一、什么是电子文件的真实性电子文件的实性是指?文件由特定机构使用安全可靠的系统软件生成?并没有被篡改或破坏。文件的来源是可信的?而且自文件生
成之时起没有被改动过。一份真实的电子文件表明它的来源、程序和操作是合法、合规的，没有发生被非法篡改或者误用过的情况环境认知。电子文
件是信息 技术快速发展的产物，作为一种新的文件形式，要 快速发展，就必须得到社会公众的普遍认可。真实 性是获得此种认可的关键。社会
的信任结构、历史 文化、制度规范等无不与电子文件真实性的认知程 度有着潜移默化的联系。制度规范。包括法律法规，也包括各种管理政策和
标准。法律 法规的作用是赋予电子文件合法地位，强化公众对 电子文件真实性的认知。人员素质。从某种程度 上来说，其他四个方面最终都是
要落实到人的行为当中，无论是环境认知的提升、制度政策的贯彻、管理活动的实施以及技术系统的运用，都需要人通过自身的行为来实现。管理活
动。涉及电子文件真实性的管理活动有两类，一类是形成文件的业务活动，一类是管 理电子文件的专门活动。这两类活动必须是建立在科学、规范
的基础之上，即具备科学规范的管理方法和严密连续的管理程序，才能够保证电子文件具备真实性的品质。技术系统。在信息技术环境下，制度政策
、管理活动最终都要通过技术来实现。电子文件和非电子文件之间最根本的区别是, 前者是通过不断的刷新和定期迁移来保证其真实可靠, 而后
者则是通过保持它们在事务处理中被产生、接收和归档时的原格式和状态来保证其真实性。因此, 要保持文件的真实性, 首先, 确认组织产生
的每一类文件中哪些组成要素能确保文件长期的真实性;第二, 评估可否将文件中用户不可视的部分变成可视的, 并通过与文件智能部分的链接
使可视性得到固定;第三, 在上述措施不能奏效时, 考虑是否有可能将该文件转换成非数字形式 (如缩微等) ;第四, 对文件的迁移采取
自我认证和自我记录的办法和不间断的物理管理。我国于 2010 年等同采用《ISO15489-1： 2001 信息与文献文件管理：通
则》 标准 (即 GB／ T26162．1-2010) 中将真实性列为文件的首要特点， 认为“一份真实的文件应符合下列条件：a)文
件与其 制文目的相符；b) 文件的形成和发送与其既定的形 成者和发送者相吻合；c) 文件的形成或发送与其既 定的时间一致。在电子文
件管理语境中，真实性并不像我们曾 经习惯认为的那样，是针对电子文件的内容而言 的。在国外电子文件研究文献中，电子文件的内容是否与客
观事实相符，是由“可靠性”这个概念来判定的。真实性与可靠性这两个概念同是描述文件自 身客观状态的概念，都与客观事实相关，但不是必然
对应。相对于纸质文件，电子文件的真实性具有哪些挑战电子文件的一个主要特点就在于销毁、更改或补充非常方便?一旦电子文件遭到篡改或破坏
?很难复原?即使发现留有拷贝?也很难判定拷贝的内容 是否也被篡改过?以此类推?所谓“原件”的内容也就无从知晓。纸质书面文件则不然?
如果当事人能出示原件?其真实性很容易被论证?即便纸质文件的原件丢失?法院对书面复印件真实性的认定要比对电子文件的真实性的认定容易得
多。因此?尽管现代科学技术对电子文件使用了管理和技术上的防范措施?但很多国家仍然怀疑：由于这些技术的不当使用或出现失灵?可能会使电
子文件的不确定性和不可靠性大大增加?作为政府、商业和司法活动中的证据可谓难矣。 |
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