第3章 word字处理软件

第3章 Word 字处理软件 3.1 创建、编辑文档 文档：在日常生活工作中，经常需要将一些文字性的、也包括图片、图形、甚至更丰富的内容输入
到计算机中，并以文件的形式保存起来。通常，由Word生成的文件称为Word文档，简称文档。 3.1 创建、编辑文档【案例1】建立一
个文档并命名为“爱国者V60.doc”，输入下图所包含的文字、图片、图形内容。 图片绘制的图形3.1 创建、编辑文档案例中涉及的问
题如何进入Word的工作环境，即如何启动Word应用程序？? 启动了的Word应用程序如何退出？启动Word后，在它的图形界面上都
包含了哪些要素，如何进行使用？ 如何在Word中新建一个文档、对文档进行保存？? 文档使用完毕如何关闭？关闭后的文档如何再一次打开
？如何在文档中输入文字信息？如何在文档中插入图片信息和图形信息？如何设置图形的填充色、边框的粗细和颜色？? 如何设置多个图形罗列在
一起后的层次关系？3.1.1 启动和关闭Word应用程序 1、启动Word应用程序 1）通过“开始”菜单 2）利用桌
面快捷方式 3）利用新建或打开Word文档 在Windows系统中，当用户安装了某个应用程序之后，该应用程序向系统注册，以说
明哪些类型的文档归该应用程序处理，即建立关联。扩展名为“doc”的文件会与Word关联，所以双击扩展名为“doc”的文件，系统会自
动启动Word，并将该文档打开。 3.1.1 启动和关闭Word应用程序2、关闭Word应用程序 关闭Word指结束Word应用
程序的运行。单击标题栏右上角的“×”按钮通过“文件”菜单的“退出”菜单项双击标题栏上的控制菜单，或单击控制菜单选择“关闭”菜单项使
用快捷键Alt+F4 3.1.2 认识Word工作环境 Word 工作环境 3.1.2 认识Word工作环境1．标题栏 标题栏的
位置、组成标题栏上按钮的功能注意：菜单栏最右侧的“×”按钮控制关闭当前编辑的文档，而不退出Word应用程序；标题栏右侧的“×”按钮
控制退出Word。3.1.2 认识Word工作环境2．菜单栏 新型折叠式菜单栏：将菜单项分为两个级别：常用和非常用菜单项 菜单项的
类型：菜单项前面带有图标按钮，表示可以将这些菜单项添加到工具栏中，这些菜单项与工具栏中的按钮等效菜单项后面有组合键，表示使用组合键
可以执行该菜单项，这些组合键称为快捷键。3.1.2 认识Word工作环境菜单选项后面带下划线字母的，表示打开该子菜单后，输入该字母
也能达到相同的目的。菜单后带省略号“…”，表示选择该选项将打开一个对话框，对话框中包含了为执行该选项所需输入或选择的信息。菜单项后
带“?”的，单击该选项可以弹出一个子菜单。 3.1.2 认识Word工作环境3．工具栏工具栏是执行菜单项的快捷方式，利用鼠标单击工
具栏上的工具按钮就可以执行一条 Word菜单项。打开和关闭工具栏使用“视图”菜单 菜单栏或工具栏的空白处使用鼠标右键3.1.2 认
识Word工作环境工具栏上的按钮可以根据需要进行添加和删除单击工具栏最右侧的向下三角按钮，出现“添加或删除按钮”。将鼠标移至“添加
或删除按钮”区域内，出现弹出菜单。前面有“√”标记的表示该项对应的按钮已显示在工具栏上，单击后可以删除该按钮。在弹出菜单中选择一个
前面没有“√”标记的选项并单击，该按钮将显示在工具栏上。自定义工具栏上的按钮。单击“添加或删除按钮”下的“自定义”按钮。打开“自定
义”对话框，在“命令”选项卡中，选择类别并确定要添加的命令，把命令从对话框拖放至工具栏中。3.1.2 认识Word工作环境4．标尺
标尺位于编辑区，分为水平标尺和垂直标尺。利用标尺可以查看或设置页边距、表格的行高、列宽及光标所在的段落缩进等。在Word中，垂直标
尺只有在“页面视图”和“打印预览”中才能显示。单击“视图”菜单中的“标尺”菜单项可以显示或隐藏标尺。 3.1.2 认识Word工作
环境5．编辑区编辑区是输入文本、对文档进行编辑和排版的区域，它位于工具栏的下方。编辑区中闪烁的竖线叫光标。输入文本时，它指示下一个
字符将出现的位置。每输入一个字符，光标右移一位。使用BackSpace键删除字符时，每删除一个字符，光标左移一位。 3.1.2 认
识Word工作环境6．滚动条由于多数文档都不能在一个文档窗口中全部显示出来，所以要浏览一个文档，最直接的方法是使用滚动条滚动屏幕。
滚动条分为水平滚动条和垂直滚动条。它由滚动框、浏览滑块和几个滚动按钮组成。垂直滚动条水平滚动条技巧：默认情况下，单击上移一页按钮向
上滚动一页，单击下移一页按钮向下滚动一页。使用文档元素定位按钮可以选择按钮的作用，选择按“标题”、“编辑位置”、“表格”、“图形”
等其他方式向上或向下浏览。 3.1.2 认识Word工作环境7．视图按钮屏幕窗口中显示文档的方式称为视图。1）普通视图 普通视图是
Word中最常用的工作视图之一，它的页面布局最简单，只显示字体、字号大小、字形、段落缩进以及行间距等最基本的文本格式。 在普通视图
中，页与页之间用一条虚线作为分页符，节与节之间用双行虚线作为分节符，使得在滚动阅读时文档内容连贯清楚。 3.1.2 认识Word
工作环境2）页面视图页面视图是Word 2000的缺省视图，启动 Word 2000后，文档的显示方式就是页面视图方式。页面视图可
以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素，例如正文、图形、表格、图文框、页眉、页脚、脚注、页码等。并能对它们进行编辑。在页面视图
方式下，显示效果反映了打印后的真实效果，即“所见即所得”功能。3.1.2 认识Word工作环境3）大纲视图大纲视图用于显示、修改或
创建文档的大纲。使用大纲视图使查看长文档的结构变得容易，可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文。使用大纲视图可以通过单击标题，
进行光标的快速定位。 3.1.2 认识Word工作环境4）Web版式视图Web版式视图是Word 2000中新添加的功能，主要用于
编辑Web页。它优化了布局，使文档具有最佳屏幕外观，使得联机阅读更容易。 3.1.2 认识Word工作环境8．状态栏状态栏位于Wo
rd窗口底部，通常显示有关操作的简短说明、各种状态，如页号、节号、行号、列号等。在状态栏的右侧，有“录制”、“修订”、“扩展”、“
改写”四个标记，每个标记表示一种Word工作方式。默认状态下它们呈浅灰色，双击按钮可进入或退出该工作方式。当进入某种工作方式时，该
标记显示为黑色。“修订”方式：对文档所做的每一处修改都会以注释的形式显示出来，方便地标识出对文稿所做的修改，用于批阅文档。“扩展方
式”：对鼠标单击和标准的键盘移动光标键功能进行了重新设置。3.1.3 Word文档操作1．创建新文档 1）利用菜单新建文档 2
）利用工具栏按钮新建文档 3.1.3 Word文档操作2．保存文档 1）保存新的、未命名的文档选择“保存”命令 选择文件存储的位
置输入文件名 2）保存已有文档 3.1.3 Word文档操作3．关闭文档关闭一个文档同时关闭多个文档3.1.3 Word文
档操作4．打开文档 1）利用“打开”对话框2）利用“文件”菜单底部列出的文件名3）打开多个文档的方法3.1.3 Word文档操作5
．以查找的方式打开文档在“打开”对话框中单击“查找”工具按钮从打开的菜单中选择“查找”，打开“查找”对话框 3.1.4 基本的文字
编辑技术 1．中英文文字、符号输入法的输入状态标志块 中英文输入状态指示按钮（中文/英文）输入法指示按钮全角半角指示按钮：满月表示
全角输入方式，一个字符占一个汉字的位置；弯月表示半角输入方式，一个字符占半个汉字的位置标点符号指示按钮：空心符号表示输入中文标点符
号，为全角状态；实心符号表示输入英文标点符号，为半角状态软键盘 3.1.4 基本的文字编辑技术2．文本的编辑编辑区中闪烁的竖线叫
光标。输入文本时，它指示下一个字符将出现的位置。Word具有“即点即输”的功能：允许在页面的任何位置输入文本。由于“即点即输”是直
接将光标定位在页面的指定位置上，所以只能在页面视图下使用。软回车和硬回车3.1.4 基本的文字编辑技术3．输入特殊字符用户在处理文
档时可能需要输入一些特殊字符，如希腊字母、数学符号、数字序号等。这些符号不能直接从键盘键入，需要输入时可以采取下面两种方法： 使用
“插入”→“符号”菜单项 3.1.4 基本的文字编辑技术技巧：如果在文档中经常要用到某些特殊符号，可以在“符号”对话框中选定该特殊
符号后，单击“快捷键”按钮为其定义快捷键（按下拟定义的快捷键后需要按“指定”按钮进行指定），之后键入自定义的快捷键即可输入这些特殊
符号。3.1.4 基本的文字编辑技术利用输入法提示条最右端的“软键盘” 3.1.4 基本的文字编辑技术4．选择编辑方式插
入改写插入和改写的切换：按“Insert”键或用鼠标双击状态栏上的“改写”标志。通常缺省的编辑状态是“插入”，“改写”标志为灰色；
如果处于“改写”状态，“改写”标志就为黑色。3.1.4 基本的文字编辑技术5．删除输入错误的文字使用BackSpace键可删除光标
之前的字符，每删除一个字符，光标左移一位使用Delete键可删除光标后面的一个字符3.1.5 在Word文档中插入图片和图形对象
1．插入图片图片：由其他文件创建的图形。它们包括位图、扫描的图片、照片以及剪贴画等。1）插入图片文件 确定图片要插入的位置 打开“
插入图片”对话框 在“插入图片”对话框中选择要插入的文件3.1.5 在Word文档中插入图片和图形对象2）利用剪贴板粘贴图片剪贴板
：内存中的一个区域，利用剪贴板可以有效地从其他图形软件或计算机屏幕获取图片。从图形软件中获取图片：打开图形软件，选定图片，利用“复
制”功能将其复制到剪贴板。返回Word文档后，利用“粘贴”功能将图片粘贴到需要的位置。拷贝屏幕信息使用键盘上的PrintScree
n键可以将屏幕上的全部信息复制到剪贴板 Alt+PrintScreen键组合，将屏幕上活动窗口的信息复制到剪贴板3.1.5 在Wo
rd文档中插入图片和图形对象2．插入图形图形对象包括自选图形、图表、曲线、线条和艺术字等。这些对象都是 Word 文档的一部分。利
用Word“绘图”工具栏可以绘制图形，设置图形对象的颜色、图案、边框和其他效果。图形中可以添加文字。 3.1.5 在Word文档中
插入图片和图形对象1）绘图工具栏 “绘图”按钮 “选定对象”按钮“自选图形”按钮“文本框”按钮 3.1.5 在Word文档中插入图
片和图形对象2）插入图形【实例1】在文档中插入矩形。选择“插入矩形”的功能确定插入矩形的位置画矩形结束画矩形操作 3.1.5 在
Word文档中插入图片和图形对象3）选定和编辑图形对象选定一个图形对象 选定多个图形对象 3.1.5 在Word文档中插入图片和
图形对象4）设置图形的外观图形对象具有线型、颜色、粗细、大小等属性平面图形，如矩形、圆等还具有填充颜色属性。选定图形后，利用快捷菜
单中“设置自选图形格式” 菜单项3.1.5 在Word文档中插入图片和图形对象5）向图形中添加文字选择一个图形，在鼠标右键打开的快
捷菜单中，选择“添加文字”菜单项，即在图形中出现光标，在该位置可输入文字。3.1.5 在Word文档中插入图片和图形对象6）图形的
组合、取消 如果多个图形对象需要协同地进行整体操作，比如整体移动、复制，则应将它们组合为一个图形对象。方法 选中需要组合在一起的多
个图形后，单击绘图工具栏上的“绘图”按钮，或利用鼠标右键打开的快捷菜单，选择“组合”功能取消组合的方法与此类似3.1.5 在Wor
d文档中插入图片和图形对象案例1的编辑过程 演 示3.2 快速编辑文档技术 3.2.1 快速定位光标1．利用键盘快
速定位光标常用定位按键列表 3.2.1 快速定位光标2．利用“查找”功能定位光标 查找功能：将光标快速定位在要操作的文本上。既
可以查找文字，也可以查找格式。确定搜索规则 设置查找内容 设置搜索范围，包括向下、向上和全部 设置搜索复选框，包括是否区分英文的大
小写、是否区分英文全/半角字符和符号、是否必须全字匹配、是否使用通配符。 3.2.1 快速定位光标所通配符：可以匹配其他字符的字符
。“？”：匹配任意的一个字符“”：匹配任意的多个（或0个）字符w?n可以表示查找win、won等wh可以表示查找which、w
ho、what等3.2.2 选择、复制、删除、移动 思考如下问题: 如果有一些内容在文档中已经存在，现需要再次键入该内容，需要重新
输入一次吗？如果想把一些内容从文档中的一个地方换到另一个地方，是将原来的删掉，再在新位置输入一次吗？如果有一段内容需要删除，是按D
elete或BackSpace键一个一个地删除吗？3.2.2 选择、复制、删除、移动1．选择 1）使用鼠标拖动方法选择区域 选定一
个句子选定一行或多行文字选定一个段落选定整篇文档选定一大块文字选定列块（垂直的一块文字）：按住 Alt键后，将光标移至所选文本的起
始处，单击鼠标左键并拖曳到所选文本的末端，松开鼠标和 Alt 键。 3.2.2 选择、复制、删除、移动2）通过键盘选择区域常用键盘
选择区域按键列表 3.2.2 选择、复制、删除、移动3）在扩展模式下选择区域 用鼠标单击预选定区域的起点位置双击状态栏上的“扩展
”标记进入扩展模式。用鼠标单击预选定区域的结束位置。如果需要修改区域，则在指定位置上用鼠标单击或按下方向键或翻页键。为了取消扩展方
式，可以按Esc键。3.2.2 选择、复制、删除、移动2．文档区域的复制1）利用剪贴板进行复制 选定要复制的内容。将内容复制到剪贴
板：单击常用工具栏上的“复制”按钮，或选择“编辑”菜单中的“复制”菜单项，或单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“复制”选项，或使用快捷
键Ctrl+C，则选定的文本块被放入剪贴板中。将光标移到新位置。将剪贴板中的数据粘贴到文档中 3.2.2 选择、复制、删除、移动
2）利用鼠标拖动进行复制选定要复制的内容按下 Ctrl 键，把鼠标指针移到选定的文本块中，按下鼠标的左键拖拽文本到新位置，放开C
trl 键和鼠标左键。注意：使用鼠标拖动方法复制的文本块不被放入剪贴板中。 3.2.2 选择、复制、删除、移动3．移动短距离的移
动：在屏幕范围内，可以利用鼠标移动文本。具体的方法与复制操作类似，只是移动时，不需要按下Ctrl键。远距离的移动：使用剪切和粘贴菜
单项来完成。 3.2.2 选择、复制、删除、移动4．删除选定要删除的文本块后，按Delete键。选定要删除的文本块后，使用“剪切
” 菜单项 3.2.3 替换 功能可以提高录入效率可以使整个文档内的枯燥的修改变得迅速和有效3.2.3 替换【实例2】已知在一个
文档中经常要出现“Office 2000的新增功能”，这个字符串在书写时需要在英文大小写字母、中文和数字间切换，比较麻烦，所以输入
文档时先用简单的字符串“SX”代替它。写出将其替换回“Office 2000的新增功能”的过程。打开“查找和替换”对话框（“编辑”
→“替换”菜单项）。在“查找内容”框内输入“SX”。在“替换为”框内输入“Office 2000的新增功能”。在搜索范围中，选择“
区分大小写”、“全字匹配”。单击“全部替换”按钮。3.2.3 替换【实例3】有时在进行文本替换时，并不是查找到的字符串都需要替换。
例如，有一个句子：“中国是一个发展中国家，欢迎世界各地的企业家到中国来投资”。现在要将这句话中的“中国”替换成“中华人民共和国”。
很明显，“发展中国家”中的“中国”不应被替换，但如果在替换时，选择了“全部替换”按钮，则这个“中国”也将被替换。 3.2.4 操作
技巧1．Windows环境下的复制、剪切、粘贴复制、剪切、粘贴是Windows及其应用程序都具有的功能。其原理是利用一个称为剪贴板
的内存区域将复制或剪切的内容保存起来，利用粘贴功能将该内容进行复制或移动。Windows及其应用程序，对3个功能的设置具有统一性。
3.2.4 操作技巧2．撤销和恢复利用“撤消”和“恢复”功能，可以大大提高工作效率 撤消恢复 3.2.4 操作技巧3．返回曾经编
辑过的位置 Word能在“返回”列表中记下最后的三处编辑位置和当前光标的位置（进行过编辑操作的位置会被记录在返回列表中），所以使用
“返回”功能可以快速地移到编辑点。返回功能的组合键为Shift+F5，可以实现在最后三处编辑过的位置间切换。 3.3 文档格式编排
案例1的排版示意图 3.3 文档格式编排案例中涉及的问题如何设置文档中文字的字体、大小、颜色、显示效果？? 注意中文文字和英文文
字格式的区别。如何设置段落的缩进方式，段落中文字的对齐方式，合理加大段落之间的间距？如何设置纸张的大小，页面的边距？如何在页面顶部
和底部加入页眉/页脚？如何将输入的信息分为左右两栏的形式显示？如何将文字环绕在图片周围？如何设置诸如“首字下沉”的特殊显示效果？3
.3.1 字符格式 1．设置字体字体，是文字的一种书写风格中文字体英文字体设置字体的方法： 使用“格式”工具栏的“字体”下拉列表框
，在字体清单中选择所需字体的名称。打开“格式”菜单， 选择“字体”菜单项，在打开的“字体”对话框内选择“字体”选项卡 3.3.1
字符格式2．设置字号字号指文本字体的大小。在Word的字号中，用“号”、“磅”两种单位度量字体的大小。以“号”为单位时，数值越小，
字体越大以“磅”为单位时，磅值越小字体也越小英文文本的大小一般用“磅”表示3.3.1 字符格式3．字符的修饰字符的特殊修饰：粗体、
斜体、下划线、字符边框、字符颜色、上下标、删除线等。“其他格式”工具栏3.3.1 字符格式4．设置字符缩放、间距和位置 字符缩放比
例、字符间距和字符位置进行调整 3.3.2 段落格式段落：Word在输入回车键的地方插入一个段落标记，可以通过“常用”工具栏上的“
显示/隐藏”按钮查看段落标记。利用Shift＋Enter插入的软回车段落标记，排版时不能以此作为衡量段落的依据。 3.3.2 段
落格式1. 段落缩进段落缩进是指文本与页边距之间的距离。左（右）缩进：整个段落中所有行的左（右）边界向左（右）缩进首行缩进：从一个
段落的第一行第一个字符开始向右缩进，使之区别于前面的段落。悬挂缩进：将整个段落中除了首行之外的所有行的左边界向右缩进。设置段落格式
时，可以选中段落，也可以将光标移到需要设置缩进格式的段落中的任意位置。3.3.2 段落格式1）利用水平标尺中的缩进按钮 2）用菜单
设置缩进 3.3.2 段落格式2．段落对齐两端对齐：Word的默认对齐方式。居中对齐：常用于文章的标题、页眉等段落的格式设置。右对
齐：适用于书信、通知等文稿落款、日期的格式设置。分散对齐：可以使段落中的字符等距排列在左右边界之间，在编排英文文档时可以使左右边界
对齐，使文档整齐、美观。3.3.2 段落格式 段落对齐方式示意图 3.3.2 段落格式3．段落间距 使用Enter键可以直接在段落
间插入空行，以加大段与段间的距离。但是，Enter键插入的空行不会自动随段落移动，而且空行的大小与段落中的字号有关。设置段前、段后
的间距，段间距作为样式的组成部分保存在段落格式中，即使段落移动了，段前、段后的间距也不会改变。 3.3.2 段落格式4. 行间距默
认情况下，Word自动设置段落内文本的行间距为单倍行距，一般情况下，当行中出现图形或字体发生变化时，Word会自动调整行间距。如果
行间距设置为固定值，增大字体时行间距会保持不变，较大的文本可能显示不完整，这时，可以通过适当增大“设置值”框中的行间距大小来做调整
。设置新的行间距有两种方式。在“行距”下拉列表框中选择新的行间距利用“其他格式”工具栏中的行间距按钮3.3.2 段落格式5．段落的
分页控制 在输入、排版或增加、删除文档内容时，Word会自动增加一个分页符来给文档分页。排版时很忌讳将段落中的第一行留在前一页，或
将段落的最后一行推至下一页，以保持段落的完整性“段中不分页”：一个段落的所有行都处在同一页，中间不分页 “与下段同页”：使当前段落
与下一段落共处在同一页。常用于标题段落的格式，使其与下面的文本段落共处同一页中。 “段前分页”：使段落排在新页的开头。常用于需要另
起一页的大标题的段落格式。 3.3.3 页面格式设置1. 为文档添加页眉和页脚页眉和页脚是文档中页面上方和下方靠近边缘的一个专门的
编辑区域，通常包含书名、章节名、页码、日期等信息文字或图形。页眉：出现在每页的顶部的信息页脚：出现在每页的底部的信息在文档中可自始
至终用同一个页眉或页脚，也可在文档的不同部分用不同的页眉和页脚 3.3.3 页面格式设置1）创建页眉/页脚编辑页眉/页脚需要切换到
页面视图方式选择“视图”菜单下的“页眉/页脚”菜单项后，由Word自动切换到页面视图方式“页眉 /页脚”工具栏 3.3.3 页面格
式设置2）修改或删除页眉/页脚【实例4】默认情况下，页眉中有一条横线，将横线的线型改为“ ”。说明：要修改页眉的线型，必须先
选定页眉区横线上的段落标记。页眉的线型属于边框，所以主要利用“表格和边框”工具栏中的按钮完成。选定页眉区横线上的段落标记。选择新的
线型：在“表格和边框”工具栏的“线型”列表中选择指定的线型完成更改：单击工具栏中的“下框线”按钮，即将选择的新的线型应用于下框线。
3.3.3 页面格式设置3）节节：独立排版的单位，每一节可以具有不同的页面设置，如不同的纸张方向、页眉、页脚、页码格式等。默认方
式下，Word将整个文档作为一个节来处理，所以在某页设置了页眉和页脚后，文档的每一页都具有了相同的页眉和页脚。Word允许将文档分
为若干节，在不同的节内进行独立的排版。节与节之间使用“分节符”隔开。分节符的外观是含有“分节符（……）”字样的双虚线，分节符表示节
的结束。 分节符中存储的是分节符之前的一节的格式 3.3.3 页面格式设置插入分节符的方法 单击选择要插入分节符的位置，即在该位置
的前后要采取不同的版面设计。分节符属于分隔符的一种，要插入分节符需要打开插入“分隔符”对话框：选择“插入”→“分隔符”菜单项。 在
对话框的“分节符类型”区域内选择新节开始的位置。“下一页”：新的一节从下一页开始“连续”：新的一节从同一页开始，与前一节在同一页中
“偶数页”、“奇数页”：新的一节从下一偶数页或奇数页开始。3.3.3 页面格式设置【实例5】为文档的不同部分创建不同的页眉。说明：
要为某部分文档创建不同于其他部分的页眉，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉间的连接，再编辑不同部分的页眉。插入分节符
，建立独立排版的单位：在要使用不同页眉的文档的分隔处插入一个“下一页”类型的分节符。断开相邻两节中页眉间的连接：打开“页眉和页脚”
工具栏，将光标移至页眉区，“页眉和页脚”工具栏上“同前”按钮程按下状态，表示该节页眉与前节相同。单击“同前”按钮，使其呈未选中状态
，将当前节和前一节页眉间的连接断开。修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。由于当前节与后续节之间的连接并未断开，所以W
ord 会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。要为后续节创建不同的页眉或页脚，重复这几步操作即可。3.3.3 页面格式设置
4）设置页码页码：内容简单且使用最多的页眉或页脚。为多页的文档加上页码是必要的，否则在整理书面文档时难免出现混乱。插入页码时主要确
定页码的位置和对齐方式 2．设置分栏设置分栏：将文档中的内容以多个“栏”的形式排版。文档内容逐栏排列，从最左
边的一栏开始，自上而下地填满一栏后，再自动从一栏的底部连接到右边相邻一栏的顶端，开始新的一栏。设置分栏操作确定要分栏的文档范围确定
分栏的数目确定栏宽和间距选择分栏的样式3.3.3 页面格式设置【实例6】分栏排版从网上下载的歌词。提问：从互联网下载的歌词通常是短
句的样式，每首歌曲的歌词就要占据一页的位置，怎样才能在一个页面下打印多首歌曲的歌词呢？ 3.
3.3 页面格式设置选择第一首歌歌词除歌名外的文本，将其按两栏的形式排版。第二首歌词按相同的方式分栏。将两首歌的歌词按段落的居中形
式排版。3.3.3 页面格式设置因为最后一栏很短，形成了不对称的情况。这种情况可以使用插入“分栏符”强行分栏的方式解决，从下一栏开
始新的文本。单击要强行分栏的位置，选择“插入”→“分隔符”，在“分隔符”对话框中选择“分栏符”。3.3.3 页面格式设置3. 页面
设置页面设置就是对文档的页面规格进行设置，包括页边距、纸型、纸张来源、版式及文字排列等。Word文档的页面设置通过“页面设置”对话
框完成（“文件”→“页面设置”菜单项）。1）纸型设置在“页面设置”对话框中选择“纸型”选项卡确定纸张的型号，方向，针对的范围等3.
3.3 页面格式设置2）页边距设置页边距纸张边缘的距离。默认情况下，Word创建的文档是纵向的，顶端和底端各留有2.54厘米的页边
距，两边留有3.17厘米的页边距。用户可以根据需要修改页边距，也可以在页边距中增加额外的空间，以便装订。设置页边距有两种方式。使用
“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡通过标尺设置页边距3.3.3 页面格式设置3）版式设置打开“页面设置”对话框中的“版式”选项
卡，可以对文档的版面布局进行设置“奇偶页不同”: 使奇数页和偶数页具有不同的页眉/页脚“首页不同”:首页不加页眉3.3.3 页面格
式设置单击“边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框, 在“页面边框”选项卡中可以为页面设置边框。 边框设置包括: 边框的样式，边框
的线型，边框的颜色，宽度使用预览区内的“上线”、“下线”等用于自定义框线的样式，单击这些按钮可以去掉或加入该框线 3.3.3 页面
格式设置4．图文混排图文混排：用来设置文档编排的特殊效果，主要处理文字与图片之间的位置关系。打开“设置图片格式”对话框，选择“版式
”选项卡 3.3.3 页面格式设置图片与文字之间的关系“嵌入型”：图片在文档中与上下左右文本的相对位置始终保持不变，这是图片默认
的版式“四周型”和“紧密型”：允许在图形的周围整齐环绕或不规则环绕文字3.3.3 页面格式设置案例1的排版过程 演
示3.3.5 打印预览和打印1．打印预览单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或选择“文件”菜单中的“打印预览”菜单项，打开“打
印预览”窗口 3.3.5 打印预览和打印2．打印选择打印机指定文档需打印的部分指定打印的“份数”及是否“逐份打印”3.3.5 打印
预览和打印【实例7】将长度为100页的文档进行双面打印。确定打印机的出纸顺序逆页序打印正序打印打印奇数页在“打印”后面的下拉列表框
选择“奇数页”，开始打印。打印偶数页将打印好的奇数页翻转、未打印一侧朝上，放入打印机送纸盒；在“打印”后面的下拉列表框选择“偶数页
”，开始打印。3.4 Word高级应用3.4.1 应用样式统一文档格式【案例2】拟定编写一个产品说明书，共分4章，每章由不同的人进
行编写，最后合并为一个文档，并在首页为说明书建立一个目录结构。要求：每个人建立的文档都具有统一的格式规范。 3.4.1 应用样式统
一文档格式案例中涉及的问题多人协同完成一个规模较大的文档的编写，如何准确、快速地统一文档格式？如果文档格式要求发生变化，如何方便、
快速地调整文档格式？文档建好后能否由系统自动生成目录结构，免去手工建立目录的麻烦？3.4.1 应用样式统一文档格式样式：文档中已经
定义好的格式，它能准确、迅速改变文档中指定对象的外观。样式的优点在案例2中要求各章的章名、小节名、文档内容的格式严格地保持一致，则
必须使用样式；否则，如果每一部分都手工设置，不仅工作量大，而且前后也很难保持一致。使用样式也可以方便地调整格式，比如要修改某标题的
格式，只需要修改标题的样式，那么所有采用该样式的标题格式将被自动修改，很轻松地实现了批量修改的效果。 3.4.1 应用样式统一文档
格式模板: 是包含了已定义样式、页面布局等设置的特殊文件，其文件扩展名为.dot。利用模板可以创建继承了它的样式及其他设置的Wo
rd文档。思考：为什么利用“常用”工具栏的“新建”按钮建立的空白文档中，输入的文字是五号宋体而不是其他字号、字体呢？因为系统使用了
一个公共模板Normal.dot，Word把新段落中的文字作为正文来处理，而公共模板中“正文”的样式是五号宋体。3.4.1 应用样
式统一文档格式1．认识样式【实例8】查看新建空文档的样式。利用“常用”工具栏的“新建”按钮建立一个空白文档，打开“样式”下拉列表框
公共模板中的标准样式有正文、标题1、标题2、标题3，这些就是样式的名称3.4.1 应用样式统一文档格式样式的外观即代表了样式中所包
含的格式：字体、字号、段落对齐方式、段落的缩进方式等。应用样式之前，必须先确定好对象，选中要应用样式的文本或将光标置于要应用样式的
段落之中，再打开样式列表，单击要使用的样式。3.4.1 应用样式统一文档格式2．创建样式【实例9】创建一个“表标题”样式。打开“样
式”对话框, 单击“新建”按钮打开“新建样式”对话框3.4.1 应用样式统一文档格式命名样式确定样式类型字符样式段落样式确定基础样
式设计样式是一个比较复杂的过程，因此，创建样式时尽量选择一个最接近需要的“样式”，以此为基础设计新的样式。3.4.1 应用样式统一
文档格式确定后续段落样式。所谓“后续段落样式”指在某个段落设置为该样式后，按Enter键，下一段落是什么样式。选择是否将样式添至模
板。选中该选项，则新建的样式增加到创建该文档时所使用的模板；否则，只将该样式加入当前文档。本实例选择“添至模板”。定义新建样式的格
式。单击“格式”按钮，选择需要设置的格式。本例选择“段落”，打开“段落”对话框，设置居中、段前间距6磅，段后4磅；再选择“字体”，
打开“字体”对话框，设置中文字体为“黑体”、英文字体为“Arial”、字号为五号。3.4.1 应用样式统一文档格式为样式指定快捷键
。对于常用的样式可以为其指定快捷键，即不需要打开“样式”列表框也可以应用样式。快捷键是Ctrl或Alt与其他键的组合形式。为“表标
题”样式指定一个快捷键“Ctrl＋\”单击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框，光标停留在“请按新快捷键”文本框中，在键盘上按
下“Ctrl＋\”，则该键组合出现在文本框中；单击“指定”按钮，将组合键加入“当前快捷键”中；关闭确定即可。3.4.1 应用样式统
一文档格式3．修改样式一般来讲，如果系统已经定义了标准样式，而它又无法满足用户的需求，则应对其进行修改，而不是创建新样式来取代它。
同样，用户自己定义好的样式也会遇到需要修改的状况。修改样式与创建样式的过程相似.修改样式后，Word会自动使文档中使用该样式的格式
进行相应的改变。3.4.1 应用样式统一文档格式4．创建模板设置好样式后，将文档中的内容删除，利用存盘的功能将文档保存为模板，即在
“保存类型”处选择“文档模板(.dot)” Word自动将模板保存在模板目录下。当再进行新建文档操作时，该模板将作为备选模板出现
在常用模板之中 3.4.1 应用样式统一文档格式5．插入目录目录的作用: 列出文档中的各级标题以及每个标题所在页码。Word具有自
动编制目录的功能，但前提条件是文档中存在各级标题样式，并已按标题样式排版。Word会按照标题样式逐级搜索其所在的页码，形成目录插入
在文档中。单击目录中的页码，就可以跳转到该页码对应的标题。“插入”→“索引和目录”菜单项目录的样式可以从“格式”下拉列表框中选择，
如果选择的是“来自模板”，则采用本文档中的目录样式。“显示级别”列表框中指定目录中显示的标题层数。目录的显示效果可以在“打印预览”
框中看到3.4.1 应用样式统一文档格式“插入”→“索引和目录”菜单项目录的样式可以从“格式”下拉列表框中选择，如果选择的是“来自
模板”，则采用本文档中的目录样式。“显示级别”列表框中指定目录中显示的标题层数。目录的显示效果可以在“打印预览”框中看到3.4.1
应用样式统一文档格式格式刷: 可以复制文字格式,段落格式当光标在某一位置或选中一部分文字时，单击格式刷可以复制出所在位置或所选内
容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。如果选中段落符，单击格式刷则复制出所在段落的段落文字格式，用这一个刷子
去刷别的文字可实现段落格式的复制。如果对格式刷双击，则复制格式后可连续多次使用格式刷，直到单击格式刷或别的动作发生为止。在长文档中
应用样式时，可以使用格式刷复制相同的样式。 3.4.2 使用大纲视图组织长文档我们经常会遇到需要编辑篇幅很长的文档的情况，如产品的
说明书、论文、书稿等等。只凭借Word的常规操作很难达到便捷地编写和修改文档。大纲视图最适合编写、修改和重新组织具有多层标题的长文
档使用大纲视图的前提条件：已经使用特定的样式把文档组织成一个由主标题和子标题构成的层次结构。3.4.2 使用大纲视图组织长文档1）
显示控制显示级别控制：按钮控制显示标题的级别。展开/折叠标题下的文字单击 “+” 按钮可以将光标处标题下的内容折叠起来“-”按钮将
标题下的内容展开双击标题前的符号也可以展开/折叠标题下的文字。3.4.2 使用大纲视图组织长文档2）选中操作对象选中标题及该标题下
的各级子标题和正文只选中标题选中段落3.4.2 使用大纲视图组织长文档3）重组文档大纲视图条理清晰地显示了文档结构，选中标题后，单
击工具栏上上下按钮，可以上下调整标题的位置提示：在标题调整的同时，该标题下的所有下级标题及正文文本也会随之一起移动，很轻松地实现了
大块文档内容的移动。即：在大纲视图下移动（包括复制）操作可以包含了下属内容的标题为单位。使用工具栏中的左右按钮，可以将光标所在标题
进行提升一个级别、降低一个级别、降低至正文级别。与移动标题相同，标题级别改变时其下属的子标题及正文也会随之改变级别。如果只想改变标
题的级别，则按“只选中标题”的方法进行，再调整级别。 3.5 表格【案例3】制作如下所示表格。3.5 表格案例中涉及的问题如何在文
档中创建表格？?插入的表格是规整的M行N列的结构，如果表格中有不规则的部分，如何调整表格的结构？如何将表格修饰的更美观，为其设置底
纹、线型等？如何在表格中加入斜线表头？ 如何调整表格中的行高和列宽？有诸如“格式工具栏”可以快捷设置格式一样的、可以快捷操作表格的
工具栏吗？3.5.1 创建和绘制表格1．创建表格创建表格的过程在文档中确定要插入表格的位置执行插入表格的命令确定表格的行数和列数
3.5.1 创建和绘制表格“表格和边框”工具栏设置表格结构命令（自动套用样式，插入表格、合并单元格、拆分单元格，绘制表格、擦除）
修饰表格外观命令（边框线型、边框宽度、边框颜色、有无边框、底纹颜色）设置单元格格式（单元格内文字对齐方式设置、平均分布各行、平均分
布各列）等3.5.1 创建和绘制表格插入表格的方法使用“表格”菜单下的“插入”→“表格”命令单击“表格和边框”工具栏中的“插入表格
”按钮 利用“常用”工具栏中的“插入表格”按钮使用“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”工具。单击工具栏中的“绘制表格”按钮，鼠标指
针在文档窗口中显示为铅笔形状；在文档中需要插入表格的位置按下鼠标左键并向右下方拖动，到适当位置后松开鼠标按键，得到一个表格的外框；
拖动鼠标指针在表格框内绘制横线、竖线、斜线，直到绘出需要的表格为止。如果要擦除画错的或不要的线，单击“擦除”按钮“”，鼠标指针变为
橡皮状，在要擦除的线上拖动鼠标 3.5.1 创建和绘制表格2．设置斜线表头1）利用系统提供的样式绘制斜线头。选择“表格”菜单中的“
绘制斜线表头”命令，在对话框中可以选择表头样式，设置表头标题的字体大小。如果表格单元格容纳不下输入的标题，系统会给出警告，并且容纳
不下的字符会被截掉。3.5.1 创建和绘制表格2）使用工具栏中的“绘制表格”工具在单元格中手工绘制斜线，这种方法能很好地处理只有一
根斜线的表头。 3.5.2 调整表格结构1. 选定3.5.2 调整表格结构2. 插入/删除行、列或单元格 1）插入整行、整列3.5.2 调整表格结构2）插入单元格 “左侧单元格右移”：活动单元格（选定的单元格）右移。“活动单元格下移”：在所选单元格的上方插入新的单元格。“整行插入”：在所选单元格的上方插入新行。“整列插入”：在所选单元格的左侧插入新列。 3.5.2 调整表格结构3）删除单元格、行或列选定要删除的行或列后按“Del”键，只将选定表格中的数据删除掉，表格仍然存在。其他删除行、列和单元格的方式与插入相同。 3.5.2 调整表格结构3. 拆分和合并单元格拆分单元格是将表格中的一个单元格拆分成等宽的多个单元格。选定要拆分的单元格（一个或多个）选择“拆分”命令在“拆分单元格”对话框中填写“列数”和“行数”，即选择将单元格拆分为几等份。合并单元格是将同一行或同一列中的两个或多个单元格合并为一个单元格，操作的方法 与拆分类似。还可以通过工具栏上的“擦除”按钮，双击要删除的框线实现合并单元格。 3.5.3 表格属性设置1. 改变表格行高、列宽2．设置单元格中文本的对齐方式3. 设置表格版式4．设置表格边框5．设置表格底纹3.5.4 案例3的编辑过程3.5.5 转换表格和文本1、把表格转换成文本选定要转换成段落的行或整个表格；打开“将表格转换成文字”对话框：单击“表格”→“转换”→“将表格转换成文字”菜单项；在对话框的“文本分隔符”区域中选定要当作文本分隔符的单选按钮 “段落标记”：把每个单元格的内容转换成一个文本段落。 “制表符”：把每个单元格的内容转换后用制表符分隔，每行单元格的内容成为一个文本段落。“逗号”（半角逗号）：把每个单元格的内容转换后用逗号分隔，每行单元格的内容成为一个文本段落。 “其他字符”3.5.5 转换表格和文本2．把文字转换成表格 选定要转换为表格的文本打开“将文字转换成表格”对话框：单击“表格”→“转换”→“将表格转换成文字”菜单项在“列数”框中指定转换后表格的列数：如果指定的列数大于所选内容的实际需要时，多余的单元格将成为空单元格；反之，某些项罗列在一起设置列宽选定分隔符3.5.6 表格的公式计算1. 单元格的名称3.5.6 表格的公式计算2. 在表格中应用公式先将光标定位在要放置结果的单元格中选择“表格”→“公式”对话框，此时，Word会自动对表格进行分析，然后在“公式”文本框中给出适当的公式。如果所选的单元格位于数字列的底部，Word会建议使用“=SUM(ABOVE)”公式，即对光标所在单元格上方各单元格中的数值求和