第16章 EXCEL 2003中的数据管理 ——管理“财会一班期末考试成绩分析表” 排序 筛选 分类汇总 超级链接1. 数据清
单 数据清单实际上是一张工作表的一个相对独立的数据区域，即按照一定结构方式存放数据的二维表格。在Excel中，不是任意一个数
据区域都可以作为一个数据清单，数据清单需要满足如下两个条件。 （1）在数据清单和工作表的其他区域之间，至少要留出一个空白行和列，
一个工作表中最好只有一个数据清单。 （2）数据清单的第1行必须是列标题，且必须是用文字表示的。每一列中的数据格式和类型尽量保持一
致。向数据清单中输入数据时，不要在前面或后面输入空格，以免影响排序等操作。2.记录单 当数据清单中的记录和字段比较多时，在建
立和编辑过程中会有许多不便，为此Excel提供了记录单的操作方式，以便进行记录单的添加、修改、查找等操作。 要启动记录单的操
作方式，首先必须建立数据清单中包含的字段，而是否建立数据记录则没有关系。启动记录单操作窗口与在记录单窗口中进行数据记录的操作方法是
： （1）单击数据清单中的任一单元格，或选定整个数据清单。 （2）选择菜单“数据”→“记录”命令，弹出如图所示的记录单窗口。
（3）在记录单窗口中，单击“新建按钮”左侧会自动出现向数据清单中添加一条新空白记录的状态，然后在左侧的相应文本框中输入内容；若单击
“删除”或“还原”按钮，则可删除（或还原）当前记录；若单击“上一条”（或“下一条”）按钮，则可查看上一条（或下一条）记录。3．表格
数据的排序 在工作中我们经常需要按表格中的数据进行排序，Excel 2003中提供了排序的功能，它可以帮助你将筛选后的结果利
用文字、数字的属性，将各项数据按照递增（减）的方式显示在原来资料范围上。如按学生的考试总分从高到低排序等。 根据排序依据是单
一字段还是多个字段，Excel 2003中的排序分成简单排序和复杂排序两种。（1）简单排序若数据排序的依据只取数据清单中的一个字段
，称为简单排序，简单排序的操作步骤如下：①打开需要进行排序操作的工作表（如“学生对口升学成绩统计表”）如图所示。 ②单击作为
排序依据的列中的任意单元格（如“总分”列）。③单击常用工具栏中的“降序” 按钮，即可得到排序结果，如图所示。（2）复杂排序复杂排序
是指排序依据不只是数据清单中的一个字段，而需要由多个字段（最多3个字段）才能够决定记录的前后顺序。复杂排序的操作步骤如下：①打开需
要进行排序的数据清单中任意单元格。②选择菜单“数据”→“排序”命令，弹出排序对话框，如图所示。③在该对话框中，分别选择主要关键字为
“数学”，次要关键字为“英语”，排序方案为降序。单击“确定”按钮，如图所示。4.表格数据的筛选 在工作中有时还需要对表格中的
数据进行筛选，Excel 2003中提供了筛选的功能，它可让你快速在工作表中寻找符合某些特定条件的数据，并将不符合条件的数据隐藏起
来，让你的工作表看起来更有条理，如将被录取的学生筛选出来等。对表格进行筛选的操作步骤如下： ①打开需要进行排序操作的工作表（如“
学生对口升学成绩统计表”）。 ②单击作为筛选依据的列的任意单元格（如“是否录取”列） ③单击“数据”菜单→“筛选”命令→“自动
筛选”命令， “学生对口升学成绩统计表”变为如图所示。其中在表头文字的右边出现了一个下拉箭头按钮 。 ④单击“是否录取”后的
下拉箭头按钮 ，弹出文本筛选的选择菜单，如图所示。⑤仅选择“录取”，即可以将“录取”的记录筛选出来，并将没有录取的数据隐藏了起来，
如图所示。5.分类汇总 分类汇总是Excel 2003提供的一项统计计算功能，分类汇总功能可以对不同类别的数据进行汇总运算，
是在数据已排好序的基础上进行的。使用Excel2003的“分类汇总”命令，并不需要创建公式，Excel将自动创建公式、插入分类汇总
与计数行，并将自动分级显示数据，结果数据可以打印出来。 如对 “对口升学学生成绩统计表”的录取与否情况进行分类汇总，操作步骤
是： （1）打开“对口升学学生统计表”，对是否录取进行降序排序，如图所示。（2）选择G2单元格，单击“数据菜单”→“分类汇总”命令
，打开分类汇总对话框，如图所示。其中分类字段是指分类汇总操作所依据的字段；汇总项是指定了分类汇总时对数据清单中的哪些数字型字段进行
汇总计算；汇总方式是指对汇总项进行何种统计计算。（3）分类汇总对话框的“分类字段”选择“是否录取”，“汇总方式”选择“计数”，“选
定汇总项”选择“是否录取”，勾选“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”，单击“确定”按钮，调整列宽后如图所示。6.超级链
接 在网络飞速发展的时代，网络无处不在。Excel 2003不单单可以制作各式各样的工作表，连接各窗体，还可以建立超级连接至
万维网上的各个网站，让整个工作表的功能更加强大。如将“学生对口升学成绩统计表”链接至学校网站www.eie.net.cn，操作方法
是：（1）打开“学生对口升学成绩统计表”，选择“学生对口升学成绩统计表”单元格，如图所示。（2）选择“插入”菜单→“超连接”命令，
如图所示。（3）单击“超链接”命令，打开“超连接对话框”，该对话框“链接到”选择“原有文件或网页”，“地址”中输入www.eie.
net.cn ,如图所示。（4）单击“确定”按钮，回到“学生对口升学成绩统计表”，调整建立连接的单元格中文字的字号、颜色，将鼠标移动到该单元格上，鼠标变为手型，说明连接已建立，效果如图所示。单击该单元格即可连接到相应的网站上。第16章结束谢谢！ |
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