公司公章管理

公司公章管理与争夺大战一、中国公司的一大特色：公章之前世后生公章是非常具有中国特色的一个物件，是公司对内、对外展示公司某一行为系公司依照法
定、章程规定作出具有某种合法性对公司具有拘束力的一种标志。境外（国外、港澳台地区）公司一般没有公章之说，往往经由公司法定或授权代表
人签名即可，其印章并不具备大陆的这种重要性。之所以如此，是因为中国社会特有的“单位”制度有关，具体来说或许是因为在大陆公章需由公安
机关依据法定程序允可方可制作，具有公权力的认可与加持，故具有特别的、代表公司意志的法律意义。司法现实中，没有公章，很多问题各方司法
机关都难以处理。1.公章的产生。印章的历史源远流长，被视为权力之象征。随着社会的发展，公章的重要性有所降低，其功能与自然人签字的效
力基本等同。公司在成立伊始，凭公司登记机关核发的《企业法人营业执照》刻制印章。2.公章的归属。从所有权的角度看，公司是依法独立享有
民事权利、承担民事义务的独立法人主体，公章作为一项财产当然属于公司所有，并非股东、法定代表人、董监高等任何人的“私人财产”。他人在
被授予相应权限的前提下，可以占有、控制公章。换言之，占有、控制公章且对外使用的人，往往是公司授予代表权、代理权的人。3.公章的掌管
。《公司法》未明确规定公章由谁来实际占有、控制，很多学者建言此次公司法修订明确这一问题。也有人认为，问题属于公司内部意思自治的范畴
，可由股东会决议、章程等加以明确。实践中，股东、法定代表人、董事、经理等均实控人都可能实际控制公章。若公司内部未明确规定，一般认为
法定代表人基于代表权可当然掌管公章。4.公章的功能。公章的功能在于意思表示。一般情况下，交易对方可以凭借公章之印从而推定相关内容为
公司的意志。但公章又不是万能的，该种推定可被推翻，加盖公章的效力本质上取决于盖章之人的权限（代表权、代理权）。《九民会议纪要》明确
规定“人民法院在审理案件时，应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权，从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。”一
句话，假章未必无效，真章不必然有效，本质还要看背后用章人的代理权限、代表权限。5.公章的诉讼。如公司起内战，当事人起诉返还公章、证
照等财产，案由归为“公司证照返还纠纷”，原告为公司，被告为无权占有者，相关股东等利害关系方可视案情列为第三人。一般认为，该类诉讼属
于公司类的侵权案件，可由被告住所地、侵权行为实施地、侵权结果发生地法院管辖。举例：一则普通的公司证照返还纠纷，龙源公司案：【案情简
介】龙源公司注资200万元，大股东为傅某，持股40%，任执董、法定代表人，其余三股东王某、李某、刘某各占20%。章程规定不设董事会
，设执董一人，由股东会选举产生，会议按出资比例行使表决权，经表决权过半数的股东同意通过。执董为法定代表人，可连选连任。2016年2
月龙源公司召开临时股东大会，王、李、刘作出决议：免去傅某执董、法定代表人职务；选举王某为执董、法定代表人，傅某与王某办理交接手续（
包括公章、财务章、营业执照等）及配合办理公司变更登记手续。”但傅某拒不办理。后龙源公司起诉至法院要求：傅某返还龙源公司证照，包括公
章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、营业执照正副本、开户许可证、财务账簿等。傅某辩称自己系大股东，有权掌握之，
2016年2月股东会决议无效，其已另行提诉，本案应中止审理。经查，傅某提起的决议无效之诉，因傅某经传票传唤未到庭参加诉讼，已裁定按
撤诉处理。一审法院支持龙源公司的诉请。傅某不服上诉至北京一中院，被驳回上诉，维持原判。【判决理由】北京一中院经审理认为：2016年
2月公司股东会决议有效，对各方均具有约束力，傅某作为公司原法代，应执行之；王某依据该决议成为新法代，其作为公司法人的意思表示机关代
表法人从事民事活动，对外有权以公司的名义从事法律行为，对内有权主持公司的经营管理工作，王某以新法定代表人的身份以公司名义起诉傅某返
还公司经营所需公章、证照及公司财物等，有事实及法律依据，应予支持。傅某上诉主张本案应以傅某起诉确认公司2016年2月决议无效诉讼的
处理结果为依据，但该案已按撤诉处理，傅某的上述主张，已无事实依据，不予采信，最终判决：驳回上诉，维持原判。二、外：公司公章的外部交
易风险（一）法理问答：最高法民二庭关于公章实务问题的解答（参考自“公司法务”公众号）Q1仅有法定代表人或代理人的签字，合同未加盖公
章的，能否认定为公司的行为？【签字或盖章】A：根据签字等同于盖章的规则，加之盖章问题的本质在于是否有代表权、代理权，故只要有证据证
明法定代表人、代理人以公司名义而非自身名义签订合同的，就应认定为公司行为，由公司承担法律后果。【民法典第490条第1款当事人采用合
同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。在签名、盖章或者按指印之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受时，
该合同成立。】?Q2先在空白合同书上加盖公章，后确定合同内容的，公章显示的公司应否作为合同主体承担责任？【空白合同签章】A：通常情
况下，是先有合同条款后加盖公章，故加盖公章的行为除了表明是公司行为外，还有对合同条款予以确认的性质。但在空白合同上加盖公章的场合，
则是先加盖公章后有合同内容。此时，务必要严格考察空白合同持有人与公司之间是否具有代理关系，来综合认定合同效力是否及于公司。空白合同
持有人确实具有代理权，或足以使交易相对人相信其具有代理权的，在空白合同上添加的合同条款效力及于公司；反之，仅根据持有盖章的空白合同
这一事实，尚不足以认定其具有代理权，应按无权代理规则处理。【本质还是有无代理权问题】?Q3公章的种类与文件的种类是否必须要相匹配？
【公章匹配】A：公章种类很多，常见有公章、财务章、合同专用章、发票专用章等。原则上，公章的种类与文件的种类要相匹配。在最高院（20
14）民申字第1号陈某某与国本建设有限公司、中太建设集团股份有限公司民间借贷合同纠纷中，最高院认为：当事人在借款合同上加盖具有特定
用途的公司项目资料专用章，超越了该公章的使用范围，在未经公司追认的情况下，不能认定借款合同是公司的意思表示。该观点总体可值赞同，但
尚须追根溯源。之所以不认可超出公章特定用途的盖章行为的效力，本质上并非公章本身代表了某种意思表示，而是因为盖章之人缺乏代理权；反之
，如盖章之人确有代理权的，即便超出公章的使用范围，亦不宜认定合同无效。故公章须与文书种类相匹配的要求，并非绝对。即便考虑此种要求，
实务中仍需要考虑交易习惯，尽可能保护相对人的合理信赖。借款合同加盖公司项目资料专用章固然不太符合交易习惯，但如加盖的是财务章，似亦
在情理之中。故在匹配度的认定上，还要根据通常的交易观念从宽予以认定。?Q4能否以与备案公章不符为由就认定某一枚公章是假公章？A：司
法实践中，公司通常以涉案的某一枚公章为假公章为由提出合同不成立、无效的抗辩，理由则往往是与备案公章不符。公章的备案，既有公安机关的
备案，也有工商管理部门的备案。就民商事审判来说，更多地涉及工商管理部门的备案问题。公司使用备案过的公章，即便该公章实际上已经废弃不
用了，只要相对人信赖该枚公章仍在使用的，法律就要保护此种信赖。但要求相对人在任一交易活动中都去核查公章的真伪，是不符合交易便捷原则
的，因此，相对人不应负有审核某一公章是否为备案公章的义务。故在公司使用备案公章以外的其他公章场合，法院不能以相对人未尽审核义务为由
，就认定公司的该枚公章为假公章，除非公司能够举证证明该枚公章确实是伪造的、废弃不用的公章。当然，相对人也可以通过举证证明公司使用的
该枚备案公章以外的公章，曾在此前的交易中或者在与其他的交易中使用过等事实，证明该枚公章就是公司的公章。与公章备案相似的是预留印鉴。
所谓预留印鉴，是指存款人在银行开立银行结算账户时留存的、凭以办理款项支付结算的权利证明，也是开户银行收付结算的审核依据。预留印鉴约
束的对象主要是银行，对交易当事人并无拘束力。在存款人预留印鉴的情况下，银行未尽审核义务，因向他人付款导致存款人损失的，应根据约定承
担继续付款责任。（二）实务总结：公司印章的三个核心风险1．公章与备案不一致，合同是否有效？对于使用与备案公章不一致的印章对外签订的
合同等文书的效力，在当事人已充分证明公司对外使用多枚印章，即公司对外用章不具有唯一性的情况下，最高院的裁判观点较统一：公司不得以对
外使用公章与备案公章不一致为由，主张签订合同对其没有约束力。只要公司知晓该对外公章的存在、使用而未采取措施防止相对人的利益损害，且
在其他案件或交易中认可其效力的，则使用该公章签订的合同对公司同样具有约束力。对于同一公章，公司不能在不同的交易或诉讼中分别选择有效
或无效，只要在曾承认其效力的，不论该公章是否与备案公章一致，在另一交易中的使用均应有效。【案例】青海创新矿业开发有限公司、洪英与青
海创新矿业开发有限公司、洪英等民间借贷纠纷案【最高人民法院（2015）民申字第2537号】中，《担保保证书》上加盖的“青海创新矿业
开发有限公司”印文，虽经青海创新公司自行委托的鉴定机构认定与其在西宁市公安局备案的印章不符，但青海创新公司确认其曾使用过的公司印章
不止一枚，洪英难以有效识别《担保保证书》上加盖的“青海创新矿业开发有限公司”印章是否为青海创新公司曾使用过或正在使用或在公安局备案
登记的印章。本案并非《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第一款规定的情形。因此，二审判决认
定两份《担保保证书》均对青海创新公司具有法律约束力、青海创新公司应当向洪英承担担保责任，并无不妥。2.伪造的印章，合同判有效？伪
造印章有可能涉嫌犯罪，但用之所签的担保合同是否一律无效？【裁判要旨】实际上伪造印章构成犯罪，并不当然导致合同无效。根据最高院《关于
在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第二款的规定：“行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有
公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪
行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。”也即，他人伪造印章对外签订合同构成表见代理的，即使该伪造印章行为后被认定为伪造印章
罪，也不影响所签合同对公司的约束力。【案例1】在“汪天雄与重庆群洲实业（集团）有限公司、朱惠德建设工程施工合同纠纷案”【案号：（
2016）最高法民申255号】最高院认为，虽已有生效刑事判决书认定公章系伪造，但群洲公司对假公章的存在、使用是知晓的，由于其明知公
章存在并使用而未采取措施防止相对人的利益损害，故判令其对加盖伪造公章的合同承担责任。【案例2】湛江市第一建筑工程公司与湛江市第一建
筑工程公司、白增江租赁合同纠纷申请再审民事裁定书[最高人民法院（2015）民申字第3402号]最高法院认为：“湛江一建主张《租赁合
同》上湛江一建及600mw项目部的印章均系梁化同私刻，不代表其真实意思表示，合同应无效。但因梁化同与湛江一建之间存在挂靠关系，足以
使白增江有理由相信印章的真实性以及梁化同得到了湛江一建的授权，故梁化同的行为构成表见代理，其行为后果应由湛江一建承担。湛江一建主张
租赁合同无效、其不应承担相应法律后果无法律依据，本院不予支持。梁化同的询问笔录不属于新证据，亦不足以推翻原审判决。梁化同私刻印章涉
嫌犯罪与本案租赁合同纠纷不属于同一法律关系，本案审理也不以刑事案件的结果为依据，本案无需中止审理或驳回起诉。”3.真印章，合同
居然无效？一个比假公章更有意思的问题来了：真印章出现在《合同》《协议书》《借据》等法律文件中，公司是否一定承担法律责任？答案是不一
定。合意形成的真实性存疑时，不能根据印章的真实性直接推定协议的真实性。主要出现的场景是：（1）因公司印章管理不善，“真印章”被偷盖
；（2）公司为办事“便利”，对外提供加盖印章的空白纸张，被他人恶意利用，出现“黑压红”（即先盖章后打字）的文件。【裁判要旨】经鉴定
涉案协议印章真实，但因公章与文字的前后顺序、文字形成日期等对认定协议的真实性亦有重要影响，原审法院以公章与文字形成先后不影响协议真
实性的判断为由，不予支持，确有不当；该协议加盖的印章虽为真实，但因协议形成行为与印章加盖行为具有相对独立性，协议形成行为是双方合意
行为的反映形式，而印章加盖行为是双方确认双方合意即协议的行为，二者相互关联又相互独立，在证据意义上，印章真实一般即可推定合意形成行
为真实，但在有证据否定或怀疑合意形成行为真实性的情况下，即不能根据印章的真实性直接推定协议的真实性，也即，印章在证明协议真实性上尚
属初步证据，法院认定协议的真实性需综合考虑其他事实。【案例】东阳市锦宏商贸有限公司与安徽省阜阳汇鑫发展有限公司等借款合同纠纷上诉案
[安徽省高级人民法院（2010）皖民二终字第00073号]该院认为：“《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二条第一款规定：
当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明。本案中，锦宏公司主张750万元的借款
，提供了借条、转款凭证、姜旭和葛世义的电话录音及在公安机关的陈述、《资金到位明细表》等主要证据。对于上述证据，一方面，借条上加盖的
印章虽真实，属于汇鑫公司所有；但借条打印在汇鑫发展公司的信笺上，且借条上印章属于黑压红，即先盖章后打字，不符合行文习惯。故借条的形
成有违常规，本身存在明显瑕疵，不能单独作为认定本案借款关系是否存在的依据，还应结合相关证据来进一步判断。另一方面，锦宏公司的其他证
据不能佐证涉案借款关系事实的存在。姜旭、葛世义虽陈述存在750万元借款关系，但明确拒绝为锦宏公司出庭作证，两人陈述亦无相关证据加以
佐证，且与王国忠在公安机关的询问笔录、王新娣的陈述所反映的事实存在明显矛盾。因此，姜旭、葛世义的证言不能作为认定案件事实的依据。《
资金到位明细表》虽记载汇鑫公司有向锦宏公司的借款750万元的事实，但因该证据系复印件，无任何人的签字，亦无其他相关证据印证，不具有
证据的资格，亦不能作为认定案件事实的依据。此外，锦宏公司不能提供证据证明其在诉状中陈述的多次催要借款及汇鑫公司偿还50万元的借款回
报的事实。锦宏公司二审提交的证据，不符合《关于民事诉讼证据的若干规定》第41条规定的‘新的证据’情形，不属于二审新证据，且无法证明
其所主张的事实。”总结：公司印章在对外交易中的三个核心风险1.公司不能对同一印章的效力在不同的交易、诉讼中做不同选择。只要公司
在某一场合使用过（承认其效力），则该印章在另一交易中的使用均应有效（不论该印章是否系他人私刻甚至伪造、是否进行登记备案）。2.公
司印章最好具有唯一性。有些公司多达30多个合同章，印章不唯一，具有客观现实需求，但也有风险。最高院认为：印章不止一枚，难以有效识别
印章是否为公安局备案登记的印章，如公司对外用章不具唯一性，不得主张使用公司“伪造印章”对外签订的合同对公司没有约束力。3.法定代
表人或者授权委托人及表见代理人以公司的名义对外签订合同时，交易相对人并无审查签订合同所用印章是否真实的义务。三、内：公司控制权争
夺下的抢公章背景：公司公章对外代表公司，是公司意志的具象化表达，由于各种原因实践中经常出现公司公章保管及归属的争议，此类纠纷在司法
实践一般归入“公司证照返还纠纷”案由项下，表面上是返还公章、证照等原物，实质上往往涉及公司内部治理中各股东对公司控制权的争夺。不少
公司抢夺公章此起彼伏。申华事变：董事长与总经理的大战当当网：夫妻大战ST围海：大股东二股东大战方正证券：股东暗战案例1：吕良彪大律
师对于当当网夫妻抢夺公章案的评述Q：抢公章是李国庆夫妇间的“家事”吗？A：“当当网”是一家在线购书的网站，需要由相应的公司（如北京
当当科文电子商务有限公司）具体负责运营。而围绕当当网，又成立了以北京当当网信息技术有限公司为核心的多家“当当系企业”。据当当网发布
的公告，李国庆这次强行“取走”的便是20家当当系企业的十余枚公章和数十枚财务专用章。虽然李国庆家庭（目前离婚诉讼尚在进行中）在这些
公司中占有大部分股份，但这些公司不仅同时涉及公司其他股东、员工、债权人及用户的利益，也涉及到国家对于公司的管理制度，家庭成员间的冲
突不得触及甚至伤害其他权利人的合法权益，也必须遵守相关的法律、法规和公司章程的要求，故此次事件绝非李国庆夫妇间的家庭私事。案例2：
ST围海，公然抢夺公章财务章，大股东、二股东内斗升级，公司深陷“罗生门”2019年12月13日，上市公司公章、财务章被公然抢走，这
是发生在浙江省围海建设集团股份有限公司（简称：ST围海）的一幕。ST围海13日晚发布公告称，公章、财务专用章等重要办公资料失控，公
告全文用1100多字详细描述被抢经过：13日上午9时45分，控股股东浙江围海控股集团有限公司（简称：围海控股）提名的拟任董事冯婷婷
等人进入财务总监办公室，以“为了公司顺利发展，减轻财务总监个人压力”为由，要求财务总监将财务专用章、财务部门章及公司网银U盾移交给
他们。冯婷婷等人将财务总监抽屉里的东西拿清，强行带走，留下身份不明人员限制财务总监的人身自由，并反锁门把其看管在办公室内，不让打电
话、上厕所及开门。公告中，冯婷婷是为持有公司43.06%股权的实控人、原董事长冯全宏的女儿。这是13日上午“财务章失控”情节，下午
还上演了“公章失控”的戏码。13日下午14时30分，冯婷婷拿一份文件，以“公章不清晰需要核对公章”为由，要求印章保管员在白纸上盖章
来对比公章的真伪。此后，冯婷婷直接拿公章在用印处旁边再加盖一次，并拿走公章说到会议室看一下，随后将公章交给身份不明的人员，转身离去
。“已经向宁波市公安局报案。”公司声明，“在公司公章、财务专用章失控期间，任何人使用该公章、财务专用章签订的任何合同、协议以及具有
合同性质的文件或其他任何书面文件，公司将不予承认。”公司表示，公章、财务章、财务部门章即日作废，并尽快刻制新的公司公章、财务章、财
务部门章。知情人士透露，因为二股东要转出1.4亿元，控股股东得知后欲阻止，只能拿走公章和网银U盾。上述一幕的背景是：控股股东围海控
股陷入资金危机，牵连上市公司违规担保，资金链告急。4个月前，二股东上海千年工程投资管理有限公司（简称：千年投资）走上前台，组建新一
届董事会，千年投资实控人之一的仲成荣成为上市公司董事长。11月13日，围海控股突然提请改选董事会，召开临时股东大会，并列出18项包
括罢免和选举的提案。公司董事会不同意，于是从“暗斗”转为“明斗”，抢夺公章的一幕便发生了，财务章和公章在“眼皮底下”失控四、公章管
控的正确姿势（参考：赛尼尔法务管理、胜康法务公众号，作者曹栋采）印章风险是公司管理的内外重大法律风险之一，如何最大限度地减小公司印
章管理的风险和损失？实务经验六招：招1：印章数量“三减”公司运转的必备印章包括公章、财务专用章、法人章、发票专用章等等。除了这些必
备印章外，有些集团公司因为各种需要还刻有很多其他印章，比较常见的有合同专用章（有的甚至有多枚合同专用章并编有序号，一千多枚），还有
人力资源部、行政部、采购部、销售部、工程部等部门章、项目章等。公司的印章越多，管控难度越大，法律风险越大。因此，除公司运转必备印章
外，尽量减少其他印章的刻制和使用。如何减？一减合同专用章，对外签署合同使用公章即可，不建议专门刻制和使用合同专用章；二减部门章，部
门章除必须使用的外，一般不刻制和使用。因为使用任何一枚印章包括部门章对外出具文件的，由此产生的法律责任一般都是由公司来承担的。三减
其他印章，除必须使用外，一般不刻制和使用其他印章。招2：公章刻制“二密”仿刻印章很简单，且可以达到鱼龙混珠的程度，要通过司法鉴定才
能分清真假。面对盖有自己公司公章的合同或其他文件，我们自己都难以直观地判断其真伪。因此，公章刻制要做到二密：一是加密。在公章刻制完
成，备案使用前，先进行适当的加密，即在印章上做暗标，如对笔划或图形作细小的修改，以使该印章具有自己的独特暗记。有了上述公章的暗记，
我们就可以一眼识李鬼，最快速、简便地识别盖章文件的真伪。二是保密。上述公司加密暗记应作为公司机密，加以保护，除办理加密的人及老板外
，控制知情范围。招3：印章使用“五有”印章使用，做到五有：有申请，有时间，有批准，有台账，有备份。其一要有申请人，要有明确的使用单
位和经办人；其二要有批准人，按照公司管理权限，经批准人批准后用印；其三要有时间，既要有用印的时间记录，用印文件上更要载明该文件的签
署日期。其四是做好用印台账，详细记录用印单位、用印人、批准人、相对方、用印时间、用印数量等。其五要做好文件备份，除涉密文件外，一般
用印后的文件均须备份存档。招4：印章保管“三专”一是专人。印章专人管理。掌印人很重要，选好选对掌印人，是关键一环。老板多从安全角度
，自行掌管或者委托自己的亲戚等最信得过的人掌管。但是，自行掌控影响到使用效率，且难以留下使用痕迹；委托亲戚管理只注重了安全性，容易
忽略其他素质要求。选好印章的管理人，要综合考虑安全性、责任心、稳定性，既要信得过，还要拿得起，还能留得住，管理人频繁变动，印章交接
容易产生风险，也使印章风险的责任难以区分。二是专柜。有的老板将印章放在随身携带的公文包里，有的放在办公桌上，有的锁在办公桌抽屉里，
这些“皮包印章”“桌面印章”“抽屉印章”风险很大。近年来不少纠纷均是印章被偷盖，公司查无用印记录，尤其部门章、项目章的保管更随意。
因此，应实行印章专柜保管，印章必须设置保险柜，开柜使用，用完入柜，密码保管。三是专区。印章保管的保险柜不应直接置放在保管人的办公桌
边，而应设立公司相对独立的机要区，和繁杂的办公区域相对区隔。招5：印章管用“四责”一是明确职责，明确各类印章的管理人，及其相应的职
责、管理制度和流程。最重要的公章管理人专责管理，财务章由财务负责人专责管理，部门章由部门负责人专责管理，项目章由项目负责人专责管理
。二是承诺履责。签署履责承诺书，约定违规损失赔偿。公章管理人包括公司、部门章、财务章、项目章的管理人均应签署专门的履责承诺书，载明
管理的起始时间，声明已经知晓公司印章管理制度，保证履行管理职责，承诺违反管理规定造成公司损失的承担赔偿责任。三是双签定责。部门章、
项目章在使用时均须做到双签：即部门负责人、项目负责人签字，加盖部门章、项目章；违反双签规定的，对部门负责人、项目负责人予以处分，造成公司损失的，责令赔偿。四是终身追责。部门负责人、项目负责人调动或离职时，该章同步封，。由新的部门负责人、项目负责人按照需要启用新印。部门负责人、项目负责人对其申领的印章“终身”负责。招6：印章管理“三特”一是空白文件的用印问题。空白文件用印风险巨大，很多公司明令禁止，但又禁而不绝。对于空白文件用印，须予禁止。如特殊情形确实需要的，应严加监管：其一提高用印审批权限；其二是专用专管，由申请人专责领用、填写、交付、回收；其三对于用印的空白文件予以编号；其四绝对禁止空白交付，须由申请人填写相关内容，然后拍照回传审批，经批准后方可向外交付，绝对禁止将用印后的空白文件对外交付；其五，限期收回，限期使用，期满收回，将使用过的文件收回存档，或将空白文件收回缴销。二是公章携带外出问题。一般要避免公章外携，确实需要的，应当专人携带，双人监督，使用密封袋保管，用时开封，用完加封。三是公司承包、租赁、并购的印章管理。公司承包、租赁、并购的合同中，应设专门的印章条款。将公司整体、或某一业务版块对外承包经营的，公章应仍由公司掌管，承包人需要使用的，按印章管理规定办理。承包人业务需要的，可经公司批准后另行刻制承包专用的合同章，在公司监督下使用。公司资产转让的，公章不交付受让方。公司控股权转让的，建议将公司原公章封存，由新股东刻制新的公章并保管使用。确需移交公章的，转让合同应明确约定公章移交的条件、时点、责任等。