项目实操手册
CSCEC8XN-OA-办公室 主任
2021 年 版
目 录
一、适用范围及术语定义 ....................................................................................................... - 1 -
三、主要工作内容及要点 ....................................................................................................... - 3 -
1 施工实施阶段 ..................................................................................................................... - 3 -
1.1 文秘业务 ......................................................................................................... - 3 -
1.1.1 公文管理 ........................................................................................... - 3 -
1.1.1.1 收文管理 ......................................................................................... - 3 -
1.1.2 保密管理 ............................................................................................. - 4 -
1.1.3 督查督办管理 ..................................................................................... - 9 -
1.2 后勤服务 ......................................................................................................... - 9 -
1.2.1 会议管理 ............................................................................................. - 9 -
1.2.2 接待管 理 ........................................................................................... - 20 -
1.2.3 办公环境管理 ................................................................................... - 27 -
1.2.4 车辆管理 ........................................................................................... - 32 -
1.2.5 资产管理 ........................................................................................... - 36 -
1.2.6 值班管理 ........................................................................................... - 42 -
1.2.7 信访工作管理 ................................................................................... - 43 -
1.2.8 突发事件应急管理 ........................................................................... - 44 -
1.2.9 食堂管理 ........................................................................................... - 45 -
2 竣工收尾和维保阶段 ....................................................................................................... - 50 -
2.1 文秘业务 ....................................................................................................... - 51 -
2.1.1 保密管理 ............................................................................................. - 51 -
2.2 后勤服务 ....................................................................................................... - 51 -
3 系统操作 ........................................................................................................................... - 52 -
3.1 公司 OA 平台操作 ....................................................................................... - 52 -
3.2 其他类合同评审办公 OA 操作流程 ............................................................. - 54 -
3.3 合同专用章使用申请 ................................................................................... - 55 -
3.4 合同专用章的使用 ....................................................................................... - 56 -
3.4.1 个人注册并实名认证 ....................................................................... - 56 -
3.4.2 管理员邀请新成 员加入企业 ........................................................... - 57 -
3.4.3 申请使用电子印章 ........................................................................... - 58 -
3.5 财务一体化报账操作流程 ........................................................................... - 61 -
3.5.1 差旅申请单 ....................................................................................... - 62 -
3.5.2 差旅费报销 ....................................................................................... - 63 -
3.5.4 通用报销单 ....................................................................................... - 64 -
3.5.5 对外成本费用付款申请 ................................................................... - 64 -
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一、适用范围及术语定义
本手册主要结合房屋建筑工程施工总承包项目的工作特点和经验，根据公司各项管理
制度要求，总结罗列了项目施工全周期范围内办公室主任的主要工作内容。鉴于不同业务
形态和合同形式所导致的差异性，本手册所述内容适用于公司施工总承包项目中，以房屋
建筑工程为代表的各项管理行为和行业操作方式类似的项目。工程总承包（ EPC）项目、基
础设施项目等就施工周期内工作及标准化管理行为方面，可供参考。
部分术语定义：
1、参与类型
（ 1）主导型
指该项工作由项目办公室主任牵头组织，工作的主要过程由项目办公室主任亲自进行
或指导完成，项目办公 室主任对该项工作的成果负首要责任。
（ 2）参与型
指该项工作由相关部门人员发起，工作需综合办公室部门参与完成，在项目办公室主
任的参与或指导参与下进行，项目办公室主任对该工作成果负直接责任。
（ 3）审核型
指该项工作由项目办公室主任或其他部门人员发起，并在相关人员指导下完成，成果
须由项目办公室主任审核后实施，项目办公室主任对该工作成果负领导责任。
（ 4）配合型
指该项工作由相关部门人员发起，工作需在综合办公室部门配合下完成，该工作成果
由相应主责部门负责，项目办公室主任承担配合完成工作的职责。
2、工作频次
（ 1）单次
指该项工作在该阶段内，在一个短期持续的时间段内完成，其完成过程可能经历数次
调整修改，但该项工作成果经各方 /各部门认可后，在该阶段内告一段落，称为单次工作。
（ 2）按需 /次
指该项工作无固定的周期或指征，根据项目各项工作的实际需求发起，受制于项目各
参与方及项目内部各部门工作推进的要求，但根据需求发起的工作具有单次工作的特性。
（ 3）年度、季度、月度、周、天
指该项工作具有周期特性，或按年度 /季度 /月度 /周 /天的周期重复进行。
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（ 4）按计划
指该项工作具有一定前瞻性和计划性，各子项工作根据前期排定的计划进行。可根据
实施效果反馈，动态调整计划。
3、涉及部门
本手册针对项目办公室主任主要工作编制，项目办公室主任作为项目综合办公系统领
导，其主要工作由项目综合办公室分工完成，因此本手册 中涉及部门指其他相关部门，不
再赘述综合办公室部门。
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三、主要工作内容及要点
1 施工实施阶段
本手册中的施工实施阶段指的是：在施工准备阶段后，从项目正式破土动工开始，到
项目实体工作完成、竣工验收时间前，按照项目目标策划、施工组织部署，组织各方面资
源，通过各项管理手段，最终完成合同约定各项工作，而进行的系列工作活动的一段时间。
就施工实施阶段而言，劳务主管在各实施系统主要的工作内容，总结汇总按参与类型分共
有主导型 12 项，按工作频次分共有按需 /次工作 9 项、按日 /次工作 3 项，如表 2.0-1 所
示 :
表 2.0-1 施工实施阶段办公室主任主要工作
1.1 文秘业务
1.1.1 公文管理
1.1.1.1 收文管理
1、工作类型及频次
收文类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 1章第 3节）要求进行。
3、 关键动作
（ 1） 收文管理：局、公司、分公司文件、通知等内部文件统一由办公室主任签收、登
记（甲方函件、设计变更等外来文件由资料员负责），办公室主任根据文件性质填写文件
处理单，确认来文部门；
阶段 所属实施系统 主要工作 参与类型 工作频次 涉及部门
施工实施阶
段通用要点
文秘业务工作
公文管理 主导 按需 /次 各部门
保密管理 主导 按需 /次 各部门
督查督办管理 主导 按需 /次 项目全员
后勤服务工作
会议管理 主导 /参与 按需 /次 各部门
接待管理 主导 按需 /次 各部门
办公环境管理 主导 按日 /次 各部门
车辆管理 主导 按日 /需次 各部门
资产管理 主导 按需 /次 各部门
值班管理 主导 按需 /次 各部门
信访管理 主导 按需 /次 相关部门
突发事件应急管理 主导 按需 /次 相关部门
食堂管理 主导 按日 /次 各部门
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（ 2） 阅办管理：在第一时间交项目经理进行审核，提出拟处理意见并列出各部门应
负责的工作；
（ 3） 流转管理：办公室根据项目经理拟处理意见分发至相关部门由相关人员执行办
理；
（ 4） 督办管理：督促相关人员具体执行办理及回复处理结果及意见；
（ 5） 留档备查：文件、传阅处理单进行整理、留存、备查。
4、注意要点
（ 1）外来党政文件、公司、分公司内部文件由办公室统一管理；
（ 2）外来党政文件、公司、分公司内部文件统一由办公室人员签收、登记，并在第一
时间交项目经理进行审核，提出拟处理意见并列出各部门应负责的工作，办公室人员根据
项目经理意见，发送至相关部门签收，相关人员具体执行办理，并回复处理结果及意见，
资料由项目各部门负责人识别风险，原件交由办公室存档；
（ 3）公司平台发布的电子公文，在满足利用和浏览的条件下，可不再打印纸质件备
案。
5、参与部门及人员
项目部 -相关部门、综合办公室 -项目经理、相关部门负责人
6、产出文件
CSCEC8XN-OA-B10101收文登记表
CSCEC8XN-OA-B10103文件传阅处理单（项目部）
7、工作流程图
1.1.2 保密管理
1、工作类型及频次
保密管理工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、 工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 1章第 3节）要求进行。
3、关键动作
（ 1）涉密人员和专家管理；
（ 2）涉密载体管理；
（ 3）涉密区域管理；
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（ 4）涉密会议管理；
（ 5）涉密信息化系统管理；
（ 6）保密监督检查；
（ 7）解密。
4、注意要点
（ 1）涉密人员和专家管理
①对涉密人员进行资格审查、建档，并与涉密人员签订《涉密人员保密责任书》；
②涉密人员因公（私）出国（境）执行局出国（境）相关规定；
③涉密人员调动或离（职）岗应由保密办公室审批，并签订《涉密人员保密承诺书》；
④涉密人员培训，执行长期聘用的涉密专家，每年培训教育不少于 15 学时；应对临
时聘用的涉密专家进行保密培训；
⑤涉密人员应明确涉密信息保密等级和接触权限，并有权知悉工作职责范围内的涉密
信息；
⑥涉密人员享受保密补贴，保密办公室提出涉密人员的保密补贴发放金额，报公司保
密委员会核准审批。保密补贴的发放从上岗的当月起发放，脱密期满后停止发放，对有突
出贡献的部门及个人，保密办公室提出奖励方案，报保密委员会批准；
（ 2）涉密载体管理
①涉密载体的密级划分，应符合相关要求，并在载体的规定位置加以标识；涉密文本
类文件、电子文档的密级标识应在文件首页的左上角处用黑体字标出；处于起草、设计、
编辑、修改过程中的文档、图表、图形、数据的电子文档和文本文件的密级标识应在文件
起草时开始；承载涉密文件的硬盘、光盘等载体，应 粘贴密级标识贴，密级标识一般应粘
贴在载体的正面右上角处；
②制作涉密载体时，应到保密办公室办理登记审批手续，并在专用或指定设备上进行；
需要印刷时应在有涉密载体制作资格的定点单位印制，并签订保密协议书或有专人负责全
程监控。制作涉密载体过程中形成的不需归档的材料，应及时销毁处理；
③涉密载体的收发均应履行清点、登记、编号、签收等手续，建立使用、收发记录。
对外传递涉密载体时应填写《涉密载体外送审批单》，经部门负责人签字后，送保密办公
室审查，并履行登记手续；应包装密封，包装袋应标明密级、编号和收发单位名称，必要
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时， 包装物应使用防透视材料制作，封口及中缝加盖密封章或粘贴密封条，应使用机要通
信或专人送达方式；
④收到涉密载体后，由保密办公室办理收文登记手续，然后由公司分管保密工作的领
导根据涉密载体的密级和制发机关、单位的要求及工作实际需要，确定公司知悉涉密人员
范围，由保密办负责将收到的涉密载体按照规定范围传递、阅读和使用，并履行传阅使用
手续；
⑤需要电子拷贝、复印、印刷涉密载体时，必须履行审批手续，复制后不得改变其密
级、不得改变保密期限和知悉范围，复制必须履行登记手续，加盖复制单位印章，复制（印）
件应按原件相应的密级文件 管理；
⑥不能加密的涉密载体，应使用密码文件柜存放，所有技术文件、上级来文、保密档
案资料、涉密销售合同、用户档案等存放在保密办；
⑦涉密人员不再从事相关涉密工作，离开涉密岗位前，应将所使用和保管的涉密载体
全部移交，办理移交手续；
⑧涉密载体的销毁应履行审批手续。由涉密载体产生部门填写《涉密载体销毁申请单》，
写明销毁载体名称、编号、需销毁原因、申请部门，交保密办公室审核后报公司分管领导
批准，方可销毁。销毁时必须进行清点登记，并由销毁人和监销人共同完成；
（ 3）涉密区域管理
①涉密场所安全防护应符合国家、上级保密主管部门的有关规定。安排专人对涉密场
所进行值班、巡查，对出入涉密场所的活动进行实时监视和记录；
②工作人员离开办公环境，应将信息设备锁定，工作人员下班或节假日期间，应关闭
信息设备，锁好门窗，切断电源，未加密涉密载体及设备应放入保密柜中；
③涉密场所须有禁止拍照、录像等提醒标识，未经批准不得带入有录音、录像 、拍照、
信息存储等功能的设备；
④特别保密区、重点涉密部门、重点涉密部位，未经许可，无关人员不得进入或接触；
⑤客户及外来人员的参访活动应有专人接待和陪同，参访重点涉密部门和涉密部位应
事前得到保密办公室批准并受到严格控制；
（ 4）涉密会议管理
①涉密会议应在具备安全保密条件的场所召开，重要涉密会议必须在内部场所召开，
须提前制定保密工作方案；
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②会议组织单位（部门）应核对参会人员，履行签到手续，确保参会人员准确无误，
防止无关人员进入会场；
③会议主办单位（部门）应指定专人负责安全保密工作。召开重要涉密会议应会 同保
密办公室对会场进行保密安全检查，共同做好安全保密防范工作；
④涉密载体发放应当指派专人负责，履行登记和签收手续；
⑤记录涉密会议内容，须使用保密本。休会期间的涉密文件资料，必须集中管理或专
人看管，与会者不得擅自带出会议场所；
⑥涉密会议使用的技术设备应当符合保密要求；
⑦会议结束，应对会场进行全面检查，防止文件等涉密载体丢失；
⑧参加会议人员不得将会议涉密事项以任何形式向无关人员泄露或擅自扩大知悉范
围，不得擅自向宣传机构提供资料，公开报道会议内容；
⑨参加外单位组织的涉密会议，应对参会人员外出携带的涉密 载体进行审批，并对带
回的涉密文件、资料做好登记和管理；
（ 5）涉密信息化系统管理
①网络设备（交换机、路由器、网关、网闸、 VPN设备等）台账至少包括：部门、使
用人、品牌型号、使用情况（在用、停用、维修、报废、销毁）等；
②保密产品（计算机病毒防治产品、密码产品、身份鉴别、访问控制、安全审计、入
侵检测、边界防护、电磁泄露发射防护等产品）台账内容至少包括：使用人、品牌型号、
检测证书名称和编号、购置时间、使用情况（在用、停用、维修、报废、销毁）等；
③定期（绝密级 3 个月，机密级 6 个月，秘密级 12 个月）对网络设备和 保密产品进
行清查核对和登记；
④涉密网络设备必须粘贴相应的标识，标明密级、部门、责任人信息；非密网络设备
必须标明用途；
⑤网络设备的密级由其处理和存储信息的最高密级确定，未经本单位保密管理部门批
准，不得对密级进行变更；
（ 6）保密监督检查
①定期对保密责任制、保密组织机构、保密规章制度建设、涉密人员、涉密载体、保
密场所、信息系统等管理等进行检查；
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②涉密项目对涉密部门负责人进行保密检查，每年至少 4次（每季度 1次）；涉密部
门对本部门的保密工作进行自查，涉密人员对本人的保密工作进行自查，分别每月 1 次；
③保密检 查应根据实际情况和需要，采用综合检查（全面检查）、专项检查、技术检
查、交叉检查（互查或巡查）、突击检查（抽查或随机检查）、例行检查、单位及个人自
查等方式、方法；
④保密检查结果应作为绩效考核和保密奖惩的重要依据；
（ 7）解密：对解除涉密信息的人员进行签名、留档；
（ 8）涉密（涉军）项目属于国家秘密的应遵守业主等保密措施落实与防护。保密措施
包括以上，但不限于以上措施，确保保密工作符合法律法规相关要求。
商业秘密主要内容：（综合办公室）
业务
部门
序
号 商密内容 密级 保密措施
保密期
限 备注
综合
办公
室
1 项目班子重要会议记录 核心商密 商业秘密归档 永久
2 项目重要决议内容 核心商密 商业秘密归档 披露前
3 项目重要合作协议 普通商密 商业秘密归档 长期
4 侵犯商业秘密事件的处置及追责方案 普通商密 商业秘密归档 长期
5 重大维稳、信访事件处理材料 普通商密 商业秘密归档 长期
6 突发事件应急预案 普通商密 商业秘密归档 长期
5、参与部门及人员
项目部 -项目全员
6、产出文件：
序号 所属实施系统 标准化手册 手册编号 表单名称 表单编号 工作频次
1
办公管理系统 办公管理手册 CSCEC8XN-OA-2020
涉密项目信息跟踪台帐 CSCEC8XN-OA-B10401 按需 /次
2 涉密人员保密资格审查登记表 CSCEC8XN-OA-B10402 按需 /次
3 涉密项目来访人员出入登记表 CSCEC8XN-OA-B10403 按需 /次
4 涉密人员离岗 (离职 )审批表 CSCEC8XN-OA-B10404 按需 /次
5 保密补贴发放登记表 CSCEC8XN-OA-B10405 按需 /次
6 涉密载体密级审批表 CSCEC8XN-OA-B10406 按需 /次
7 秘密载体制作登记表 CSCEC8XN-OA-B10407 按需 /次
8 秘密载体外送登记表 CSCEC8XN-OA-B10408 按需 /次
9 涉密载体移交手续单 CSCEC8XN-OA-B10409 按需 /次
10 秘密载体销毁申请表 CSCEC8XN-OA-B10410 按需 /次
11 涉密会议审批表 CSCEC8XN-OA-B10412 按需 /次
12 参加涉密会议人员资格审查表 CSCEC8XN-OA-B10413 按需 /次
13 涉密会议会场保密安全检查记录表 CSCEC8XN-OA-B10414 按需 /次
14 秘密载体发放登记表 CSCEC8XN-OA-B10415 按需 /次
15 秘密载体存档登记表 CSCEC8XN-OA-B10416 按需 /次
16 涉密部门、人员检查表 CSCEC8XN-OA-B10423 按需 /次
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1.1.3 督查督办管理
1、工作类型及频次
督办工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 1 章第 3节）要求进行。
3、 关键动作
（ 1）负责督办工作管理机制在项目的执行落地；
（ 2）负责督办立项、过程促办等日常管理工作；
（ 3）对督查督办工作情况定期总结汇报，加强成果应用和交流；
（ 4）完成领导交办的其他督办任务。
4、注意要点
（ 1） 任务立项：项目班子会决议部署事项、有明确时限要求的公文以及领导交办的其他需督
办的重要事项须立项督办，填写《立项督办表》；
（ 2） 承办部门明确完成时间、过程节点及责任人等，并在《立项督办表》上确认签
字，办公室备案；
（ 3） 责任部门（人）在过程中 及时反馈所督办事项的节点进度及管理成效。办公室备
案并将阶段性办理情况形成督办通报，保证承办事项正常运转；
（ 4） 办公室定期将任务完成情况汇总，对任务完成率等关键指标分析上报。
5、参与部门及人员
项目部 -相关部门负责人
6、产出文件
CSCEC8XN-OA-B10501立项督办表
7、工作流程图
1.2 后勤服务
1.2.1 会议管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导 /参与型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 2 章第 3节）要求进行。
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3、关键动作
（ 1）建立健全管理制度；
（ 2）审核会议申请；
（ 3）会议室的综合协调及会务服务；
（ 4）组织召开项目早班会；
（ 5）组织召开项目班子会；
（ 6）承办会议的会议纪律监督及通报。
4、注意要点
（ 1）根据上级单位有关项目部“三重一大”事项管理办法，建立健全适合项目实际的
项目班子会议事规则并执行（含议事清单） ,落实党支部委员会会议前置审议程序；
（ 2）审核会议室的使用申请，贯彻积极倡导视频会议形式，非必须召开的可采用文
件、视频、电话等方式传达部署 ，可根据情况对会议的组织召开予以协调要求，确保会议
制度的落地执行；
（ 3）负责项目早班会的组织工作；
（ 4）会议分类
会议类型 会议时间 会议内容 参会人员 承办部门 记录
外部会议 视需要 进行
大型观摩
局领导（视需要）、
公司领导、项目部
全体人员
主办责任
部门
承办
部门
迎接上级单位检查
上级 领导调研、慰问
业主考 察
内部会议
每月一次
项目班子会 \项目三重
一大会议 项目部班子成员 办公室 办公室
党支部委员会
每周一次
项目经理工作例 会
项目部全体人员
办公室 办公室
生产周例 会 施工部 施工部
安全周检查例 会 安全部 安全部
质量例会 技术部 技术部
商务例会 商务部 商务部
（ 5）会议筹备
①外部会议
提前一周拟定会议筹备方案、提出会议主题、主要内容、形式和建议时间、地点等要
素。需核实是否邀请公司领导参加公务活动，如需公司领导层面出席向公司报《 CSCEC8XN-
OA-B20202邀请局领导参加公务活动申请表》《邀请公司领导参加公务活动申请表》；
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提前一周发布会议通知，确定会议时间、地点、参会人员、议程、参会要求等要素；
提前三天做好会议材料准备，如领导讲话稿、项目汇报材料、会议 /接待手册、项目宣
传册、影像设备、纪念品等。项目现场、办公区域、卫生间、宿舍、食堂等场所打扫干净 ，
无异味并保持清洁；
提前一天做好接待室 \会议室的现场布置，如会场 PPT 背景、 LED 屏幕欢迎词、投影
仪、翻页笔、录音笔、话筒、垫板夹、文稿纸、签字笔、中建茶水杯、定制矿泉水、湿纸
巾、会议资料、会议 /接待手册等。按照公司标准化要求制作桌牌并按职务顺序摆放整齐
无误；
提前一天做好现场环境布置，如规划好现场参观路线、确保施工现场各区域整洁干
净、施工管理人员着装统一、提前准备干净的安全帽并摆放整齐等。 再次短信或电话通
知参会人员相关事项（会议时间、会议地点、着装要求等）；
制定会议安保及突发事件应急预案；
会前注意事项
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提前一天进行会议设备调试， PPT 试播一遍，检查各项会议物品，会场 PPT背景、 LED
屏幕欢迎词、投影仪、翻页笔、录音笔是否能正常使用，话筒电量是否充足，签字笔要提
前试写确认书写流畅、墨水是否充足、不漏墨，湿纸巾可放 4片，文稿纸至少 4 页；
会中服务
会议当天提前 1小时开启空调、投影等设备，再次检查音响话筒设备、摄影拍照、 PPT
或视频播放工作。并指定专人进行会务服务，包括倒茶、指引、过程中续水（每 20 分钟
一次）等；
做好会议现场安全及突发事件应急保障工作，对会议中出现的突发事件，要及时启动
应急预案，保证会议的顺利进行；
会后工作
项目会议组织业务部门整理会议纪要后报项目办公室，经项目经理签发后报分公司办
公室备案；
项目会议组织业务部门在活动结束当天撰写新闻稿，报分公司党群工作部审核，及时
通过公司 OA平台、微信公众平台和各类社会媒体宣传报道；
项目办公室做 好会议资料归档工作，包括会议照片视频、资料文件、会议纪要、新闻
报道等，便于编撰年度大事记；
会后及时复盘，认真总结会议组织过程中的不足，以便下次改进提高；
②内部会议
原则上每月召开一次项目班子会，审议项目部涉及“三重一大”的事项以及其他需项
目 班子集体决策的事项，其中“三重一大”事项须执行党支部委员会会议前置审议程序。
项目班子会由办公室主办，办公室主任收集会议议题并参加会议。将会议情况进行记录，
并形成会议纪要，需要会议督办事项，需经项目主要领导审批后，填写《立项督办表》，
由办公室传递给相关人员及部门办理；
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项目其他专业系统会议，由相应部门主办，办公室提供会议物品，会议结束后，与
会人员应主动将会议椅回归原位及所在区域的垃圾主动清走。投影仪、 LED屏、电灯、
空调等电器关闭，会议物品移交办公室；
会议纪律
会议前，参会人员因故不能出席，需提前 向会议组织部门请假，否则按缺席处理。
所有参会人员需提前 10分钟到达会场签到并将手机调至静音，不得迟到、早退、旷会。
无特殊要求，各类会议参会人员应着工装出席，会前整理好自己仪表，做到衣冠整齐、
精神饱满参会；
会议中，参会人员应做到“两必”、“三直”、“八禁”，即：必备签字笔、必备
记录本；头要直、背要直、腰杆要直；禁止在会场接打电话、禁止玩手机、禁止交头接
耳、禁止手托头、禁止打瞌睡、禁止随意走动、禁止吸烟、禁止做与会议无关的其他
事 ；
会议结束后，与会人员应主动将会议用椅回归原位并将垃圾应主动清走；会议组织
部门应 主动将会议室投影仪、电灯、空调等电器关闭，相关物品回归原位。
每违反一项会前要求，扣罚相关人员绩效 200元；每违反一项会中要求，扣罚相关
人员绩效 300元（缺席属于违反会前纪律，但按照违反会中纪律执行，迟到 30 分钟以上
视为缺席。）；每违反一项会后要求，扣罚相关人员绩效 200 元。处罚由会议组织部
门、办公室共同裁定实施。人力资源部根据相应处罚通报，在被处罚人员的下月工资中
扣除 ；
会议手册范本
三折页手册模版（适用于短期工作交流）
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翻页手册模版（适用于一天以上检查工作、调研指导、项目观摩、对标学习等）
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确定来访单位人员，姓名、职务等信息，视情况由领导或相关部门出席；
视情况安排对接表（一般适用于检查工作、对标学习等）
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会场布置 （会场旗子摆放要求：左国旗、右司旗）
一体式会议桌会场标准化布置
条形会议桌会场标准化布置
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会场座次安排
主席台应排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。主席台
座次排列，领导为单数时，主要领导居中， 2号领导在 1号领导左手位置， 3 号领导在 1
号领导右手位置（如附图 1）；领导为偶数时， 1、 2号领导同时居中， 2号领导依然在 1
号领导左手位置， 3号领导依然在 1号领导右手位置。
主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数
会谈座次排序原则上与主席台座次排列相同
会谈座次安排
桌式：
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接待室座次安排
沙发式：
仪式座次安排
主方一般安排在主席台的左边（面向台下），客方安排在主方的右边。双方鉴签人数
一般对等，按主客左右排列。
5、参与部门及人员
项目部 -所有部门 -部门负责人
6、产出文件
序号 所属实施系统 标准化手册 手册编号 表单名称 表单编号 工作频次
1 办公管理系统 会议审报表 CSCEC8XN-OA-B20103 按需 /次
- 20 -
7、工作流程图
1.2.2 接待管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据 《中建八局西南公司接待标准化手册》 要求进行。
3、关键动作
（ 1）按照接待级别制定相应的接待方案；
（ 2）根据接待级别发起接待活动，编制活动策划方案并报分公司审批；
（ 3） 按照获得批准的方案组织实施；
（ 4）应急措施；
（ 5）费用核销、总结；
（ 6）接待台账建立。
4、注意要点
（ 1）接待分级
项目接待按级别划分为一级接待、二级接待、三级接待三个级别；
一级接待主要为业主、监理方领导及以上、政府各职能部门领导来访、检查、视
察、慰问等；外部单位交流、调研等；公司、分公司领导调研指导及公司综合性检查工
作以及项目经理安排的其他重要接待活动，一级接待需分公司领导参加，由项目经理、
项目副经理、项目总工陪同；
二级接待主要为业主、监理方部门经理来访、检查、指导；政府部门主管公司来
访、检查、洽谈等；分公司部门经理检查、指导等，由项目经理、项目副经理、项目总
工和各对口部门陪同；
三级接待主要为项目建设单位、监理单位一般人员、政府部门一般工作人员、公
司及分公司部门经理以下人 员检查、指导，由项目对口部门主管进行对接陪同；
（ 2） 接待方案编制：收到接待任务后，提前编制活动策划方案，按照接待方案进
2
办公管理手册
办公管理手册
CSCEC8XN-OA-2020
CSCEC8XN-OA-2020
会议签到表 CSCEC8XN-OA-B20105 按需 /次
3 会议记录表 CSCEC8XN-OA-B20106 按需 /次
4 “三重一大”议题审核表 按需 /次
5 “三重一大”决策议题管理台账 按需 /次
6 “三重一大”议题落实反馈 按需 /次
7 “三重一大”事项督办立项表 按需 /次
- 21 -
行人员分工，接待方案包括人员分工、接待流程、住宿安排、车辆安排、就餐安排、人
员对接等方面，同时在接待方案完成后应报项目经理审批，一级接待需报分公司，由
分公司办公室主任审批；
（ 3）信息收集：积极主动联系相关方，获取参加人员信息，包括所在公司、职务、
行程信息、是否需要住宿、接送等，汇总在接待方案各板块内；
（ 4）资料准备：接待手册、会议资料（按各板块）；
（ 5）住宿安排
①提出 2-3 个酒店备选，酒 店的选择应尽量交通方便、设施完善，经领导审核后，
确定来宾入住酒店；
②根据来宾级别行程、人数及行程信息安排房，人员较多时应预留机动房间， 需
要往房间配送物品的提前配送：如：企业宣传册、欢迎卡、入住明细单、茶叶、矿泉水、
酸奶、小食品、果盘、洗漱包等；
③注意预定房间时将入住天数增加一天，避免来宾房卡过期而造成不便，办公室负责
人员或领导秘书的房间尽可能靠近主宾房间；
④安排专人在酒店大堂等候协助客人办理入住手续，并送至房间；
（ 6） 车辆安排
① 根据来宾人员，准备好备用车辆，观摩车辆，以及过程备用车辆，安排专人指
引车辆停放，项目车辆按照标准摆放随车物品，做好清洁及检查，并做好驾驶员交底，
做好接待礼仪；
② 提前一天确认来宾信息有无变化，接站人员或司机提前与对接人发信息。短信模板
（ 尊敬的 XX领导您好，我是中建八局西南 XX分公司 XX项目部驾驶员 XX，很荣幸本次由
我为您服务，我将提前到达 XX出口等候您。祝行程愉快！ 市，天气： ，温度： ℃）。
- 22 -
了解接机（接站）领导如何前往迎接地点，集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发
组织工作；
③ 准备接机（接站）牌 、行李牌，并通知接机（接站）车辆出发时间以及了解来宾抵
达时间，确定是否准点到达，及时告知接站领导；
④协助来宾领取行李并在行李上套挂行李牌，送往住地，上车后可提示领导车上备有
饮用水等其他物品；
⑤落实来宾回程信息，并了解有无晚点、延误等变化。根据需要，搜集来宾相关证件
信息，提前打印登机牌、车票并协助办理行李托运手续等；
⑥接送车辆要保持车内干净卫生，要配备并及时更新纸巾、湿纸巾、矿泉水、雨伞、
充电宝、数据线、便签纸、签字笔、打火机等；
接送机接待物品
⑦乘车座次安排
轿车座次安排
一般商务或公务接待场合由职业司机驾车，第二排司机斜对角位置为上座，前排副驾
驶一般为陪同人员座位。由主人或熟识的朋友亲自驾驶汽车时 , 副驾驶位置为上座；
- 23 -
商务车座次安排
考虑乘客的乘坐舒适性和上下车便利性，车辆中前部靠近车门的位置为上座， 随行人
员、年轻下属，要提前上车坐于后排；
考斯特车座次安排
以司机座后第一排即前排为上座 , 后排重要性依次减弱，同一排中重要性由左侧向
右侧递减；
- 24 -
（ 7）行进中的位次排列礼仪
①平面行进
商务人员陪同客人行进时，位次顺序是 : 前者尊于后者内侧尊于外侧 , 中央尊于两
侧。
②电梯内站立
电梯内无接待人员：陪同人员应先上电梯，后下电梯；电梯内有接待人员：陪同人员应
后上电梯，后下电梯。当在电梯内站立时，客人应站在中间位置，陪同人员应靠近电梯
按钮区以方便操作。
- 25 -
（ 8）用餐安排：
①提前落实就餐人员，确定来宾人数、职务和就餐陪同人员及用餐地点；按要求
布置就餐地点，酒水、饮料、香烟提前放置，红酒需要醒的提前准备，茶水在领导到达
时冲泡，提前与厨师沟通菜品准备情况；
②根据主宾或主要领导口味提前配菜，配菜要求：菜单包括凉菜、热菜汤、甜点、
主食、水果；了解来宾口味合理搭配，体现当地特色和时令菜式；控制好用餐标准及
菜量，不铺张浪费。重大宴请时，根据出席人员名单制作排位表并摆放席位卡；
③如在外部接待，应提前预订 2-3 家餐厅，领导确认后提前点好菜单，提前到达
做好餐前准备和餐中服务；
④布置好来宾 休息区、安排茶水等，确认来宾到达时间，告知相关陪同人员提前
15 分钟到达餐厅等候；
⑤用餐结束前 15 分钟，通知相关接待人员、驾驶员做好车辆准备，并协助领导将
来宾送至门口或上车地点道别，同时在来宾离开时及时关注是否有遗留物品；
⑥宴请座次安排：若为中餐宴请时，主人位一般为面对房门的位置， 1 号客人在主
人的右手位， 2 号客人在主人的左手位，其他主客方嘉宾依次排列；
设主陪、副陪时 只设主陪时
若为西餐宴请时，一般为长形桌，
主客方各坐一侧
- 26 -
若为大型宴请时，桌次可参考下图：
（ 9）会议安排（参考会议管理）
（ 10） 接待总结：根据接待情况，总结接待过程中存在的问题及不足，提出改进
措施；
（ 11）接待费用核销：建立接待台账并汇总接待费用，进行合规报销；
（ 12）接待礼仪
- 27 -
① 着装要求：全员着公司工装；
② 迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前于公司门口或车站机场等候，接待人员引
见介绍主宾时，要注意顺序；
③ 进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出；
④ 过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手
示意，并说“这边请”；
⑤ 送客时根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开；
⑥合影站位：一般职位最高居中，拍摄者视角右侧为第一主宾，左侧为第二主宾，领
导站位同主席台位置。 两排合影主要领导可站或坐在第一排；多排合影主要领导可站在第
二排或坐在第一排，注意两端的位置不要留给客人 ；
5、 参与部门及人员
所有部门
项目部 -部门负责人
6、产出文件
CSCEC8XN-OA-B20201接待申请表
CSCEC8XN-OA-B20202邀请局领导参加公务活动申请表
7、工作流程图
1.2.3 办公环境管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按日 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 2 章第 3节）服务要求进行。
3、关键活动：
（ 1）全面实行办公环境 7s管理措施，即整理、整顿、清扫、清洁、安全、节约、素
养；
（ 2）覆盖办公区、食堂、车辆，根据“三定”（定点、定类、定量）原则，明确摆放
物品类别及数量，实现易取、易放、易管理。
4、注意要点
（ 1）办公区域 7S管理
- 28 -
项目办公室按要求购买 7S定位标识贴，对办公桌面物品进行标准化布局，分类放置，创
造整齐、整洁的环境。
标准图如下：
办公区“ 7S”管理的做法
做法 做 法 说 明 责任人
整理
职工每个月对自己负责的文件（包括电子文档）进行整理，及时将过期或无效文件
销毁，无用的电子文档全部删除，自己整理好的需要保存的资料统一打包，定期进
行统一的归纳整理。
全体
职工
各级办公室所管辖的物品、设备等保持整洁、干净、摆放整齐、规范，并每半年进
行一次盘点，该保存的做好分类保存，该处理的及时处理 办公室
整顿
办公桌物品摆放要求：除文件夹、电脑、鼠标、笔筒及小型绿色盆栽和个人日常生
活必需品如水杯外无其它物品；人离开半个小时以上在离开前应将桌上物品摆放整
齐；桌上不得堆放杂物。
全体
职工
座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正归位
桌下：不得随意摆放除垃圾桶外的其他物品。
电线：各类连接线捆扎有序，固定有序放置。
绿植：适时浇灌，盆中无垃圾、杂物，花叶无尘土，花草无发蔫、坏死现象。
全体
职工
清扫
划分责任区域制定清扫计划，定时清理不需要的物品。工作场所彻底打扫干净，杜
绝污染源。 办公室
1.对各自办公室、办公设施周围定期清扫、清洗，保持无垃圾、无脏物，保持过道
通畅。
2.个人区域：桌面干净、整洁，桌下无垃圾、无杂物，保持干净。
3.项目安全帽、工具包、设备、施工工具彻底清理，规定位置摆放整齐，设专人保
管，建立责任保养制度。
全体
职工
清洁 1.随时保持责任区域内的整洁，不要放过任何“死角”。 2.制定目视管理及展板管理的标准，明确各项制度的责任人，将各项制度传达到人。 办公室
- 29 -
做法 做 法 说 明 责任人
安全
1.对于危险品要有明显的标识，安全通道口不得堆放任何物品，灭火器应在指定位
置摆放且处于有效期内。
2.经常检查电源、线路、开关、插座是否有异常现象建立防火、防盗、防汛等应急
制度。
办公室
3.加强涉密工程管理工作，严格执行国家涉密管理规定及业主相关要求，切实保障
国家安全利益。定期组织开展保密安全培训，如经营信息、技术信息和管理信息机
密等，提升全员保密意识。
全体
职工
节约
1.发起降本增效宣传活动，对用电、用水、用纸等进行统一颜色标识，鼓励大家厉
行节约。
2.设立回收箱，对于可回收再利用的物品进行回收归类，再利用。节约纸张、文具
等办公用品，提倡文档双面打印，能用网络传递的尽量不用纸制文件传递。
3.计算机、电源、水源等在离开时必须关闭开关，区域无人时要切断电源，禁止长
明灯，长流水现象。
4.合理使用空调、风扇等设施，提倡节能环保理念。空调温度设置，冬天 20°，夏
天 26°，下班前 15分钟关闭，不使用时切断电源。
5.对办公用品、用具开展月度盘点，优化领取采购及调拨流程，保证高效合理利用。
办公室
全体
职工
素养
1.增强团队意识，培养主动积极的精神。按规则做事，并持之以恒的实施，从而养
成习惯
2.遵守作息时间，服装整齐，戴好工作牌，按时出勤，待人接物有诚有礼
3.严格遵守公司的各项管理制度，工作时保持良好的状态。爱护公物， 用完归位。
爱护环境，下班及时整理，保持整洁
全体
职工
（ 2）食堂 7S 管理
做法 做 法 说 明
整理
全面检查工作场所及范围，明确区分所有物品常用与非常用。
及时清理垃圾、物品袋、过期食品及调味品等。清除要坚决、及时。
坚决清除不使用物品，将其它物品按照“最经常使用的物品放置于最容易取得的地方原则”分
类放置于指定位置。
整顿
对可供放置物品的场所进行规划，划分成若干区域。要考虑过道的畅通及合理，尽可能将物品
集中、隐蔽式放置。
将物品在规定区域进行标识：如“生、熟食菜板”、“熟食”、“生食”、“青菜池”、“荤
菜池”、“消毒池”、“保洁专用工具”“调料货架”、“调味品”等。
合理利用空间，大量使用“目视管理”，标识清楚明了，能够让任何人都能简单查找。
清扫
底清洁工作场所内物品，防止污染源（污迹、废物、杂质）的产生。
划分员工清洁责任区域，各岗位员工上班，首先对负责卫生范围进行检查清洁和整理，过程中
保持卫生整洁，设备工具谁用谁清洁。
下班前对负责区域卫生及设施清理干净，经检查合格后方离岗。对一些不易污染及不便清洁的
区域或大型设备，实行定期清洁、定期检查的计划卫生制度。达到“四无标准”（无废物、无
污迹、无灰尘、无死角）。
清洁
1.将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化，标准化，规范化，维持清洁的状态。
2.每日食堂负责人对照检查表逐一进行检查，未达标的，限期整改，并进行复查。
3.每次检查应有记录，结果予以公布，成绩与员工奖惩挂钩。
- 30 -
做法 做 法 说 明
安全
1.消除工作中不安全因素，杜绝不安全现象。规范职工食堂安全行为，保障食品卫生安全，确
保职工的身体健康。
2.食堂应严格执行“三不”，即不使用变质的食物和含有农药残毒的蔬菜；不使用过期伪劣的
食品和调味品；不混放或混切生熟食物。
3.所用餐具、灶具、必须经过“一洗、二涮、三冲、四消毒、五保洁”。
4.每日每餐所有餐食必须做好留样。留样时间为 48 小时；
5.食堂工作人员每年进行两次健康检查，无健康合格证者，不得在食堂工作。
6.注意安全操作，严禁持菜刀等利器嬉戏打闹，不得在厨房吸烟；在厨房和餐厅内严禁穿拖鞋、
短裤和赤膊；
7.生病时应及时就医，不准带病上岗。使用明火时 ,人员不得离开岗位；熟悉机具的操作方法，
熟悉安全装置及知识，使用压力锅、蒸饭箱要正确开启，防止蒸汽烫伤；
8.熟悉电气用具用电常识，湿手不得操作带电设备和接触电源插座及开关，以免触电；
9.严格遵守液化气、煤气安全使用规定，做到勤检查 、不泄露，使用后关闭气阀，防止火灾。
10.食堂管理人员对食品质量卫生、食堂卫生及工作人员卫生要进行日常督促检查，每月进行一
次全面检查并做好相关记录，对提出整改的问题跟踪解决。
节约
1.倡导降本增效理念，合理利用资源，养成成本节约意识。
2.每日所需食材量提前预算规划，合理储存及使用粮油蔬菜，避免腐败、浪费；
3.节约用水，不开长流水，用后及时关闭；节约用电，不用时以及下班后及时关闭电源；节约
用气，使用液化气之前做好实物的准备工作（如摘洗蔬菜，油盐酱醋等调味品都预备好，然后
点火使用）；
4.节约食品原材料，在择菜、洗菜、炒菜等加工过程中，精细操作，不浪费。
素养
采取各种方式，使每位员工养成良好的职业习惯，并严格尊守 企业规则，培养员工主动、积极、
向上的工作态度和状态。实行强化周、强化月活动。新员工培训、在岗培训和“ 7S”管理培训，
培养尊重他人、爱护公司财物、遵守企业制度、有强烈的时间观念、待人大方得体、保持长期
的学习态度、真诚等。
（ 3）车辆 7S 管理
做法 做 法 说 明
整理 整理的目的在于明确所有物品的用途。车辆内配备用品、区分出正在使用、常用、不常用物品 的摆放标准、使用频率、定时清点。
整顿 整顿的目的在于明确物品摆放标准、定位位置。车辆内常用物品等按公司规定粘贴” 7S”标识进行标准化摆放。要求标识粘贴平整，边角无卷起，易损坏的部位应定期更换。
清扫
划分责任区域制定清扫计划，定时清理不需要的物品。工作场所彻底打扫干净，杜绝污染源。
清扫的目的在于清除驾驶室及后备箱多余物品。将不要的东西清除掉，保持车内整洁、无垃
圾，无多余物品，将常用东西摆放归位。控制台表面、座垫 、车门槛踏板、门缝处、后备
箱、后隔板清洁干净，无垃圾、无杂物；车内禁烟，保持通风、无异味；车身漆面整洁、明
亮、无刮痕、无斑脱、无凹凸、无积尘；车窗玻璃明净，开闭自如，无破损。
清洁 落实前面的“ 3S”，维持清洁的状态。定期不定期进行督促，将活动切实长期坚持执行，保持效果。
安全
消除工作中不安全因素，杜绝不安全现象。出车前应对车辆轮胎、刹车、车灯、电瓶、水箱、
油箱等进行全面检查。行驶中起步缓行一段距离，检查离合器、刹车、方向盘是否正常；行驶
途中注意察看各种仪表，察听发动机及底盘是否异响；车辆定期保养，故障立即检修，确保车
辆安全行驶。
- 31 -
做法 做 法 说 明
节约
倡导降本增效理念，合理利用资源，养成成本节约意识。司机出车前应充分了解自已要去的目
的地，查明准确路线，避免绕路耗费油量。空调温度设置为室内事宜温度（夏天 26℃，冬天
20℃）；驻车期间不常怠速，不在车内长时间开空调休息；爱护车辆、及时维修保养 ；不得公
车私用。
素养
目的是能够养成习惯，形成长效。素养不仅是最终“结果”也是管理的“目的”，养成遵守规
章制度的良好习惯。驾驶员是企业形象的窗口，工装整洁、文明驾驶，礼仪服务等也是影响营
销效果的因素之一，个人素养尤为重要
（ 4）物业管理
前台、保安、保洁等，办公室应完善对上述人员及单位的考核机制，对不能完成或
履行合同约定的应及时清退。每月更新以上人员个人信息。要求物业公司对公共责任区
实行每日巡查制度，确保办公区、生活区、干净整洁；
公用设施进行定期检查维护，如门窗、灯具、花坛、灭火器、卫生洁具、监控系 统
等；
建立治安巡逻、消防保卫制度，定期巡检、消除安全隐患，确保项目部安全运行；
（ 5）绿植管理
项目根据实际情况采取租赁或购买的方式（建议：小植物选择购买，大植物租赁）
进行布置摆放；
挑选植物摆放应无毒无害、经科学证实适合室内摆放。如摆放植物有相关科学资料
报道不宜摆放，需立即更换；
盆土适宜植物生长无毒、无异味；
花盆或套盆干净完整，无污垢、无残缺、花盆图案清晰完整，花盆与套缸间用白石
子、陶粒等遮掩；
（ 6）工装管理
上班期间须统一着工装、佩戴胸牌，保持工装整洁；
办公室定期进行检查，检查结果报分公司人力资源部，对违反规定者由人力资源部
在当月绩效工资中扣除相应罚款；
项目新入职员工试用期满后须将人员名单报分公司办公室，由分公司报总部办公室
安排量体，确定时间后项目部负责组织员工量体工作；
工装管理办法规定，发放工装之日起一年内离职的员工，离职人员交纳全部工装费
用，不收回工装。工装使用达到一年未满两年的，离职人员缴纳工装费用的 50%，不收
回工装；
5、参与部门及人员
- 32 -
项目部 -项目全员
6、产出文件
7、工作流程图
1.2.4 车辆管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按日、需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》 （第 2 章第 3节） 要求进行。
3、关键活动
（ 1）车辆配置（购置 /租赁）车辆购置严格执行申请审批流程，购车时执行“固定资
产购置”流程；车辆租赁按照申请审批流程进行；
（ 2）日常派车先申请后派遣；
（ 3）定期检查车辆及时维修保养；
（ 4）定期购买保险；
（ 5）车辆加油管理；
（ 6）洗车管理；
（ 7）过路费 ETC、停车费管理；
（ 8）车辆台账整理；
（ 9）驾驶员考评；
（ 10）制定驾驶员管理规章制度及驾驶员培训。
4、注意要点
（ 1）车辆配置
配置原则：项目原则上不得配置公务用车，车辆以租赁为主，有特殊情况需配备的，
采取“一事一议”方式可申请配备（租赁）使用经营和业务保障用商务型车 1辆，配置严
格执行公司规定；由分公司负责车辆购置并报备；
序号 所属实施系统 标准化手册 手册编号 表单名称 表单编号 工作频次
1
办公管理系统 办公管理手册 CSCEC8XN-OA-2020
办公室区域 7s检查评定表 CSCEC8XN-OA-B20303 按日 /次
2 食堂 7S管理考核表 CSCEC8XN-OA-B20304 按日 /次
3 车辆 7S管理考核表 CSCEC8XN-OA-B20305 按日 /次
4 项目卫生间 7S管理考核表 CSCEC8XN-OA-B20306 按日 /次
- 33 -
配置标准：项目配置车辆原则为：轿车排量 1.8 升（含）以下，价格 18 万以内。优
先选用国产车、新能源车辆，车型、配置尽量统一；
配置流程：购置车辆严格执行“固定资产购置”流程。项目部车辆租赁以区域分公司
为单位招标集采，禁止私自租车（严禁租赁内 部员工车辆供本单位使用）。车辆租赁由分
公司以正式文件提交申请，经公司办公室审核，公司分管领导审批后下发批复文件，后与
集采单位签订补充协议，并将车辆档案报公司办公室备案；
车辆档案：车辆配置后，按照一车一档进行归档并报公司办公室备案。车辆档案清单
见下表；
（ 2）油卡管理
办理及充值：公务车辆实行一车一卡，车辆租赁后，项目办公室提出油卡办理申请，
于每月 20 日前将申请及下月车辆油卡充值台账上报分公司，分公司汇总将台账及转账凭
证上报总部车辆管理员进行油卡办理及充值；
台账统计：每月 3日前回收小票，小票须注明加油车号和公里数、司机签字，记录《车
辆使用油料登记账》，台账注明日期、金额、数量（升）、加油里程，计算百公里油耗，
统计完成报分公司审核。具体规定详见《关于统一区域公务车加油卡管理的通知》（司办
字〔 2017〕 118号）；
（ 3）车辆管理
购置车辆档案清单
1 购车请示 2 购车审批
3 车辆购置会议记录（分公司、公司、局备案） 4 询价记录
5 购车合同 6 车辆一致性证明文件
7 购车发票 8 完税证明
9 首次保险单 10 车辆行驶证
11 车辆登记证 12 驾驶员驾照
13 车辆照片 14 固定资产验收单
备注：其他相关车辆购置资料
租赁车辆档案清单
1 租车请示 2 租车批复
3 租车会议记录 4 租车合同
5 车辆一致性证明文件 6 购车发票
7 完税证明 8 首次保险单
9 车辆行驶证 10 车辆登记证
11 驾驶员驾照 12 车辆照片
备注：其他相关车辆购置资料
- 34 -
车辆调配：派车时应遵循合理调配的原则，按照 紧急事务、重要公务、上级领导、日
常事务的顺序安排车辆。用车前，用车人填写《公务用车申请记录单》，注明用车人数、
用途、目的地、往返时间，部门用车由部门领导签字确认；办公室主任审批派车，填写《公
务用车派遣记录表》；司机日常出车前检查车辆并填写《出车前车辆准备自查表》，车辆
使用过程中出现行程变更使用人及时通知车辆主管进行车辆合理安排；车辆管理员根据每
次用车情况记录《车辆出行登记表》；司机根据实际情况填写《车辆行车任务记录表》，
详细记录行车轨迹，用车人，公里数；
维修保养：租赁车辆采用费用包干。如因项目原因导致车辆 有维修费用的，及时报保
险进行处理，否则驾驶员应提前填写《车辆维修保养申请》，写明车辆、具体维修项目、
事由、费用预算，办公室主任及项目经理审核签字，维修结束驾驶员须提供明细清单及发
票，交由办公室主任确认核销；驾驶员因个人原因造成车辆故障和损坏的，按照维修费 50%
比例承担责任，从薪酬中扣除；车辆维修需记录台账，车辆管理员每次登记，于每月 3日
前整理完成《车辆信息及维修、保养记录表》，注明日期、项目、更换配件名称、合计金
额、行驶里程等信息；
保险年审：车辆保险和年审由租赁公司统一负责；
车辆清洗：项目车辆清洗主要 在项目进行，有重要会议、接待等需要用车是时，
可以在洗车店洗车，并开好发票明细至项目办公室处进行核销；（注：每辆车每月洗
车不得超过 6 次，下雨、长途等不可抗力因素除外）
路桥费、停车费：过路费、停车费由驾驶员代为支付并索要发票每月 1 日前交办
公室主任进行审核。停车票包含停车地点、开票日期及相应物业公章内容，所有车辆
产生票据必须为因公产生票据，严禁无票、私票报销，一经证实取消考评资格留用察
看半年；
台账管理：办公室主任每月根据实际发生费用整理《单车月度台账》，需详细记
录固定驾驶员车型、车牌、排量、每月里程、维修保养 费用、油费、过路费、洗车费、
停车费、保险费及合计金额，每月 3 日前报分公司审批；
7s 管理：车辆按照标准摆放矿泉水、湿纸巾、干纸巾、充电宝、充电线、笔记本、
签字笔、雨伞、口罩、打火机等。办公室主任每周不定时不通知对每辆车进行抽查，按
照《车辆 7S 管理考核表》如实进行打分，并由驾驶员、车辆管理员签字确认；
- 35 -
车辆标准配置
（ 4）驾驶员管理
考勤：驾驶员考勤实行企业微信打卡，每次打卡需 拍照清晰的仪表盘显示公里数；
严格把控公车私用，驾驶员个人未经批准因私用车的，一经证实，所产生费用从当月
薪酬中扣除，违反本条规定超过三次的，或因擅自出车行驶中出现任何意外的，对驾
驶员作解聘处理 ；
驾驶员培训：每年 6 月收集相关交通安全学习资料组织会议进行驾驶员培训，日
常根据实际情况对驾驶员进行教育，礼仪纠正；通过培训学习与日常监督整体提高驾
驶员交通安全意识，提升服务品质；
星级司机评选：项目驾驶员为租赁单位的，不参加星级评选。与公司签订合同的，
每年度 6、 12 月份根据《中建八局西南公司星级司机评选方案》进行五星级 司机考评，
根据考评结果规定每年度对驾驶员绩效及工资进行调整；
5、参与部门及人员
项目部 -项目全员
6、产出文件
序号 所属实施系统 标准化手册 手册编号 表单名称 表单编号 工作频次
1
办公管理系统 办公管理手册 CSCEC8XN-OA-2020
车辆信息备案表 CSCEC8XN-OA-B20313 按需 /次
2 车辆信息及维修、保养记录表 CSCEC8XN-OA-B20314 按需 /次
3 车辆维修保养申请表 CSCEC8XN-OA-B20315 按需 /次
4 出车前车辆准备自查表 CSCEC8XN-OA-B20316 按日 /次
- 36 -
7、工作流程图
1.2.5 资产管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 2 章第 3节）要求进行。
3、关键动作
（ 1） 资产购置；
（ 2） 资产验收；
（ 3） 资产入账；
（ 4） 资产管理系统录入；
（ 5） 资产领用；
（ 6） 资产调拨；
（ 7） 资产盘点；
（ 8） 资产处置、报废；
（ 9） 电商采购。
4、工作要点
（ 1）资产 坚持“先调后买”原则，固定资产购置通过 OA 系统提交申请，执行区域
或分公司集采，无集采单位的， 办公室须与物资部共同询价（不少于三家单位）；低值
易耗品通过“云筑网”采购；
（ 2）资产的验收由采购人、办公室负责人、保管人联合验收，低值易耗品验收单为一
式三联验收单，固定资产验收单参照《财务资金管理手册》标准化表单，须注意两者区别；
（ 3）资产入账须提交给财务的资料包括：固定（无形）资产购置申请表或者低值易耗
品配备申请表、询价单、购置合同（协议）、资产验收单、发票原件；
5 公务用车申请记录单 CSCEC8XN-OA-B20317 按需 /次
6 车辆出行登记表 CSCEC8XN-OA-B20318 按需 /次
7 车辆行车任务记录表 CSCEC8XN-OA-B20319 按需 /次
8 单车月度费用台账（ X月） CSCEC8XN-OA-B20320 按月 /次
9 公务车加油卡充值台账 CSCEC8XN-OA-B20321 按月次
10 公务用车派遣记录单
按需 /次
- 37 -
（ 4）资产管理员应根据《资产验收单》及时登记资产管理台帐并于 10日内录入资产
管理系统，严格按照资产管理软件中的要求录入规格型号（办公家具等物品没有型号的，
可以按照长 宽 高 xxCMxxCMxxCM），并在隐蔽处粘贴资产标签；
（ 5）完成采购、录入后发放办公资产时，须经相关人员和部门 /项目经理审批签字后
办理；领用人必须在《办公用品、用具领用表》中签字确认，明确具体使用 管理责任人；
（ 6） 单位或项目部撤销时，能够正常使用的办公资产，由分公司实施内部调拨或
跨分公司调拨，调拨时填写《固定资产调拨单》（财务资金管理手册）或者《低值易耗
品调拨确认单》（办公管理手册）。调拨费用冲销原使用单位成本，调拨价格参考资产
管理系统或财务系统折旧比例执行，双方因市场价格波动、新旧程度等原因对价格协
商不一致的，由分公司办公室最终裁定；
（ 7）固定资产半年盘点一次，低值易耗品一年盘点一次，对于项目竣工及资产调动
情况频繁的进行不定期盘点，与财务资产台账核实资产类别、总量、原值、净值等信息，
形成盘点报 告；
（ 8）资产已达到使用年限经专业人员鉴定确认无法维修或维修费用超过资产原值时，
经专业机构出具鉴定书，由使用部门申请报废或处置，填写《固定资产处置申请表》或《低
值易耗品报废申请表》，报公司办公室备案，并在资产管理系统进行报废处置变更管理，
报废处置时需财务、纪检监察相关人员签字确认，处置前拍照留存，处置费用交财务入账，
并附申请表、资产照片、第三方鉴定书存档备查；
（ 9） 低值易耗品及其他办公耗材实行电商采购，办公室负责本项目办公用品订单
提交、确认收货、确认结算、提交付款申请；每月 3 日（节假日顺延），办公室将核
对完成的结算单汇总形成《办公用品电商采购台账》，并上报至分公司办公室；确认
收货、确认结算、付款申请须及时办理，自收到发票起超过一个月未付款的将关闭采
购权限，结合财务每月 10 日、 20 日集中付款要求，合理安排付款申请的提交节点，确
保及时付款，避免关闭采购权限；新开项目须向中建电商申请为优选项目后方可执行
电商采购 ；
（ 10）固定资产采购流程
网上审批（不含车辆购置）单品采购额≥ 5000 元）登录办公 OA，进入个人桌面
→流程中心→西南公司 -办公室 (15)→填写西南公司固定（无形）资产购置（处置）
申请表；
- 38 -
根据实际情况填写相应内容
上传报告及询价单：询价单不少于 3家单位，并点击“添加附件”上传询价原始单
加盖鲜章的报价单（如为集采厂家则无需上传），完成上传后点提交；
根据流程图逐步完成网上审批（≤ 30万由公司总经理审批）。
（＞ 30万≤ 100 万由公司董事长审批）
- 39 -
审批程序完成审批后 (在已办事宜中可以查看 )方可进行购置。
（ 11） 低值易耗品采购流程
低值易耗品采购流程（ 200元≥单品采购额＜ 5000元）在 OA平台填写低值易耗品配
备申请表，由分公司主要领导审批，申请流程参照固定资产程序 ；
低值易耗品及其他办公耗材实行“云筑网”电商采购 ,采购时须将审批通过的申请表
作为附件上传至“云筑网”。其他办公耗材可直接通过“云筑网”采购 ；
登录云筑网 ，选择“优选商城”：单击如图所示红色框选择“云筑优选 -办公用
品”，也可扫描二维码下载 APP手机下单采购。
下订单：搜索要采购的办公用品，选择“加入购物车”或“立即购买”，进入订单页
面；
- 40 -
填写收货信息、选择发票信息、创建订单；
- 41 -
创建订单后会弹出对话框（如图所示），允许拆单发货，配送至不同收货地，点
“确定”；
提交审批：选择项目部对应的审批流程；
每月 15 日，办公室核对电商采购结算单、提交付款申请，次月 4 日，各级单位办
公室将核对完成的结算单汇总形成《办公用品电商采购台账》，并上报至分公司办公
室 。
- 42 -
5、参与部门及人员
项目部 -项目全员
6、产出文件
7、工作流程图
1.2.6 值班管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 2 章第 3节）要求进行。
3、关键动作
（ 1）制定各部门人员周六日排班计划；
（ 2）制定法定节假日排班计划；
（ 3）督促值班人员认真填写《值班记录表》；
（ 4）不定时检查、抽查值班情况，并通报结果。
4、注意要点
（ 1）周末休息日（周六、周日）各部门人员轮休一天，在岗人员正常工作；
（ 2）法定节假日值班需安排项目班子领导带班、项目部门共同值班；
序号 所属实施系统 标准化手册 手册编号 表单名称 表单编号 工作频次
1
办公管理系统 办公管理手册 CSCEC8XN-OA-2020
固定资产购置台账 CSCEC8XN-OA-B30207 按需 /次
2 固定资产验收单 CSCEC8XN-OA-B30208 按需 /次
3 固定资产调拨单 CSCEC8XN-OA-B30209 按需 /次
4 低值易耗品配备申请表 CSCEC8XN-OA-B20308 按日 /次
5 办公用品电商采购台账 CSCEC8XN-OA-B20309 按需 /次
6 低值易耗品调拨确认单 CSCEC8XN-OA-B20311 按需 /次
- 43 -
（ 3）办公室不定时检查值班人员履职情况；值班人员对巡查中发现的问题应及时整
改，并将整改情况报办公室备案；
（ 4）值班人员应严格遵守值班纪律，按时交接班，不得迟到早退，严禁离岗、脱
岗，认真填写《值班记录表》；
（ 5）特殊情况轮值领导、部门人员不能值班的，需协商调换的，必须报办公室备
案，必要时报请主要领导同意，严禁私自调班；
（ 6）值班期间不得随意翻动非值班区域办公室（工位）物品。不得利用办公设备做
与值班无关事项；
（ 7）值班期间应做好安全防范工作，不得将其他人员带入或滞留值班区域值班监督
与检查；
（ 8）做好值 班期间来人来访的接待工作，展现良好的精神面貌。
5、参与部门及人员
项目部 -所有人员
6、产出文件
CSCEC8XN-OA-B20307值班记录表
1.2.7 信访工作管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 2 章第 3节）要求进行。
3、关键动作
（ 1）如实登记填写《信访件处理单》；
（ 2）核实问题初步受理，拟定办理意见；
（ 3）根据信访实际情况和问题进行处理；
（ 4） 领导批示的重要信访事项，需提交办结报告。
4、注意要点
（ 1） 对不属于本单位职权范围的信访事项，应当告知信访人向有权作出处理的机
关提出；属于恶意上访、缠访、闹访的，报请分公司有关领导决定；
- 44 -
（ 2） 15日内进行初步受理，对一般情况的，直接转相关部门、相关单位处理；
对重大、紧急情况的，应当及时提出建议，报请分公司有关领导决定 ,重要信访事项
需要反馈结果的，要求其在指定的办理期限内提交办结报告 ;
（ 3）信访处理需 60日内办结，情况复杂的可延长 30日。
5、参与部门及人员
项目部 -安监部、工程部、综合办公室 -安全总监 、项目副经理、办公室主任
6、 产出文件
CSCEC8XN-OA-M20301《信访件处理单》
CSCEC8XN-OA-M20304《信访办结报告》
1.2.8 突发事件应急管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按需 /次工作。
2、工作依据
依据公司《办公管理手册》（第 2 章第 3节）要求进行。
3、关键动作
（ 1） 按照质量、环境、职业健康安全管理体系要求，预防各类事故的发生；
（ 2） 做好预测，确定预警等级，采取预警措施；
（ 3） 制定相应的项目部总体、重大自然灾害突发、生产安全事故突发、环境突
发、重大公共卫生突发、群体性突发、网络与信息安全突发、公共文化场所和文化活
动、新闻危机公关、涉外突发事件专项应急预案；
（ 4）妥善做好后期收尾工作，将相关资料留存。
4、注意要点
（ 1） 根据政府有关部门发布的的信息，做好影响性评估和预测工作，根据突发事
件的特点、发生范围、紧急程度和发展势态及可能造成的人员伤亡、财产损失和生态
环境破坏等不同程度，确定预警等级，采取预警措施；
（ 2）当突发事件发生，应第一时间向公司相关部门报告，并按照规定向所在地政
府有关部门和行业主管部门报告，启动本单位应急预案，重大事件分公司主要领导要
在第一时间到现场处理；
- 45 -
（ 3）应急结束两周内积极稳妥、深入细致地做好善后处置工作，应急结束一月内
应将整个事件过程中所有材料及时整理归档，并总结事件处理过程中的经验和教训，
修改、完善事件应急预案并对在突发事件应急工作中做出突出贡献的单位和个人要给
予奖励。
（ 4） 项目突发事件总体应急预案及专项应急预案如下 ：
序号 应急预案名称 主要责任部门
1 项目突发事件总体应急预案 办公室
2 重大自然灾害突发事件专项应急预案 安监部
3 生产安全事故突发事件专项应急预案
4 环境突发事件专项应急预案 工程部
5 重大公共卫生突发事件专项应急预案 办公室
6 群体性突发事件专项应急预案
7 网络与信息安全突发事件专项应急预案 技术部
8 公共文化场所和文化活动专项应急预案 党群部
9 新闻危机公关专项应急预案
5、参与部门及人员
项目部 -综合办公室、安监部、工程部 -项目经理、项目副经理、项目总工、
安全总监、办公室主任
1.2.9 食堂管理
1、工作类型及频次
工作类型为办公室主任主导型工作，工作频次为按日 /次工作。
2、 工作依据
3、 依据公司《办公管理手册》（第 2 章第 3节）要求进行。
4、 关键动作
（ 1）食堂许可证办理；
（ 2）食堂 7S 管理；
（ 3）食堂工作人员管理；
（ 4）食堂采购管理；
（ 5）食品安全管理；
（ 6）安全管理；
（ 7）环境卫生管理；
（ 8）食堂满意度调查；
- 46 -
（ 9）食堂台账报表；
（ 10）食堂包间管理；
（ 11）星级食堂管理。
4、注意要点
（ 1）食堂许可证办理
提交《食品经营许可证》申请书、法定代表人（负责人）情况登记表、食品安全专业
技术人员食品安全管理人员情况登记表、从业人员情况登记表、食品安全设施设备登记表、
食品安全规章制度清单、委托书、中标通知书、建设工程规划许可证，与当地相关部门进
行办理，分公司办公室全程协助参与；
（ 2）食堂 7S管理
根据《食堂 7S 管理考核表》，每周进行 7s 考核打分，及时总结整改，提食堂品质；
（ 3）食堂工作人员管理
① 负责食堂人员健康证办理并于后厨公示栏公示，证件每年到期前一个月进行办理，
食堂人员应每年进行体检，健康合格后方可上岗；
② 对食堂工作人员进行食堂管理制度与管理文件交底，对食堂工作人员进行食品安
全等培训；
③ 食堂菜单制作并每周进行公布；
④ 食堂人员考核制度建立，结合食堂安全、卫生、菜品质量、食堂满意度等进行食堂
人员月度考核；
⑤ 每周召开食堂周例会，进行对食堂本周出现的问题、员工反馈情况进行总结；
⑥ 负责食堂接待餐菜品创新，确定创新菜品数量，监督创新菜品完成质量，提高项
目食堂接待能力，保证后勤服务质量 ；
（ 4）食堂采购管理
① 食堂采用公司集采单位，由分公司办公室统一安排；
② 每日送货单由厨师及办公室主任联签，同时负责菜品的检查，验收，保证数量、重
量、质量、新鲜度；
③ 每月进行一次市场调价，确定供货价格合理，有效控制成本；
④ 每月初进行上月采购清单对账，登记采购台账，提交项目经理审核，报分公司统
一报销；
- 47 -
（ 5）食品安全管理
① 负责健全食堂食品安全管理制度并按照制度执行；
② 负责检查食堂菜品质量，各类货物有无质量问题，肉类有无检验检疫证明，蔬菜
类有无农残检测证明，其他食品有无食品安全许可证等；
③ 采购原材料新鲜并按标签分区分类摆放，生熟食分开放置，食品及时留样，留样
时间不低于 48小时；
④ 制定菜品验收值班表，员工轮流值班对食堂菜品的数量、重量、质量、新鲜度及价
格进行验收；
⑤ 检查食堂“三防”（防鼠、防尘、防蝇）措施是否到位；
（ 6）食堂安全管理
① 每日进行水电气检查，形成检查记录并在公示栏进行公布；
② 食堂每年进行两次安全大检查，严查安全隐患，及时进行整改，确保食堂正 常运营；
③ 每周进行食堂电器（冰箱、烤箱、蒸箱等）检查，避免因电路问题引发食堂安全问
题；
④ 食堂消防设施配置，厨房配置灭火器、灭火毯等，并及时更换；
（ 7）食堂环境卫生管理
① 卫生区域根据食堂工作人员岗位平均分配，设立卫生责任人，由食堂管理员进行
验收，每月进行卫生评比，作为卫生责任人年底考核依据；
② 每周一次大扫除，应对食堂后厨、灶具、厨具、冰柜、下水道、大厅进行彻底清
理；
③ 每周两次对冰箱冰柜大清洁，每天两次小清洁，保证卫生；
④ 餐厅必须符合卫生管理标准，定期消毒，时刻保持环境卫生，杜绝卫生死 角，定期
灭虫害，做到无鼠、无蝇、无蟑螂、无尘土；
⑤ 建立卫生管理制度并严格执行，有防治三害相应设备，每周进行卫生检查，保持
食堂干净、整洁；
（ 8）食堂满意度调查，每年 6 月、 12 月进行食堂满意度调查。应有相应改进措施，
确保满意度达到 80 分以上；
（ 9）食堂台账报表报送，每月 3 日前将食堂台账上报分公司。台账包括：《餐厅用
餐台账一览表》《食堂采购分析表》《食堂费用收支表》《食堂采购分摊表》《就餐人数
- 48 -
登记表》，送货单（送货清单、检疫检验票、农残检测证明） ；
（ 10）食堂包间管理
① 食堂接待餐应于前一日 16： 00 前提出申请，由申请人填写《包间接待登记表》并
需相关领导签字，确认人数、时间、具体需求，由办公室主任根据领导安排组织接待，合
理安排菜单，通知厨师长备餐；
② 食堂包间接待提前两小时检查包间内茶水、酒水、香烟、餐具、饮料、热毛巾是否
准备就绪，检查包间空调、照明等设施设备是否正常；
③ 提前与陪同人员确定好时间，茶水提前 5分钟沏好，凉菜在用餐人员到达前 10分
钟上齐，如有红酒，应与前 40分钟醒好，热菜在人员到齐时制作以保证温热；
④ 接待过程中服务人员在不打扰用餐人员的前提下积极做好服 务，及时更换碗碟、
斟添酒水，及时满足用餐人员需要，协调好用餐过程中出现的问题；
⑤上主食时根据人数和需求安排客人及领导车辆，客人先行，接待结束后进行复盘；
对本次接待过程中菜肴的使用量、存在的问题与不足进行总结，提出改进措施 ；
⑥ 及时登记、更新接待台帐，做到规范化管理 ；
⑦接待主题菜创新。根据公司企业文化、项目文化、地域特色，行成具有项目特色的
接待主题菜，并在接待中应用，以充分展示公司文化，助力项目发展 ；
⑧日常进行食堂包间维护，花卉、摆件及时创新、更新，以更好地展示公司企业文化
（ 11）星级食堂评选
① 建立星级食堂管理制度，强化日常管理，以保证年度五星级食堂评选；
②公司颁发《星级食堂评选管理办法》，星级食堂分为“一星级”至“五星级”五个
等级。每年 9月由分公司办公室组织进行内部评选， 10月份由公司评审小组赴现场进行实
地复审评定。对复审达标五星级标准的食堂在公司内部公式三天 ，无异议后，颁发“中建
八局西南公司星级职工食堂”。
- 49 -
星级食堂牌匾
星级标准主要从环境卫生、管理资料、财务规范、伙食质量、安全管理、服务及投诉
等方面进行量化打分。
“星级”参评标准
食堂各项手续资料规范齐全，配备有专兼职管理人员，管理人员廉洁自律，未出现违
反规定挪用、贪污食堂费用，未出现不合规 费用走食堂报销，不弄虚作假，责任心强，各
项工作落实到位。年度内未发生 5人以上集体投诉事件，未发生安全事故。
“五星级”职工满意度调查高于 90%，最终评分高于 95 分。
“四星级”职工满意度调查高于 85%，最终评分高于 90 分。
“三星级”职工满意度调查高于 80%，最终评分高于 85 分。
“二星级”职工满意度调查高于 70%，最终评分高于 75 分。
“一星级”职工满意度调查高于 60%，最终评分高于 65 分。
5、参与部门及人员
项目部 -项目全员
6、 产出文件
7、工作流程图
序号 所属实施系统 标准化手册 手册编号 表单名称 表单编号 工作频次
1
办公管理系统 办公管理手册 CSCEC8XN-OA-2020
职工餐厅用餐申请表 CSCEC8XN-OA-B20401 按需 /次
2 食堂每日水电气检查表 CSCEC8XN-OA-B20402 按日 /次
3 食堂卫生周检查表 CSCEC8XN-OA-B20403 按周 /次
4 包间接待登记表 按需 /次
- 50 -
2 竣工收尾和维保阶段
本手册中的竣工收尾和维保阶段指的是：已按照合同约定完成各项施工工作任务，需
要按照法定及相关标准要求，进行各专项验收工作及完备档案资料移交城建档案机构，从
而进行的系列工作活动的一段时间。该阶段的工作内容相对施工实施阶段比较单一，但工
作密度相对较大，需要完成大量程序、档案及整改工作。该阶段标志着项目部整体工作接
近尾声，商务结算工作开始全面推进。
就竣工收尾和维保阶段而言，项目办公室主任在各实施系统主要的工作内容，总结汇
总按参与类型分共有主导型 12 项，按工作频次分共有按计划工作 12 项，如表 2.0-1 所
示：
表 2.0-1 竣工收尾和维保阶段项目办公室主任主要工作
所属实施系统 主要工作 详细分解及注意要点 参与类型 工作频次 涉及部门
文秘业务 保密管理 项目所产生的文件进行移交 主导 按计划 技术质量部 督查督办管理 督查督办管理资料留存 主导 按计划 综合办公室
后勤管理
会议管理 会议资料归档留存 主导 按计划 综合办公室
接待管理 接待资料归档留存 主导 按计划 综合办公室
办公环境管理 办公 7S检查资料归档留存 主导 按计划 综合办公室
值班管理 节假日值班表及值班记录归档留存 主导 按计划 综合办公室
信访工作管理 信访工作相关资料留存 主导 按计划 相关部门
突发事件应急管理 突发事件相关资料留存 主导 按计划 相关部门
车辆管理 购置车辆按固定资产调拨流程调拨 主导 按计划 综合办公室 租赁车辆终止合同 主导 按计划 综合办公室
食堂管理 食堂设备分公司内部调拨 主导 按计划 综合办公室 食堂人员分配至其它项目 主导 按计划 综合办公室
- 51 -
2.1 文秘业务
竣工收尾阶段的文秘业务配合，主要是针对项目竣工后印章回收与保密业务，办公室
主任需全力配合项目的竣工验收工作，做好文秘工作。
2.1.1 保密管理
注意要点：
（ 1）对该项目所产生的文件（视为密件）进行筛选，除企业内部需要存档的资料外，
全部移交到建设单位，同时办理移交手续；
（ 2）保密文件解密后三天内对其进行妥善处理或销毁。
2.2 后勤服务
竣工收尾阶段的后勤工作配合，主要是针对项目竣工后办公资产的盘点调拨，办公室
主任需全力配合项目的竣工验收工作，做好后勤保障。
主要包括：
1、办公相关资料归档留存
工作 要点：
（ 1）项目会议相关的策划、年度月度会议计划归档，各项会议的签到表、照片影像
资料留存；
（ 2）项目接待相关的策划、接待方案、接待手册归档，接待过程的照片、影像资料
留存；
（ 3）办公环境管理日常检查资料、奖惩记录影像资料留存；
（ 4）周末值班表及节假日值班表、值班记录归档留存，办公室检查值班人员的履职
情况记录表齐全归档留存；
（ 5）信访工作的《信访处理单》、拟办意见、领导批示、办结报告归档留存；
（ 6）突发事件应急预案及相应物资配备记录等资料留存归档。
2、资产盘点与调拨
工作要点：
（ 1） 单位或项目部撤销时， 对项目资产进行盘点， 能够正常使用的办公资产，由分
公司实施内部调拨或跨分公司调拨，调拨时填写《固定资产调拨单》（财务资金管理
手册）或者《低值易耗品调拨确认单》（办公管理手册）。调拨费用冲销原使用单位成
- 52 -
本，调拨价格参考资产管理系统或财务系统折旧比例执行，双方因市场价格波动、新
旧程度等原因对价格协商不一致的，由分公司办公室最终裁定；
（ 2）低值易耗品报废或不再使用时，填写《低值易耗品报废申请表》，报公司办公
室备案，并在资产管理软件进行报废变更管理，报废处置时需财务、纪检监察相关人员
参与签字，处 置前拍照留存，处置费用交财务入账；
（ 3）固定资产购置资料、台账，低值易耗品采购台账资料归档留存。
（ 4）产出文件
CSCEC8XN-FC-B03009固定资产处置申请表
CSCEC8XN-OA-B20312低值易耗品报废申请表
3、车辆调拨与合同
工作要点：
购置车辆按固定资产调拨流程，由分公司实施内部调拨，调拨时填写《调拨确认表》，
租赁车辆需将合同终止，结清相应款项。
4、食堂设备与人员
工作要点：
食堂设备按照资产调拨流程由分公司实施内部调拨，调拨时填写《调拨确认表》，
食堂人员根据公司人力资源部要求转入其他新开项目。
3 系统操作
3.1 公司 OA 平台操作
输入八局门户网址： http://app.cscec8b.com.cn/，进入八局门户。账号为用员工
编号，首次登录八局门户需点击忘记密码修改密码登录。
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进入门户后用户可自行在应用商店添加本人常用的系统或应用功能模块
- 54 -
添加后点击查看新闻、下载文件、进行流程发起等操作
3.2 其他类合同评审办公 OA 操作流程
登录办公 OA，进入个人桌面→流程中心→新建流程→西南公司法务合约部（ 14）→其
他类合同评审表（项目部通用）→填写评审表上传附件 ，
选择项目部通用，选择相对应的审批人，上传附件（需审批的合同），完成后点提交 ，
- 55 -
等待审批完成后继续申请合同专用章 。
3.3 合同专用章使用申请
登录办公 OA，进入个人桌面→流程中心→新建流程→西南公司法务合约部（ 14）→合
同印章使用申请表（项目部通用）→填写申请表上传附件
上传附件：已审批完成的合同评审表、需审批的合同
- 56 -
3.4 合同专用章的使用
合同审批完成后在公司 OA 平台→流程中心→已办事宜下载 2 张表（合同评审表、合
同用印申请表）及所需盖章的合同电子版在网上办理电子合同印章用印。
大家签网站
https://app.cscec8b.com.cn/djqsystem/esign-web/wesign/enterprise/member
3.4.1 个人注册并实名认证
- 57 -
3.4.2 管理员邀请新成员加入企业
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3.4.3 申请使用电子印章
填写合同名称，上传添加合同、合同评审表、合同用印申请表
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注：对方企业必须认证后才可提交
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提交后等待审批盖章
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3.5 财务一体化报账操作流程
登录信息
登录网址：
https://fip.cscec.com/OSPPortal/CSCPortal.jsp?locale=zh_CN
登录账号：新系统八位员工编号
登录密码： 123456（默认，建议尽快修改密码）
登录工具：谷歌浏览器 Or 火狐浏览器（建议）
使用原 则：
业务人员谁报销谁填制表单发起流程。
软件登录界面
功能模块：可查看登录账号所拥有能使用的功能模块。
搜索栏：可以通过关键字搜索需要的表单。
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3.5.1 差旅申请单
适用范围：业务人员因公外出需提交的事前申请单
操作路径：报账系统 --员工薪酬及费用 --差旅申请单
流程查询（业务人员）：可以查询到目前流程审批进度
查询流程功能参见借款单。
打印审批流程：在审批完成的表单中“打印”按钮处打印审批流程。
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3.5.2 差旅费报销
适用范围：因公出差而内发生的交通费、餐费、补贴等相关费用等，包括境内差
旅费、培训出差、探亲差旅费、会议出差费。
操作路径：报账系统 --员工薪酬及费用 --差旅费报销
填制表单
流程查询：可以查询到目前流程审批进度查询流程功能参见借款单。
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打印审批流程：业务人员在审批完成的表单中“打印”按钮处打印审批流程。
3.5.4 通用报销单
适用范围：适用于除差旅费、零星材料物资采购外的其他类型费用报销。
操作路径：报账系统 --员工薪酬及费用 --通用报销单
3.5.5 对外成本费用付款申请
适用范围：对公成本费用类付款（不包含已签订合同且采用结算办理的分供商）
系统支持先挂账后支付款项
操作路径：报账系统 --应付及付款 --对外成本费用付款申请
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