Excel数据管理应用教程第八章 外部数据交换第八章 外部数据交换 8.1 Excel数据库的概念8.2 外部数据导入到Excel工作表 8
.3 外部数据文件获取Excel数据 8.4 用Microsoft Query 查询外部数据 8.5 Excel与其他应用程序的链
接 8.1 Excel数据库的概念 Excel数据库概述 记录单操作 一、 Excel数据库概述 １.实例1 认识Excel数据库
【实例内容】：打开前面保存过的“新风超市管理”工作簿，选择员工信息表，通过员工信息表来认识Excel数据库。 一、 Excel数
据库概述 【实例操作步骤】： 步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理”工作簿。 步骤2：单击“员工信息表”工作标签，选择员工信
息表。员工信息表是一个规范的表格，跟其它数据库中的的数据表相似，每一列表示同一种性质的数据，可以把每一列看成一个字段，除了标题行每
一行都表示一个职工的相关信息，可以把每一行看成一条记录，由字段、记录组成的员工信息表可以看成一个数据表，如果工作簿下几张表都是规范
的表，那么可以把新风超市管理工作簿看成一个数据库。这样，通过员工信息表认识了Excel数据库。 一、 Excel数据库概述 ２.
Excel数据库概述 １）数据库 数据库（Database，DB）是一个储存数据的“仓库”，仓库中不但有数据，而且数据
被分门别类、有条不紊地保存。数据库是保存在磁盘等外存介质上的数据集合。 数据库根据数据组织方式的不同而有不同的类型，较
常见的包括层次结构数据库、网络模型数据库和关系型数据库。 关系型数据库是目前最为流行的数据库，可以使用现代数学理论和方
法对数据进行处理，并提供结构化查询语言SQL。关系型数据库使用记录、字段、数据表和数据库等术语。字段（Field）：每一列为一个字
段，数据表表头的每列标题为字段的名称。记录（Record）：每一行数据为一个记录，每个记录由多个字段组成。数据表（Table）：经
过各个字段的分类后，每一行为一个记录，所有记录组成的二维表格即数据库表。数据库：多个相关联的数据表的集合，保存为一个数据库文件。
一、 Excel数据库概述 ２）当前流行的数据库管理系统简介 ① Microsoft SQL Server SQ
L Server是Microsoft公司开发的关系型数据库管理系统。它使用了客户机/服务器体系结构，即把工作负载划分成在客户机上运
行的任务和在服务器上运行的任务。客户端程序负责日常业务运行，为用户显示数据。客户端程序可以运行于一台或多台客户机上。服务器端软件的
功能管理数据库，并响应客户的请求。 ② Microsoft Access Microsoft Access是Micr
osoft Office产品中的应用程序之一，同样是一个关系型数据库管理系统。它随着Office产品的升级，现在已发展成为很强的数
据库管理软件。因为它集成在Office中，界面风格及许多工具与Excel、Word相似，安装和使用都非常方便。它用对象管理的方法，
提供了各种应用所需的对象，使得非专业程序员利用工具和对象就能设计出数据库应用程序，是办公室、行政管理部门开发中小型数据库系统的首选
平台。一、 Excel数据库概述 ③ Microsoft SQL Server Oracle公司是美国专门研究关系
型数据为软件的开发商，Oracle RDBMS是该公司的主打产品，可运行于多种操作系统平台上。其Oracle通用服务器配置可以广泛
应用于各种硬件配置和不同的操作系统，可以将Oracle数据库内容动态地生成HTML格式文件，输出到Internet上以供浏览；其O
racle工作组服务器配置针对较小的用户组设计的一种比较经济实用的方案；其个人Oracle配置是基于Window的版本，它没有服务
器功能，但能提供完整的数据库环境。 ④ Microsoft Access Delphi是美国Borland公司近年
推出的数据库管理软件，它也是关系型数据结构，主要采用了面向对象的程序设计方法，使许多程序代码可以重复使用。它为用户设计提供了一个基
本框架，设计人员只需往框架中填写适合自己应用需要的程序代码，大大改变了过去的编程方式。它具有Windows风格的图形界面，设计工具
丰富。它不像Microsoft SQL Server与Oracle那样有强大的服务器功能，是大中型数据库设计人员喜欢使用的数据库管
理系统。 一、 Excel数据库概述 ⑤ Microsoft SQL Server FoxPro属于关系型数据库管
理系统，它的早期版本是美国FOX公司的产品，主要在DOS操作系统下运行。后来Microsoft公司把FoxPro收购过来，开发成了
可视化产品，即Visual FoxPro，既能兼容原有的FoxPro应用程序，又得到Windows操作系统支持，很受FoxPro老
用户喜欢。 本章节主要介绍Access数据库与Excel、SQL Servers数据库与Excel之间的数据交换。
一、 Excel数据库概述 ３）Excel数据库 在Excel中，一张特殊的工作表如果满足以下条件它就是一个数据表： ①
第一行有列标题，并且不可有相同的列标题； ②同一列中所有单元格的数据格式应保持一致； ③没有合并的单元格； ④工作表中
任意两行的内容不应相同； ⑤数据区域不可有空行或空列。 而几张特殊的工作表组成的工作簿可以看成是一个数据库， “员工信息表
”就是一个数据表，如果“新风超市管理.xls”中的几张表都满足数据表的条件，那么可以把它看成是一个数据库。 一、 Excel数据库
概述 ３）Excel数据库Excel并不是一个完整的数据库管理系统，它不具备数据库系统的某些功能特征，如在数据库的完整性约束、安全
维护及数据备份等方面，Excel的功能相当薄弱，不能取代真正意义上的数据库系统，难以建立数据量较大的复杂数据库系统。但Excel以
表格方式管理数据，形象直观，操作简便，用户只需通过简单的学习就会使用。而且它提供了许多有用的函数和数据分析工具，具有强大的数据计算
和分析功能，非常适合于数据量较小、关系简单的中小型企业的数据管理。此外Excel能够与多种数据库进行数据交换，可以将数据库中的数据
提取到Excel工作表中进行分析，制作各种数据报表和分析图表，也可以利用Excel强大的数据输入功能，把数据快速输入到工作表中，然
后再将这些数据从Excel导入到数据库的数据表中。 二、 记录单操作 １.实例2 Excel记录单操作 【实例内容】：员工信息表
中添加一条新记录，并修改新记录，最后删除该记录。查找员工信息表中姓“徐”的员工记录，查找职务为“经理”，并且在1990年以后参加工
作的员工记录。 【实例操作步骤】： 步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿文件，选择员工信息表，选择单元格区域
A1：J48（即数据表区域）。 步骤2：选择“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出“记录编辑”对话框。 二、 记录单操作步骤3：单击
“新建”按钮，输入如图所示的记录内容，输完联系电话，按Enter键结束输入。这样就在员工信息表中添加一条新记录。二、 记录单操作步
骤4：单击“上一条”按钮，将姓名“李子燕”改为“李燕子”，按Enter键结束输入，修改的结果将保存在相应的记录中。 步骤5：将刚输
入的第48条记录删除。单击“上一条”，记录单中显示的是第48条记录时，单击“删除”按钮，弹出“删除提示”信息框。单击“确定”按钮，
就将第48条记录删除。 步骤6：这样就完成了记录的增、删、改操作，单击“关闭”按钮，退出记录单，查看记录进行增、删、改后的数据表。
二、 记录单操作步骤7：下面要对数据表进行查询，选择要查询的单元格区域A1：J48。 步骤8：选择“数据”菜单中的“记录单”命令
，弹出“记录编辑”对话框，如图所示。单击“条件”按钮，在“姓名”的编辑框中输入“徐”，按Enter键结束输入，显示满足条件的第一
条记录，然后单击“下一条”，系统将逐次显示其它满足条件的记录行。 二、 记录单操作步骤9：单击“条件”按钮，再单击“清除”按钮，把
刚输入的条件清除，在“职务”的编辑框中输入“经理”，在“出生日期”的编辑框中输入“>=1990-1-1”，如图所示，按Enter键
结束输入，显示满足条件的第一条记录，然后单击“下一条”，系统将逐次显示其它满足条件的记录行。步骤10：单击“关闭”按钮，退出记录单
。 二、 记录单操作２.记录单操作 １）使用记录单增加、修改、删除记录 利用记录单进行操作的单元格区域必需满足Excel数
据表的条件，否则无法用记录单操作。 ２）使用记录单查找记录 单击记录单中的“上一条”或“下一条”按钮，可以查看数据表中的所
有数据行，但如果要查看符合一定条件的记录，这种方式的效率太低，可以利用记录单中的条件查询功能，提高效率。注意“”号在条件表达式中
表示匹配所有字符。 8.2 外部数据导入到Excel工作表 将Access数据库数据导入到Excel工作表 将SQL Server
数据库数据导入到Excel工作表 将文本文件数据导入到Excel工作表 一、将Access数据库数据导入到Excel工作表 １.实
例3 将客户交易管理Access数据库数据导入到Excel工作表 【实例内容】：将Access数据库“客户交易管理.mdb”导入到
Excel工作表。(客户交易管理.mdb中的两张表内容如图a与图b所示)图a Access数据库中“客户基本资料”表 图b Acc
ess数据库中“交易记录明细 ”表 一、将Access数据库数据导入到Excel工作表 【实例操作步骤】： 步骤1：打开“新风超市
管理.xls”工作簿文件，选择“数据”菜单中的“导入外部数据”子菜单中的“导入数据”命令，弹出“选取数据源”对话框，如图所示。 一
、将Access数据库数据导入到Excel工作表步骤2：在“查找范围”选择“客户交易管理.mdb”数据库所在的文件夹，选择“客户交
易管理.mdb”数据库文件。 步骤3：单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，如图所示，选择要导入数据的“客户基本资料”Acce
ss数据表。 一、将Access数据库数据导入到Excel工作表步骤4：单击“确定”按钮，打开“导入数据”对话框。步骤5：在“导入
数据”对话框中，给出了数据保存位置的两个选择：“现有工作表”和“新建工作表”，可以根据情况选择一种，如果选择了“现有工作表”，则还
应该指定保存的起始单元格。 步骤6：单击“确定”按钮，即可将“客户基本资料”表中的所有数据导入到Excel工作表中。 步骤7：根据
同样的方法，将“客户交易管理.mdb”数据库中的“交易记录明细”表中的所有数据导入到Excel工作表中。 步骤8：保存“新风超市管
理”工作簿。 一、将Access数据库数据导入到Excel工作表２.将Access数据库数据导入到Excel工作表 Microso
ft Access作为一种流行的关系型数据库管理系统，它为用户提供了开发中、小型信息管理系统的理想环境。由于Access与Exce
l同是Office软件系统中的组成成员，它们之间的数据交换比较简单。 导入外部数据后，在工作表中会出现一个“外部数据”工具栏
，单击其中的“刷新数据”按钮或“全部刷新”按钮，外部数据源数据的更新会引起导入到Excel工作表中的
数据更新。 二、将SQL Server数据库数据导入到Excel工作表 １.实例4 将客户交易管理SQL Server数据库数据导
入到Excel工作表 【实例内容】：将SQL Server数据库“客户交易管理”导入到Excel工作表。 (数据库下有两个数据表同
客户交易管理.mdb中的两张表内容相同)【实例操作步骤】： 步骤1：选择“数据”菜单中的“导入外部数据”子菜单中的“新建数据库查询
”命令，弹出“选择数据源”的对话框，如图所示。 二、将SQL Server数据库数据导入到Excel工作表步骤2：选择“数据库”选
项卡，选择“<新数据源>”，单击“确定”按钮，弹出“创建新数据源”对话框，如图所示。步骤3：在“请输入数据源名称”编辑框中输入要创
建的数据源名称“SQL数据”（这个名字可以任意取定）。然后在“为您要访问的数据库类型选定一个驱动程序”的下拉列表框中选择“SQL
Server”。如图所示。 二、将SQL Server数据库数据导入到Excel工作表步骤4：单击“连接”按钮，打开“SQL S
erver登录”对话框，如图所示。 步骤5：在“服务器”下拉列表框中选择或输入SQL Server服务器名称（如果是本地服务器，只
要选择“（local）”）。如果该服务器有设登录ID和密码，则取消“使用信任连接”复选框，分别在“登录ID”与“密码”编辑框中输入
用户名和密码。 二、将SQL Server数据库数据导入到Excel工作表步骤6：单击“选项”按钮，弹出“选项”对话框，如图所示。
在“数据库”下拉列表框中选择要导出数据的数据库“客户交易管理”，在“语言”下拉列表框中选择“Simplified Chinese”
，其它保持不变。单击“确定”按钮，回到“创建新数据源”对话框。 二、将SQL Server数据库数据导入到Excel工作表步骤7：
单击“确定”按钮，回到“选择数据源”对话框，可以看到已经创建了一个名字为“SQL数据”的数据源，如图所示。 步骤8：双击“SQL数
据”的数据源，弹出“查询向导”的对话框。如图所示。在“可用表和列”编辑框中选择“客户基本资料”，单击按钮 ，会将“客户基
本资料”表中的所有字段都显示在“查询结果中的列”。接下来，按照查询向导的步骤进行操作，就可以将SQL Server 数据表“客户基
本资料”中的数据导入到Excel工作表。 二、将SQL Server数据库数据导入到Excel工作表步骤9：选择“数据”菜单中的“
导入外部数据”子菜单中的“新建数据库查询”命令，双击弹出“选择数据源”的对话框，双击已经创建好的“SQL数据”的数据源，根据步骤8
同样将“交易记录明细”表中的数据导入到Excel工作表。步骤10：保存“新风超市管理”工作簿。 二、将SQL Server数据库
数据导入到Excel工作表二、将SQL Server数据库数据导入到Excel工作表２.将SQL Server 数据库数据导入到E
xcel工作表 Microsoft SQL Server2000是微软的新一代数据管理和分析解决方案，为企业级数据和分析应用程序提
供了更强的扩展性、可用性和安全性。我们可以通过新建数据库查询法将SQL Server数据导入到Excel工作表，也就是通过建立一个
数据库查询，并通过执行这个查询，从而得到需要的数据。 三、将文本文件数据导入到Excel工作表 １.实例5 将文本文件数据导入到E
xcel工作表 【实例内容】：将Access数据库“客户交易管理.mdb”中的“客户基本资料”转换成文本文件，再把该文本文件导入到
Excel工作表。 【实例操作步骤】： 步骤1：启动Access，打开 “客户交易管理.mdb”文件，打开数据库窗口，如图所示。
三、将文本文件数据导入到Excel工作表步骤2：选择“表”对象，单击“客户基本资料”，选择“文件”菜单中的“导出”命令，弹出“将客
户基本资料导入为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“文本文件”，单击“导出”，弹出“导出文件向导”对话框。 步骤3：根据“导
出文件向导”的步骤进行操作，就可以将Access数据表“客户基本资料”中的数据导入到“客户基本资料.txt”文本文件中。 步骤4：
启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿，插入一新工作表。 步骤5：选择“文件”菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框
，从“文件类型”下拉列表框中选择“文本文件”，在“查找范围”选择“客户基本资料.txt”文件所在的文件夹，在“文件”编辑框中输入或
选择“客户基本资料”，单击“打开”按钮，弹出“文本导入向导”对话框，根据“文本导入向导”的步骤进行操作，就可以将文本文件“客户基本
资料.txt”中的数据导入到当前Excel工作表中。 步骤6：保存“新风超市管理”工作簿。 三、将文本文件数据导入到Excel工作
表２.将文本文件数据导入到Excel工作表 文本文件是一种最简单、使用最方便的数据文件。几乎所有的软件系统都可直接操作文本文件。因
此，文本文件目前仍是使用最多的文件之一。Excel与外部数据库系统之间数据的交换，除了通过查询工具外，还可以通过文本文件进行数据的
传递。如果要把数据库中的数据表文件导入到Excel中，可以在数据库管理系统中利用相关工具或命令把数据表转换成一个文本文件，然后再把
文本文件导入到Excel工作表中。如果要把Excel中的数据导入数据库中，则可先把Excel工作表保存为文本文件，然后再把文本文件
导入到相关数据表中。 8.3 外部数据文件获取Excel数据 Access数据库获取Excel数据SQL Server 数据库获取
Excel数据Excel工作表转换成文本 一、Access数据库获取Excel数据 １.实例6 Access数据库获取员工信息表
【实例内容】：在Access中，“客户交易管理.mdb” 数据库获取Excel中“员工信息表”数据。(“员工信息表”Excel工
作表的数据如图所示) 一、Access数据库获取Excel数据 【实例操作步骤】： 步骤1：启动Access，打开 “客户交易管理
.mdb”数据库文件。 步骤2：选择“文件”菜单中的“获取外部数据”子菜单中的“导入”命令，弹出“导入”对话框。一、Access数
据库获取Excel数据步骤3：在“查找范围”下拉列表框中选择“新风超市管理.xls”所在的文件夹，在“文件类型”下拉列表框中选择“
Ｍicrosoft Excel”。双击文件名列表框中的Excel文件“新风超市管理.xls”，弹出“导入数据表向导”的第一个对话框
，如图所示。 一、Access数据库获取Excel数据步骤4：采用默认的“显示工作表”的单选按钮，在右边的编辑框中选择“员工信息表
”，单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第二个对话框，如图所示。选择“第一行包含列标题”复选框。单击“下一步”按钮。 一、
Access数据库获取Excel数据步骤5：弹出“导入数据表向导”的第三个对话框。如图a所示。数据可导入为一个新表，也可以追加到一
个已存在的表中。如果是追加，则两个表的结构要相同或兼容，且新数据进入后不得违反各类完整性约束。本例选择“新表中”单选按钮，单击“下
一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第四个对话框，如图b所示。 图a “导入数据表向导”三 图b “导入数据表向导”四 一、Acc
ess数据库获取Excel数据步骤6：选择需要导入的工作表字段，默认为全部导入。如果哪列无须导入，可以选定该列，同时选定“不导入字
段（跳过）”复选框；如果需要，还可为即将导入的字段创建索引。本例保持默认设置，单击“下一步”，弹出“导入数据表向导”的第五个对话框
。如图所示。 一、Access数据库获取Excel数据步骤7：第5个对话框要求选择是否需要主键。选择“我自己选择主键”单选按钮，通
过右侧的下拉列表框选择“工号”字段为表的主键。单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第6个对话框。如图所示。 一、Acces
s数据库获取Excel数据步骤8：在“导入到表”的编辑框中输入“员工信息表”，为新表起名，单击“完成”按钮结束导入工作。 步骤9：
退出Access。 一、Access数据库获取Excel数据２. Access数据库获取Excel数据 Excel是电子表格软件，
其工作表不存在结构的概念，因此导入形成的数据表的结构是粗糙的。如观察以上任务操作完成后的“客户交易管理.mdb”数据库中“员工信息
表”的结构设计视图，发现“姓名”“性别”等文本型字段的长度为255字符，是文本类型允许的最大长度，对存储空间造成了极大的浪费。因此
数据导入完成后，应该在结构设计视图中对字段的类型、长度作适当的修改。 二、SQL Server 数据库获取Excel数据 １.实例
7 SQL Server 数据库获取员工信息表 【实例内容】：在SQL Server中，“客户交易管理” 数据库获取Excel中
“员工信息表”数据。 【实例操作步骤】： 步骤1：选择Windows的“开始”菜单中的“程序”子菜单中“Microsoft SQL
Server”子菜单中的“导入和导出数据”命令，弹出“DTS导入/导出向导”对话框，如图所示。 二、SQL Server 数据库
获取Excel数据步骤2：单击“下一步”按钮，弹出“选择数据源”对话框，如图所示。 二、SQL Server 数据库获取Excel
数据步骤3：在“数据源”下拉列表框中选择“Microsoft Excel 97-2000”，见图所示，然后在“文件名”栏中输入Ex
cel文件名（也可以通过右边的按钮查找并选择“新风超市管理.xls”工作簿文件）。 二、SQL Server 数据库获取Excel
数据步骤4：单击“下一步”按钮，弹出“选择目的”对话框，如图所示，在“目的”下拉列表框中选择“用于SQL Server的Micro
soft OLE DB提供程序”，在“服务器”下拉列表中选择SQL Server服务器名，在“数据库”下拉列表中选择要保存数据的数
据库名“客户交易管理”。 二、SQL Server 数据库获取Excel数据步骤5：单击“下一步”按钮，弹出“指定表复制和查询”对
话框，如图所示，选择“从源数据库复制数据和视图”单选按钮。 二、SQL Server 数据库获取Excel数据步骤6：单击“下一步
”按钮，弹出“选择源表和视图”对话框，如图所示，选择“员工信息表”复选框。 二、SQL Server 数据库获取Excel数据步骤
7：单击“下一步”按钮，弹出“保存、调度和复制包”对话框，如图所示，选择“立即运行”复选框和“用复制方法发布目的数据”复选框。 二
、SQL Server 数据库获取Excel数据步骤8：单击“下一步”按钮，弹出“正在完成DTS导入/导出”对话框，如图a所示。单
击“完成”按钮”，弹出“正在执行包”对话框，如图b所示，执行完成后，单击“完成”，即完成导入工作。 图a “正在完成DTS导入/导
出”对话框 图b “正在执行包”对话框 二、SQL Server 数据库获取Excel数据步骤9：选择Windows的“开始”菜单
中的“程序”子菜单中“Microsoft SQL Server”子菜单中的“企业管理”命令，打开企业管理窗口，展开数据库和表目录，
可以看到已经在指定的数据库中创建了一个名称为“员工信息表$”的表。 步骤10：选择“员工信息表”，单击右键，选择快捷菜单中的“打开
表”子菜单中的“返回所有行”命令，可以查看刚导入的Excel工作表数据。 步骤11：退出SQL Server。 二、SQL Ser
ver 数据库获取Excel数据２. SQL Server 数据库获取Excel数据 SQL Server数据库的应用越来越广泛。
实现Excel工作表与SQL Server数据库的数据交互，将Excel工作表数据导入到SQL Server数据库，可以利用Exc
el输入数据的便捷，也可以充分利用SQL Server数据库在数据查询等方面的优势，提高数据处理效率。 三、Excel工作表转换成
文本 １.实例8 Excel工作表转换成文本 【实例内容】：将Excel中“员工信息表”数据转换为文本文件。(转换成文本文件结果
如下图) 三、Excel工作表转换成文本【实例操作步骤】： 步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿，选择“员工
信息表”工作表。 步骤2：选择“文件”菜单中“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“文本文件（制表符隔
）（.txt）”。 步骤3：指定文本文件的存放目录和文件名，单击“保存”按钮，弹出一个警告信息框，单击“确定”按钮。这时系统会弹
出一个格式转换的警告信息框，单击“是”按钮，关闭警告信息框。 步骤4：打开刚保存的文本文件，并查看数据 。8.4 用Microso
ft Query 查询外部数据 Microsoft Query概述 用Microsoft Query向导工具进行外部数据库查询 用
Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询 使用SQL命令查询 一、Microsoft Query概述 １.实例9
认识Microsoft Query 【实例内容】：打开前面保存过的“新风超市管理”工作簿，建立数据源，数据源名称为“ACCESS数
据”，在Microsoft Query中查看数据源中的“客户交易信息”表，以此认识Microsoft Query。 一、Micro
soft Query概述 【实例操作步骤】： 步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿文件。步骤2：选择“数据”
菜单中的“导入外部数据”子菜单中的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”的对话框。 一、Microsoft Query概述步
骤3：选择“数据库”选项卡，选择“<新数据源>”，单击“确定”按钮，弹出“创建新数据源”对话框，如图所示。在“请输入数据源名称”编
辑框中输入要创建的数据源名称“ACCESS数据”。然后在“为您要访问的数据为类型选定一个驱动程序”的下拉列表框中选择“Micros
oft Access Driver（.mdb）”。 一、Microsoft Query概述步骤4：单击“连接”按钮，弹出“ODB
C Microsoft Access 安装”对话框，如图所示。 一、Microsoft Query概述步骤5：单击“选择”按钮，弹
出一个打开文件对话框，从中找到并选择要查询的外部数据库文件“客户交易管理.mdb”。 步骤6：单击“确定”按钮，返回到“选择数据源
”对话框，如图所示。这时发现数据源列表中增加了“ACCESS数据”数据源。 一、Microsoft Query概述步骤7：双击“A
CCESS数据”的数据源，弹出“查询向导”的对话框。在“可用表和列”编辑框中选择“客户基本资料”，将“客户基本资料”表中的所有字段
都显示在“查询结果中的列”。接下来，按照查询向导的步骤进行操作，最后弹出“查询向导-完成”对话框，如图所示，选择“在Microso
ft Query中查看数据或编辑查询”单选按钮，单击“完成”按钮，弹出Microsoft Query的工作界面。一、Microso
ft Query概述步骤8： Microsoft Query工作界面如图所示，认识完Microsoft Query后，在Micro
soft Query中，选择“文件”菜单中的“取消并返回Microsoft office Excel（X）”，退出Microsof
t Query。 一、Microsoft Query概述２. Microsoft Query概述 １）Microsoft Quer
y Microsoft Query即可作为一个独立的工具单独运行，用以查询各种数据库中的数据，也可以在Excel的工作表中被调用，
用于将外部数据库中的数据导入到Excel的工作表中。Microsoft Query查询能实现以下的功能需求：①Excel工作表只有
65536行，最多存储6万多条记录，对于大型数据库而言是太少了，可以根据某种规则，查找数据库中的部分数据；②为减少冗余，数据库系统
通常将数据分布在一个数据库中的若干个表中，使用查询可以从多个数据表中获取需要的数据；③对数据表中的某些数据进行计算、分类、汇总；④
当数据文件被共享或可能被其他数据文件更新时，Microsoft Query可以更新工作表中的数据，使工作表与数据源中的数据保持同步
。 一、Microsoft Query概述２）ODBC ODBC即“开放式数据库互连”，它实际上是多种数据库互连的一个标
准协议，一种用于数据库与其它应用程序之间的接口技术。ODBC要用于连接数据库与其它应用程序，需要ODBC驱动程序支持。ODBC驱动
程序是符合“开放数据库互连”标准的数据库驱动程序，包括了多种不同的驱动程序，如Access、SQL Server等。通过这些驱动程
序，用户可以直接访问相关数据库系统中的数据。 一、Microsoft Query概述３）数据源 数据源就是数据的来源。它实
际上是其他软件访问数据库的一组存储信息，其中包括数据源名称、对应的数据库或服务器的名称和位置、数据库的类型、登录名称和登录密码以及
ODBC驱动程序的名称。 4 ）Microsoft Query、ODBC及数据源的关系 利用ODBC建立了数据库的数据源后
，Microsoft Query通过数据源与外部数据库进行连接，进而查询可用数据，并将数据返回给Excel。它们之间的关系如图所示
。 一、Microsoft Query概述5 ）Microsoft Query与ODBC的安装 Microsoft Que
ry与ODBC同其他数据分析工具一样，都是以加载宏的方式出现在Excel中的。如果在安装Office时已经加载了“Query加载宏
”和“ODBC加载宏”，第一次使用Excel的查询功能检索外部数据时，会自动安装Microsoft Query与ODBC。如果在安
装Office时选择“典型安装”，系统就不会安装Microsoft Query与ODBC的加载宏，如果要使用Microsoft Q
uery查询数据，就必须插入安装盘，安装Microsoft Query与ODBC。 二、用Microsoft Query向导工具进
行外部数据库查询 １.实例10 用Microsoft Query向导工具查询客户交易管理数据库 【实例内容】：在实例9所创建的“A
CCESS数据源”中进行查询，使用Microsoft Query向导查询生成“客户信息1”查询，要求能观察到客户的客户名称、信用等
级及通讯地址。(查询结果如图所示) 二、用Microsoft Query向导工具进行外部数据库查询【实例操作步骤】： 步骤1：在“
新风超市管理”工作簿中，选择“数据”菜单中的“导入外部数据”下的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”对话框，选择实例9中创建
好的“ACCESS数据”数据源。选择“使用‘查询向导’创建/编辑查询”复选框，单击“确定”按钮，弹出“查询向导”第一个对话框，如图
所示。 二、用Microsoft Query向导工具进行外部数据库查询步骤2：在“可用的表和列”中，展开“客户基本资料”表，分别选
择“客户名称”、“信用等级”与“通讯地址”字段，就将所要查询的字段添加到“查询结果中的列”中。步骤3：单击“下一步”按钮，根据查询
向导及实际需要完成“筛选数据”与“排序顺序”设置后，弹出“查询向导”最后一个对话框。 步骤4：单击“保存查询”按钮，弹出“另存为”
对话框，选择保存的位置，并输入文件名为“客户信息1”。 二、用Microsoft Query向导工具进行外部数据库查询步骤5：单击
“确定”按钮，返回到“查询向导-完成”的对话框 ，选择“将数据返回Microsoft Excel”单选按钮，单击“完成”。弹出“导
入数据”对话框。 步骤6：在“导入数据”对话框中，根据需要选择将数据放在“现有工作表”或“新建工作表”。这样Microsoft Q
uery就会把从外部数据库中查询的数据直接返回到Excel工作表中。 二、用Microsoft Query向导工具进行外部数据库查
询２.用Microsoft Query向导工具进行外部数据库查询 １）单表查询 从一个数据表中查询需要的数据就是单表查询。如以上任
务就是一个简单查询。查询文件可以保存，查询文件的扩展名为“.dqy”。如以上任务所保存的查询文件为“客户信息1.dqy”。 二、用
Microsoft Query向导工具进行外部数据库查询２）多表查询 如果需要查询的数据分布在外部数据库的多个数据表中，
就要进行多表查询。在多表查询之前必须保证外部数据库中，各个数据表之前已经建立了一对多的关联。 例：使用Microsoft Qu
ery向导查询生成查询，要求显示客户的客户编号、客户名称及交易日期。具体步骤如下：【实例操作步骤】： 步骤1：前几步与单表查询相同
。当出现“查询向导－选择列”的对话框时：首先从“客户基本资料”表中选择“客户编号”与“客户名称”字段；然后从“交易记录明细”表中选
择“交易日期”字段。 步骤2：单击“下一步”按钮。后面的操作过程跟单表查询操作相同。保存查询文件，并将数据返回到Excel中。 三
、用Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询 １.实例11 用Microsoft Query 设计视图查询客户交易
管理数据库 【实例内容】：在实例9中创建的“ACCESS数据源”中进行查询，直接在Microsoft Query中查询生成“客户信
息2”查询，要求显示交易总金额在8000~10000之间的所有客户的基本资料。并按客户编号降序排序。 (查询结果如图所示) 三、用
Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询【实例操作步骤】： 步骤1：在“新风超市管理”工作簿中，选择“数据”菜单中
的“导入外部数据”下的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”对话框，选择“ACCESS数据”数据源。取消“使用‘查询向导’创建
/编辑查询”复选框，单击“打开”按钮，进入Microsoft Query的工作界面。步骤2：系统弹出“添加表”对话框，分别添加“交
易记录明细”与“客户基本资料”表。单击“关闭”按钮，回到Microsoft Query的工作界面。三、用Microsoft Que
ry设计视图进行外部数据库查询步骤3：将“客户基本资料”表中的“”拖动到数据区域，“”表示该表的所有字段。结果如图所示。 三、
用Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询步骤4：单击“显示/隐藏条件”按钮 ，在“条件字段”下拉列表框中
选择“交易记录明细”表中的“总金额”字段，在“条件”编辑框中输入条件“>=8000 and <=10000”，如图所示。单击“立即
查询”按钮 ，所有满足该条件的数据都显示在数据窗口中。 三、用Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询步骤
5：在数据窗口中，选择“客户编号”列，单击“降序排序”按钮 ，查询结果就按“客户编号”降序排序。步骤6：保存为“客户信息
2.dqy”查询文件。并将查询结果返回到Excel工作表中。 三、用Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询２.用
Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询 在Microsoft Query设计视图中，可以直接建立新的查询
，虽然“自动化”程度不如向导，但可以便查询具有更强的功能，如根据条件查询、按组查询以及使结果有序输出等。 在Microsof
t Query设计视图中也可以打开及修改用向导生成的查询。 例：打开“客户信息1”查询文件，添加“客户编号”（位于“客户名称
”的左侧），添加“传真号码”（位于“客户名称”的右侧），删除“客户编号”列，修改“信用等级”字段名为“信用度”。具体操作步骤如下：
三、用Microsoft Query设计视图进行外部数据库查询【例题操作步骤】： 步骤1：在“新风超市管理”工作簿中，选择“数据
”菜单中的“导入外部数据”下的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”对话框，选择“查询”选项卡，如图所示。 三、用Micros
oft Query设计视图进行外部数据库查询步骤2：单击“浏览”按钮，弹出打开对话框，选择“客户信息1.dqy”查询文件所在的文件
夹，选择“客户信息1.dqy”查询文件，单击“打开”按钮，这时“客户信息１”查询文件就显示在查询的编辑框中。步骤3：取消“使用‘查
询向导’创建/编辑查询”复选框，单击“打开”按钮，打开“客户信息1”查询。如图所示。 三、用Microsoft Query设计视
图进行外部数据库查询步骤4：将表窗口中“客户编号”字段拖动到数据窗口“客户名称”标题左边界，在“客户名称”的左边插入“客户编号”列
。 步骤5：将表窗口中“传真号码”字段拖动到数据窗口“客户名称”标题右边界，在“客户名称”的右边插入“传真号码”列。步骤6：单击“
客户编号”列标题，选定整列，单击“记录”菜单中的“删除列”命令，将“客户编号”列删除。 三、用Microsoft Query设计
视图进行外部数据库查询步骤7：双击“信用等级”列标题名，弹出“编辑列”对话框，如图所示。在“列标”编辑框中输入“信用度”，单击确定
。这样数据窗口中“信用等级”字段名被修改为“信用度”。数据窗口中除了可以修改列标题操作，还可以用拖动鼠标的方法随意调整列标题的次序
。 步骤8：单击“文件”菜单中的“保存”命令，保存查询文件。 步骤9：单击“文件”菜单中的“将数据返回到Microsoft Exc
el”命令，将查询的数据返回到Excel中。 四、使用SQL命令查询 １.实例12 用SQL命令查询客户交易管理数据库 【实例内容
】：在实例9中创建的“ACCESS数据源”中进行查询，利用SQL命令查询“客户基本资料”表的全部记录，保存为“客户信息3”。(查询
结果如图所示) 四、使用SQL命令查询【实例操作步骤】： 步骤1：打开“新风超市管理”工作簿。 步骤2：跟实例11中直接在Micr
osoft Query中进行外部数据库查询一样先进入Microsoft Query工作界面（不选择表）。步骤3：单击“显示SQL”
按钮 ，弹出SQL编辑框，如图所示。 四、使用SQL命令查询步骤4：在SQL代码窗口中输入SQL命令：SELECT
FROM 客户基本资料。步骤5：单击“确定”按钮，查询结果显示在数据窗口中。 步骤6：保存为“客户信息3.dqy”查询文件。并将查
询结果返回到Excel工作表中。 四、使用SQL命令查询２.使用SQL命令查询 １）SQL语言概述 SQL的全称是Structu
red Query Language ，意为结构化查询语言，它是一种数据库共享语言，可用于定义、查询、更新、管理关系型数据库系统。
SQL的功能非常强大，一条简短的命令可达到通常一大段普通程序才能实现的功能。本章节主要讨论SQL的查询语句，查询语句的命令是SEL
ECT，其语法格式可归纳如下：SELECT 字段列表 ????FROM 记录源 ????[WHERE <条件表达式>] ????
[GROUP BY <分组表达式>] [HAVING <条件表达式>] [ORDER BY 字段列表[ASC|DES
C]] SQL命令对书写格式没有太高的要求，所有子句既可以写在同一行上，也可以分行书写，并且大小不区分。Excel没有提供直接进
入SQL视图的方法，跟直接在Microsoft Query中进行外部数据库查询一样先进入Microsoft Query工作界面（不
选择表），单击“显示SQL”按钮就可以在SQL代码窗口中输入SQL命令，单击“确定”按钮，查询结果显示在数据窗口中。 四、使用SQ
L命令查询２）基于一张表的简单查询 例1：利用SQL命令查询“交易记录明细”中的“折扣率”，要求“折扣率”的值不重复。
SELECT DISTINCT 折扣率 FROM 交易记录明细例2：利用SQL命令查询“客户基本资料”中
“信用等级”为4或5的客户名称。 SELECT 客户名称 FROM 客户基本资料 WHERE 信用等级=4 OR 信用等级=5四、
使用SQL命令查询例3：利用SQL命令查询“客户基本资料”中“通讯地址”字段中含“福建”的客户基本资料。 SELECT
FROM 客户基本资料 WHERE 通讯地址 LIKE ''%福建%四、使用SQL命令查询３）基于多张表的联接查询 例4：利用S
QL命令查询输出全体客户名称及其商品编号。本查询的SQL语句为： SELECT 客户名称， 商品编号FROM 客户基本资料，交易记
录明细WHERE 客户基本资料.客户编号=交易记录明细.客户编号四、使用SQL命令查询4 ）计算查询 ①COUNT函数
例5：利用SQL命令查询统计信用等级为4的客户人数。本查询的SQL语句为：SELECT COUNT(客户编号) AS 客户人数
FROM 客户基本资料WHERE 信用等级=4②SUM函数 例6：利用SQL命令查询求交易记录中的总金额总和为多少。本查询的SQ
L语句为：SELECT SUM(总金额) AS 总金额总和 FROM 交易记录明细四、使用SQL命令查询 ③MAX函数和MI
N函数 例7：利用SQL命令查询求交易记录中最高总金额。本查询的SQL语句为：SELECT MAX(总金额) AS 最高总
金额FROM 交易记录明细④AVG函数例8：利用SQL命令查询输出“客户编号”为“kh0001”的商品平均单价。本查询的SQL语句
为：SELECT AVG(单价) AS 平均单价 FROM 交易记录明细 WHERE 客户编号=''kh0001''四、使用SQL命令
查询5 ）将记录排序输出 例9：利用SQL命令查询按客户编号升序和单价降序，输出交易日期在“2007-10-10”之前的全部交易记
录明细。本查询的SQL语句为：SELECT FROM 交易记录明细 WHERE 交易日期<2007-10-10 ORDER B
Y 客户编号，单价 DESC 四、使用SQL命令查询6 ）分组查询 例10：利用SQL命令查询按客户编号统计交易次数。本查询的SQ
L语句为：SELECT 客户编号，COUNT(商品编号) AS 交易次数 FROM 交易记录明细 GROUP BY 客户编号HA
VING与GROUP BY子句联合使用，可以对分组后的结果作限制。例11：利用SQL命令查询按客户编号统计交易次数，对交易次数在2次（包含2次）的组才输出统计结果。本查询的SQL语句为：SELECT 客户编号，COUNT(商品编号) AS 交易次数 FROM 交易记录明细 GROUP BY 客户编号 HAVING COUNT(商品编号)>=28.5 Excel与其他应用程序的链接 Excel与Word的链接 Excel与Access的链接 一、 Excel与Word的链接 １.实例13 将员工信息表链接到Word 【实例内容】：将“新风超市管理”工作簿中的员工信息表链接到Word文档中，能够使得员工信息表数据的更新， Word文档中链接的数据随之更新。(链接结果如图所示)一、 Excel与Word的链接【实例操作步骤】： 步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿，选择“员工信息表”。 步骤2：选择单元格区域A1：J48（员工信息表数据所在的单元格区域）。 步骤3：选择“编辑”菜单中的“复制”命令。 步骤4：打开要链接Excel工作表数据的Word文档，选择插入位置。 一、 Excel与Word的链接步骤5：在Word中，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”命令，如图所示。 步骤6：选择“粘贴链接”单选按钮，在“形式”的列表框中选择“Microsoft Excel工作表对象”，单击“确定”按钮。这时Excel工作表中的数据变化可以引起Word文档中相关数据的变化。 二、 Excel与Access的链接 １.实例14 将员工信息表链接到Access 【实例内容】：将“新风超市管理”工作簿中的员工信息表链接到Access数据库中，使得当员工信息表数据发生变化时，Access的相关数据表也发生变化。(链接结果如图所示) 二、 Excel与Access的链接【实例操作步骤】： 步骤1：启动Access，打开“客户交易管理.mdb”数据库。 步骤2：选择“表”对象，选择“文件”菜单中的“获取外部数据”子菜单中的“链接表”命令，打开与导入相似的“链接”对话框。 步骤3：选择“新风超市管理.xls”所在的文件夹，选择“新风超市管理.xls”文件名，单击“链接”按钮，弹出“链接数据表向导”对话框，根据向导完成“员工信息表”的选择，完成行标题的选择，输入链接表名称“员工信息表”，单击“完成”按钮。在表对象中多了一个“员工信息表”。注意该表的图表与其它数据表的图标不同。明显带有Excel工作簿的特征。这时Excel工作表中的数据变化可以引起Access数据库中“员工信息表”的变化。 二、 Excel与Access的链接步骤5：在Word中，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”命令，如图所示。 步骤6：选择“粘贴链接”单选按钮，在“形式”的列表框中选择“Microsoft Excel工作表对象”，单击“确定”按钮。这时Excel工作表中的数据变化可以引起Word文档中相关数据的变化。 |
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