的
指示和要求通知有关单位、人员准备好现场汇报材料及宣传资料；（三）制定接待计划。一般来宾可根据主分管领导的意见，直接做出接待的具体安
排。重要来宾应根据集团领导的指示和来宾的意图、要求，制定接待工作计划和方案，填写集团对外接待流程表（见附件1），报请领导批准；（四
）落实接待计划。根据领导批准的计划安排，通知各方面做好必要的准备工作，落实好来宾的就餐安排、住宿安排及接待用车、录像、照相等准备工
作。（五）为确保更好的完成接待任务，确保接待的各个环节流畅规范，集团职能部室及各单位若因公需要到各单位进行参观接待的，由接待牵头单
位部门形成纸质接待通知及要求，经本单位本部门主要负责人签字确认后发至接待（被访）公司行政部并电话联系接待事宜；若接待规格较高，或需
要接待（被访）公司各部门进行配合（如座谈、调研等）的，除执行上述流程外，应由牵头部门主要负责人电话告知接待（被访）公司行政部分管领
导或主要领导。第八条宾客到达后的服务工作（一）迎接客人。对来宾要以礼相待、主动热情，根据情况需要由集团办公室接待人员引领客人到
会议室或负责接待的领导办公室，重要客人可由公司领导直接迎接，各级领导及客人直接到现场（车间或入住宾馆）的，由集团办公室提前通知负责
接待的领导及有关人员在现场等候；（二）商议活动日程安排。向来宾进一步了解来访的具体日程安排和要求，如有变动，及时调整接待工作计划；
（三）安排生活。根据来宾的具体行程安排，确定是否在公司就餐、住宿，并进一部落实食宿安排，通知生活服务部就餐人数、就餐标准、陪餐人员
及工作餐人数等具体事项。特殊情况需在外接待的，应及时落实宴请地点，并安排接待人员提前到达，做好准备工作；（四）组织活动。接待人员应
按日程安排组织好来宾的各项活动，并保证活动顺利进行。原则上接待人员应全程陪同接待活动，以便接待过程中出现变动及时调整活动安排，为来
宾、领导服务。并在活动过程中负责安排会议室、接待室，通知参加人员，通知汇报人所要汇报的具体内容，事先安排好要去的单位，并告知客人到
达的准确时间及参观内容，协调照相、录像等具体工作；（五）根据领导的指示，安排好赠送来宾的礼品。第九条宾客离去时的善后工作（一）
征求来宾对接待工作的意见，以便改进、完善接待工作；（二）根据情况需要，预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目，安排送客车辆和有关领
导为客人送行。第三章来宾接待注意事项第十条接待来宾时应注意（一）对事先联系的客人，接待部门应及时了解来宾的情况，提前安排好
接待准备事宜；（二）对未事先联系的客人，接待人员需了解对方身份意图，及时安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈或安排对口部
门进行接待；（三）接待人员要保守公司秘密，未经部门领导同意，不得让客人随意查阅资料和超规定范围参观。如客人提出超范围要求，接待人员
应婉言谢绝。在特殊情况下，须请示部门领导；（四）公司门卫要注重保安人员形象，对客人出入要致礼，如发现客人中有违反公司规定行为，要礼
貌检查和制止，并确保不出现骚乱现象，同时向集团办公室总监报告；（五）保安人员要配合接待人员做好外来宾客的人身安全和物品安全工作。第
四章业务洽谈接待工作第十一条业务洽谈接待由具体业务部门负责接待业务往来宾客，接待工作参照上述来宾接待办法。第五章接待礼
仪第十二条接待（一）主动起迎，问明来意；（二）工作繁忙，一时难以抽身，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；忌让客人久候而无人问
津；客户提出与公司领导交谈，应视情况先行请示，领导同意接见后，将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。第十三条引见（一）
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）；（二）引见顺序：把身份低、年轻的人介绍给身份高、年长的；按职务高低，依次介绍一行来客；职
务相同，先介绍年长的。第十四条行路（一）陪同客人行路，请客人行于自己右侧；（二）乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关
门；（三）自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。第十五条礼节（一）穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风
度；（二）主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；（三）尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节；（四）因故未能准时赴约，
尽早通知对方，并以适当的方式致歉。第十六条接待工作人员基本要求（一）外貌整洁。做到仪容洁净、衣着整齐、举止稳重，给人以自然、
亲切、大方、礼貌的感觉；（二）服务周到。对宾客要主动、热情、礼貌，树立全心全意为之服务的思想观念；（三）态度谦恭。接待来宾要热情诚
恳、谦恭和蔼，要一视同仁、平等相待；（四）用语文明。招呼问候要文明有礼、亲切朴实、庄重柔和、简练准确；（五）工作负责。接待工作无小
事，必须认真负责，周密安排。负责参观接待的同志，要熟悉公司各方面的情况，不但能系统全面的向客人介绍单位概况，还能准确回答参观者的提
问，同时，在接待过程中要注意做好企业生产经营、技术、管理、销售等方面的保密工作；（六）注重细节。领导之间交谈时，接待人员要主动退出
，如在场不要插话。回答来宾询问时，要使用普通话，语言要清晰、简洁、得体，不能敷衍、含糊；（七）要严格按照领导指示和公司有关规定办事
，不准擅做主张。第六章罚则第十七条对未经允许进行超标准接待或“私客公待”的单位或个人，由接待单位或接待人赔偿全部费用，并
分别给予接待人、单位负责人200～500元的罚款，并通报批评。第十八条对在接待中，因准备不充分，未能及时按要求做好接待工作，造
成不良影响的，对负责接待工作的直接负责人给予200～500元罚款，其他责任人要视情节给予罚款50～200元，并通报批评。第七章
附则第十九条本办法由集团办公室制定，报集团董事局批准后实施，修改时亦同。第二十条本办法由集团办公室负责解释。第二十一条
本办法自下发之日起实施，之前所制定的一切规定中凡有与本办法相抵触的内容自行废止。集团对外接待流程表来宾单位带队人姓名带队人职务联系方式随行人员名单到达时间停留时间人数来宾事由公司陪同人员会议地点发言/汇报人接待计划安排相关事项摄影摄像礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪解说客房水果车辆车船机票茶水其他负责接待部门意见主分管领导意见轮值执行总裁意见董事局主席意见填表人：填表时间：-2--1- |
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