1目的
用记录证实产品质量符合规定要求，质量体系运行有效及实施必要的追溯。
2范围
本程序适用于本厂质量体系运行，产品质量验证和来自供方记录的控制。
3职责
3.1供销科负责
供方记录的长期归档保管。
3.2质检科负责
检验记录的归档保管。
3.3生产技术科负责
a）全厂记录的统一控制；
b）除上述3.1、3.2以外的全厂质量活动记录的收集及长期归档管理；
3.5质量负责人负责记录控制的全面领导。
4程序
4.1记录的标识、编号、发放、更改及其文件格式
4.1.1各部门负责人组织有关人员编制本部门控制条款所需记录的文件
格式并予以审阅
4.1.2记录发放时经生产技术科统一印制，不再登记，当记录填写后须按文件发放时，执行《文件控制程序》。
4.1.3生产技术科对所有记录编号、更改、作废销毁时均执行《文件控制程序》，并填写其中记录。
4.2记录的填写及填写失误的更改
4.2.1填写应做到：
a）不得使用铅笔填写；
b）字迹工整，清晰，标点符号、计量单位准确；
c）各个栏目的文字含义明确，具有可追溯性；
d）有效数字位数完整，计算公式、给定常数齐全，使用依据明确有效；
e）活动的日期及其责任人、审批人签字齐全且符合程序文件的规定；
f）记录的页次应予以明示；
g）必要时，应标注相关的附件名称及其份数。
4.2.2填写失误的更改
a）填写失误时不得涂抹，不得在原有文字上进行更改；
b）应将错误的内容划一斜杠，在其附近空白处填写正确的内容，然后应注明更改人的姓名及更改日期。
4.3记录的保管
4.3.1记录的保管分现场保管、部门保管和归档保管三种形式。 4.3.2记录的保管部门、人员及责任
a）现场保管由记录的填写人予以承担应保障其可靠及有效传递；
b）部门保管由各部门的文件管理员予以承担，每月将现场使用完毕的质量记录从现场收回，装订成册，按期归档。对于本部门长期保管的记录应进行编目登记，填写“记录保管登记表”，并按程序文件规定的日期予以归档。应保障其有效使用和齐全完整；
c）归档保管应按4.3.3规定的部门及人员予以承担并按本程序实施归档保管的要求，各类记录按《记录控制清单及保存期限》规定保管期限。归档保管的记录应由其责任人填写“文件发放回收登记表”，应保持登记内容及份数与实物相符。不同用途、不同部门、不同载体的记录应适当区别存放及保管。
4.3.3记录归档保管的分工
a）供销科的文件管理员负责全厂供方记录的长期归档保管；
b）生产技术科的文件管理员负责上述a.规定以外的其它质量记录的长期归档保管。
4.3.4长期归档保管质量记录的场所应具有防潮湿、防鼠害及其它防止损害的环境条件。存放质量记录的器具应专物专用，不得将质量记录与其它资料、图书、办公用品等杂物混放。当质量记录利用计算机管理、以硬拷贝或电子媒体的形式贮存时，应具有防病毒感染，防磁等抗干扰的安全措施。
4.4记录的查阅和借阅
4.4.1本厂人员因工作需要而查阅记录时，由保管部门负责人同意后查阅。
4.4.2顾客或其代表查阅时，应经管理者代表同意，可指定人员引导，到该记录保管部门查阅，以可由保管部门提供复印件。
4.4.3第三方质量体系审核查阅质量记录时，应由质量负责人通知归档管理责任人提供。
4.4.4记录的原件一般不得由各种查阅人员带走，必要时内部人员需经质量负责人批准，并及时归还，不得丢失。
5相关文件
a）C2.3《记录控制清单及保存期限》
6记录
a）D2.3-1《记录保管登记表》
SA8000 B2-2记录控制程序
第2页共3页 版次/修订状态：A/0
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