《办公室工作实务》文书的立卷归档

办公室工作实务 会说 会写 会做事 会做人 　办公室文书管理
学习目标 知识点 1、了解文书管理的内容和要求 2、了解公文的行文制度 3、掌握公文
处理的程序与方法 4、掌握文书的立卷归档的方法 能力点 1、具备办公室文书处理的能力 2、掌握文书的立卷归档的工作技能 素
质点 1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养 2、养成严谨、规范的文书处理工作习惯 3、培养求真、务实的职业素养会说
会写 会做事 会做人会说 会写 会做事 会做人 文书 立卷归档 情景案例
某汽车销售公司的档案管理人员小肖在文书立卷归档过程中发现上次公司大型车展活动中的文件缺少一些新闻报道和相关图
片，邀请的上级领导的讲话稿也不见了，同时还有些重要的机密文件跟一般文件放在一起。几经查找，她将文件收集齐全，并且将机密文件和一般文
件进行了分开处理。事后她将发现的问题写了份报告交给领导，分析文件收集不全以及机密文件与普通文件的混杂原因，据她分析文书归档出现遗漏
的主要原因有：一是有些承办人员不愿意将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；二是一些文书人员未按归档范围收集文件；三是公司内部
未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。另外在区分机密文件与普通文件的问题上主要是归档人员没有注意保管期限的划分标准，针对这
些现象她提出了一些合理化的建议，受到了领导的表扬。 会说 会写 会做事 会做人项目任务 1、针对该汽车销售公司文件出
现的缺失和遗漏情况，你认为该怎样补救？ 2、根据肖秘书分析的原因，你以后打算怎样做好文书的立卷归档工作呢？有何建议？会说
会写 会做事 会做人 任务分析 文书的立卷归档是档案管理工作中一个十分重要
的环节，它直接决定了档案的案卷质量，而案卷质量的高低又最终决定着档案的检索、利用和信息资源的开发。上述案例提到的某汽车销售公司之所
以会出现文件缺失和遗漏情况，就是因为单位的文书立卷归档工作没有做到位。实际上，文书的立卷归档就是对档案进行收集和鉴定，这是档案工作
的基础。案例中的肖秘书在整理文书时就发现了公司的文书在收集方面出了问题，但是她能及时进行收集补充，找全了资料，避免了档案不全的错误
，这也提醒办公室秘书人员以后对于所有需要归档的文件应该在第一时间归档，以免出现遗漏遗失。在归档的时候注意要按照公司相应的文书归档分
类方法进行，虽然文书归档有通用的方法和原则，但是鉴于每个单位的不同实际情况，需要归档文书的范围、内容、分类方法、保管期限也随之不同
，这就需要文秘人员在文书立卷归档时首先要熟悉公司有关工作流程，掌握文书立卷归档的分类方法，列出准确的文书检索条目，为文书的检索利用
提供及时的信息。 会说 会写 会做事 会做人文书立卷归档的概念会说 会写 会做事 会做人
什么是“卷” 立卷的“卷” ，即案卷，也称“卷宗”，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体文
书立卷归档的概念会说 会写 会做事 会做人 什么是“立卷归档”是对已经办理完毕的文书材料，挑选其有保存价值的，按照它们在
形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。文书立卷归档的概念会说 会写 会做事 会做人 文书管理内容文书立
卷归档文件的管理(档案管理)文书的利用(档案管理)发文处理收文处理包括对应立卷文件材料的收集、立卷和归档等诸环节包括对所有即将发出
公文的拟稿、核稿、签发和发放等诸环节包括对所有收到公文的登记、拟办、承办和催办等诸环节
立卷是文书办理过程的最后环节也是现行文件转化为档案的必经步骤文书立卷归档的作用会说 会写 会做事
会做人 有利于今后的查找利用有利于文件的完整安全为档案管理奠定基础 对文件进行系统的收集整理，有规律地排列与组
合，并且编制详细的检索目录，这就为今后的查考和利用提供了方便 立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份
份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文件的完整性，使之不易在查考利用中磨损和丢失，也维护了文件的安全 高质
量的文书立卷，能为档案管理打下基础，使档案充分发挥历史凭证作用，为将来的工作提供服务需要进行立卷的文书材料 会说 会写 会做
事 会做人公司企业任何文件材料都要立卷吗? 确定立卷范围之必要性要了解哪些文件材料该立卷，哪些不要,划定文书材料立卷的范围目的
是保证确有查考价值的文件能齐全完整地立卷保存，把没有查考价值的文件剔除出去既避免遗漏主要文件，又不使案卷重复和庞杂臃肿工作中形成的
文件材料很多，需要立卷归档的只是其中的精华，并非有文必立卷需要进行立卷的文书材料 会说 会写 会做事 会做人不需要收集和
归档的材料 会说 会写 会做事 会做人 需要立卷的材料范围不好 记忆，不需要收集和立 卷的材料范围很好掌握！ 不需
收集立卷的材料1、重份文件（特别重要的文件保留两份，其他只需一份）。2、无参考价值的临时事务性文件，如一般的会议临时通知、洽谈工作
的介绍信、节假日放假通知、值班安排等。3、未经签发的文书草稿，一般文件的历次修改稿。4、无特殊保存价值的信封，一般性的询问、表态的
群众来信。文书立卷归档的要求会说 会写 会做事 会做人 1、 2、
。 3、。 1.严格管理制度对于各类收集来的文件材料实行收发登记制度和
立卷归档制度，认真做好文件材料的登记、核实、检查工作，对不需要归档或不符合要求的文件及时进行清退。2.注意文书资料完整收集文件材料
时，要留心收集散落在个人或部门手中的零散文件，尽量保存原件，以保持归档材料的的完整性3.保证立卷文件之间的历史联系，区分保存价值，
便于保管和利用 文书立卷归档的工作程序编制案卷目录立卷的准备集中文件组卷调整类别案卷排列会说 会写 会
做事 会做人装盒 归档 1、编制立卷类目2、平时的归卷立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人
立卷的准备
立卷类目 也称立卷计划、立卷方案
! 编制立卷类目 是一年的实际文件没有形成以前，单位各个部门在每年初根据本部门工作活动的
规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，主要依据各部门文件材料的归档范围，事先拟制出来的归卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。立
卷类目主要由类名和条款两部分组成立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人 ⑴ 类名。即类别，是综合概括归卷文件的类属名称
，如组织类、宣传类、工交类、城建类、财贸类、文教类、综合类等。 ⑵ 条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件
的总标题。 条款顺序排定以后，依次编上顺序号。如第一类第一条为“1—1”、第二类第二条为“2—2”
等等。 如：宣传类 “1—1” 长沙民政学院历年校园文化节文件
“1—2” 长沙民政学院历年职工文化活动文件 立卷类目的类别和条款的排列呈表格式
，是平时文件归卷的“索引表”，指导文件“对号入座”。 每一条款准备一个卷盒（或卷夹），将立卷类目
中的条款和顺序号打印在纸条上，贴在准备好的卷盒背上。卷盒按条款的顺序排放，平时文件处理完毕后，秘书人员即可将文件“对号入座”归入相
应的卷盒内，并在收（发）登记簿上注明文件存入的卷号，以备查找。 立卷归档的内容会说 会写 会做事
会做人 立卷的准备平时归卷工作 指单位的秘书依据已经编好的立卷类目，
将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。⑴ 注意做好文件材料的收集工作； ⑵ 对已经归卷的文件材料，要进行定期检查
和调整； ⑶ 事先预编的立卷类目，要注意调整修改； ⑷ 可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订； ⑸ 一些文件不便归卷，
可单独设立一个卷夹，注明“待归文件”立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人 集中文件 文书立卷的第一
个程序就是在年终或第二年上半年，将单位组织在本年度或上一年度所形成和运转的文书材料中需要立卷归档的部分全部摆放在一起，以便及时发现
遗漏或者不齐全的部分，一旦发现，则要立刻收集补充，确保立卷文书材料的齐全完整。在平时公文办理完毕后，应当及时将公文定稿、正本和有关
材料交本部门文秘人员整理、归档。个人不得保存应当归档的公文立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人
调整类别 在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材
料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作 具体而言，调整类别就是按照文书的来源、内容、时间和形成的异同，分成
若干层次和类别，构成有机体系。其原则就是要把立卷文书分门别类，更加具体更加细致化。按时间分类按组织机构分类按问题分类分类的方法立卷
归档的内容会说 会写 会做事 会做人 年度归类法就是把文件资料按照时间来区分，每年的1月1日至
12月31日为一年，所有这一年内形成的各类文件都归为一类。但是由于各类文件在形成和处理的具体过程中的差异，造成同一文件存在两个日期
的现象，有的日期还可能不属于同一年度，针对这种情况，一般采取如下办法：一般文件以制发日期（落款日期）为准，法律法规性文件以批准、通
过或生效日期为准归类。 某公司文件2003年2004年2005年2006年年度分类法立卷归档的内容会说 会写 会做事
会做人 按组织机构分类最主要的是确定制发文件的单位或部门，谁制发了该文件，就
归入哪个机构当中。具体方法是：① 对于一般文件，以文件上的发文机关标识归类。② 对于几个部门共同承办的文件，则归入牵头机构或最后经
办机构的类别中。③ 以单位名义召开的综合性会议文件，归入办公室；以单位名义召开的专业性会议文件，归入对口业务部门。④ 单位领导外出
开会学习带回的文件资料，归入办公室。 某公司文件办公室生产部公关部财务室销售部组织机构分类法立卷归档的内容会说 会写 会做事
会做人 问题归类法是相对比较复杂的一种，由
于各单位性质的不同，文件的内容也不一致，因此在文件的归类中可能会出现文件资料不易查找的现象，因此我们在具体的立卷归档中，要根据情况
的需要，更进一步细分案卷。某公司文件销售业绩计划总结工资业务培训问题分类法立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人
掌握六个特征 组卷法!
组卷 对应立卷的文书材料进行组卷，是立卷工作中的一个关键性环节，又是一个复杂的环节，需要
考虑文书的不同特征和固有价值。文书的组卷过程是一个比较灵活的过程，不能够只单纯按照一个特征来组卷，有时候需要灵活的结合运用二到三个
特征来组立一个案卷。经过长期的工作经验积累，出现了许多有效的组卷方法，这里主要介绍最常用的一种方法，即六个特征组卷法。立卷归档的内
容会说 会写 会做事 会做人 所谓六特征组卷法指的是把文件分为作者、问题、时间、文
种（名称）、地区、通讯者六个方面的特征，文件之间如果在某些特征上有相同点，则表明它们之间存在一定的联系，在归档时就把这些文件归为一
类。这些相同点可以是一个或多个特征，可以根据工作的需要灵活的组织搭配。其中最常用的是作者、问题两个特征，通常会将这两个特征与其他特
征结合进行组卷，以方便查找文件。 立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人
如：××公司2005年各部门工作计划 作者 时间
问题 ××总公司关于员工业务培训的方案、总结
作者 问题 文种（名称）
2005-2007年文秘教研室会议记录 时间
作者 文种 立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人
按通讯者特征立卷实例 （1）化工大学关于王兰工作调动的函 （2）工业大学关于王兰工作调动的复函
（3）化工大学关于刘海工作调动的函 （4）工业大学关于刘海工作调动的复函 以上案例是按照
文件的通讯者相同来立卷的，案卷的标题为：《化工大学与工业大学关于王兰、刘海工作调动问题的来往文书》
立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人
案卷排列 案卷在存放的时候，需要考虑确定案卷的前后次序，以便更好理解案卷之间的逻辑联系，方便查考。
案卷排列法（1）按照案卷所反映的工作上的联系排列。（2）按照案卷内容所反映的一定问题排列
。 （3）按照案卷所属的起止时间进行排列。 （4）按文件的作者、收发单位或部门以及内容所涉及的地区进行排列。 （5）按姓氏、汉语拼
音字母等顺序排列。 小知识会说 会写 会做事 会做人 按照文件的保管期限立卷：案卷的保管期限分为永久
，长期，短期三种 凡是记载和反映本机关或者部门的主要职能活动和基本历史面貌等的文件，有长远的查考利用价值的文件，属于
永久保管类； 在相当长一段时间里开展工作，总结经验需要查考的文件，属于长期保管类，时间大概在16年到50年；
其他一些只在短期内需要查考的文件，则为短期保管类，一般时间在15年以下。 立卷归档的内容 2007年长
沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说 会写 会做事 会做人编制案卷目录 在案卷的开始，都需要有一个《卷内
文书材料目录》（《卷内目录》），主要用以介绍卷内的文书材料内容，方便以后查找。一般《卷内目录》需要包括：顺序号，作者，文书材料标题
，文号，文书材料日期，页号以及备注。立卷归档的内容
卷内目录
会说 会写 会做事 会做人立卷归档的内容会说 会写 会
做事 会做人 装盒 装盒就是将已经整理好的文件按顺序装入档案盒，并填写封面、盒脊及备考表项
目。 档案盒封面应注明全宗名称。档案盒还应根据摆放位置不同，在盒脊上写明全宗号、年度、起止件号、盒号等必备项，还可设置机构
等选择项。 立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做人 归档文件目录封面 全宗名称_______ 年
度_______保管期限 ———— 机 构 —————件 号 ————立卷归档的内容会说 会写 会做事 会做
人文件侧脊标签模板： 位置编码部门名称 小类名称1-K-1人事处考 核文档的管理及查阅会说 会
写 会做事 会做人 1、文档中的文件应每年清理一次。 2、新增的文件需要归档时，应依据其内容、文
种等，将其归入相应的文件夹，并及时在该类文件的首页目录中添加相关内容。 3、需查阅文档时，可依据目录指引找到该份文件。查阅完
毕后，应依据文件的卷内编号，将其整齐地摆放至原位。相关链接会说 会写 会做事 会做人
什么是档案立卷类目 立卷类目也称立卷计划、立卷方案，是各个部门在每年初根据本部门工作
活动的规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，主要依据各部门文件材料的归档范围，拟制出来的归卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。
立卷类目主要由类和条款组成，每一条款准备一个卷盒（或卷夹），将立卷类目中的条款和顺序号打印在纸条上，贴在
准备好的卷盒背上。卷盒按条款的顺序排放，文件处理完毕后，秘书人员即可将文件“对号入座”归入相应的卷盒内，并在收（发）文登记簿上注明
文件存入的卷号，以备查找。 相关链接会说 会写 会做事 会做人 以下是院
系2004年档案立卷类目的范例，院内各部门可根据本部门形成的文件材料的实际情况和归档范围，制定自己的立卷类目
综合档案室 系（院）2004年档案立卷类目 党群类（DQ）
DQ11 党务工作方面的文件材料（包括本系（院）党总支、支部工作计划、总结、报告、党建工作和党员奖惩材料）
DQ14 学生思想政治工作方面的文件材料（包括本系（院）有关学生思想政治工作的计划、报告、典型调查材料
、学生政工人员名单） DQ17 共青团工作方面的文件材料（包括本系（院）团委、团总支的工作计划、总结和
开展重大活动的材料、团员名册、声像材料） 相关链接会说 会写 会做事
会做人 教学类（JX） JX11-1 有关行政管理、教学管理的文件（
包括本系（院）的计划、总结、报告、规章制度和统计材料） JX11-2 有关教学改革方面的文件材料
JX11-3 有关学生管理工作的文件材料 JX12-1 有关学科、专业设
置和实验室建设的文件材料 JX14-1 有关学生奖惩材料 JX15-1 有关教学与教学实
践的文件材料（包括教学计划、大纲、考试管理、实习、见习材料） JX15-2 有关教研室活动的材料
JX15-3 重点课程的试题库 JX15-4 典型教案、课件
JX16-1 本科学生学位论文目录及优秀毕业论文 JX17-1 有关毕业生工作文
件材料 JX17-2 毕业生合影照片 JX18-1 院（系）各专业使用
的教材目录和自编教材相关链接会说 会写 会做事 会做人 声像档案类（SX） SX12 院
系重大活动形成的照片及底片 SX13 院系重大活动形成的录像带 SX19 院系重大活动形成
的刻录光盘 实物档案类（SW） SW12 院系集体或个人获奖的证书、锦旗、奖状和奖杯
电子档案类（DZ） DZ12 院系重要文件、重大活动刻录的光盘 DZ13 院系重要文件、管
理制度的磁盘实践训练 课堂讨论 1、什么是文书的立卷归档？ 2、文件归档的方法有哪些？
3、文书立卷归档的程序是什么？ 4、文书分类的方法有哪几种？ 5、什么是六特征组卷法？会说
会写 会做事 会做人实践训练 案例分析 汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司
在年底清理文件时，发现了这样一些文件： ⑴ 汉阳纸品印刷有限公司员工考核制度 ⑵ 汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司2006年
生产计划 ⑶ 汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司关于加强安全生产的通知 ⑷ 汉阳纸品印刷有限公司关于元旦放假的通知 ⑸ 汉
阳纸品印刷有限公司关于召开2005年终总结大会的通知 ⑹ 汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司关于扩大2号生产线的请示 ⑺ 汉阳
纸品印刷有限公司关于任命公司副总经理的通知 ⑻ 汉阳纸品印刷有限公司关于上半年生产销售情况的通报 ⑼ 汉阳市纸品印刷有限公司
羊城分公司关于组织参加总公司职工文艺会演的通知会说 会写 会做事 会做人实践训练会说 会写 会做事 会做人　　
分析与讨论 请将上述材料调整类别，按相应的方法分类，并说明理由。实践训练会说 会写 会做事 会做人　参考
答案 ⑴ 请将上述材料运用相应的特征进行立卷归档。参考答案： 第一组：（2）（3）（6）（9）
第二组（1）（4）（5）（7）（8） ⑵ 写出分类的方法，并说明理由参考答案： 上述材料主要包括俩个
公司文件，一个是总公司，一个是分公司，所以第一层采用作者特征分类法区分，然后在相同作者情况下按照文种进行二次分类
实践训练 杨睛是一名即将毕业的文秘专业的学生，为了更好的提高自己的实践能力，她申请去系部档案室帮忙
整理档案。第一天去档案室，打开文件柜一看，发现里面塞满了档案盒，档案盒外面还有很多散乱的文件，她随手把这些散乱的文件抽出来看了下，
发现有以下几份文件： ⑴ 大学关于人事分配制度改革的方案（草案） ⑵ 大学关于调整学位评定评委会组成人员的通知 ⑶
大学学院关于增加实训室的请示 ⑷ 大学关于“十一”放假的通知 ⑸ 大学学院关于期末寒假及开学安排的通知
⑹ 大学关于做好2005级毕业论文指导工作的通知 ⑺ 大学关于成立2006年招生工作领导小组的通知 ⑻ 大学
学院关于组织开展学生技能大赛的通知 ⑼ 大学学院关于开展学生技能大赛的方案 ⑽ 大学学院关于开展
学生技能大赛的总结 ⑾ 大学关于实施《岗位聘用方案修订意见》通知 ⑿ 大学迎接省评估专家组来校指导工作的活动安排
⒀ 大学学院2005年工作总结 ⒁ 大学学院2005年工作计划会说 会写 会做事 会做人实践
训练会说 会写 会做事 会做人　　分析与讨论 1、哪些文件属于归档范围？哪些文件可以剔除？ 2、 根据六个
特征立卷法，哪些文件可以组成案卷？ 3、所组成的案卷如何拟制案卷名？实践训练会说 会写 会做事 会做人
哪些文件属于归档范围？哪些文件可以剔除？ （1）（也可以归档）（4）不须归档，其他都要归档
根据六个特征立卷法，哪些文件可以组成案卷？ 第一层采用作者特征分类法区分：第一组（1）（2）（6
）（7）（11）（12）　第二组（3）（5）（8）（9）（10）（13）（14） 第二层在相同作者情况下按
照问题特征进行二次分类，因为分析各组文件之间的特征，只有问题特征使这些文件之间的联系更为紧密，才有条件使这些文件组合成一个个的案卷
。 所组成的案卷如何拟制案卷名？ 第一组：（1）（2）（7）（11）　《大学人事
工作的相关文件》 （6）　《大学关于2005级毕业论文指导工作的相关文件》 （1
2）　《大学迎接省评估专家组来校指导工作的相关文件》 第二组：　（8）（9）（10）　《大学
学院组织开展学生技能大赛的相关文件》 （13）（14）　《大学学院工作计划总结相关文件》
（3）（5）　《大学学院教学管理相关文件》实践训练
刘丽，南京大学毕业，在康达保险公司已经工作了两年，一直担任总经理的直属助理。她的工作内容，包括为总经理收
集资料，准备商务谈判文件，替总经理安排出差日程等多项工作。其中有一项惯例性的工作，就是办公室文件的立卷工作，公司一年形成的文件都由
刘丽负责整理立卷，然后进行移交。但是，公司一年形成的文件数量大、种类多，刘丽应如何做好公司的文书立卷工作？ 会说 会写 会做事 会做人实践训练 讨论明确： 康达保险公司一年形成的文件数量大、种类多，如果不做好充分的准备，在短时间内是无法将其整理归档完毕的。为了提高工作效率，小刘采用平时立卷的方法来完成这项工作。通常她会在特定的时间，拟好新一年的归档类目条款，根据类别的多少，准备相应数量的卷夹，用于平时文件的随时归卷。每天，小刘都会留出一段时间，将办理完毕的文件分门别类地归入相应的卷夹，对号入座。这样的日常积累工作，为年终立卷奠定了基础。在年终立卷时，一年的文件都已经基本入了相应的卷夹，只要再对各案卷稍做调整，如卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等，然后编目成卷，并且编制好案卷目录，归档工作就基本完成了。会说 会写 会做事 会做人实践训练 实务训练 实训一： 1、实训目标： ⑴ 学会制作收发文登记簿，制作文件处理单，制作模拟文件，并对文件的制作、收发、传递、收集、整理、立卷、归档的全部流程进行演示。 ⑵ 最好在电脑上进行电子文件的制作、处理。 2、实训要求： ⑴ 本实训可选择在模拟的实训室进行，最好能配置档案盒、文件夹、电脑、打印机等。 ⑵ 实训分组进行，4-6人一组，每组同学分工合作，实行流水作业，演示文书管理工作的全过程。 ⑶ 指导老师负责监督评价，也可临时加派任务。 实训二： 完成项目任务1.2。 会说 会写 会做事 会做人谢谢！